Senses Lab. トップ ツール紹介 【リモートワークツール徹底解説】営業への導入ステップと注意点とは?

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リモートワークとは、「オフィス以外の場所で仕事をする」という新しい柔軟な働き方。
リモートワークは、生産性向上のために各企業で導入が進んでおり、営業職にとってもその流れは例外ではありません。
リモートワークを営業職にも導入することにより、営業活動に充てる時間を増やすことができ、受注率の向上へと繋がるのです。
今回は、そんなリモートワークとそのツールについて取り上げてみました!
実際のメリットやデメリットも紹介しているので参考にしてみてください。

リモートワーク(テレワーク)の普及が進む今

【リモートワークツール徹底解説】営業への導入ステップと注意点とは?|Senses Lab.|1

近年の情報技術の進展とデジタルの革新により、AIやRPAなどの技術が今まで人が行ってきた業務を代替するようになってきています。
働き方改革によって最小の工数で最大の成果を出すことが求められていますが、ICT(情報通信技術)はその生産性の向上にも一役買っているのです。
そんななかでICTを用いた新たな働き方としてリモートワーク(テレワーク)という働き方が注目されており、日本でも多くの企業が導入を進めています。

リモートワークとは、言葉の通り「遠隔で仕事をすること」を指し、オフィスに出社することなく業務にあたることを言います。
リモートワークは、いわゆる「在宅勤務」と言われる自宅で仕事をする以外にも、コワーキングスペースやレンタルオフィスを使う方法や、移動中の電車内やカフェなどで仕事をする場合なども該当し、働く場所に縛られません。
これにより、結婚相手の異動などで遠い地へ引っ越してしまった従業員や、介護や育児などで出社が難しい従業員なども転職の必要なく仕事を続けることができるうえに、営業職などで外出が多い従業員はスキマ時間で仕事をすることで残業を減らすことも可能になるのです。

ここで、数値でリモートワークの広がりを見てみましょう。
まずは総務省の「通信利用動向調査」によると、企業のリモートワークの導入状況は2017年13.9%でしたが、2018年は19.1%となっています。
また、規模別で見てみると、100~299人14.5%、300~499人21.3%、500~999人29.6%、1,000~1,999人34.9%、2,000人以上46.6%となっており、企業規模が大きいほどリモートワークの導入が進んでいることが分かります。


リモートワークの導入目的は、1位「労働生産性の向上」2位「勤務者の移動時間の短縮」3位「通勤弱者への対応」という順位であり、働きやすさを向上して人材を確保する目的で導入されているようです。
更に、ビジネスで導入しているシステムやツールについては、1位「電子メール、アドレス帳」2位「社内ファイル共有・ファイル管理」3位「オンライン社内掲示板」となっているほか、「テレビ会議、ビデオ会議」「Web会議」「チャット、インスタントメッセンジャー」も10~20%ほどの企業が導入を進めており、リモートワークに役立つツールを利用していることが分かります。

 

リモートワークの導入のメリット・デメリット

国内ではリモートワークという働き方が広がっている反面で、日本よりも早くリモートワークが定着したアメリカでは2013年にYahoo!が、2017年にはIBMがリモートワーク(テレワーク)を廃止しました。
メリットだけでなくデメリットもあるということを事前に把握しておきましょう。

【メリット1】通勤の負担軽減
朝のラッシュや通勤時間の長さに悩まされているビジネスパーソンは少なくありません。
通勤の負担は心身ともに疲弊してしまい、生産性を下げてしまいます。
自宅もしくは自宅から近い場所で仕事ができるリモートワークであれば、通勤の負担がなくなるため生産性が上がるだけでなく、プライベートの時間も充実してワークライフバランスが向上しますし、交通費の経費が削減されるため会社としてもメリットがあります。

【メリット2】人材の確保
人手不足の昨今では、優秀な人材を確保し続けることが事業の成長に欠かせなくなってきています。
しかし、結婚や出産、介護、結婚相手の転勤などのライフイベントにより退職せざるを得ないケースもあります。
しかし、リモートワークでは社員一人ひとりの事情に合わせて自宅や空き時間での仕事が可能になり、退職を防止することができるのです。

