営業チームのメンバーで売上に大きな差が出てしまい、悩んでいる営業マネージャーは多いのではないでしょうか。

売れる営業の知識やノウハウを共有することで、「売れない営業」が「売れる営業」へと変わり、新人の教育コストを削減できるというメリットもあります。

つまり、事業の成長には「営業の属人化」の解消が必要不可欠です。

今回は営業の属人化がなぜ起こるのか?解消の方法と併せて解説していきます。

営業の属人化とは?

営業の属人化とは、営業活動に関するプロセスやノウハウ、顧客とのやり取りなどが特定の営業担当者にしか把握できない状態を指します。

このような状況では、業務の進捗状況も共有されず、チーム全体で生産性を向上させることが難しくなります。

営業が属人化してしまうと、以下のような問題が起こります。

  1. 個人が長時間かけて築きあげてきた営業活動のノウハウが社内に残らない
  2. 営業活動を分析して課題を抽出したり、改善策を考案・実行できない
  3. ノウハウが共有されないので、新人の教育に時間がかかる
  4. 担当が異動や退職をした場合、既存顧客との引き継ぎが上手くいかないなど、トラブルが発生しやすい

このような状態では、個人事業主やひとり社長として営業をしているのと変わらず、チームとしての力を発揮することができません。

営業が属人化する原因

まずは、営業の属人化が起こる原因を整理しましょう。属人化の原因は主に「組織」と「個人」の問題の2つに分けられます。

組織の問題

まずは、組織のあり方が属人化の原因となる場合を見てみましょう。

現場任せの営業スタイル

現場のセールスパーソンに営業手法を任せてしまう組織では、営業活動の再現性が確立されず、結果的に営業の属人化が発生します。 これにより、トップセールスに依存する状態が生まれ、将来の売上や収益の最大化が困難になります。

組織全体で目標達成する意識がない

組織全体で営業目標を持ち、その達成のためにメンバー間の協力が重視される風土があれば、営業の属人化は最小限に抑えられます。

しかし、営業チーム内で目標達成意識が高まらない場合、社員は顧客情報を積極的に報告する必要性を感じず、結果として営業の属人化を引き起こします。

個人の問題

次に、営業パーソン個人が原因となる場合について解説します。

営業ノウハウや成功パターンの共有に消極的

インセンティブの支給や昇給・昇進が営業成績に依存している場合、社員は社内メンバーに営業成績で負けたくないという心理が強くなります。

そのため、営業ノウハウや成功事例を社内に展開しようと考えなくなり、組織全体で営業の属人化を招いてしまいます。

ミスを隠し、自分の立場を守りたい

社内で情報を共有するということは、営業活動の中で起こるミスやクレームも共有することを意味します。

しかし、情報を共有する社風がない場合、自分の評価を下げるミスやクレームを隠し、自分の立場を守りたいという心理が働きます。この結果、営業の属人化が進行してしまいます。

営業の属人化で生まれる課題

では、属人化が起きている営業組織で生まれる課題について詳しく解説します。

営業成績にばらつきが出る

属人的な営業組織では、個々のスキルや経験に大きく依存してしまうため、営業成績のばらつきが発生しやすくなります。

これは、営業担当者の能力や経験が異なることで、組織全体の成績が安定しなくなり、結果的に一貫した収益を得ることが難しくなるからです。

特定の営業担当者が優れた成績を上げていたとしても、他のメンバーが同じレベルの成果を上げられなければ、全体の収益が不安定になります。

組織全体の業績を安定させるためには、個々の成果に依存しない体制づくりが必要です。

トップセールスに依存した営業組織になる

営業成績の優れているトップセールスに過度に依存する営業組織では、その担当者が退職や異動した際に、組織全体の営業力が一気に低下するリスクがあります。

トップセールスが成果を出している間は組織全体の成績が良好に見えるかもしれませんが、その人がいなくなったときに他のメンバーがその穴を埋めることができず、組織全体の営業パフォーマンスが急落する危険性があるのです。

