案件管理とは、営業活動における顧客情報や進捗を一元管理し、目標達成に向けた活動を効率化するための重要なプロセスです。
営業担当者であれば、案件数が増えるとエクセルやスプレッドシートでの管理が煩雑になり、重要な情報が見逃されるリスクが高まると感じているかもしれません。
こうした課題を解決するために、多くの企業が案件管理ツールやアプリの導入を進めています。
これらのツールは単に案件を管理するだけでなく、営業プロセスの効率化や成績向上にもつながる可能性があります。
本記事では、案件管理ツールの選び方、効果的な実現方法、さらに国内で操作性に優れたおすすめのツールを厳選して紹介します。
案件管理とは？
案件管理とは、営業活動における顧客情報や進捗状況を一元的に管理し、目標達成に向けた業務を効率化する重要なプロセスです。
案件ごとに「いつ、どこで、誰が何をしたか」といった基本情報に加え、受注の可能性や予測される売上額などの詳細も管理します。
これにより、案件の進捗状況を可視化し、漏れなく進捗を把握できるだけでなく、受注や失注の原因分析がしやすくなり、組織全体の生産性向上にもつながります。
また、情報を共有することで営業ノウハウが蓄積され、属人化を防ぎながら営業スキルの強化にも役立ちます。
関連記事：進捗管理とは？失敗要因や成功のコツ・進捗を見える化するツール8選を紹介
案件管理に必須の項目
案件管理には、以下のような基本情報を管理することが重要です。
これらは、案件を効果的に把握・活用するための項目です。
- 案件名：案件の概要をすぐに理解できるようにするため
- 顧客の基本情報：顧客が誰であるかを明確にするため
- 担当者名：どの担当者が顧客を対応しているかを把握するため
- 進捗状況：進捗が遅れていないかを確認するため
- 受注確度：案件の優先度を判断するため
- 受注予定日・金額：売上予測や計画を立てるため
これらは案件管理に欠かせない要素の一部です。
自社の営業状況に応じて、さらに必要な情報を追加し、効果的な案件管理に役立ててください。
案件管理ツールとは？
案件管理ツールとは、営業活動における顧客情報や商談の進捗状況を一元的に管理し、業務の効率化と成果向上を支援するシステムです。
これにより、案件の進捗をリアルタイムで把握し、対応漏れや進捗遅延を防止できます。
また、顧客とのやり取りや提案内容を可視化することで、チーム内での情報共有が円滑になり、属人化の防止にも寄与します
さらに、データ分析機能を活用して営業プロセスの改善点を特定し、戦略的な営業活動を実現します。
案件管理ツールの種類
案件管理をするためのツールには、いくつかの種類が存在します。
以下で、各ツールの詳細を紹介します。
Excel（エクセル）/Googleスプレッドシート
案件管理専用のツールではありませんが、ExcelやGoogleスプレッドシートは多くの人にとって使い慣れたツールです。
無料で利用でき、カスタマイズ性が高い表計算ツールとして知られています。
ただし、無料で使える反面、案件数が増えると「管理が煩雑になる」「情報量が増えるとファイルが重くなり動作に負荷がかかる」といったデメリットがあります。
関連記事：エクセルで営業の案件管理をするポイントと使い方【無料テンプレあり】
SFAツール
SFA（Sales Force Automation）は営業支援ツールのことで、営業情報を集約し顧客ごとの進捗状況を可視化し、顧客対応の効率化を図ります。
分析機能も充実しており、営業活動の改善に役立つ示唆を得ることができます。
情報を一元管理してデータを活用できる反面、「入力の手間がかかる」「ツールの設計・設定に工数が必要」「運用が定着せず情報が蓄積されにくい」といったデメリットもあります。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
CRMツール
CRM（Customer Relationship Management）ツールは、顧客関係管理を目的としたツールです。
顧客の基本情報から購買履歴や購入額など詳細なデータを管理し、マーケティングや営業活動に必要な情報を他部署とも共有できます。
SFA同様に「入力の負荷がかかる」「設計・設定に工数がかかる」「運用が定着しないと情報が蓄積されない」といった課題もあります。
関連記事：CRMとは？導入メリット・機能や選び方とツールも紹介
DSRツール
デジタルセールスルーム（DSR）は、BtoB企業が見込み顧客と営業コンテンツを共有しながら、効率的に営業活動を行うためのオンラインスペースです。
ファイル共有やタスク管理、チャット機能を備え、顧客と共同で案件を進めるプロジェクト型の営業に向いています。
営業管理者はルームを開くだけで提案のステータスを確認できるため、営業メンバーや管理者の負担を軽減します。
