Senses Lab. トップ SFA活用 SFA導入成功への道!稟議でおさえるべき4つの視点

営業組織に属していれば必ず耳にしたことがある「SFA」という単語。詳しく知れば知るほど、自社にも必要だろうと思う方も多いはずです。
導入するにあたって壁になるのが、社内での稟議ではないでしょうか。SFAの必要性を上司や経営陣に分かってもらうためにも、ポイントを押さえて稟議を通しましょう!

SFAの必要性とは?

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営業力・組織力を改善して売上向上に繋げるツールであるSFA。営業支援システムと言われるだけあって、大企業から中小企業まで、営業部門での導入が進んでいます。
なぜ、今こんなにもSFAが必要とされているのでしょうか。その背景を見てみましょう。

まず、従来の営業管理の方法はどのようなものだったのか確認してみます。商談内容はノート、顧客とのやり取りはメール、顧客情報は名刺バインダー、案件管理はExcel、上司への報告は日報、会議報告はPowerPoint…というように、情報が分散してしまっていました。いまだにこの方法で管理している企業もあるのではないでしょうか。

IT化が進んでいる現代では、業務効率化のためのさまざまなツールが流通していますが、流行に乗って手当たり次第に名刺管理ツール・MA・CRM・グループウェアなどのツールを導入しすぎて、情報が二重管理・三重管理になってしまっている企業も多いです。

このことによって、二つの弊害が出てきます。まず一つ目が営業担当者の営業活動に関わる弊害です。ツールが分断していることで情報を探し出すのに時間がかかったり、情報が分散していることで本当に必要な情報が埋もれてしまったりするのです。

また、属人的な営業管理になってしまっていると、他営業担当者との情報共有がうまくいかないため、成功事例や提案内容などの共有ができず、自分で一から成約に繋げるための方法を考えなくてはいけません。営業活動上の自分の課題が分かっていても、自分一人の力ではそれを改善する方法が分からないため、結局のところ現状を打破できないままという結果になってしまうのです。

そして二つ目が、営業組織としての弊害です。案件進捗状況や顧客とのやり取りなどの営業活動に関わる情報は、とても流動的なもの。属人的な営業管理となっていると、そのような日々変わっていく情報がタイムリーに共有できないため、上司からの指示やアドバイスが的確ではなかったりタイミングがずれてしまったりすることがあります。

本来であれば、案件の進捗を逐一確認して、その都度、次のアクションを考えて実行していくというPDCAサイクルを回す必要がありますが、さまざまなツールで情報管理をしていると、営業会議やミーティングのための資料作りに時間がかかってしまい、会議でも状況報告のみに時間を取られて次の打ち手を考えることもなく終わってしまうということになってしまいます。

この二つの課題を解決するために、SFAの必要性が高まってきているのです。SFAのみで顧客情報・案件情報・商談履歴など全ての営業活動を蓄積しておくことができ、必要な情報を必要な時に手に入れることが容易になります。

また、他の営業担当者のナレッジを共有することで自信の営業活動の幅が広がったり、スケジュールを共有することで上司が個々の営業活動を把握したりすることも可能に。

一元管理することで同じ情報を何度も入力する必要がなくなり、一度の入力で自分が必要としているデータとしてアウトプットできるようになるため、分析や資料作成の時間が大幅に削減でき、PDCAサイクルを効率的に回すことができるようになります。

SFA導入に際して社内稟議を通す必要があると思いますが、上記のようなSFAの必要性を説明することによって、SFA導入が一歩近づくと思います!

SFAと請求書ツールの位置づけは?

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企業というものは、売上を作ってこそ成長していくもの。そのため「SFAを導入したとしても売上に結び付かない」と判断されてしまうと、導入には至らないことに。社内稟議の際には、社内全体にSFA導入がメリットであるということを伝えたほうが良いでしょう。
まず、営業部門にとっては、SFAを請求書ツールと連携させることにより、どんな営業活動がどのくらいの数字に繋がっているのかを、一つのツールを見るだけで把握することができます。また、請求書ツールとの連携によって、営業部門だけでなく経営部門や経理部門などの、社内の部門間でのやり取りもシームレスになります。

営業部門においては、見積りや請求のステータスがSFAに表示されるため、どの案件が受注に繋がっているのか・どんな商談内容だと見積りを取ってもらえるのか、という内容が把握でき、組織内の営業活動を最適化することに役立ちます

。更に、見積りの中でも確度が高いのか低いのかというステータスで管理することもでき、それを基にして売上見込を計算することができます。営業利益の計算もしやすくなるので、管理部門にとっても営業利益見込みを分析しやすくなるのです。

更に、顧客別や案件別だけでなく、営業担当者別に受注金額・売上見込金額がグラフ化されることで、各営業担当者の実績分析もできるようになり、人事評価にも役立ちますね。

また、請求書関係の業務は経理やバックオフィスが担当しているケースが多いですが、SFAと請求書ツールの連携で、経理やバックオフィスが請求書発行のタイミングを逃さずに、遅延や漏れも大幅に減らすことができます。

