商談管理のポイント｜営業活動を効率化する方法を解説

商談件数が増えると、すべての商談の履歴や進捗状況を把握することが困難になるため、適切な方法で商談管理をする必要があります。

本記事では「商談管理をしたい」「Excelで商談管理をしているが大変だ」といった方に向け、商談管理のポイントをお伝えします。商談管理におすすめのSFAも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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商談管理とは？

商談管理とは、いつ・どの顧客と・どのような商談を行ったかという情報を記録していき、案件の進捗状況や見込み度を管理することです。

初回訪問から受注までの営業プロセスの中で、「初回商談」「ヒアリング」「提案・プレゼン」「決裁者商談」など数々の商談が発生する場合があります。

そうした商談履歴を正確に管理することにより、受注までのステップを着実につなげていけるでしょう。

関連記事：商談の進め方・商談の流れや成約に繋げる方法を解説

商談管理が重要な理由

商談履歴を管理することで、正確に進捗状況を把握できるようになります。

商談数が多くなると、停滞したり対応が漏れたりしても気づきにくくなりますが、商談管理をしているとそうしたリスクを避けられます。

また、過去の商談履歴を蓄積できていれば、同じような商談のときの参考にもなります。

顧客の反応が悪く受注見込みが薄くても、過去の商談の成功事例を参考にすることで、顧客の興味を惹いて購買意欲を向上させるアプローチにつながるかもしれません。

さらに、商談管理をしていると、いつどのくらいの売上が見込めるか予測できます。

正確な売上予測ができれば、経営判断もしやすくなり事業成長が見込めるでしょう。

このように、商談管理を行うことは、商談の成功率アップや事業の成長などにつながる重要な業務なのです。

商談管理で網羅すべき項目

商談管理では、どのような項目の情報が必要なのでしょうか。商談管理に必要な項目を紹介します。

顧客の基本情報

基本情報には、会社名、連絡先、業種といった企業に関する情報が含まれます。

これに加えて、企業内での担当者に関するコンタクト情報も重要です。担当者のコンタクト情報には、案件の購買担当者の情報だけでなく、請求書の処理を担当するスタッフの情報なども含まれます。

これにより、企業全体でのコミュニケーションがスムーズに行えるようになるのに加え、さまざまな業務プロセスでの連携が円滑に進むことが期待できます。

リード獲得チャネル

商談管理では、そのリード（見込み顧客）をどのチャネルで獲得したか記録しておく必要があります。なぜなら、リードを獲得するチャネルはオンライン・オフラインを含めて多岐にわたっており、チャネルによってリードが求めている情報が異なるためアプローチ方法も変わるからです。

また、チャネルごとに受注率やリードタイムが変動する場合もあるでしょう。たとえば、オンラインチャネルなら「オウンドメディア」「Web広告」「SNS」、オフラインなら「展示会」「セミナー」などがあるため、各リードの獲得チャネルを記録して分析していくことが重要です。

商談・案件の担当者

商談の担当者も管理すべき項目です。どの担当者と商談したのか明確にすることで、フォローアップがしやすくなり受注につながる可能性が高まります。

複数の担当者が同席した場合にも、部署・役職・担当者名は必ず記録しましょう。

商談・案件の進捗状況

受注までの営業プロセスでは、複数のフェーズを経る必要があります。たとえば「ヒアリング」「提案」「見積もり提出」「契約書締結」などがあるでしょう。

商談・案件がどのフェーズにあるか管理して進捗状況を明らかにすることで、停滞案件や対応漏れをなくしスムーズに受注につなげられます。

また、進捗状況を管理しておけばある程度の受注予定日も予測できるため、売上予測を立てるのにも役立ちます。

関連記事：営業の進捗管理の方法とは？見える化のためのおすすめツール8選

受注確度

受注確度も管理しておくと、売上予測や経営判断がしやすくなります。受注確度が高い商談と低い商談が明確になっていれば、適切にフォローできるため機会損失を防ぐ効果もあるでしょう。

ただし、受注確度は個人の勘や憶測に頼ってはいけません。過去の商談・案件を分析し、顧客の反応や状況などから受注確度を見極める必要があります。

また、受注確度の決め方も企業によって異なります。「Aヨミ、Bヨミ、Cヨミ」と分ける企業もあれば、パーセンテージで算出する企業もあるため、自社に合わせた方法で受注確度を決めましょう。

