営業組織は、適切な環境が整っていないと情報が閉鎖的になり、属人化してしまいやすいもの。
個人のスキルや経験に依存していて、案件の情報は担当者しか分からない…なんてことが起きていませんか?
本記事では、クラウド型営業支援ツールのSenses（センシーズ）がどのように営業の属人化を改善し、生産性向上のための営業改革を推進する事ができるのかについて説明していきます。
営業の属人化事例
営業の属人化とは、営業業務が特定の個人の経験やスキルに依存し、売上が左右されてしまう状態のことです。
属人化している営業部には、下記のような問題が発生してしまいます。
営業活動のノウハウが社内に残らない
営業担当者は、顧客に対して様々な働きかけをし、やり取りを行います。
しかし、営業が属人化していると、業務が個人の範囲内で完結してしまい、ノウハウを残していくことができません。
顧客との打ち合わせやメールでのやり取りが共有されないと、確認のために顧客に余計な手間を取らせてしまったり、社員ごとにバラバラな対応をして顧客を困惑させることになってしまいます。
優秀な営業パーソンのノウハウを蓄積することができないので、チーム全体の成長につなげることも不可能です。
営業活動を分析して改善策を考案・実行できない
営業が属人化していると、営業担当の活動情報を蓄積できないため、どういったアクションが成果につながり、逆にどういったアクションが成果に繋がらなかったのかを分析できなくなってしまいます。
失敗体験や成功体験をチームで共有し課題解決のための改善策を実行できなければ、継続的な成果を上げるのは難しいでしょう。
新人の教育に時間がかかる
営業職における新人教育では、商品知識や基本的な営業手法以外にも、顧客のニーズや悩みを引き出すヒアリング能力や、そのニーズをみたす適切な提案をベストタイミングで行うスキルまで伝えていく必要があります。
そのためには、ベテラン社員がロールプレイなどを通じてノウハウを伝えていくことが大切です。
しかし、属人化しているとそもそもチームでノウハウを共有できず、毎回ゼロからのスタートになってしまいます。
その結果、新人の教育に時間がかかり、時間をかけてもなお半端な段階にしか到達できません。
引き継ぎが上手くいかないなど、トラブルが発生しやすい
営業組織が属人化状態にあると、担当者が異動・退職した場合、他の営業マンには詳しい顧客情報やこれまでのやりとりがわからないため、引継ぎ時にトラブルが発生してしまうことがあります。
特定の担当者でなければ連絡のとれない顧客がいたり、特定の担当者に大口の顧客が集中している場合もあるため、対応によっては大事な顧客を失うことになりかねません。
Senses（センシーズ）が営業の属人化を改善する方法
上記のような属人化状況は一刻も早く改善されなければなりません。
Senses（センシーズ）には、属人化を効率良く解消できる機能が豊富に搭載されています。
営業ナレッジの蓄積
Sensesを使えば、過去のやり取りや使った提案資料、先方のキーマンの情報など、誰がいつ見ても分かりやすいように整理して蓄積できます。
社内での打ち合わせや議事録、営業に関わる資料も全て案件に紐付けてSensesに格納していくことが可能です。
メールに添付した提案書や見積書などのファイルは自動で取り込むことができます。
案件の進捗状況が一目でわかる案件ボード
Sensesの案件ボードは、営業プロセスのフェーズごとにカンバン形式で案件情報を表示します。
最終対応日からの経過日数に応じて色分けでアラートされるため、全てのチームメンバーが一目で案件の進捗度や優先度を把握することが可能です。
営業担当の活動記録を蓄積するアクション管理機能
電話やメール、面談や社内会議、社外との調整といった日々の営業活動を「アクション」として登録し、管理できます。
いつだれがどんなことをしたのかを、時間をかけて入力したり、色々なツールを往復して追跡したりする必要がなく、Senses一本でノウハウの集約が可能です。
登録したアクションは、アクション予測/分析/推移レポートにて自動分析されます。
AIによるデータに基づいた予測・提案機能
過去の案件データから、受注確度/受注契約日/受注金額を解析して予測することができる、AI搭載機能の「Senses Insight」。
過去の成功事例を検証してネクストアクションを提案してくれるため、「既存顧客にどのようなアプローチをしたら良いのかわからない」という場合でも、個人の経験や勘に依存しない営業アプローチが可能です。
外部ツールとの連携・データ同期
Sensesは、GoogleカレンダーやGmail、Office 365をはじめ様々な外部ツールと連携させることができます。
たとえば、Googleカレンダーに入力した営業担当者の商談スケジュールはSensesにも自動で同期されるので、メンバーの予定把握や進捗確認が容易に行えます。
