企業のテレワーク化が急ピッチで進んでいる昨今。従来は訪問活動が主であった「営業」も、テレワークやオンライン商談での実施が急務になっています。

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そこで、今回、創業当初より営業活動をテレワークで行っているマツリカ営業チームを取材。メンバー全員がテレワークになっても、成果を上げ続けている本チームでは、一体どのようにテレワーク営業を行っているのでしょうか?

本記事では、営業の管理職とメンバーそれぞれの1日の様子と、4つのポイントを軸に、テレワーク営業のコツを紹介します。
 

ポイント① 社内チームのコミュニケーション:要は〇〇〇をつくること
ポイント② 社内の情報共有:テレワークでも抜け漏れなく部署間連携
ポイント③ オンライン商談:参加者全員を巻き込み、一方的にならない会話をスムーズに
ポイント④ チームの工数管理:効率的にツールを使い分けるリテラシーが重要

メンバー紹介

今回お話をうかがった、マツリカ営業チーム4名をご紹介します。

テレワーク営業の1日

ー はじめに、テレワーク営業の、1日の流れを教えてください。

■ 管理職のポイント!

・7時には起きて、ストレッチをしながら散歩。家に篭りがちなので、意識的に身体を動かしている。
・日報管理はなく、Senses(センシーズ :マツリカが提供するSFA/CRM)でチームの活動予定を管理。気になった点は、チームの案件会議で話す。緊急のものはSlackでやりとり。  
・夜にSensesのレポートを見てチームの活動状況をチェック。

アクション分析レポート

 

■ メンバーのポイント!

・活動時間をしっかり決めて、メリハリをつけている。
・モチベーションを保つために「1時間で電話を何件かける」というように、自分の活動時間を設定。昼食や息抜きの時間も含めて自己管理を心掛けることで、リズムを作って集中力も保つ!
・半日に1回ほど、Sensesで自分の活動量を見て、漏れや進度をチェック。

アクション管理

 

1.社内チームのコミュニケーション:要は〇〇〇をつくること

ー それでは、具体的な業務ポイントを聞いていきたいと思います。社内会議について、オンラインのコミュニケーションで変わったこと、意識していることはありますか?

 

(中谷)チームでの案件会議は週に一度、Zoomを使って開いています。対面で実施する内容と、変わりはありません。Sensesの売り上げ予測レポートや案件一覧などを画面共有しながら、主に現在の積み上げ状況の確認や、どの案件に対してどの売れない理由が想定できるかを、みんなで考えて話し合ったり。

ただ、オンラインで行う際は、必ずファシリテーターを決めるようにしています。事前に決めずに、その場で「〇〇さんお願いします」と指名するんです(笑) そうすることで、全員が対応できるように準備をしたり、気構えを持てる。自宅で行うことが多いテレワークでは、気を緩めることもできるからこそ、僕が意識しているところです。

 

(金澤)僕のチームでは、冒頭にアイスブレイクの時間をとるようにしています。各々が違う空気の中にいるオンラインだからこそ、他愛のない話から始めて温度感を高めることで、後の会話がスムーズにいきやすい感覚がありますね。
 
 

ー 会議以外の業務上のコミュニケーションは、どのようにとっていますか?
 

(麻生)普段から、質問や報告はチームのSlackで細やかに、オープンに行うようにしています。マツリカでは、基本は自分で調べるという前提はありますが、きっちりと整理された文章でなくても、全員に対して気軽にフラットに質問できます。「これって聞いていいのかな?」という不安で止まることはせず、困ったことがあったら、その度に解決することを大事にしています。同じような質問や疑問をもった人も、それを見ることで解決できるし。
 
 

ー 文字でコミュニケーションをとる文化に慣れていなかったり、質問や疑問を文字にして細やかに連絡することを難しく感じる人もいると思います。全員をコミュニケーションに取り込む際に、気を付けていることはありますか?
  

(金澤)基本的に「社員全員が見ている場所では発言しづらい」という気持ちがあることを念頭に置いています。なので、入社直後の人には特に配慮して、自分からポップな雰囲気を醸し出すようにしています。「これを言ったら怒られるんじゃないか?こんなこと聞いて良いのか?」といった、心理的な不安を取っ払ってあげることが大事だし、そういった雰囲気作りもマネージャーの役目だと考えています。

(麻生)私は、新メンバーの質問には、なるべく早く答えるようにしています。聞いて答えることがチーム全体の示唆にもなるし、みんなが自然と質問しやすく、答えやすくなっていく。あと、マツリカのSlackでは「#なんでも質問箱」というチャンネルを作っています。どこで、誰に聞いていいことかわからないときには、そこに質問を投稿するだけで、気が付いた人が答えてくれる流れが作られているので、質問しやすい空気がありますね。

(西田)Slackなど、テレワークを円滑にするツールはいくつもあるけど、チームのコミュニケーションを保つためには、金澤さんがやってるような雰囲気作りがとても大事だと思います。メンバーの目線でも、砕けた雰囲気があると相談・報告のしやすさがグッと上がるんです。

 

「テレワーク営業の不安解消!管理職と現場に4つのポイントを聞いてみた」

(取材時の様子)

 

2.社内の情報共有:テレワークでも抜け漏れなく部署間連携

ー インサイドセールスとフィールドセールスなど、営業の中で分業している場合、テレワークでも漏れなく情報共有する方法はありますか?

