営業部門のリーダーやマネージャーにとって、部下の日々の行動や結果を管理するのは重要な業務の1つです。
「◯◯さんが担当しているあの案件は大丈夫だろうか」
「◯◯君は多くの案件を抱えていたが、きちんと管理しているだろうか」
部下と密にコミュニケーションを取っていれば、このような心配事はないと思いますが、部下が多ければ多いほど、また、案件が多ければ多いほど、管理するのが大変になります。
また、案件管理の方法も人それぞれであり、Excelを使う人やSFA（営業支援ツール）を活用している人もいるでしょう。
この記事では、案件管理をするメリットや、効率的に案件管理をする方法を紹介します。
この記事の内容
案件管理とは
案件管理とは、案件を受注につなげるために、顧客情報や商談プロセスを管理することです。
具体的には、「案件の進捗」「受注の確度（見込度）」「受注予定日」「売上予測額（見込額）」「営業の行動履歴」などを管理します。
そもそも案件とは、取引先との間で発生した商談のことです。
案件には「商談日」「取引先」「営業担当者」「商材」「商談経緯」「商談内容」などの、5W1Hの情報が必ず含まれます。
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案件管理の必要性
案件管理は、営業活動の成果を分析し、受注率を向上させるために重要です。
例えば営業フェーズとして、テレアポ/ヒアリング/商談/クロージング/受注、という流れがあったとします。
案件管理を行うことで、各営業フェーズの中で「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」などの情報を全員で共有することが可能です。
これらの情報の分析によって、「ここはよかった」「ここはこうした方がいい」というアドバイスができる他、更新されていない案件をいち早く見つけ、失注を防ぐことができます。
また、案件管理をすることで、優秀な営業パーソンの営業スタイルや豊富な知識、スキルの分析が可能です。
経験の浅い営業パーソンや、売上が伸びない営業パーソンの営業スキルを底上げする近道は、優秀な営業パーソンのナレッジを参考にするのが一番です。
例えば、トップ営業が日々行っている営業活動内容（使っている提案資料、クロージングのタイミング）が見える化されれば、他のメンバーもトップ営業の動き方を見習うことができます。
その結果、他の営業でも質の高い提案ができるようになります。その営業の動き方を営業チームに浸透させる（営業の標準化）ことで組織全体の受注率の向上につながります。
関連記事：営業ナレッジマネジメントとは？意味や手法・事例を解説
Excel（エクセル）や日報での案件管理の課題
既にExcelや日報で案件の管理をしている人もいるかもしれません。
Excelや日報でも案件を管理する事はできますが、非効率になってしまいがちです。
なぜならExcelでは項目が多くなることでファイルが重くなったり、見づらくなるからです。
また、取引先との会話やメールの内容など、詳細情報を確認することもできません。
日報の場合、営業パーソンが事細かく案件の内容を記載するのは大きな負担になってしまいますし、案件の全体像を把握するのに膨大な時間を費やしてしまいます。
他にExcel管理には様々な課題があります。
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Exel管理の課題
Excelで案件管理を行う際の課題は、以下のようなものが挙げられます。
- Excelは売り上げなど数値が確定していて定数の管理には向いているが、売り上げ予測など数値が未確定であったり、複数条件が絡んでくる変数が多い事案管理には不向き
- 案件数増加に比例して数値から意味を読み取ることや他のデータと紐付けて考えることが難しくなる
- 過去案件の掘り起こしが困難
- 出先での入力に向かず、情報更新への精神的ハードルが高い
→リアルタイムの案件情報の把握が困難 - 個人が別々でExcelを使う場合、案件管理はできるがそのやり方（ヒアリング事項、フォローメールの内容など）が標準化されず、ノウハウが蓄積されない
→営業実績が悪い社員の原因分析が進まない - Excelをチームで使う場合、案件総数が多くなってしまい管理が不行き届きに陥なりがち
→リアルタイムのデータが正確に把握できず、進捗の途中経過観測、それによる方向転換が困難 - 連携不足による二重登録が発生する可能性がある
更に詳しくは↓を参考に
SFAで案件管理するメリット
Excelや日報での管理が難しいのであれば、何で管理すればよいのか悩んでしまいますが、案件を管理するのに特化したSFA（営業支援ツール）というものがあります。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説
SFAはSales Force Automationの略で、営業活動に関わる情報を一元的に管理するツールです。