現在、日本での認知度や導入実績は少ないものの、海外では普及しており、今後の展開が期待されます。
▶︎▶︎参考資料：デジタルセールスルームとは？ ~ 概要・主要ツール・ユースケースを紹介 ~
案件管理ツール導入のメリット
案件管理では、多くの情報を蓄積していく必要があります。
案件管理をツールで行うメリットは以下の5つの通りです。
- 案件の進捗管理を可視化・効率化できる
- 提案内容が可視化される
- すべての営業情報を紐付けられる
- 簡単に分析ができる
- 属人化を防止できる
1. 案件の進捗状況を可視化・効率化できる
案件管理ツールを使えば、誰がどの案件をどのように進めているかをリアルタイムで確認できます。
アラート機能があるツールでは、進捗の遅れや対応漏れが発生した際に自動通知することで、営業活動をスムーズにサポートします。
また、案件が特定の担当者に集中していないか、フォローが必要な案件がないかを確認することで、より効率的な管理が可能です。
たとえば、Mazrica Salesでは、案件がカード形式で表示され、進捗状況に応じてカードの色が変わるため、フォロー漏れを防止しやすくなっています。
関連記事：営業プロセスの見える化—その効果や営業力強化のポイントとは？
2. 提案内容が可視化される
従来、提案内容の管理はエクセルや報告書で行われ、入力の遅れや共有不足により重要な案件を逃すリスクがありました。
案件管理ツールを活用すれば、営業活動を進める中で提案内容が自然に可視化され、管理者はツール上で顧客とのやりとりや資料の使用状況、顧客の反応などをリアルタイムで把握できるようになります。
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3. すべての情報を紐付けられる
エクセル管理では、取引情報や連絡先を確認するのに複数のシートを参照する手間がかかりますが、案件管理ツールではすべての取引情報が一元化されています。
これにより、進捗が滞っている案件を発見した際、過去の対応や関連データもすばやく確認でき、効率的な情報管理が可能です。
4. 簡単に分析ができる
案件管理ツールを使えば、営業担当者や商材、期間ごとに売上見込みや実績をグラフ化・分析することが容易になります。
営業フェーズごとの移行率を確認し、チームメンバーの課題を見つけて改善策を立てることが可能です。
たとえば、クロージングが苦手な担当者にはマネージャーが同行するなど、データに基づいた支援が行えます。
5. 属人化を防止できる
案件管理を特定の担当者に依存すると、その人の退職や異動が業績に影響するリスクがあります。
案件管理ツールを活用してチームで情報を共有することで、急な対応が求められた場合でも他のメンバーがサポートでき、業務の安定化や営業活動の効率向上が図れます。
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おすすめの案件管理ツール・システム
営業の案件管理ができるツールを見ていきましょう。
ここでは、案件管理のツールやシステム、アプリとして特におすすめのSFA/CRM、DSRツールを紹介します。
1. Mazrica Sales｜誰でも使える、誰でも成果を出せるSFA/CRM
Mazrica Salesは、「誰でも使いやすく、誰でも成果を出せる」を徹底追求した、国産の次世代型SFA/CRM（顧客管理機能を備えた営業支援ツール）です。
案件に関する進捗は一覧性のあるカード形式で直感的に確認が可能です。
放置されている案件はカードの色が変化していくので、案件の抜け漏れを防ぐことができます。
案件の更新も、ドラッグ＆ドロップで簡単に行えるのも特徴で、モバイルアプリもあるため出先でも簡単に入力・確認ができます。
- 一覧性のあるカード形式で直感的に案件が確認できる
- 案件の抜け漏れを防げる
- 出先でも簡単に入力・確認できる
また、アクション（営業活動）を登録することで、AIが過去の類似案件の中から参考になるアクションの情報を提示してくれるため、改善策を立てるのに役立ちます。
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【その他管理機能】
- グループウェア（Google Workspace、Microsoft 365）との連携により、営業メンバーの日々の行動を手間なく把握できる
- 売上実績や着地見込みをダッシュボードで把握できるレポーティング機能
- Sansanとの連携で名刺情報も一元管理できる
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| 費用 | 初期費用：0円 |
| Starterプラン （小規模企業向けのミニマムプラン） |
月額27,500円から ※5人のユーザーを含む ※追加ユーザーあたり月額5,500円 |
