「営業会議が行われているけど、あまり意味がないように感じる」
「営業会議をもっと効果的にしたい」
と思っていませんか？
なんとなく開かれる営業会議は、必要以上に自分の時間を取られてしまったり、進捗報告だけだったり、会議で話した内容がその後の営業活動に生かされなかったりして、「正直営業会議の意味が分からない」、「営業会議は時間の無駄だから嫌い」と感じる人もいるのではないでしょうか。
しかし、効果的な営業会議を行えれば、あなたの会社の営業成果が大きく上がる可能性があります。
営業成果が上がれば、インセンティブが増える可能性も出てきます。
ぜひ効果的な営業会議を行って、営業成果をあげてみてください。
なお、営業会議を行ううえで資料作成・共有は欠かせません。適切な資料がなければ、会議をスムーズに進行できず時間を無駄にしてしまいます。
効率的な会議を行うためにも、簡単に資料を作成・共有できる以下のツールの導入を検討してみてください。
▶︎▶︎【簡単に資料作成・共有ができる】ムダを省いて有意義な会議を実現できるツールとは？
この記事の内容
営業会議とは？役割と目的について
営業会議とは、わかりやすく言うと日々行われている営業活動を組織内で共有、改善していく場です。
他にも各営業パーソンの知識や経験を集約したり、チームで一体感を醸成し、モチベーションを維持・向上する役割もあります。
それぞれ、詳細を見ていきましょう。
営業活動の改善の場
営業会議の大きな役割は、営業活動を改善することです。
「どうすれば普段の営業活動をもっと効率的に行えるのか？」「もっと売上を上げるためには何をすれば良いのか？」を議論する場所です。
目標の共有の場
これは多くの人が気づいている役割かもしれませんが、営業会議には目標の共有の場としても役割があります。
営業会議は「今月はこれだけ売上を上げる」など、「この目標を達成するためにこうしよう」と目標を共有する場所です。
【関連記事】【Mazrica Sales活用事例】Mazrica Salesで営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例
営業パーソンの知識集約の場
当然のことながら、営業パーソン一人一人が担当できるお客様の数には限りがあります。
しかし、営業会議を行うことで、「こんなお客様やこんな反応があった」という営業パーソンの知識を全体に共有できます。
なので、営業パーソンの知識を集約する場としての役割ももっています。
【関連記事】営業の属人化はなぜ起こる？何が悪いのか、解消するためにやるべきこと
営業パーソンの一体感の増強の場
営業会議は営業パーソンの一体感を増強する役割もあります。
顔を合わせて議論することで、「同じ会社のチームとして営業をしている」という一体感をもつことができます。
効果的な営業会議の議題例・ネタ
では、効果的な営業会議の議題はどんなものがあるのでしょうか？
ここでは、営業会議の議題例として話し合った方がよい3つの議題をお伝えします。
いずれも、日々の営業活動に大きく影響するものなので、ぜひあなたの会社の営業会議に取り入れてみてください。
営業内容の活動と問題点の共有
営業会議において、日々の営業活動を議題にするのは効果的です。
例えば、「こんな商品の提案をしたら、良い反応が得られた」、「商品のこの部分が問題になっている」など具体的な営業活動と問題点を共有すると、営業パーソン同士の議論が進み効果的な営業会議になりやすいです。
問題点や課題に対する改善策や対応
問題点や課題を共有したら、その改善策や対応方法について話し合い、再発防止のために共有するようにしましょう。
個人では解決方法がわからない課題に関しても、複数の視点から検証することで解決のヒントを見出せる可能性があるため、営業会議の場で話し合うことは重要です。
また、顕在化している問題以外にも、どこか問題が起きそうな点はないかを確認することで、今後問題が発生した場合に迅速な対応が取れるようになります。
今後の営業活動の着地点の予想
今後の営業活動の着地点の予想を決めることは、営業会議の議題として効果的です。
なぜなら、今後の営業活動の着地点を1億円と設定した場合、自ずと今後の営業活動の内容も議題に上がるからです。
なお、今後の営業活動の着地点は数値化できるものが望ましいです。
逆に「営業パーソンがより一層真剣に営業をする」という着地点は数値化できないので、議題にはふさわしくありません。
【関連記事】フォーキャストとは？営業における重要性や手順、精度を上げる4つのポイントを解説
望ましくない営業会議の議題例・ネタ
逆に望ましくない議題例もあげておきます。
以下の2つは営業会議の中でよく取り扱われます。
しかし、情報共有になって終わることが多いので、わざわざ議題にすることではありません。
先月の営業結果の確認
営業結果については、資料を共有すればいいだけなので、わざわざ議題にあげる必要性は低いです。
ただし、先程もあげたように好事例に関しては、他の営業パーソンの参考になるため取り上げてもよいです。
現在の取引状況
現在の取引状況も資料を配れば済む話なので、営業会議の議題には望ましくありません。