SFAには案件を管理するために様々な機能が実装されているので、SFAを導入することで、「案件の可視化」「営業ナレッジの標準化」「業務の効率化」といった効果が見込めます。
SFA（営業支援ツール）で案件管理するメリットは、主に以下の3つです。
- 案件情報を可視化できる
- 営業ナレッジを標準化できる
- 業務を効率化できる
▶︎▶︎ExcelからSFAに乗り換えるべきタイミングとは？
①案件の可視化ができる
SFAで案件管理をすることで、全ての案件情報を一元管理できます。これにより、どの顧客とどの段階で交渉しているのか、いくつの見込み案件があるのかなど、リアルタイムで情報を把握することが可能です。
また、過去の商談履歴やコミュニケーションログなども含めて、総合的な顧客情報を可視化できるため、戦略的な営業活動が可能になります。
エクセルでは、複数のファイルにデータが分散され、データの整合性をとることやリアルタイムの更新が難しいといった問題がありますが、SFAの活用でこのような問題を解決することができます。
関連記事：営業プロセスの見える化とは？可視化の3ステップを解説
②営業ナレッジの標準化ができる
SFAは営業活動における様々なプロセスや手法を、営業ナレッジとして標準化するのに役立ちます。
Excelで個々人が案件情報を管理していると、情報の共有がされず、営業組織としてのナレッジが蓄積しにくくなります。
たとえば、SFAで営業プロセスの自動化やテンプレート活用を進めることによって、営業活動を統一し、ナレッジの共有やトレーニングの効率化が図れます。
これにより、個人に属人化しない営業組織を作り上げることができ、組織全体の営業品質向上につながります。
③業務を効率化できる
SFAを活用することで、多くの作業を自動化できるため、営業の業務効率化が図れます。
例えば、日報や案件情報などの入力、見積書や契約書の作成、タスクやスケジュールの管理など、繰り返しの作業を自動化することが可能です。
モバイルアプリが利用できる製品であれば、移動中でも簡単に情報の確認や更新ができ、帰社して報告作業を行う手間が省けます。これにより、営業の生産性を向上させ、売上や顧客満足度の向上に繋げることができるでしょう。
④対応漏れを防げる
SFAの強みは、リアルタイムでの案件情報の更新と進捗管理機能にあります。 案件の進捗状況がシステム上で常に最新の状態で表示されるため、対応漏れや見落としを防ぐことができます。
特に、失注案件や予定変更案件、長期放置案件など、注意が必要な案件については、色分けやアラート機能で担当者に警告してくれる機能もあります。
SFAの案件管理機能
では、SFAの案件管理機能について、詳しく解説します。一般的に、SFAでは以下の4つの機能が実装されています。
関連記事：SFAでできることとは？15個の機能を営業シーンに合わせて解説
1. 顧客情報の管理
「会社名」「住所」「電話番号」「取引先担当者」など、取引先に関する情報は多数ありますが、一度入力しておけば、同じ取引先で別の案件が発生しても、簡単に見つけることができます。
この機能によって個人が別々に案件管理をするといった自体を防ぐことができ、取引先の全体像を把握することが容易になります。
名刺管理ツールと連携しているSFAや独自に取引先情報を保持しているSFAもあるため、全ての情報を入力しなくても、正確な情報を管理することができます。
2. 案件の見える化
「いつ」「誰が」「どんな案件を」「どのように処理したのか」をSFA上で簡単に確認することができます。
写真に示された案件ボード機能では、案件が放置されるとその期間の長さに応じて色が変わる機能や、案件のフェーズ別に案件を識別できる機能がついています。
エクセルを利用して案件管理を行う場合、どうしても案件情報を「管理」することが目的になってしまいがちです。しかし、SFAを導入することで、管理とどまらず、案件情報をもとに反省したり、売上の予測を立てたりと「利用」していくことができるようになります。
アラート機能がついているSFAもあり、更新されていない案件を担当している営業パーソンに注意喚起することもできます。
営業会議でも案件の情報を簡単に共有することができるため、個別に資料を作成する手間が省けます。
3. グループウェアとの連携
メールやカレンダーと連携しているSFAはとても多いです。
メールと連携していることで、取引先に送信したメールの内容を再びSFAに登録するといった手間を省くことができます。
また、カレンダーと連携していることで取引先との商談場所や時間をSFA上で編集したり、カレンダー上で編集した情報をSFAに反映させることもできます。
4. 案件の分析
期間や営業パーソンごとに売上の見込みや結果を出力することができます。
また、初回訪問、プレゼンテーション、クロージングなど、各フェーズごとの移行率も確認できれば、「今月の売上が低かったのは、このフェーズの営業活動が不十分だった」などの分析をすることができ、今後の目標や改善案を考えるのに役立ちます。