(麻生)ツールを使い分けて、部署間で情報抜け漏れがないように、データを蓄積することを意識しています。たとえば、Sensesは営業情報のプラットフォームとして使っているので、案件にまつわることは全てここに残るようにしています。その他には、pickupon(通話内容の自動書き起こしツール)でインサイドセールスの架電内容を可視化して、フィールドセールスの質の良い初回商談につなげたり。全体的なすり合わせは、部署全体のミーティングで話したりもします。

それ以外の細かいコミュニケーションや、都度他の人に共有したい案件などの情報は、全メンバーが見れるSlackで行うようにしています。

3. オンライン商談:参加者全員を巻き込み、一方的にならない会話をスムーズに

ー 商談先がどのくらいオンライン対応しているかによって、商談方法や配慮するポイントも変わってくると思います。オンライン商談のセッティングに向けたポイントはありますか?

 

(金澤)商談前の段階では、先方のオフィスに電話が通じないこともあるので、アプローチメールや資料ダウンロードのお礼メールに日程調整ツール(Notia、YouCanBookMe等)を差し込むことで、先方の日程調整の手間を減らしています。事前に、セキュリティやネット環境について確認するようにもしています。

実際の商談方法は、お客さんの体制に合わせられるよう、いくつかの選択肢をもっていることが大事です。例えば、商談ツールだと、Zoom、Whearby、Skypeなど、どれもスムーズに使えるようにしておくことで、どのお客さんにもスムーズに対応できるようにする。電話だけで行うこともあります。

(麻生)昨今の状況下では、オンライン商談へのハードルもだいぶ下がってきて、ネックになることが少なくなったように感じます。対面の商談しか受け付けていただけなかったお客さんも、今はツールを使用してオンラインでお話ししていたり。訪問がスタンダードであった営業の世界が、徐々に変わっていく感触はありますね。

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ー オンライン商談がスムーズに進む、コミュニケーションポイントを教えてください!
 

(中谷)対面とは違って名刺交換から始めることができないので、まずは参加者の名前と役職を確認します。なるべくカメラをオンにしてもらって、顔を見て話せるようにもします。あとは、こまめに質問タイムや確認をとる、指示語を減らすなどして、会話が一方的にならないことを、いつも以上に心がけています。

(金澤)とにかく、もたつかないことですね。対面での商談よりも、ただ画面を見るオンライン商談のほうが、動作が滞ったときのストレスが高いんです。なので、資料の切り替えや商品のデモ画面の操作を普段から練習して、画面を見なくても動かせるレベルにしています。あとは、参加者が飽きないように、自分の背景画像を工夫したり。今の背景はタワマンの画像で、アイスブレイクにも使っています(笑)

(麻生)反応を伝えるために、大きく頷くようにしています。テレビのワイプをイメージして、あれくらい頷くと相手に伝わりやすいかなと。あとは、問いかけるときには名指しをすること。インバウンドの顧客には、問い合わせをした本人から始めて、どんどん遠そうな人に振っていき、全員に参加している感覚を波及させていくようにしています。

(西田)僕はカメラを自分の目線に調整することと、照明に気を遣っています。カメラを自分の目のちょっと下くらいの位置にすると、上目遣いにも見下ろす形にもならずに、真っ直ぐを相手を見つめられて、ちょうど良いんです。雑誌をたくさん積んで今の高さにしています(笑)

 

4. チームの工数管理:効率的にツールを使い分けるリテラシーが重要

ー 管理職が、メンバーのリソースや工数を把握するポイントはありますか?

(金澤)効率的にツールを使い分けて、メンバーの作業工数やリソースをチェックしています。Sensesでは各案件の進捗状況や活動内容、GoogleカレンダーではSensesと連動して活動日時が反映されるので、スケジュールの埋まり具合を見ることができます。Slackやスプレッドシートでは、チーム全体のタスクを確認・管理したり。これらのツールには載らない、案件以外の活動などを、チームの会議で報告するようにしています。

営業活動の管理については、必ずしもツールを集約することが正解ではなく、目的に応じて使い分けることが大事です。今後、特にマネジメント層にとっては、効率的にツールを使い分けるITリテラシーがさらに重要視されていくでしょう。

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(中谷)一つ一つの活動を監視・管理する体制ではなく、売れているかどうか、売るために必要な行動ができているかを見るようにしています。時間の大小でどうこうではなく、成果に対する活動ができているか。そこにまつわる情報を、Sensesを中心に各ツールで見ています。
  

ー 自宅での業務が続くことで、モチベーションの低下や体調管理など、チームメンバーの状態を気に掛けることも増えると思います。業務以外のコミュニケーションで、どのようにメンバーの状態をケアしていますか?

(金澤)メンバーのモチベーション維持については、オフィスで会うときよりもタッチ回数を意図的に増やすようにしています。最近元気がないなと気になったら、雑談するレベル感でZoomを繋いでみたり。あとは、タイミングを見て、Slackのチームチャンネルで業務外の話をふるようにもしています。「人に会えなくて寂しいよー」なんて話を、気軽に言い合える間柄、雰囲気をつくることが重要だと思っています。

 

(営業チームでのオンライン飲み会の様子)

 

― みなさん、どうもありがとうございました!

テレワークの営業に必要なツールを使うだけではなく、雰囲気作りやツールの使い分けなど、管理職もメンバーもチームで工夫している様子がうかがえました。
 
働き方の変化に戸惑ったり、チームや顧客とのオンラインコミュニケーションに迷ったときには、ぜひ参考にしていただけたら幸いです!

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