株式会社PR TIMES
執行役員 三島 映拓さん

現在、上場企業の3割が利用するプレスリリース配信サービス「PR TIMES」をはじめ、パブリシティを継続的に獲得できるPRプランニングやメディアプロモートなどのデジタルPRを提供しているPR TIMESさんにSenses導入の背景をお伺いしました。

ー 今日はSensesの導入にあたって、いろいろお話をお伺いさせていただきます。よろしくお願いいたします!まずは御社の事業概要について教えてください。

当社は主に、プレスリリース配信サービス「PR TIMES」の運営を行っています。今、15,000社を超えるクライアントさんに使っていただいています。有難いことに上場企業の3割ぐらいが利用企業ですね。

配信サービスに付随するかたちで、PRのコンサルを含めた「デジタルPRを提案して実行する」こともやっています。この中には、もちろんリリース配信も含むのですが、もう少し幅広く、どんな戦略を打ち立て、どんなリリースを蒔いて、どのメディアにアプローチして、どんな文脈の露出がされていった方が良いかなど、トータルで提案して実行するところまでをやっています。

prtimes

営業支援ツールは、営業以外の部門でも活用できる。重要なのは関係構築の過程を見える化すること

ー デジタルPRを提案して実行する事業の営業でSensesをご利用いただいているイメージでしょうか?

実はですね、我々の場合、Sensesを導入しているのは営業の部門ではないんですよ。なので、いい意味で御社の想定とは違った使い方をしている、というのがあるかと思います。

当社の場合、お取引先はサービスを使っていただいてPRを請け負う企業さんと、もう1つ重要なお取引先が「メディア」なんです。取引と言っちゃうとお金のイメージが浮かびますが、金銭ではなく情報を受け渡します。

メディアと良いリレーションを持ち、情報提供しやすいルートを持って、その方たちと親しくするのがPRをする会社にとって大事な仕事になってきます。請け負う企業さんの情報をメディアへ「いかにスムーズに」「いかに良い情報だ」と伝達できるかが非常に重要なんですよね。

その意味で、メディアとのリレーション構築の部分が重要でSensesを活用させてもらっています。

ー 営業支援ツールを概念にとらわれず、営業以外で活用してみようと思ったきっかけは何でしょうか?

元々、営業管理は他社のSFAを使っていました。
でも今、管理ツールを入れてなくて、似たような仕事をしている部門があるよねって話が出てきて。それがメディアとコンタクトを取っているチームだったんです。営業ではないんですけど、やっていることは営業に近い部分があります。

「相手にとって、心地よいコミュニケーションってなんだろう。」ということを考えながら、関係を作って、良い関係ができれば成果につながる。そこをちゃんと管理していこうというのを考え始めた感じですね。

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最新の状況把握や時系列で視覚的に把握できるのはすごく便利

ー Sensesを入れる前はどう管理をしていましたか?

Excelですね。
一覧のマスターみたいなリストを作っていました。

媒体名・記者名・アップデート日を入力して、備考欄にいろいろと情報を入力してはいたんですけど、結局、何が最新の情報かわからなくなってしまって。ある人は真面目に毎日更新をしているんですけど、たまにしか更新をしない人もいて。(笑)

結局は全員のデータベースとしてあまり運用できていなかったですね。
Excel管理に限界も感じていましたし、Excelでこのまま続けるか、Sensesを導入するかを考えた結果、導入しようとなりました。

導入まで簡単に出来て、チームでスムーズに活用できたのは大きい

ー 使っている感触としてはみなさんどうですか?

面談に行った後、自然にSensesに入力していますね。
面談に行く前に情報を見て、面談に行って、帰ってきて入力をしてというのが、日々の行動の一部になっています。

営業支援ツールですし、営業用に作ってあるんだから、ミスマッチな部分が当然出てきてもおかしくはないだろうと思っていたのですが、そこをちゃんと解消してくれようと、いろいろと手を尽くしてくださっているというのは、日頃から感謝しています。

導入初期の頃から、こんなこと出来ないですか?とか、自分たちが営業以外の目的で使う為の要望でも、対応をきめ細かく、いろいろやっていただいていたので、不便さというのは感じていません。

ー 具体的にSensesをどのようにご活用いただいているのでしょうか。

例えば、あるメディアの〇〇記者に何日に会い、請け負う企業さんの情報を出して話した際の温度感など、記者に会った時の内容をSensesに溜めていっています。

当社の場合、内部でも2つ使い方があって、1つは請け負う企業個別のPR案件です。記事を書いてもらえるようにアプローチをする。普段からいい付き合いを記者単位でしておく為に使っています。

もう1つは我々が「PR TIMES」というサイト運営をしているので、その情報を取り扱ってもらえるメディアとの提携関係を結び、情報掲載してもらう、という案件に使っています。