エクセルや日報で管理した情報をもとに案件を分析しようとすると、入力工数が多いために入力漏れが多くあったり、見づらさのために着目点がはっきりしなかったり、情報がバラバラに保存されてしまったりしがちです。
それにより、正確な数値をベースに分析を行うことのハードルが高くなってしまいます。
SFAを活用した案件管理を成功させるポイント
SFAによる効果的な案件管理を実現するには、以下の2点が重要となります。
- 案件の定義付けを行う
- SFA活用のメリットを伝える
それぞれについて詳しく解説します。
案件の定義付けを行う
案件の定義は企業や業界、提供するサービスの種類によって異なります。 そのため、自社の実態に合った最適な案件の定義を策定する必要があります。
一般的には、リードの獲得から提案、案件化、見積もり作成、最終的な受注に至るプロセスにおいて、以下の項目を設定して案件化を行います。
- 案件名
- 取引先の名称
- 担当者の氏名
- 案件の立案日
- 商談内容
- 商材内容
- 予算規模
- 成約確度
- 売上予測値
- 受注予定日
案件管理の目的と対象範囲を明確化し、評価や検証の指標となる項目を具体化して定義付けを行うことが重要です。
価格が低額過ぎたり数量が多すぎる場合など、営業担当者が直接関与しないケースでは、案件としての定義が難しい状況もあります。
適切な案件の定義付けを行い、案件管理をスムーズに行えるように工夫しましょう。
SFA活用のメリットを伝える
経営者側とSFAの現場利用者である社員側で、SFAに対する認識のギャップがあることは避けられません。 経営者はSFAのメリットを理解しているものの、現場社員は単に入力作業の手間が増えるだけと受け止めがちです。
そのため、経営側からSFA活用に対するモチベーションを現場社員に与え、活用意欲を高める工夫が不可欠です。
例えば、営業報告の入力件数を人事評価に反映したり、得られた成果に応じて報酬を設けるなどのインセンティブ付与が考えられます。
加えて、経営側と現場社員の双方のニーズを丁寧にヒアリングし、合意形成を図ることが大切でしょう。こうした取り組みを通じて、SFAへの抵抗感を和らげ、現場への浸透を図ることができます。
関連記事：SFAで解決できる課題とは？導入メリット・デメリットも解説
使いやすいSFAを選ぶ
SFAを導入していても使われなければ意味がありません。先述の通り、SFAの活用には現場の担当者の協力が必要です。
キーマンズネットのSFA導入状況の調査(2016)によるとSFAを導入した企業の36,3%の企業が「SFAを使ってはいるが有効活用できていない」と答えたようです。
営業パーソンが日々対応している案件を登録するのに手間がかかるようであれば、営業パーソンはそのSFAを使わなくなるでしょう。 外出先でも簡単にSFAに入力できるように、スマートフォンやタブレットから使えるというのも重要です。
営業パーソンの負担にならない、使いやすいSFAを選ぶことをおすすめします。
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まとめ｜エクセルからSFAへの移行で営業の案件管理を成功させよう
いかがでしたでしょうか。
あなたの組織ではどのように案件管理をしていますか？
案件管理をすることで様々なメリットがあり、営業活動をより効率的にすることができます。
現在、Excelや日報で案件を管理している人は、SFAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社が提供するMazrica Salesは、誰でも使えて誰でも成果を出せることにこだわったSFA/CRMです。
Mazrica Salesの案件管理画面では、案件の進捗状況が色別に表示され、視覚的に案件進捗が把握でき、停滞案件などがある場合は一目瞭然です。
SFAでの案件管理を効果的に行うためには、現場の担当者が正確な数値を入力する必要があります。
Mazrica Salesは、様々な業務効率化ツールと連携できるため、無駄のないデータ入力やスピーディーな報連相という面で非常に効率良く利用することができます。
例えば、Google Workspaceと連携すると、GmailとGoogleカレンダーのデータを連携することが可能です。 Gmailでメールを送信するときに案件とアクションを選択するだけで、Mazrica Sales内に営業履歴としてメール内容が自動取り込みされます。
また、Googleカレンダー内のデータ、Mazrica Salesに登録したアクションデータをお互いに同時同期できます。
他にも、名刺管理ツールからコンタクト情報の自動同期をしたり、コミュニケーションツールに更新情報を反映したり、無駄な入力コストを省く機能が豊富です。
Mazrica Salesの詳細は以下からダウンロードできます。気になった方はぜひチェックしてみてください。
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