関連記事：受注確度とは？ブレない管理基準の作り方やメリット・ランク付けの方法を解説

予測売上額

予測売上額も管理しておくと、目標値に対する達成度を把握できます。目標値と大きなギャップがある場合には速やかに対策を取ることができるため、なるべく正確な予測が重要です。

また、商談・案件がクロージングしてから、実績値と予測値のギャップも検証しておくと良いです。ギャップが少ないほど「正確に予測できている」ということになるため、どのくらい正確な予測ができているか振り返って今後に活かしましょう。

関連記事：売上予測とは？SFAを活用した精度の高い売上予測レポートの作り方

商談管理を行うメリット

次に、商談管理を行うメリットについて解説します。

属人化を防げる

営業部門では、顧客との商談を進める際に多くの情報を扱います。

進捗状況、顧客情報、提案内容、アクションプランなど、これらの情報は膨大であり、担当者ごとに異なるケースがあります。 商談管理を行うことで、これらの情報を一元的に管理でき、属人化を防ぐことが可能です。

これにより、担当者の変更や退職にも円滑に対応でき、効率の良い運営体制を築くことができます。

関連記事：営業の属人化はなぜ起こる？4つの原因と7つの解決方法

商談履歴の蓄積と活用が可能

商談管理により、過去の商談履歴を蓄積することができます。 これにより、同じ顧客との商談が複数回にわたる場合でも、以前の商談内容を把握し、次の商談に活かすことができます。

また、顧客ごとの商談進捗や傾向を分析することで、より効果的な営業戦略を立てることが可能です。

関連記事：営業戦略の立て方とは？5つのステップとフレームワークを解説

営業担当者の負担が減る

商談管理を導入することで、営業担当者が情報収集や管理に費やす時間を削減できます。 商談管理ツールを活用すれば、商談の進捗状況や顧客情報を一元的に確認できるため、業務効率が向上します。

これにより、より多くの商談をこなすことが可能になり、営業成績の向上も見込めます。

商談管理でよくある課題

商談管理は一人ひとりが行うのではなく、営業部門全体で行い、全員が部門内の状況を把握しておく必要があります。しかし、全員を巻き込むためスムーズに商談管理ができない場合もあります。

商談管理ではどのような課題が起こりやすいのか、以下で見ていきましょう。

営業情報・活動の共有がしにくい

商談管理では、全員が同じツールやフォーマットを利用して情報を記録していかなければなりません。しかし、フォーマットが使いにくくて入力が面倒だったり、特定のパソコンでしかファイルを開けないため出先で入力できなかったりする場合もあります。

このように営業情報・活動の共有がしにくい状況だと、「リアルタイムで商談内容の共有ができない」「時間が経ってから入力するため記憶が薄れてしまっている」などのリスクが生じることになります。

商談の進捗状況が把握しづらい

上記のように営業報告がしにくいと、現場の営業担当者の入力が進まないため、マネージャーは商談の進捗状況が把握できません。商談数が増えるほど、どの案件がどのくらい進んでいるか把握できないという事態になり、正確な判断や指示ができなくなるでしょう。

このような状況では、トラブルが起きるリスクも高まります。現場で停滞案件や対応漏れがあってもマネージャーは気づきにくくなるため、知らないうちに失注を招きかねません。

商談管理を成功させるためのポイント

ここでは、案件管理や商談管理を効果的に行うために押さえておきたいポイントを解説します。

管理項目の定義の明確化

案件管理や商談管理を円滑に進めるためには、まず各項目の定義を明確にし、メンバー全員に共通認識を持たせることが重要です。

項目があっても、それぞれが異なる形式や内容で情報を入力してしまうと、後々の分析や活用が難しくなり、データの一貫性が失われる恐れがあります。

そのため、管理項目ごとにどのような情報を入力すべきか、フォーマットや内容を統一し、全員に徹底することが求められます。

これにより、後でデータを分析する際もスムーズに行えるようになり、管理精度が向上します。

入力項目数の最適化

案件や商談管理において、入力する項目数が多すぎると、営業担当者に負担をかけてしまい、結果として入力が不十分になる可能性があります。

情報量が多いほど良いと考えがちですが、実際には必要最低限のクリティカルな項目に絞り込むことが重要です。

項目が多すぎると、担当者が入力作業に抵抗感を覚えたり、時間をかけすぎてしまうため、効率が悪化します。

自社の営業プロセスにとって重要な情報は何かを見極め、成果に直結する項目だけを残し、管理項目を最適化しましょう。

定期的な見直しと改善

管理項目を最適化したとしても、案件や商談の内容、業界の変化に伴って求められる情報は変わることがあります。

そのため、案件管理や商談管理の項目や運用方法は、定期的に見直し、改善していくことが重要です。 これにより、営業活動の変化に柔軟に対応し、常に最適な情報管理ができるようになります。