限られた時間を有効活用するためにも、集まって議論をすべき内容なのかを事前に吟味して、無駄を省く意識を持ちながら会議の議題例やネタを準備をするといいでしょう。
▶▶【共有不要】取引状況が一目で分かるMazrica salesの案件ボードとは？
効果的な営業会議の進め方5ステップ
ただ、営業会議を開いても役職が高い人が資料を読み上げて、部下が「その通りだと思います」と発言するだけの会議になってしまう可能性があります。
では、効果的な営業会議の進め方とはどんなものなのでしょうか？
ここでは、効果的な営業会議の進め方についてお伝えします。
【こちらもおすすめ】会議時間を短くする！会議を効率化する10の方法
1. 事前に議題を共有しておく
営業会議の議題は会議の遅くとも2日前には、参加メンバーに共有しておきましょう。
以前いた会社で営業会議が好きな会社がありましたが、なんと営業会議が始まるまで議題を参加メンバーに送ってこない会社だったのです。
「3分考える時間をとるので、その間に考えてください」という形だったので、「ディベート大会じゃあるまいし」と呆れたものです。
より良い意見を引き出すために、営業会議の前から準備をしておきましょう。
2. 双方向に話し合いができるようにする
まず大前提として、役職に関係なく、双方向に話し合いができる環境にすることが重要です。
でなければ、役職が高い人が喋って、部下の人が話を聞くだけになってしまい、議論ができないからです。
例えば、役職が高い人が「新人がでしゃばるな！」などと言ってしまったら、新人営業パーソンはたちまち発言がしづらくなってしまいます。
役職が高い人が自ら、「みんな遠慮なく発言してほしい」と一言だけでもかけておきましょう。
私が以前いた会社では、営業会議の前に上司が「単なるイエスマンは会議には不要ですよ。意見を出してください」と発言することで、「その通りだと思います」という安易な返事を封じていました。
そのほかにも「最近出会った面白いお客様」を共有するなどして、最初にアイスブレイクをすると発言や議論がしやすい営業会議となります。
【関連記事】営業の部下育成術｜たった二つのアプローチ方法で確実に伸ばす
3. プロジェクターを使って議論の場にする
配られた資料をひたすら読み上げるだけの営業会議は効率が悪いです。
なぜなら、わざわざ営業パーソンを集めた意味がなくなってしまうからです。
集まった営業パーソンが手元の資料とにらめっこして、「どうせ資料に書いてあることを読んでいるだけだから、聞かなくてもよい」と思ってしまうかもしれません。
そうならないように、資料は必要最低限にして、プロジェクターを使って、参加者同士の議論の場にした方がよいです。
4. 営業会議での決定事項の実践を徹底する
効果的な営業会議のポイントとは、営業活動で決まったことをその後の営業活動で実践できるかどうかです。
例えば、営業会議で、「お客様が成約した瞬間に他にご紹介をいただけないか尋ねる」ということが営業会議で決まったとします。
しかし、営業パーソンがこの紹介の依頼を実践しなかったら、せっかくの営業会議は無駄なものになってしまいます。
どうしても決まったことを実践することに抵抗がある営業パーソンもいるかもしれないので、目的をみんなが納得できるよう伝えておきましょう。
また、決まったことによって出る効果も数字として記録すれば、実践するモチベーションにもなるかもしれません。
5. SFAツールを活用して情報共有にかかる時間を削減する
会議の参加者が10人いたとして、1時間かかっていた場合、会社では10時間もの時間を失っていることになります。そのため、会議の内容は参加者全員にとって意義のあるものが望ましいでしょう。
このような課題を解決してくれるツールがSFA（営業支援ツール）です。
SFAとは、英語の「Sales Force Automation」の略語で、 企業の営業活動における情報全般をデータ化して蓄積し、分析することができるソフトウェアです。
営業プロセスの見える化、属人化されがちな営業情報の共有、営業活動の効率化を実現させ、営業組織の目的達成を強力に後押ししてくれます。
▶︎▶︎【無料公開中】SFAを導入するべき理由とは？導入プロセスまで徹底サポート
事前に営業の進捗状況を確認できるため、会議の場で無駄に情報共有に時間をとられることはなくなり、営業戦略の話し合いに集中することができるでしょう。
【関連記事】SFAとは？CRM・MAとの違いやツール比較・成功事例まで徹底解説
営業会議を進めるうえで欠かせないSFAの活用方法
それでは、ここからは現場の定着に最もフォーカスした営業支援ツール「Mazrica Sales」を例に、営業会議で役立つ、SFAの具体的な3つの機能について説明していきたいと思います。
1. 案件管理
Mazrica Salesの案件ボードでは、今動いている案件をフェーズごとにカンバン方式で可視化することができます。どの段階に誰の案件がどれだけたまっているのかが一目瞭然です。
マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると有効的な会議を進めることができるでしょう。
