こんにちは!ライターの宮本です。

今回は、営業支援ツール(SFA)を導入することでどんな課題が解決できるのかについて、ご説明いたします。

営業支援ツールは、案件を一元的に管理することで、売上アップや業務効率化、営業ナレッジの共有などを実現できる便利なツールです。

しかし、今、みなさんが抱えている課題を100%解決できるかというとそうではないですし、上手に使わなければ、導入した分のコストがかかったり、入力の手間が増えてしまうだけ。つまり、諸刃の剣なのです。

導入を失敗させないためには、「自社の課題は、営業支援ツールで解決することが可能なのか」を知っておくことが大事です。

解決したい課題=導入する目的が明確になっていれば、「本当はこんな機能が欲しかった」という不満も少ないでしょうし、入力するという手間をかけることのメリットも実感できる、というわけです。

それでは早速、営業支援ツールの導入で解決できる課題についてご紹介していきます!ぜひ、自社の課題を思い浮かべながら、読んでみてください。

どの営業支援ツール(SFA)を導入するべきか?

営業支援ツール(SFA)が解決できる課題とは? | Senses Lab. | 1

まずは簡単に、どんな課題を解決できるのかを挙げてみたいと思います。みなさんの会社では、以下のような課題はありませんか?

①営業が属人化している
②Excelでの営業管理に限界を感じている
③営業の社内コミュニケーションがうまく取れない
④営業の教育コストが高すぎる
⑤2割のトップ営業が8割の売上数字を作っている
⑥営業パーソンは増えたが、生産性は低下した
⑦営業管理の入力が面倒
⑧PDCAを回せていない

最近では、MA(Marketing Automation:マーケティングオートメーション)や請求管理ツールとの連携機能を実装しているものもありますが、ベーシックな営業支援ツール(SFA)でも対応可能な課題を上記に挙げてみました。

営業支援ツール(SFA)で解決できる課題

それでは、上述した8つの課題について、営業支援ツールを導入することで「何を」「どのように」解決できるのかを見ていきましょう。

営業が属人化している

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■課題:
営業は、属人化しがちな仕事だとよく言われます。「属人化」とは、その人でないと作業ができなくなってしまう状態のこと。

休暇を取っている時に誰も対応ができない、仕事をチェックできない(または、チェックしてもわからない)、転勤や退職で引き継ぎが上手くいかず進行中の取引が停滞したり既存客が離れてしまう、というリスクがあります。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・営業活動に関する情報を全員が閲覧できるようになる
・案件の更新、各担当者の行動情報などが通知される(営業の動きがリアルタイムで分かる)
・見やすい形式(例えばカード形式など)で案件の状況が確認できる
→簡単に情報共有ができ、属人化することを防げる!

Excelで辛くなってきた管理を効率化する

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■課題:
予算実績管理表や案件管理表などをExcelで管理している会社は多いと思います。一見すると、きれいに数字が並んでいて、必要があればグラフにもできるので、これで事足りると考えてしまいがちです。

しかし、本当にそうでしょうか?以下のような課題がないか、いま一度、振り返ってみてください。

・入力が煩雑だったり、めんどくさくなったりで、後回しになってしまいがち(リアルタイムでの更新、全社共有が難しい)
・営業担当者の自己申告がほとんどで、複数の関係者による評価ができない
・数字や状況の変化に対して、どんな要素が関連しているのか分析できない
・予算と実績のギャップを埋めるための施策やアドバイスを考えることができず、担当者の感覚に任せてしまっている

つまり、Excel上にある数字だけでは、案件に対して誰がどのような活動を行ったのか、またそのとき顧客に提示した内容や顧客の反応はどうだったかといった「活動」に関しての情報が不足しているということ。

そうなると、進捗状況の精度が低くなるだけでなく、別の観点から進捗を判断したり、リカバリ策を立てるといったことも難しいため、受注の確度も下がってしまいます。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・営業に関する情報が一元管理できることで、報連相や情報共有の時間を減らし、リアルタイムで判断や指示ができる。
・外部連携により入力負荷が軽減するため、同じ情報を複数の場所に入力する必要がなくなる。
→一度インプットすれば、さまざまなツールにアウトプットできる「シングルインプット・マルチアウトプット」で、効率的に営業管理ができる!

コミュニケーションロスを軽減する

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■課題:
コミュニケーションロスとは、コミュニケーションに伴う損失・無駄・浪費のことで、意思疎通がしっかりと図れていないために起きる損失のことをいいます。

普段、営業活動をしていると下記のようなシーンがありませんか?

上司「A社の提案用の資料、B社の資料を参考にして準備しておいて。」
部下「わかりました!」
ー数日後ー
部下「できました。この内容でどうでしょうか?」
上司「言っていたのと全然違うんだけど・・・。」

このようにコミュニケーションロスが起こることで、期待していた結果が実現されなかったり、納期が守られない、二度手間が発生するといった弊害が出てしまいます。

これらの原因は「情報のログが残っていないこと」と「必要に応じてコミュニケーションを取れていないこと」が挙げられます。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・コミュニケーションのログが残るので随時確認することが可能、言った・言わないという問題も発生しない
・コメント機能などを活用することで、事務所にいない人とでも簡単に連絡が取れる
→お互いの理解を深めつつ、ゴールの共有ができることでコミュニケーションロスを減らせる!

