AIを搭載したSFAでできることとは？導入時のポイントなども解説

働き方改革の推進により、限られた時間内で最大の成果を上げる必要が出てきました。

そのため、「業務の効率化」が企業の課題となってきています。
業務効率化において無視できないのが、システムなどのツールの活用です。人間では限界のある業務や、反復性があってミスが許されない業務などをシステム化することで、顧客と対面したり頭を使って判断したりする「人間にしかできない業務」に割く時間を増やすことができるようになります。

さて、それでは、営業組織として最大限の成果を出すために、ツールをどう活用するか。それが、現代の営業組織が直面している課題です。

営業組織と強い繋がりがあるツールと言えばSFAですが、個々の営業担当者を支援するだけでなく、組織としてSFAを使っていかに営業活動を管理するかが、これからの営業組織には大事になってくると思います。

このような背景の元、現在はAI(人工知能)を搭載したSFAが注目され始めています。

本記事では、AIを搭載したSFAでできることや、導入時のポイントについて解説します。

そもそもSFAとは？

SFAとは「sales force Automation」の頭文字を取ったもので、日本語では「営業支援システム」と訳されます。

営業担当者のための営業支援システムとして名高いSFAですが、実は「営業管理」を目的としても活用することができます。

実際、SFAが急成長した欧米では、営業管理を目的として発展してきています。

従来の営業活動は属人的であったため、営業担当者が退職してしまうと顧客情報やナレッジを失ってしまうという傾向にありました。そうなると、引継ぎができていないことによってクレームを招いたり、営業の機会をロスしてしまったり、企業にとって大きな損失に繋がっていたのです。

関連記事：営業管理とは？営業で管理すべき6つのデータと管理方法・秘訣

そこで重要視されたのが、営業活動を管理すること。顧客情報や商談履歴をシステム上で管理することで、営業担当者が退職しても企業側には重要な情報を残しておける仕組みになりました。

SFAでは、次のようなものをシステム上で管理することができます。

• 取引先、顧客管理：取引先と顧客情報の管理
• 案件管理：案件ごとの進捗状況
• 商談履歴：どの顧客と、いつ、どのような商談をしたのか
• アクション履歴：どの顧客に、いつ、どのような行動（メールや電話など）をしたのか
• スケジュール管理：各営業担当者のスケジュールをカレンダーで管理
• 資料管理：提案書、企画書、事例集、マニュアルなどの資料を一元管理

営業活動の履歴や営業活動で必要な情報を一元的に管理することによって、成功事例やトップセールスマンのナレッジを営業組織全体で共有することができるようになるのです。

近年では、SFAにAI(人工知能)を搭載し、さらに営業フローを効率化することが可能になるツールが現れています。

関連記事：SFAの必要性とは？現場営業に本当に必要なSFAの機能を解説

AIを搭載したSFAが注目される背景

ここでは、AIを搭載したSFAが注目される背景について解説します。

働き方改革の推進

労働生産性を上げるため、日本政府が進めている働き方改革。 どこの企業も、長時間労働や残業を減らす取り組みを導入し始め、実際に働き方が変わったと実感している人も多いのではないでしょうか。

しかし、労働時間を短縮するということは、一つひとつの業務にかけられる時間も少なくなってしまうということ。

限られた時間で業務を円滑に回し、なおかつ受注率も上げるためには、業務の効率化は欠かせません。

特に、営業部門は顧客とのやり取りの時間を制限するわけにはいかないので、“人が行うべき業務”と“テクノロジーに頼る業務”を線引きして、ITに頼れるところは頼ることで自信の営業活動を効率的に行う必要があります。

そこで、SFAの導入が必要不可欠になってくるのです。SFAを活用することで、営業担当者は対面での営業活動に専念できるようになりました。

また、成功事例やトップセールスマンのナレッジを共有することにより、今まで失っていた営業チャンスも逃すことなく、受注に繋げることができるようになります。

また、SFAは、教育のためのリソースを減らすこともできます。顧客情報からトップセールスマンのナレッジまで、自社の営業活動に関わることがSFAには全て入っています。