ー 三島さんはメディアアライアンスや業務提携も実際に担当されているというお話を伺いしましたが、その辺りのお話も聞かせてください。

PR TIMESはプレスリリース配信サービスではあるんですけど、プレスリリースのポータルサイトのような、ここに溜まっているコンテンツを外部にも出して行こうというのをやっています。

最近は単に転載するだけではなく、僕らが持っている記事ネタ(良いネタ)を、メディアがより情報価値の高い記事に変換しやすくする為に出来ることや、どうやってその情報を渡せたら良いかなども考えています。

進めていく上で、ステップが何段階かあるのですが、ちゃんと管理していないと途中で「あれ、どこまで進んでるんだっけ?」と、並行していろいろ進めるので、分からなくなっちゃうんですよね。

それを一覧で視覚的に把握できるというのは、すごい便利になったなと感じています。

進行途中の案件を、ちゃんと把握するのにすごい活用させていただいているのと、もう1つは契約を結んだ後にどういう条件で結んだのか、そのPDCAを回す際にも重要なフィードバックの要素にもなるんですよ。

提携をスター トしました、と発表したら一旦終わりみたいになるんですけど、実際のところはそれがスタートで。コンテンツ提供を始めて本当に見てもらえているのか、いろんな検証をお互いに本当はしないといけないんですけど、どうしても普通のフローですと、疎かになってしまうんですよね。

その事後の検証みたいな意味も込めて、Sensesで管理をしていて、僕らにとってはやりやすくなったなと思います。

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Sensesの過去のやり取りを参考に、記者との関係構築を良好にしている

ー 全く別の業界担当の記者と良好な関係を作る時に、誰かが類似案件で連絡した過去のやり取りは参考になっていますか?

そうですね。
どんな話題で向こうの記者は反応してくれたのか、実際に記事を書いてくれたのかが分かると、別の人間が担当してもやりやすいですよね。

当社の多くのメンバーが個別のPR案件で記者と良い関係を築いて、それを共有しておくという部分で使っているので。チームとしても、記者との良好な関係を蓄積していこう、といった目標があります。

メディアとの関係構築の第1歩はリード登録してデータを蓄積

ー 日々、メンバーの方々が面白いなと思う記事があったら、Sensesに能動的に登録されているのでしょうか?

メディアを普段見ていて、記名の記事があるんです。該当の記事の記者名をSensesのリードに登録しています。

「東洋経済の○○という記者は、この分野で何か面白い記事を書いていた。」と、誰かが登録しておくと、類似するような案件が入った時に、リードに登録をしていて個別の名前を知っているので、「○○さんいますか?」と直接記者にアプローチ出来るんです。

向こうも名前を出して記事を書いているので、こちらが記事を読んで「この記事の、ここが(ポイント)がよかった!」と直接伝えます。そうすると、向こうも読んでもらえた嬉しさというのがメディア側の人にはあるので、そこから関係が始まるということもあります。

ー リードに登録するに当たって、御社の中で優先的に攻めていこうとか、戦略は決まっているのでしょうか。

ジャンルごとに重要媒体というのを設定しています。

Webメディアだと新しいところが次々と出てくるので、これ勢いあるねっていう媒体が出てくれば、これは重要媒体に入れた方がいいよねって話になりますね。

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Sensesを導入してから生産性は1.5倍に

ー Excelで管理していた時と比較して、Sensesを導入してからの変化はありますか?

体感値で1.5倍くらい生産性が上がっていると思います。

1つの案件にかけている時間はそんなに変わらないかもしれないですけど、並行して進められる案件が増えています。データベースを共有できていなかった時代は、1年前の1つの案件でいろんな記者と関係があったはずなのに、同じような案件があった時に過去の情報が正しく引き継がれず、また1から記者の名前を調べていたりしたことを考えると、それはもう、生産性は圧倒的に上がっていますね。

もう1つは見た目ですね。Excelで管理していた頃は直感的に把握が出来なかったんですよね。当然ですが。Senses上だと担当者の写真が表示されるじゃないですか。一目で○○さんが担当していると分かるんですよね。

案件の進捗を見たい時は、管理画面上で色分けされて表示されるので「この案件、なんかちょっと取れてないな。」みたいなこともわかります。

僕らの場合は、良好な関係の記者みたいな列があって、リードからなるべくそっちに移していこうとしているんです。関係度合いが視覚的にわかるというのは、非常にいいなって思います。

ー Senses導入後に入社された方もいるかと思います。新人教育・チームメンバーの育成という部分で変化があったことはありますか?

新しいメンバーは日々の行動の中でSensesへ入力することは当たり前になっています。

今、過去の様々なデータで、例えば案件ごとやケース別でのメールの文面などを登録して、Sensesに溜めています。先輩はこういう文章でやり取りしていたんだと、自然に自分のナレッジにしていけるといいなと思いますね。

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