また、他の営業メンバーが自分たちの力を十分に発揮できない環境が続くことで、組織全体の成長が停滞する可能性も高まります。

顧客データが活用できない

営業活動で得られる顧客データは、企業にとって貴重な資産ですが、営業の属人化が進んでいる組織では、これらのデータが適切に共有・活用されません。

個々の営業担当者が商談で得た情報を自分だけで管理してしまうため、他のメンバーがそのデータにアクセスできず、データがブラックボックス化する傾向があります。

この状態では、組織全体で顧客データをもとにした営業戦略の策定や、商談成功のパターンを発見することが難しくなり、競争力が低下するリスクが高まります。

企業は、こうした顧客データを一元的に管理し、全員が活用できる環境を整える必要があります。

顧客に適切なアプローチができない

営業担当者がそれぞれ独自に顧客情報を管理していると、顧客情報のサイロ化が進み、適切なアプローチが難しくなります。

たとえば、ある営業担当者が既にアプローチして失敗した顧客に、別の担当者が再度営業をかけてしまうと、顧客に不信感を与える可能性があります。

このような重複した営業活動は、企業の信頼性を損なうだけでなく、売上の機会損失にもつながるため、顧客情報の共有と一貫した対応が求められます。

引き継ぎ業務が非効率になる

現代では、転職が一般的になっており、引き継ぎ業務を効率的に行える体制の構築が重要です。

しかし、営業組織が属人化している場合、引き継ぎの際に担当者の知識や情報が個人に依存してしまうため、次の担当者がその内容を把握するのに多くの時間と労力がかかります。

引き継ぎ時に、すべての重要な情報がしっかりと伝達されないリスクがあり、その結果、顧客への対応が不十分になったり、機会損失やクレームが発生する可能性が高まります。

新人教育が遅れる

営業組織が属人化していると、新人営業担当者の成長も遅れがちです。

過去の商談履歴や成功・失敗事例がオープンに共有されていれば、新人もこれらの情報をもとに顧客理解を深め、早期に即戦力として活躍できる可能性が高まります。

しかし、属人化が進んだ組織では、これらの情報が共有されず、新人は先輩の経験や勘に頼ったアドバイスを受けるしかなくなり、成長が遅れるだけでなく、モチベーションの低下にもつながる恐れがあります。

営業の属人化を解消する7つの方法

前項で見てきたように、意図しているにせよ、していないにせよ、「属人化」している方が本人たちにとってはメリットが多い状態に変わりはありません。

つまり、情報共有をするよう個人の意識を変えるのは、なかなか難しいのです。

では、どのようにすれば属人化を解消し、チーム内で情報を共有できるようになるのでしょうか?

ポイントを7つ紹介します。

こちらの記事では営業の属人化をはじめいくつかの営業課題に関する解決策を紹介しておりますので併せてご覧ください 

関連記事:営業のよくある10の課題と解決策を徹底解説!

①情報共有の仕組みを作る

まずは、組織内で情報共有の仕組みづくりをすることから始めましょう。

「もっと情報共有をしよう!」という話は、定期的にマネージャーやメンバーから出てきます。

都度、チャットを導入したり、週一回の定例でランチミーティングをすることにしたりと、さまざまな案が出て、実行されると思いますが、効果を感じられなかったり忙しかったりといった理由で、なかなか続かないのではないでしょうか。

これらはあくまでも情報共有のツールだったり、手段に過ぎません。

使う側の人間の意識が変わらなければ、使わなくなってしまう(やらなくなってしまう)のは当然だとも言えます。

しかし逆に言えば、使いたくなる・やりたくなる仕組みを作ればいい、ということになります。

例えば、情報共有をするごとにThanks(ありがとう)ポイントが溜まり、四半期ごとに集計してトップだった人には賞品が出たり、コメントに必ずフィードバックがあるだけでも「情報共有しよう」というモチベーションに繋がります。

情報共有の方法とは?社内外の営業情報共有の最適な仕組み作り

②営業組織の目標を明確にする

続いて、組織の方向性を統一するため、組織全体で共有すべき目標を明確化しましょう。

目標を設定することで、全てのメンバーが同じ方向に向かって努力でき、各個人の成果が全体の成果にどう貢献するかが見えやすくなります。

具体的な売上目標、顧客獲得数、または契約の更新率など、測定可能で現実的な目標を設定し、全員がその達成に向けて協力する体制を整えましょう。

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③管理するデータを決める

続いて、共有すべき情報・データを決めます。

情報は際限なく増えるもので、すべてをみんなで共有する=見える化したり、管理することは、不可能です。

しかも、見える化した情報全てが必要だとは限りません。

営業の組織であれば、以下の情報・データを網羅できるようにしておくといいでしょう。

  • 取引先・コンタクト・顧客管理・・・企業や担当者の情報、商談の履歴・進捗
  • 目標管理・・・組織と個人の目標と、目標の進捗や達成度合い
  • 案件管理・・・商談日、取引先、営業担当者、商材、商談経緯、商談内容、案件の進捗受注の確度(見込度)、受注予定日、売上予測額(見込額)、営業の行動履歴
  • 行動管理・・・営業が取った行動の内容、担当者、フェーズ、改善施策と実施結果、使った資料(提案書など)