＜会議までにチェックしておくべきポイント＞
- 停滞している案件はないか（Mazrica Salesでは未着手の案件の色が青→黄色→赤と変わっていきます）
- 担当案件に偏りはないか
- 契約金額や予定日は正確か
- ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か
【関連記事】営業における案件とは？案件管理のメリットと管理方法も紹介
2. アクション管理
取引先とのメールのやり取りや訪問履歴など、顧客との接点を案件ごとに管理します。送信したメールは自動で取り込み、電話や商談で話した内容や提出した資料は担当者が入力し、簡単に共有することができます。
よって、すべての接点と内容を入力しておくことで、案件履歴として使うことができ、顧客の課題と商談で話した内容を振り返ったり、ブラッシュアップして次の提案に活かすことが可能になります。
営業が現場で感じた細かい情報なども入力し共有することで、細かいアプローチが可能になり、再現性の高い営業戦略を立てることができるようになるでしょう。
【関連記事】【Senses Lab.調査】営業のアクション管理の重要性｜３回で１案件受注が増える？
3. ファネル分析レポート
蓄積した情報や数値データを見やすいレポートにすることで、分析や仮説検証、ネクストアクションの改善に役立てることができます。
Mazrica Salesには4つのレポーティング機能がありますが、その中でも今回は営業会議で役立つファネル分析レポート機能をご紹介します。
ファネル分析レポートでは、案件の進捗率をパーセンテージでグラフ化できます。
営業担当ごとにグラフ化ができるので、各担当の弱点を把握して、指導やアドバイスをすることが可能です。また、チャネルや商品でもグラフ化ができるので、施策の費用対効果やKPIを立てることもできるでしょう。
マネージャーは、営業現場のメンバーのボトルネックを把握し、改善の指導を行うことで、受注率アップに繋ゲルことができますし、受注までに必要な案件数や行動数がわかるので、適切なマネジメントができるようになるでしょう。
SFAの3つの機能についてご紹介しました。
Mazrica Salesの最大の特徴は、誰もが直感的に理解できるシンプルなUIと機能性により現場の入力負荷を軽減しているところにあります。
SFAを導入したからといって、実際の営業パーソンが日々の中で使いづらさを感じていては、効果は出ないでしょう。
ほとんどのSFAは管理者目線にフォーカスしたものが多い中、Mazrica Salesは、現場の定着に最もフォーカスしたSFAと言えます。
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SFAを活用した営業会議
それでは、ここから実際にSFAを活用した際の営業会議の進め方の具体例を紹介いたします。
これから紹介するものはあくまで一例になりますが、こちらの例を参考にすることで一歩、成果の出る営業会議に近づくことができるでしょう。
今回は、先にご紹介したMazrica Salesを活用した営業会議を考えてみます。
①営業全体の確認（案件ボード活用）
営業会議を始めたら、まずは案件一覧をざっと確認しましょう。
この時、はじめは色が変わっている案件に注目していきます。というのも、Mazrica Salesでは一定期間見込み客にコンタクトのない期間が続くと、案件のカードの色が時間の経過とともに「白→青→黄色→赤」と色が変わっていくためです。
特に赤色の案件には注意をしてメンバー内で確認をしておきましょう。「コンタクトが取れていない理由」を確認・共有することで、トラブルや対応漏れを防いだり、メンバーが抱える懸念点を洗い出すことができます。
このように、①営業全体の確認においては対応漏れの可能性のある案件、懸念のある案件の洗い出しから話し合いまでを行いましょう。
▶▶【案件の進捗が一目でわかる】営業会議を効率化できるMazrica Salesのデモ動画で使用感を確認する
②個別案件の確認（詳細画面の活用）
色の変化した案件を確認し終わったら、それ以外の案件について、懸念のある案件を洗い出してメンバーで話し合いを行いましょう。
Mazrica Salesでは案件ボード、もしくは案件一覧画面にある案件をクリックすることで、案件の詳細情報（顧客の情報、懸念点、競合情報、アクションの予定・履歴、見積書など）を確認できます。
まずは、どのような概要の案件なのかを「案件詳細」画面で確認していくのが良いでしょう。
多くの案件を抱えている場合、すべての案件の状況をメンバーが把握しているのは難しいので、ここで認識をすり合わせておくことが重要です。
大まかに案件の概要を確認したら、「アクション」画面（上図）を確認しましょう。
各アクション（電話、面談など）時に記入しておけば、営業がどのような行動をとったのか、顧客の反応がどうだったのかをこちらの画面で確認することができます。
このタイミングで、担当のメンバーはどのような点に懸念しているかを口頭で共有していきましょう。