【メリット3】労働生産性の向上
先述した通勤負担の軽減だけでなく、リモートワークであれば同僚との雑談や空中戦のような長時間の会議もなくなるため、個人の業務に集中することができて生産性の向上が期待できます。

【デメリット1】勤怠管理や業務の把握が難しい
勤怠管理ツールを導入していない場合、始業時間と終業時間が分からずにきちんと業務時間内で働いているのかが管理しにくくなります。
また、オフィスで顔を合わせていれば「あの案件はどうなった?」と立ち話もできますが、リモートワークであればきちんと報連相をしていないと案件の進捗状況を把握しきれません。

【デメリット2】コミュニケーションが取りにくい
IBMやYahoo!がリモートワークを廃止した背景に、コミュニケーションの取りにくさがあります。
実際に顔を合わせてアイデアを出し合ったり、ちょっとした立ち話で相談やアドバイスをしたりすることができないリモートワークでは、社員同士の頻繁なコミュニケーションが取りにくいという状況になってしまいます。

【デメリット3】環境整備
リモートワークはオフィスに出社せず仕事をするため、全ての情報やデータなどを紙ベースではなくクラウドなどで共有する必要があります。
また、情報漏洩のリスクを避けるためにも、社員一人ひとりへのパソコン貸与も必要不可欠のため、コストがかかってしまうでしょう。

リモートワークの導入の懸念点とその対策

リモートワークを導入するに際して、実際に挙げられる懸念事項がいくつかあります。
しかし、環境や体制を整えることで改善できることもあるので、対策を踏まえてご紹介します。

【懸念1】コミュニケーションが取りにくい
分からないことやアドバイスしてほしいことがあっても、リモートワークだと上司や同僚と気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなってしまいます。
そのような事態を防ぐためには、Web会議ツールで常に他のメンバーと繋がっていたり、時間差のないチャットでやり取りをしたり、バーチャルオフィスシステムなどで通常のオフィスにいるような感覚で仕事をしたりするなど、すぐに話しかけられるようなITツールの導入をしましょう。

【懸念2】情報共有がしにくい
紙の資料や、特定のパソコンでしかアクセスできないデータなどがあると、リモートワークをしているメンバーはその情報を手に入れることができません。
クラウド型のファイル共有ツールを利用したり、Excelではなくクラウド上で同時編集できるGoogleスプレッドシートなどを使ったりして、情報格差がないように整えましょう。

【懸念3】きちんと仕事をしているのか分からない
リモートワークでは、業務時間内にきちんと席に座って仕事をしているのかをマネージャーが把握するのが難しいこともあります。
上司と部下の信頼関係が構築されていれば問題ありませんが、「さぼっているのではないか」と疑ってしまうこともあるようです。
そのような場合にはオンライン会議ツールやバーチャルオフィスツールを使うことで、全メンバーが働いている姿を確認することができます。
また、位置情報が分かるオンラインタイムカードもあるので、必要に応じて利用してみるのもいいかもしれません。

営業職でのリモートワークの導入

外出が多い営業職は、実はリモートワークに向いている職種だと言えます。
もしかしたら、すでにリモートワークをしているような状態かもしれません。
移動中の電車内や駅で訪問先の情報を確認したり、訪問と訪問の間のスキマ時間でカフェに立ち寄ってWeb会議をしたり、外出先から直帰して自宅で日報を書いてクラウドから提出したり。
今まで紙ベースで行っていた情報管理や日報などを出先で済ませたり、事務所での会議の時間をWebに変更したりすることによって、オフィスに戻る必要がなくなり、その分の時間を営業活動に充てることができるようになります。

リモートワークを進めるITツール

上記のような懸念を解決し、メンバー間の情報格差をなくして離れていてもコミュニケーションが取りやすいようにするためには、ITツールを活用して環境を整えることが大事です。
どのようなツールが適しているのか紹介します。

グループウェア|スケジュールやドキュメント共有!

先述した通り、リモートワークでは情報の共有が欠かせません。
データ共有を促進してメンバー同士のコミュニケーションをスムーズにするためには、グループウェアの導入がおすすめです。

グループウェアは、一般的に以下のような機能があります。
・スケジュール管理:自分やメンバーのスケジュールをカレンダーで一元管理
・ファイル共有:資料やファイルをストックして共有
・掲示板:社内で共有したい事項を掲示板に書き込める
・ワークフロー:申請から承認までの流れを円滑に

グループウェアによって、その日にメンバーがどこでどんな仕事をしているのかを把握したり、資料を探す手間を省いて効率を高めたりすることができます。

▼具体的なツールについてはこちら!