教育コストを軽減する

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■課題:
どの職種でも教育コストはかかりますが、訪問や商談を仕事の主体としている営業は特に、OJTの割合も多く、時間やお金といったコストが相対的に高いと感じるのではないでしょうか。

社内に点在する過去の提案書やメール文面など、上司が部下に毎回共有をしていると、とてつもないコストがかかってしまいます。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・ツール内に蓄積された情報が自動的に社内に共有されることで、先輩がどのようにやり取りをしたり進めているのかを学べる研修ツールにもなる
→実践的な知識やノウハウを自ら学んでくれるので、教育コストが下がる!

トップ営業のナレッジを共有することで営業組織を強化する

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■課題:
案件や自社を取り巻く状況は常に変化しており、最新の情報をリアルタイムで共有することで、適切な戦略の立案や営業スキルの標準化、無駄な作業の削減に繋がります。

こうした必要性を理解して、情報共有をするためのツールを導入しているのに、上手く共有できていないということがよく起こっているようです。

その理由としては、以下の要因が考えられます。

1.Webやセミナー経由などの、特定のチャネルの案件状況が追いきれていない
2.行くべき先に行けているのか、会うべき人に会えているか、どんな商談をしているかがわからない(表面的な情報共有しかできていない)
3.Excelだとリアルタイムで情報が更新されない、集計に手間がかかる
4.スケジュール、Power Point、Excelなど、目的や部門ごとに別々に管理していて更新がたいへん
5.データの集約、分析に手間がかかる

■営業支援ツールを導入すると・・・
・ツール内に蓄積された情報を他のメンバーが確認できる
・蓄積された情報を分析することで勝ちパターンを見つけることが可能
※たとえば、弊社のツール(Senses)の「おすすめアクション」という機能では、似ているような案件(希望、業界等)に対して効果があったアクションが自動的に提示されます
→タイムリーに情報共有ができ、勝ちパターンの再現や資料の横展開などが可能になる!

人員の増加による生産性の低下を回避する

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■課題:
人が増えれば、アポを獲得するチャンスも顧客との接点も増え、結果として利益も増える・・・と、いいように考えがちですが、同時に管理やコミュニケーションが増えることで、一人ひとりの営業担当者の生産性が低下してしまう、という可能性も考慮にいれておかなくてはなりません。

例えば、人員が増えたためにマネージャーやリーダーが案件の状況確認に時間を取られてしまい、案件ごとの次の動きを考える時間を取れなくなってしまった、なんてことはありませんでしょうか?

■営業支援ツールを導入すると・・・
・検索機能で探している情報をすぐ見つけることが可能
・コメント機能などで、コミュニケーションが取りやすくなる
・わざわざ聞かなくても、案件の状況を随時把握することができる
→人が増えても、管理の工数を最小限に抑えることができる!

無駄な入力工数を削減する

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■課題:
最終的に自分にとってメリットに繋がるとわかっていても、時間をとって入力するのは面倒に感じてしまうもの。入力しないと罰を与えると言っても、きちんと対応できない人も多いというのが実態です。

例えば、査定に関係のある売上数字だけ更新して、訪問履歴や提案資料などの情報は入力されない、なんてことも多いのではないでしょうか。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・情報が自動的にツールに流入するため、入力は1回でOK!外部連携による入力負荷も軽減する
・名刺管理ツールなどの情報と連携し、入力をできる限りしなくて済むように設計されている
→最小限の入力で対応が完了!

データ集約を自動化する

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■課題:
データを集めたり分析する時には、Excelで表計算をしたり、グラフを作ったりすることが多いと思います。

単純な計算や集計であれば、これでも問題はないのですが、たとえば、データをセグメンテーションしたり、失注リスクを事前に把握するなど、改善に繋がる分析をするのは難しく、できたとしても時間がかかってしまいます。

■営業支援ツールを導入すると・・・
・分析レポート機能があるので、そもそも集計の必要がなくなる
・ファネル分析、売上分析、行動分析など、目的と方法さえ分かれば、データをセグメンテーションして分析することが可能
→自動でスピーディーにデータ集約&分析ができ、次の打ち手をすぐに導き出せる!

まとめ

いかがだったでしょうか。みなさんが抱えている課題はありましたか?たった一つのツールでここまで出来るなんて、少しびっくりした方もいらっしゃるかもしれませんね。

営業支援ツール(SFA)で課題が解決できることがわかったら、次のステップとして、具体的なサービスについて検討してみましょう。

以下の記事で、それぞれの特徴や費用をまとめていますので、合わせてご覧ください。
営業支援ツール(SFA)の価格・特徴徹底比較 | 2017完全版

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