これにより、「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」を全員で共有できるようになります。

ただし、いきなり全ての情報を共有するのは営業にとって負荷になりかねません。

上記の情報にも優先順位をつけておき、共有の範囲を少しずつ広げると良いでしょう。

関連記事:営業のデータ活用を推進する5ステップと企業のデータ活用事例

④営業プロセスを共有し、平準化する

次に、営業プロセスを共有し、標準化します。

営業プロセスを共有することで、提案資料やお客さまに伝えるフレーズ、メールを送るタイミングなどの営業担当者ごとの違いが浮き彫りになります。

特徴を一つ一つ分析して、良いパフォーマンスと悪いパフォーマンスを明確にすることで、成約に結びつく理想の営業プロセスを見つけることができます。

さらに売れる営業は、お客さまに合わせてアイスブレイクを変えたり、取引の危険信号を敏感にキャッチしたりといった、高度なノウハウやスキルを持っている人が多いです。

本人も意識していなかったり、言語化しづらい部分ではありますが、先輩や上司が上手にヒアリングすることで、引き出すことができます。

そして、優れた営業プロセスを標準化することで、営業担当者ごとのアプローチや知識のばらつきを防ぐことが可能です。

営業マニュアルやチェックリストを作成し、全員が統一された手法で営業活動を行うよう徹底することで、スキルの差を縮小することができます。

営業のプロセスの見える化に関しては以下の記事も参考になります。
関連記事:営業プロセスの見える化とは?可視化の3ステップを解説

⑤営業マニュアルを導入する

営業マニュアルとは、営業活動の流れや営業で成果を出すためのノウハウなどがまとめられたものです。

営業活動では、顧客の購買意欲を刺激するトーク力や、顧客の課題を聞き出すヒアリング力など、さまざまな営業スキルが必要になります。しかし営業活動が属人化している組織では、営業担当者一人ひとりの営業スキルが均一ではないため、成果にもバラつきが生じます。

そこで、営業マニュアルを活用して自社の営業ノウハウを理解することで、営業スキルの底上げと成果の均一化が実現するのです。

関連記事:営業マニュアルの作り方|テンプレートや運用方法も解説

⑥営業プレイブックを導入する

営業プレイブックとは、誰が・何を・どのくらいできるようになるか、という営業活動に関わるノウハウやナレッジなどをまとめた資料です。「プレイブック」とは、もともとスポーツでの戦略をまとめた「戦略集」を指しますが、戦略が重要なビジネスシーンでも活用されるようになりました。

営業活動は単なるルーティン作業ではなく、ノウハウやナレッジを活かした戦略的なアプローチが求められます。そのため、属人化の解消・営業力強化のために営業プレイブックを活用する企業が増えているのです。

関連記事:営業プレイブックとは?営業組織のレベルアップの必須アイテム

⑦ITツールを導入する

営業プロセスを見える化・共有を進めるため、CRM(顧客関係管理システム)やSFA(営業管理ツール)などのITツールを導入しましょう。

CRMやSFAは、顧客情報や営業活動を一元管理し、リアルタイムでのデータアクセスを可能にするツールです。

また、自動化されたレポート機能やアラート機能により、営業活動の進捗やパフォーマンスを継続的に追跡してくれるため、属人化の解消の効率化に役立ちます。

関連記事:SFAとは?CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説

営業の属人化解消のために必要なSFA(営業管理ツール)

Mazrica Sales製品イメージ

営業の属人化解消のために、これまで紹介してきた、

  1. 情報共有を大切にする社風をつくる
  2. 管理するデータを決める
  3. 営業プロセスを見える化・共有する

を実践していくためにはSFA(営業管理ツール)が必要不可欠です。

中でも、SFAツール Mazrica Salesを活用すれば、過去のやり取りや使った提案資料、先方のキーマンの情報など、誰がいつ見ても分かりやすく、案件の情報を整理することができます。

蓄積された案件や営業活動の情報はMazrica Sales独自のアルゴリズムによって分析され、同じような提案状況にいる営業パーソンに、おすすめアクションとして成功事例を共有することも可能です。

似た状況で行われた営業トークや、提案書、プロジェクトの進め方を全員が学習することもできます。

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関連記事:【Mazrica Sales活用事例】Mazrica Salesがなぜ営業の属人化を改善し、生産性向上に貢献できるのか?