| Growthプラン （全ての営業組織の成長を支援する基本プラン） |
月額110,000円から ※10人のユーザーを含む ※追加ユーザーあたり月額11,000円 |
【無料トライアル受付中】
無料トライアルはこちらからお申し込みできます。
11.DealPods｜買い手と売り手のカスタマーコラボレーションプラットフォーム
【製品概要】
DealPods（ディールポッズ）は営業と顧客においてやり取りされる、
- 製品紹介や提案書などの資料
- 参考Webページやデモンストレーション動画などのURL
- 議事録や案件サマリーなどのテキストメモ
- 約束や宿題、確認事項など双方のタスク管理
- 連絡や質問などのチャットコミュニケーション
これらの情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。
DealPodsを活用することで、顧客とのプロジェクト管理・タスク管理が容易になり、双方でネクストアクションを合意し、期日通りに成約に導くことができます。
これにより、プロジェクトマネジメント型の営業活動の組織標準化が実現され、期日ズレ（スリップ）が組織的に減少します。
また買い手側（営業）は営業資料をクラウド上で保存できるだけでなく、各資料の利用回数や顧客の閲覧データなどを分析できる機能も搭載。
データに基づいて、より成果につながる営業資料にブラッシュアップできます。顧客から反応の良かった提案資料の発見にもつながり組織の営業力強化につながります。
【サービス紹介資料】
▶Deal Podsのサービス紹介資料を無料でダウンロードする
【その他管理機能】
・お客さま内での購買関与者の誰が、いつ、どのコンテンツに、どれくらいアクセスしていて、どんな興味と懸念点があるのかをレポーティングすることができます。
【費用】
・お問い合わせ
https://product-senses.mazrica.com/lp-enterprise-sales-dealpods-lab-io
案件管理ツールの選び方
案件管理ツールの導入には多くのメリットがありますが、実際には運用が難しく、現場に定着しづらいという課題もあります。
下の図が示すのは、案件管理ツールの1つであるSFAを導入した企業の多くが、課題解決に対して満足できていないという現状についてです。
コストをかけてツールを導入しても課題が解決しないのは、どこかに問題があるはずです。
その原因の一つは、SFAツールに対する誤解にあります。SFAを導入すればすぐに案件管理が楽になると考えられがちですが、効率的な管理には、全員が個別で管理している情報をSFAに入力し、随時更新する必要があります。
この前提が整って初めて、案件の管理・分析・改善が可能になるのです。
ただし、前提を整えることが難しいため、満足度が下がっているのです。
案件管理ツールを選ぶ際に注目すべきポイントは以下の3つです。
- ツール連携のしやすさ：他のツールとシームレスに連携できるか
- モバイル対応：PCだけでなく、スマホからの入力が可能かどうか
- 見やすさ・使いやすさ：営業担当や専門外のスタッフにも使いやすいか
価格や機能に加えて、「現場に定着するか」「運用が楽になるか」を見極める視点で選定することをおすすめします。
関連記事：SFA導入で失敗する原因と注意点｜SFA導入の10の効果
1. ツール連携ができるか
案件管理ツールが現場に定着しない理由の多くは、「情報入力の負担が大きい」点にあります。
多忙な中で、役立つかわからない情報を入力するのは面倒と感じるのが営業担当者の本音でしょう。
この負担を軽減するのがツール連携です。名刺管理のSansanやMicrosoft 365、Google Workspaceなどのグループウェアと連携することで、情報の移し替えが不要になります。
たとえば、Sansanのデータを自動で読み込み、顧客とのメールやカレンダー上の面談予定を案件に自動で反映できれば、情報入力の手間を減らせます。
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2. モバイル対応しているか
モバイル対応は情報入力の負担を減らし、活用機会を増やします。
モバイル非対応のシステムだと、情報の入力や確認にパソコンが必要になり、外出先での利用が難しくなります。
一方、モバイル対応であれば、商談が終わってすぐにスマートフォンから進捗を更新したり、次の商談前に案件情報を確認するなど、より便利に使えます。
3. 見やすさ・使いやすさ
ツールのUIが見やすく、操作が簡単か（入力が容易か）を確認することも重要です。
性能が良くても操作が複雑であれば、日常的な活用は難しくなります。
これを見極めるためにはトライアル期間を利用するのが有効です。