クラウド型グループウェア7選を徹底比較|価格・機能・特徴

タスク管理ツール|社内タスクの整理に最適

案件や業務の進捗状況を把握しにくいリモートワーク。
特定のメンバーが業務過多になってしまったり、他のメンバーの仕事を手伝ってあげたりすることが難しくなってしまいます。
それを防ぐためにも、タスク管理ツールを導入しましょう。

▶︎営業のタスク管理はクラウド営業支援ツールSenses(センシーズ )がおすすめ

「いつまでに」「誰が」「何をやるのか」が全メンバーで共有できれば、特定のメンバーに業務が偏ることもないですし、余裕のあるメンバーに業務を振り分けたりすることもできます。
それぞれのタスクの優先順位をつけたり、未着手・着手中・完了などのステータスで管理したりできるタスク管理ツールもあります。

▼具体的なツールについてはこちら!

タスク・プロジェクト(ToDo)管理のポイント|営業でも使えるツール11選

チャットツール|リアルタイムでのコミュニケーション

顔を合わせる機会が少ないリモートワークだからこそ、普段のコミュニケーションできちんと関係を構築して情報共有することが大事です。
メールのような時差のある連絡手段はリモートワークには向いていません。
リアルタイムでコミュニケーションを取ることができるチャットツールであれば、確認したいことをすぐ確認できますし、孤独感を感じずに仕事をすることができます。
個人間でのやり取りのほか、部署やプロジェクトでグループを作成して会話をすることができるので、メンバー同士のブレストの場として使うこともできます。

▼具体的なツールについてはこちら!

【徹底解説】ビジネスチャット・社内チャットツール比較9選

オンライン商談ツール|社内外との顔を見ながらのコミュニケーション

電話やチャットだけでは、意思疎通がうまくいかない場合があります。
相手の顔を見ながら話すことができるオンライン商談ツールを使うことで、感情を伝えながら会話をすることができるようになります。
スタッフとの会議や打合せだけでなく、遠方の顧客との商談でも利用できるため今まで諦めていた遠方の新規顧客獲得にも繋がります。
また、オンライン商談ツールでは資料や画面の共有もスムーズなので、実際の会議や商談と同じようなスピードで展開することができますよ。

▼具体的なツールについてはこちら!

【インサイドセールス必見 】オンライン商談ツール徹底比較8選|特徴・費用・導入メリット

営業支援ツール(SFA/CRM)|対面での会議など営業コストの削減

顧客データ、案件情報、自分のアクション履歴、商談で使った資料など、営業活動に必要なデータを全て一元管理して共有することができるのがSFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)システムです。

>>>SFAとは?CRMとの違いは?|どこよりも詳しく解説

いつ・どこで・誰が・誰に・どんな営業活動をしたのか、そしてそれが成約したのかどうかという営業活動に関する情報を一目で確認することができ、予算に対しての実績値も簡単操作でグラフ化することができます。
これによって上司への報連相やメンバー間での情報共有の時間を削減し、定例会議や毎朝のミーティングなどの時間をカットすることにも繋がります。
外出が多い営業職だからこそ、SFAやCRMを活用して効率的に情報共有をし、純粋な営業活動に充てる時間を増やすことが大事ですね。

▼弊社の開発するSFA『Senses』は、従来のSFAとは異なる、誰でも簡単に操作できる直感的なUIにより、現場の定着に最もフォーカスしています。『Senses』についての詳しい情報は以下の資料をご参照ください。

Senses活用メリットのご紹介 〜現場活用の14シーンを徹底解説!〜

終わりに

オフィス以外の場所で仕事をするリモートワーク。
働きやすい環境にすることによって、企業は優秀な人材を確保でき、従業員はキャリアアップを諦めることなく仕事を続けることができます。
顔を合わせる機会が少なくなるからこそ、まずは導入前に信頼関係を築き、導入後も気軽にコミュニケーションを取って情報共有ができる環境にして、企業全体で生産性を高めましょう!

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