SFA導入で属人化が解消した企業事例

最後に、実際にSFA(Mazrica Sales)を導入したことで、営業の属人化が解消された事例について解説します。

スペラネクサス株式会社

スペラネクサス株式会社は、医薬品などに使用される高付加価値の化学工業製品や精密化学製品といったファインケミカルを取り扱う企業です。

同社では以前、SFA(営業支援システム)を導入したものの、運用が定着せず失敗に終わり、その結果、営業活動が属人化してしまう課題に直面していました。

このような過去の経験を踏まえ、現場の声を取り入れながら導入を進める方針を採用。その中で、現場の利用が見込めるSFAとして選ばれたのが「Mazrica Sales」でした。

導入にあたっては、目的や期待される効果をオンラインで説明した後、各拠点を訪問して直接使い方を指導。さらに、3カ月間のプレ運用期間を経て本格運用を開始しました。

営業現場を重視した導入プロセスにより、運用が定着しました。これにより、属人化という大きな課題の解消に向けて着実に進展しているとのことです。

関連記事:現場の業務に寄り添う圧倒的な使いやすさで、営業・顧客情報の集約が実現。効率的な営業活動が可能に

カゴメ株式会社

カゴメ株式会社では、食品や飲料、調味料などの製造・販売を手がける中で、一部の事業部でSFA/CRMを導入していました。

しかし、既存のSFAでは業態ごとにプロセスを分けて管理するのが難しく、営業活動全体の流れが把握できないという課題を抱えていました。

この制約により、営業チームの活動や商談の進捗状況が組織全体で共有しにくい状況にありました。

Mazrica Salesを導入したことで、各案件の進捗状況をフェーズやステータスごとに一覧で確認できるようになりました。

これにより、「この案件が現在どの段階にあるのか」「商談に至る前の案件はどれか」といった情報を簡単に把握できるようになり、営業活動全体を俯瞰することが可能になりました。

その結果、商談状況に関する正確で過不足のないデータが整備され、売上目標の達成状況と売上実績の比較が容易になりました。

また、売上実績と営業活動量の相関が可視化され、営業チーム全体で効率的にKPIを共有できるようになりました。このような改善により、営業プロセスの透明性が向上し、データに基づく戦略的な営業活動が可能になったのです。

関連記事:導入の目的は、売上と営業活動の相関を可視化すること。活動の正しい評価・分析が、質の高い意思決定と営業力向上に繋がる

おわりに|営業の属人化の解消は情報共有の仕組み作りがカギ

これまでの解説からわかるように、情報共有を効果的・継続的に行うには、仕組みをつくることが大切です。

しかし、直接的な利益がなかったり、仕事が進まなければ、なかなか情報共有はしないもの。

特に、売れる営業、優秀な営業からしてみたら、自分は情報を提供するばかりで、そのための資料を作ったりなど、不利益を被っていると感じてしまうことにもなりかねません。

そこで有効なのが、何もしなくても情報共有できる仕組みを作ってしまうことです。

例えばSFA(営業支援ツール)を導入すると、いつものように案件登録やメール送信などをするだけで、

  • 営業活動に関する情報を全員が閲覧できるようになる
  • 案件の更新、各担当者の行動情報などが通知される(営業の動きがリアルタイムで分かる)
  • ツールが、成果に繋がる最適なネクストアクションを提案してくれる

・・・などのように、簡単に情報共有ができ、属人化することを防げます。

特に、Mazrica Salesは属人化解消のために役立つSFA/CRMです。

下記ページに強みや、できることをまとめておりますので、Mazrica Salesについて概要を知りたい方はぜひご覧ください。

▶︎Mazrica Sales製品ページはこちら
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