これにより、教育のための時間もコストも削減することができ、効率よく営業担当者を育てることができるようにもなります。

つまり、少ないリソースで、最大の利益をもたらすためには、SFAなどのシステムに頼ることが必須となっているのです。

AIを搭載したSFAでできること

AIを搭載したSFAでは、今までの営業活動を効率化することが可能です。

AIを搭載したSFAを活用することで可能となる代表的な3つのことについて解説します

•  予実管理の自動化
• ネクストアクションの提示
• 営業パーソン能力の可視化

予実管理の自動化

AIを活用した機能の一つとして、予実管理の自動化が挙げられます。目標に対する実績との差分を可視化し、優先度の高い案件を把握できます。

具体的には、以下のような数値を自動でAIが分析し、割り出してくれます。

・売上目標

・受注金額

・予測受注金額

優先度の高い案件に注力することで、営業組織の生産性が上がり、売上拡大に繋げることができます。

▶︎▶︎予実管理の自動化で、売上拡大を目指したい方におすすめのツールとは？

ネクストアクションの提示

AIを搭載したSFAができることのつ目は、ネクストアクションの提示です。

それまでSFAに登録された案件データを元にAIが営業目標達成に向けて現状とのギャップや、ネクストアクションを提示します。

予測されたリスクからネクストアクションを検討し、受注へ繋げることが可能です。

また、予測確度や予測契約日、予測受注金額まで割り出せるツールもあります。 数値に基づいたネクストアクションを自動で提案してくれるため、営業パーソンは営業業務に集中して取り組むことが可能になります。

営業パーソン能力の可視化

AIを搭載したSFAができることとして、次に挙げられるのは営業パーソン能力の可視化です。

これまで、「売上」という一元的な軸で評価されるケースが多かった営業パーソンの能力ですが、運に大きく左右されてしまう場合もありました。

しかし、AIを活用することで、多面的に営業パーソンの強みや弱みを可視化することが可能になりました。

能力が正当に評価されることで、営業パーソンのモチベーション維持に繋がり、組織全体の営業スキル底上げも期待できます。

関連記事：営業に必要な8つのスキルとスキルアップの方法とは？

AIを搭載したSFA導入のポイント

最後に、AIを搭載したSFAを導入する際に注意すべきポイントを解説します。

AI機能を備えたSFAを導入することで、様々なメリットがありますが、真にメリットを享受できるのは、具体的な導入目的を明確にした上でその目的達成に活用できた場合のみです。

つまり、AIを搭載したSFAを導入する前提として、その導入目的を最も慎重に検討する必要があります。

目的設定の際には、”どの業務工程のどの部分を、どのように改善することで、自社の利益につながるのか”といった具体的な内容を明らかにすることが肝心です。

導入目的が曖昧であったり、AIの活用なくしてもその目的は達成できる場合は、AIを搭載したSFAを導入する必要はありません。別の対応策を検討したほうが良いでしょう。

本来必要のないシステムを無理に導入すれば、社員の負荷が高まるだけです。 優れたSFAであっても、新しいシステムへの習熟が求められるため、社員の反発を招く可能性があります。

AIの活用が本当に必要な目的なのかをよく吟味し、その上で適切なSFAを選定することが大切なのです。

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AIを搭載したSFAで営業を効率化しよう

AIを搭載したSFAを導入することで、営業組織に以下のようなメリットをもたらすことを解説してきました。

• 予実管理の自動化
• ネクストアクションの提示
• 営業パーソン能力の可視化

しかし、自社が解決したい課題に沿っていなければ、何を導入しても効果はありません。まずは、自社の課題は何か、そしてそれがAIによってどのように解決できるのかを明確にし、営業組織を今よりも効率化することを目指しましょう。

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