SFA導入時に陥る罠と稟議でおさえるべきポイント

「SFAの必要性が分かったし、ぜひ導入しよう!」ということになった時に間違いやすいのが、テレビや雑誌で話題になっている製品や、口コミの数が多い製品を選ぶこと。それだけで選んでしまっては、実際に自社に合うかどうかが分からずに、せっかく導入しても失敗に終わってしまうでしょう。SFA導入に際してどんなポイントに気をつけるべきか、確認しましょう。

●目的
まず、「SFAをなぜ導入するのか」という自社の課題を考えましょう。自社の課題を解決するためにSFAを導入するのですから、まずは自社の課題と目的を把握していなければ、せっかくSFAを導入しても活用されずに終わってしまいます。
また、実際に入力作業を行う営業部門がその目的を把握していなければ、「ただ単に入力作業が増えただけ」「入力することが目的」と思ってしまうことになり、営業上の課題解決に繋がりません。SFAはあくまでも目的を達成するための手段であることを忘れずに、そしてその意識を社内で統一することが大切です。

●機能
単純に「高機能の製品なら売上が上がる」というものではありません。機能が多すぎても使いこなせないし、必要な機能が備わっていなければ意味がないのです。大事なのは、課題を解決できるような機能があるかどうかです。営業部門だけでなく、経営陣や事務など、社内全体で検討してみると良いでしょう。

●使い勝手
現場である営業部門にとって使い勝手がいい製品でなければ、SFAを定着させることは難しいです。直感的に操作できたり、入力項目が選択できたりなど、細かいところまで配慮している製品がおすすめです。また、外出が多い営業部門にとっては、出先で内容を確認できる製品であることも大事なので、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しているかも重要です。

●費用対効果
SFAを導入するに際して、初期費用やランニングコストがかかりますが、それが安いからと言って製品を決定するのはいかがなものでしょうか。安価な製品には、安いなりの理由があるものです。目先のコストだけに縛られず、機能や使い勝手などを加味して費用対効果を計算し、採算が取れる製品の中から選ぶことがおすすめです。
費用対効果を計算する際には、SFA導入によって受注件数がどのくらい増えるのか(=売上がどれだけ上がるのか)、雑多な業務が減ることによって営業業務がどれだけ効率化されるのか(=人件費がどれだけ削減できるのか)などの指標で考えましょう。

SFA比較5選

Senses

【特徴】
・人工知能AIを搭載
・過去の類似案件を参考にできる「おすすめアクション」機能
・ドラッグ&ドロップで直感的に管理できる案件ボード
・取引先情報(企業概要、プレスリリース、有価証券報告書、財務情報など)を自動取得
・G Suite、マルケト、Slack、MFクラウド請求などとの外部連携機能

【費用】
月額 5,000円~

【URL】
https://product-senses.mazrica.com/

 

SalesCloud

Sales Cloud

【特徴】
・AI搭載
・見込み客の開拓や、各キャンペーンのトラッキング機能
・ワークフローを設計することで、商談の値引きや経費などに関する承認プロセスがスムーズに
・バックエンドシステムを連携させて、顧客のデータをあらゆる角度から把握

【費用】
月額 3,000円~

【URL】
https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

ナレッジスイート(Knowledge Suite)

GRIDY SFA

【特徴】
・SFAだけでなく、グループウェア、ビジネスアプリなどさまざまなツールが統合されたオールインワンプラットフォーム
・情報共有や顧客情報管理などが一体運用可能
・ユーザー数無制限

【費用】
初期費用 無料
月額 6,000円~

【URL】
https://knowledgesuite.jp/

ネクストSFA

ネクスト SFA

【特徴】
・営業現場に必要な物のみを揃えたことで定着しやすい
・顧客情報や案件情報だけでなく、受注管理やアプローチ管理も可能
・追加費用なしで多様なカスタマイズ可能
・会計ソフト、名刺管理ツールなどとの外部連携機能

【費用】
初期費用 無料
月額 50,000円~

【URL】
https://next-sfa.jp/

e-sales マネージャー

eセールスマネージャー

【特徴】
・クラウド型とオンプレミス型どちらもある
・企業規模によって選べる「eセールスマネージャー Remix CLOUD」、「eセールスマネージャー Remix MS」、「eセールスマネージャー nano」の3種類
・営業支援、顧客管理、情報共有、マーケティングなど、機能は多岐に渡る
・Excelへの自動アウトプット機能
・Sansan、Dropboxなどとの連携

【費用】
月額 1,000円~ (eセールスマネージャー nano)

【URL】
https://www.e-sales.jp/

終わりに

営業部門だけでなく、社内全体で効果が見込めるSFAの導入。上層部や経営陣にもメリットをきちんと伝え、稟議を通すようにしましょう。自社の売上が向上し組織力もアップするツールをせっかく導入するのですから、ポイントを押さえて失敗しないように注意してくださいね。
また、稟議を通す前に、実際に気になる製品は無料トライアルで使い勝手を試してみることをおすすめします。無料トライアルの必要性についてはこちらの記事(https://product-senses.mazrica.com/senseslab/sfa/sfa-trial)を読んでみてくださいね。

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