フォルダ管理で業務効率化！3つのポイントと無料ツール

はじめての方はこちら！ ⇒ 顧客/営業管理の完全マップ【初級・中級・上級：15記事で解説】

フォルダ管理をしっかりと行うことで、ファイルやフォルダを探す時間を削減し業務を効率化することができます。

例えばチーム内でフォルダを共有している場合であっても、フォルダ管理をしっかりとしておけば、チームメンバーの誰もがストレスを感じることなく目的のファイルにアクセスすることが可能です。 しかし、フォルダの名前などが統一されていないために、パソコンの中で危うく行方不明になりかけたファイルがあるという経験はないでしょうか。

今回は、業務効率化のために見直したい「フォルダ管理」と「フォルダ整理」についてご紹介します。

業務効率化については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
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フォルダ管理の統一ルールを作ることで業務を効率化する

フォルダ管理をする際には、「統一ルール」を作るのが大切なポイントです。

名前のつけ方

フォルダの名前は、その場の思い付きでつけるのではなく統一したルールを作りましょう。

フォルダ名はシンプルに

フォルダ名はなるべくシンプルに、かつ分かりやすいものにしましょう。

ファイル名に使用するのは日本語か英語か、つなぎに「_」「‐」など、どんな記号を使用するのかも決めておきましょう。

会社内でフォルダを共有する場合には、フォルダ名のつけ方も共有し、誰がフォルダを作成しても何が入っているかわかるようにすることが重要です。

フォルダ名の先端に2桁の数値を入れるとソートが便利

業務フローの進行順に、フォルダに連番をつけることで、ソートが便利になりフォルダやファイルを探しやすくなります。

ファイルの頭には日付を入れておく

ファイルの更新日が一目でわかるように、ファイルの頭には日付を入れておきましょう。

例えば、9月9日に更新したファイルであれば、「0909_株式会社〇〇様会議議事録」などです。

フォルダ整理の際の分け方

フォルダ整理をする際には、階層によって分けることで、ファイルやフォルダを探しやすくなります。

第一階層「年度別」

同じ業務であっても、年度が替わると担当者が変わったり業務フローが変わったりするのは良くある話です。

そのため、第一階層のフォルダは年度別に分けておきましょう。

こうすることで、過去のフォルダやファイルを探したいときにも、すぐに見つけることができます。

第二階層「案件別／顧客別／書類別」

第二階層のフォルダは業種や業務内容によって異なりますが、「案件別／顧客別／書類別」で分けておくと、わかりやすくなります。

こちらもフォルダを共有するチーム内でルールを作り、どんな分類をするのか事前に決めておくのがおすすめです。

第三階層「ファイルの種類別」

第三階層はファイルの種類別で分類します。

例えば、第二階層を顧客別のフォルダにした場合。

2017年（第一階層）
株式会社〇〇様（第二階層）
　→01打合わせ議事録（第三階層）
　　02提案書
　　03見積もり
　　04契約書

このように業務フローでわけておくと、どんなファイルがどこにあるのか一目で分かるので便利です。

階層を深くし過ぎない

注意したいのが、「階層を深くし過ぎない」ことです。

改造が深くなりすぎてしまうと、探すだけではなくファイルを移す際にも不便です。

理想は、三階層でファイルの種類別の下にはフォルダは作らず、ファイルだけを格納している状態です。

「oldフォルダ」に古くなったファイルを入れる

「oldフォルダ」を使用して、古いバージョンのファイルを入れておくことで、過去のファイルを参照したいときにすぐに見つけることができるようになります。

フォルダ管理のポイント

フォルダ管理を円滑に行うためには、いくつかのポイントがあります。

良く使うフォルダはショートカットキーに登録をする

良く使うフォルダはショートカットキーに登録をしておきましょう。

また、外部サービスのショートカットをまとめておくフォルダを作ることで、良く使うフォルダに簡単にアクセスすることができます。

定期的にメンテナンスを行いバックアップを取る

フォルダは定期的にメンテナンスを行い整理整頓することが大切です。

また、ファイルの破損や間違えて削除してしまうなどのトラブル時のために、必ず複数個所にバックアップを取っておくように心がけましょう。

メンテナンスの方法

フォルダのメンテナンスは月に1度を目安に定期的に行いましょう。

フォルダの構成が間違っていないか確認を行い、不要なフォルダがあった場合には削除します。

そしてより美しい構造や分かりやすい分類を見つけた時は修正を行いましょう。

これらのメンテナンスをしっかりと行うことで、より使いやすいフォルダ構成を作ることができます。

ローカルをメインにする

フォルダやファイルのバックアップは、ローカルをメインに行いましょう。

万が一のことを考えて、PCだけではなく外付けのハードディスクなどにバックアップを取って、複数の場所に分散して保管するのがおすすめです。

クラウドも活用する

クラウドを活用することで、フォルダやファイルにいつでも簡単に好きな場所からアクセスすることができます。

そして、ファイルやフォルダを第三者と共有するのも簡単です。

バックアップをクラウド上に行っておくことで、物理ダメージによる破損から逃れることができるのも嬉しいポイントといえます。

▶︎▶︎SFA/CRMを導入することで営業案件に紐づけてファイルを管理することができます

共有フォルダの注意点

フォルダを共有する際に注意したい点をまとめてみました。

アクセス制限をかける

フォルダにアクセス制限をかけ、アクセスできる人を限定しておきましょう。

特にクラウドを活用している場合はチームメンバーの入れ替わりなどがあると、メールアドレスによる個別許可ではなく、URLを知っていれば誰でもアクセスできるような設定にしていると、管理が難しくなってしまいます。

リスクマネジメントの観点から、フォルダには関係者以外がアクセスできないように設定するのがオススメです。

パスワード管理をする

フォルダにパスワードを設定することで、不正アクセスによる被害があったとしても、フォルダの情報流出を防ぐことができます。

また、メール添付したフォルダを万が一間違った宛先に送付してしまったとしても、パスワードをかけておくだけで情報漏洩のリスクを軽減できるようになります。

業務で活用したい「フォルダ管理フリーソフト」

フォルダ管理の重要性とポイントをご紹介しましたが、すでにたくさんのフォルダがあると、整理整頓をするのも気が引けてしまいますよね。

そこで、業務で活用したいフォルダ管理のフリーソフトを2つご紹介します。

FenrirFS

【製品概要】
ファイルにラベルを付けることで分類を行ってくれるFenrirFS。

「書きかけ」や「提出まち」などのラベルを付けておくと、ファイルを見ただけで進捗状況が分かるので便利です。

自動同期機能を完備しており、あらかじめ設定を行っておけば、フォルダも自動で整理することができます。

【価格】
無料

FreeCommander

【製品概要】
高機能なファイル管理ソフトとして知られているFreeCommander。

カスタマイズ性が高く、フォルダ管理に欠かせないソフトとして人気を集めています。

複数のフォルダやファイルがある場合、名づけルールを決めて整理整頓しようと思っても、面倒でずるずると後回しになってしまうことも珍しくありません。

FreeCommanderの「マルチリネームツール」を使えば、複数のファイルの名前を一括で置換できたり、連番をつけることができます。

【価格】
無料

おわりに

フォルダ管理で業務効率化を推進するために、フォルダ管理のポイントやメンテナンスの方法、そして共有フォルダの注意点をご紹介しました。

たくさんあるフォルダを、新しいルールにのっとって名前変更するのは大変ですが、フリーのファイル管理ソフトを活用すると一括置換が可能です。

みなさんもぜひフォルダ管理を見直して、業務効率を改善してみませんか。