「受注できるかいまひとつ自信のない案件」「キーマンとの接触ができていない案件」などは、自分一人で考えると解決策を出すのが難しい場合もありますが、メンバーと話し合うことで案外あっさり最良の戦略を導き出せることもあります。
②個別案件の確認（詳細画面の活用）は営業会議の中でも特に重要なプロセスになります。受注精度を上げるためにも多少時間をかけてでもしっかりと行っていきましょう。
▶▶【90秒でわかる】Mazrica Salesのデモ動画視聴はこちら！実際の画面で機能をご確認いただけます。
③売上予測の確認（売上予測レポート活用）
個々の案件の確認が終わったら、次は月次の売上予測を確認していきます。
Mazrica Salesでは売上予測レポートにて、どれくらいの案件が受注に近いのか、売上額はどれくらいかなどを色で示してくれます。
そのため、直感的に売上の進捗を理解し、スムーズな会議進行が可能です。
まずは、営業会議の当月、翌月の売上予測の確認をするのがよいでしょう。
今月、来月の目標へ向けて今の進捗がどこまで進んでいるかを確認することで、大まかな必要アクション量の把握などを行うことができます。
③売上予測の確認（売上予測レポート活用）に関しては多くの時間を割く必要はありませんので、確認ができ次第、次に進めていきましょう。
【関連記事】売上予測の計算方法を解説！売上予測レポート2つの作り方
④営業パーソンの行動量の確認（アクション分析レポート活用）
売上予測を確認したら、営業パーソンの行動量の推移を確認しましょう。Mazrica Salesではアクション分析レポートを利用して、どのような行動を何回行ったかを一日単位から確認することができます。
ここではメンバーのアクションが少なすぎないか、逆に多すぎないかを確認することが重要です。
というのも、営業は単にアクション数を増やすのではなく、無駄なアクションを行わないことも重要になるからです。
参考記事：【Senses Lab.調査】営業のアクション管理の重要性｜３回で１案件受注が増える？
質の高いアクションを意識することで、がむしゃらにアクションを繰り返さずとも受注することはできます。
営業会議ではこのような無駄なアクションになっていないかをメンバー間で確認していきましょう。
⑤営業のボトルネックの把握（ファネル分析レポート活用）
最後に時間があれば営業のボトルネックの把握を行っていきましょう。
Mazrica Salesではファネル分析レポートを用いて、営業のどのフェーズに課題があるのかを推定することができます。
例えば、上図の場合を見てみましょう。
「6.見積もり」から「7.クロージング」にかけて案件維持率が大きく下がっていることがわかります。この時、「なぜこのフェーズは弱いのか」「このフェーズで失注するということは、いまのメンバーには何が足りないのか」と考えて話し合うことで、弱点を把握し、営業成果を大きく改善することができるでしょう。
なお、ファネル分析レポートは営業パーソン個人のデータも確認することができますので、メンバーそれぞれのボトルネック・弱点把握も行うことができます。
メンバーそれぞれの弱点も、営業会議のメンバーが知恵を出し合うことで、より克服しやすくなるでしょう。
▶▶Mazrica Salesの機能紹介、活用方法はこちら！！
SFAを導入して無駄な営業会議から効果的な営業会議へ
私は４社ほど会社を巡りましたが、営業会議がダラダラと行われている会社は総じて、営業成果が悪かったです。
会議を開くことに満足してしまい、そのあとの営業活動のことは眼中にないのです。
「最近の売上はこのくらい」「〇〇君が頑張っている」くらいのことしか議題に上がらない、ハッキリいって無駄な会議でした。
それに対して、営業活動を効果的に行っている会社では、営業会議を行うことで、「クロージング率が低い」「訪問件数が少ない」など普段の営業活動の改善点が浮き彫りになり、営業成果が伸びた記憶があります。
なんとなくの営業会議でも、効果的な営業会議でも投資する時間は同じです。
ですのであなたの会社では、ぜひ効果的な営業会議を実践してくださいね。
本文でもご紹介したSFAツール、Mazrica Salesは以下のような14シーンでご活用いただけます。
①メール作成 ⑧案件レビュー
②資料作成 ⑨スケジュール管理
③報告業務 ⑩名刺管理
④日報作成 ⑪顧客情報管理
⑤案件進捗状況確認 ⑫タスク管理
⑥売上見込み管理 ⑬活動履歴管理
⑦ボトルネック分析 ⑭案件フォローの抜け漏れチェック
どれも、効果的な営業会議を行うために重要であることがおわかりいただけるかと思います。
こちらの資料では、14シーンごとのMazrica Salesの具体的な活用法と効果についてまとめていますので、あわせてご覧ください。
Mazrica Sales活用メリットのご紹介 〜現場活用の14シーンを徹底解説！〜
営業支援ツール「Mazrica Sales」の活用メリットを紹介します。Mazrica Salesの現場活用での具体的な活用14シーンを徹底解説！
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