株式会社SmartHR
執行役員 高橋 昌臣 さん
セールスマネージャー 大辻 昌秀 さん

社会保険・雇用保険などの労務手続きを自動化するクラウド型ソフトウェア「SmartHR」を開発・運営する株式会社SmartHRにSensesをどのようにご利用いただいているかお話を伺いました。

サービスの成長と共に見えてきた課題

— 御社のサービスについて教えてください。

高橋さん(以下、高橋):SmartHR というクラウド型ソフトウェアを提供しています。SmartHR は社会保険・雇用保険の手続きを自動化するソフトウェアで、書類を自動作成し、役所への申請もWebから行えます。人事情報の一元管理も可能で、1,500社以上で利用されています(2016年8月時点)。

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— 導入前の営業課題としてはどのようなものがありましたか?

高橋:何か大きな課題が顕在化していたというわけではありませんでした。サービス開始から反響が大きく、お問い合わせが増え続けていたので、課題としては人が足りないということくらいでした。

それに合わせてメンバーの増員を考え始めた頃だったんです。ただ、新人教育のための時間的コストをかけるのは正直厳しいな、という見通しがありました。

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社員が少ない段階からでも導入する価値があると思った

— Sensesを知ったきっかけを教えてください。

高橋:代表の宮田から話を聞いていました。ただ、その時点では営業が一人でしたし、SaaS型ツールの導入はまだ早いかなと思っていました。

— 導入となるにはどのようなきっかけがあったのでしょうか?

高橋:その頃、弊社の取引先のヒトカラメディアさんとお話する機会があり、Sensesを活用されているお話を伺いました。Sensesの実際のユーザーであるヒトカラメディアさんから使い方や良い点を伺って、弊社にもメリットがあるのではないかと思ったんです。

Sensesはナレッジを貯められるツールなので、社員が少ない段階からでも導入する価値があるということがわかり、導入に踏み切りました。

他ツールと検討して感じたSensesの魅力

— ナレッジを貯めるだけだと他のツールもあると思いますが、他ツールとの比較検討はされましたか?

大辻さん(以下、大辻):はい、他のSFAや管理ツールとも比較検討した結果、Sensesは案件にお客様とのメールが自動的に紐付いており、検索の手間が省ける点に魅力を感じました。また、履歴としても残るので、今後の新人教育にも活用できるのではないかと思いました。

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— 実際に使ってみていかがですか?

大辻:一言で言うと、時間を買っている感じがあります。現在、旧管理ツールから完全移行中ですが、費用対効果は十分に出ています。

案件に対してどのようなメールのやり取りを行っているのかデータとして残っていますので、新しいメンバーへの情報共有ツールにもなっていますし、案件一覧は案件の動きが全体的に分かるので助かっています。

新たに参画した営業メンバーの教育ツールとしても利用

大辻:最近、新たに2名の営業メンバーが入社しました。Sensesは彼らの教育ツールとしても使用しています。

大変ありがたいことですが、弊社ではインバウンド中心のお問い合わせを起点にセールスを行っており、無料トライアルやLPからお問い合わせを多くいただいています。

Sensesは案件の中で起こった「どのような質問が来て」、「どう返したか」というアクションの全てが登録されるので、案件発生から現在まで経緯の詳細が分かるようになっています。今後も次々と情報を貯めていけば、ナレッジとして活用できるので、会社の資産にもなりますよね。

高橋:営業以外のメンバーでも情報を共有できるのは良いですね。例えば、メールの文面に悩む場合にも参照できますし。

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Excelだけで進捗管理するのは無理があった。Sensesを使用して作業がより効率的に

大辻:案件の進捗管理では、全体と個別の現状を把握することに役立てています。ステータス毎にどのくらいの案件が貯まっているのか、全体を把握するまでの時間が軽減されるようになったのは助かっていますね。

案件一覧はカード形式になっていて、カードの色を見れば、どれを確認すべきかすぐに把握できます。色は、最後のアクションから時間経過によって3つに分かれているので、直感的に個別の案件の動きがわかります。気になった案件については、そのカードの中身を見て、背景や経緯などの詳細を確認しています。今まではこの一連の管理を主にExcelで行っていました。

ただ、弊社には現在、1,500社以上のお客様がいるので、Excelだけで進捗管理するのは難しいです。その点、Sensesは一目で全体的な把握ができるので、以前に比べて効率よく時間を使うことができていると思います。

また、時間の節約でいうと、見るべきファイルの数も減りました。今までは資料作成のために多くのファイルを開いていたのですが、Sensesを見れば済むこともあり、その点でも楽になりました。

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活用方法は他にも・・・!

大辻:リマインド機能としても活用しています。案件も多数あって、どうしても手が回らないということもあるのですが、Sensesの案件一覧を確認することで、作業漏れなどを防いでいます。

高橋:お客様からいただいた要望はSensesに貯めて管理しています。いずれ指標にして活用できたらいいですね。

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理想はSensesだけで完結!

— 今後、Sensesをどのように活用していきたいですか?

大辻:今後はSensesで一括管理したいですね。理想を言うと、現在使用している様々なツールがSenses上ですべてまとまったらいいなと思っています。Sensesだけで案件が完結するようなイメージです。例えば案件についてのディスカッションを議事録としてSensesに残せたらいいですね。

今はタグをつけたりして管理していますが、案件ごとに議事録が時系列で貯まっていくと非常に助かります。あとは、Sensesからメールを一括送信したり、カレンダー登録をカスタマイズしてタイトルを付けられるようにできたら嬉しいです。

各メンバーへタスクを振ったり、指示出しをするのもSenses内で行えたらもっと良いですね!

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高橋さん、大辻さん、本日はありがとうございました!