営業担当者に一定期間情報を入力してもらい、導入後の利用イメージが持てるかを判断材料にしましょう。
実際に現場でテスト導入し、現場での使い勝手を確認してから導入を進めると良いでしょう。。
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効果的な案件管理を実現するための５つのステップ
次に、効果的な案件管理を実現する方法について、5つのステップで紹介します。
ステップ1: 案件管理プロセスの標準化
案件管理を効率化するためには、まず営業プロセスの標準化が欠かせません。
各案件の進捗状況を明確に管理するために、リード獲得から成約までのステージを定義します。
例えば、「リード」「商談」「提案」「クロージング」「成約」といった段階を設定し、それぞれのステージで必要なアクションを明確にします。
さらに、各ステージで達成すべき目標や重要なKPIを共有することで、全チームが一貫した基準で案件を進めることが可能になります。
この標準化は、チーム内の連携をスムーズにし、案件の管理効率を大幅に向上させます。
ステップ2: 案件情報の一元管理
案件情報を正確に一元管理することは、営業活動の精度を高めるための基盤です。
SFAやCRMツールを活用し、顧客情報、商談履歴、次回アクションをすべて一箇所で管理します。
これにより、情報の分散や重複を防ぎ、営業担当者が必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
また、情報がリアルタイムで更新されるため、チーム全体が常に最新の案件状況を把握できます。
この仕組みによって、情報の共有や後続の業務がスムーズに進むようになります。
ステップ3: 自動化機能の活用
案件管理の効率化には、ツールの自動化機能を最大限に活用することが重要です。
見積作成やフォローアップリマインダーの送信、案件進捗の通知など、繰り返し発生する業務を自動化することで、手間を削減します。
これにより、営業担当者は付加価値の高い業務、例えば顧客との関係構築や商談に集中できるようになります。
自動化は業務スピードの向上だけでなく、ヒューマンエラーの防止にも寄与します。
関連記事：営業の自動化を徹底解説！ツールを駆使して営業活動を効率化する方法
ステップ4: 進捗状況の可視化と分析
案件の進捗を可視化することは、営業チームのパフォーマンスを最大化するために不可欠です。
SFAやCRMのダッシュボード機能を使えば、各案件の現状を一目で把握できます。
これにより、進捗が遅れている案件や優先度の高い案件をすぐに特定し、適切な対策を講じることが可能です。
また、KPIや過去のデータを基に分析を行うことで、成功のパターンを見つけ出し、今後の営業活動に役立てることができます。
ステップ5: 定期的な振り返りと改善
案件管理の精度を向上させるためには、定期的な振り返りと改善が欠かせません。
案件が終了したタイミングで、成功した要因や改善すべき点をチームで振り返ります。
これにより、今後の営業プロセスに必要な変更点を洗い出すことができます。
さらに、営業活動全体のPDCAサイクルを回すことで、継続的なプロセス改善が可能になります。
定期的な改善を行うことで、より効率的で効果的な案件管理を実現できます。
まとめ
案件管理とは「目標を達成するために営業進捗や顧客情報を管理すること」です。
案件管理により、案件や商談ごとの記録を残せ、受注失注の原因分析が効率的にできるため、組織全体の生産性が向上します。
また、案件や商談ごとの状況を可視化できるため、リアルタイムで進捗状況を管理できるうえ、ノウハウやスキルの共有ができ、属人化を防げます。
Mazrica Salesは、AIを搭載したクラウド型SFA/CRM（営業支援システム）で、直感的なカード形式で案件の進捗を確認でき、放置された案件はカードの色で識別されるため、管理の抜け漏れを防ぎます。
また、ドラッグ＆ドロップで簡単に更新ができ、モバイルアプリ対応で出先でも入力・確認が可能です。
さらに、以下の特徴もあり、効率的な案件管理をサポートします。
- グループウェアと連携し、営業メンバーの日々の行動を手間なく把握可能
- 売上実績や着地見込みをダッシュボードで視覚的に把握
- Sansanと連携して名刺情報も一元管理可能
他のツールを選ぶ際も、こうした機能性や操作性に注目することで、自社に合った案件管理ツールを見つける参考になるでしょう。
下記ページにMazrica Salesの強みや、できることをまとめておりますので、ぜひご覧ください。
投稿者プロフィール
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Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