Gmailではメールを送信するときに案件とアクションを選択するだけで、Sensesにメール内容が自動取り込みされ、営業状況の確認だけでなく、引継ぎの際に無駄な時間を減らすことが可能です。
Slackなどのビジネスチャットツールと連携すると、アラートや通知機能によって、情報共有の円滑化に貢献できます。
Senses（センシーズ）を導入して営業の属人化の改善に成功した企業事例【株式会社やまぜんホームズ】
株式会社やまぜんホームズは、戸建住宅事業を中心に、地域密着型で急成長しているハウスメーカーです。
【企業情報】
業種：住宅
従業員数：100名〜500名
営業タイプ：BtoC 新規営業中心
課題：進捗管理、 営業情報の属人化
属人化を始めとする営業課題を解決することで、狙って受注ができるような営業組織に改善することを目指してSFAが導入されました。
営業部の属人化状態
やまぜんホームズの営業現場は当時属人化状態に陥っており、主に下記の三点を柱に営業改革をしたいと考えていました。
- 営業の見える化
- 営業の標準化・基準化
- 営業の品質向上・均質化
当時の営業組織では、拠点ごとの一部のスキルのある営業パーソンが数字を作っており、特に現場の店長クラスのマネジメントは属人性の高いものとなっていました。
新人育成についても定型化しておらず、組織として生産性を拡大する取り組みを十分に行えている状況とは言えませんでした。
また、現状のデータ管理やKPI設定も適切に取り組めている状態とは言えず、事業の伸び悩みを感じている状況でした。
なぜSenses（センシーズ）を導入したのか？
営業部は上記で挙げた三本の柱に則り、まずは受注までの営業活動のプロセスを可視化する必要性があると考え、SFA（営業支援ツール）導入を決めました。
数あるSFAの中でも、営業活動の情報に特化し、売上向上に対し直接的に寄与できるSFAという特徴が重要視されました。
余計な機能を入れて目的を不透明にしたくなかったというのが一番重視していたポイントだそうです。
最終的に6社からプレゼンを受け、本当に営業活動の情報に特化できるかどうかという観点で、クラウド営業支援ツールSenses（センシーズ）の導入が決定されました。
導入の際には、弊社マツリカの住宅・不動産業界に精通したコンサルタントが具体的な運用方法を動画を用いて説明し、やまぜんホームズ社内で活用イメージが深められたことで、ツールの活用目的や意図が共有され易くなり、定着が進んだということです。
Senses（センシーズ）導入による効果・展望
現場を巻き込んで決定したSensesの導入の結果、情報の蓄積の重要性が再確認され、営業活動の可視化が進んでいます。
また、特筆すべき点として、連携によるデータの自動連係や、モバイルカメラによるOCR取り込み機能等を駆使し、入力作業の精度とスピードがエクセル管理をしていた時代に比べて圧倒的に向上しました。
Sensesとともに進めていく営業改革の今後の展望として、第一に現場レベルで数値入力とプロセス管理を行う重要性を浸透させていくことがあります。
そして結果だけでなく、営業活動の過程で見えるデータからボトルネックを洗い出し、エリアや個人レベルでの課題も含めた営業の見える化を行っていきます。
2つ目は、データをもとに現状分析と施策起案を行い、PDCAを回し、現場発信で精度の高い着地予測を行うことです。
可視化された自社のスキームに則り、成功事例の検証による営業の標準化と新人育成の強化に取り組み、生産性向上と社員満足向上の両輪を回していきます。
3つ目は、各店舗が自立・成熟した組織となり、基本スキームを遂行しながら、エリアに応じた集客計画、人員構成、採用計画まで、実践すべき施策の企画立案をすることです。
そして、個人と組織の主体性を強化し、狙って受注できる企業への成長を目指します。
終わりに
営業支援ツールSenses（センシーズ）が、どのように営業の属人化を改善し、生産性の向上に貢献できるのかについて紹介してまいりましたが、いかがだったでしょうか？
営業改革に一歩踏み出せないと感じている方は、現状と予想される未来が今のままで良いのか？という疑問を一度持ってみてください。
Sensesについてもっとよく知りたいという方は、こちらのプロダクトページや、デモ動画で詳細情報をご覧ください。
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Sensesサービス紹介資料
Sensesは「現場の定着」にもっともフォーカスした営業支援ツール（SFA）です。Sensesの特徴や機能の詳細についてまとめた概要資料と、実際の画面を確認できるデモ動画をお送りいたします。
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