また、現場からのフィードバックを積極的に取り入れることで、実用性の高いシステム運用が実現できます。

データ活用への意識向上

最後に、案件管理や商談管理のデータがただの入力作業で終わるのではなく、実際に分析・活用されることをメンバーに認識してもらうことも重要です。

管理したデータが営業戦略や改善にどのように役立っているかを可視化し、チーム全体で共有することで、入力作業へのモチベーションを高め、データの質を向上させることができます。

商談管理をするための3つの手法

商談管理の方法は、自社の業務フローや営業メンバーの負担などを考慮して決めましょう。ここでは、おすすめの商談管理手法を3つ紹介します。

①紙で管理する

1つめは紙ベースでの商談管理です。

営業メンバーは紙に記入するだけなので、スキルがなくても簡単に商談管理ができます。

しかし、日報や週報というかたちで商談管理を行うため、リアルタイムで情報を共有することは難しいでしょう。また、紙を記入・提出するためにオフィスに戻る必要があり、営業メンバーの運用負荷がかかります。

②エクセルやスプレッドシートで管理する

エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートで商談管理をする方法もあります。

エクセルが入っているパソコンやGoogleアカウントがあれば運用できるため、コストをかけずに始められる点がメリットです

また、普段からエクセルやスプレッドシートの操作に慣れていれば、わざわざ使い方を習得する必要もありません。

その一方で、エクセルやスプレッドシートはあくまでも表計算ソフトのため商談管理に特化したツールではなく、入力や共有のしにくさにストレスを抱える場合も。

また「データが膨大になるとファイルが重くなる」「複数人で同時に作業をするとデータが消えることもある」「分析のために関数を覚える必要がある」などのデメリットもあります。

③SFAを使って管理する

SFA（営業支援システム）を活用することで、スムーズな商談管理が可能になります。

SFAは営業に特化したツールであるため、もともと商談管理・案件管理についての機能が充実しています。進捗把握や予実管理、複雑な分析、AIによる受注確度予測などの機能が搭載されたSFAもあり、商談管理に最も適したツールと言えるでしょう。

ただし、運用のコストがかかる点には注意が必要です。初期費用や月額料金のほか、営業メンバーが使い方を習得するためのコストも必要となるでしょう。

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Excelで商談管理を行う際の課題

前章では、商談管理の方法として、Excelやスプレットシートを挙げました。 しかし、これらのツールを用いた商談管理は効率が悪くなりがちです。

その理由は、Excelでは項目が増えるごとにファイルが重くなったり、視認性が低下するためです。 また、取引先との会話やメールの内容など、詳細な情報を確認することが難しくなります。

日報に関しても、営業担当者が商談の詳細を事細かに記載するのは大きな負担となり、商談全体を把握するために膨大な時間がかかってしまいます。 Excelで商談管理を行う際に直面する具体的な課題には、以下のようなものがあります。

• Excelは売り上げなど数値が確定していて定数の管理には向いているが、売り上げ予測など数値が未確定であったり、複数条件が絡んでくる変数が多い事案管理には不向き
• 案件数増加に比例して数値から意味を読み取ることや他のデータと紐付けて考えることが難しくなる
• 過去案件の掘り起こしが困難 出先での入力に向かず、情報更新への精神的ハードルが高い→リアルタイムの案件情報の把握が困難
• 個人が別々でExcelを使う場合、商談管理はできるがそのやり方（ヒアリング事項、フォローメールの内容など）が標準化されず、ノウハウが蓄積されない→営業実績が悪い社員の原因分析が進まない
• Excelをチームで使う場合、案件総数が多くなってしまい管理が不行き届きに陥なりがち→リアルタイムのデータが正確に把握できず、進捗の途中経過観測、それによる方向転換が困難
• 連携不足による二重登録が発生する可能性がある

関連記事：Excel管理の限界とは？営業案件をSFAで管理する価値とメリット

商談管理にはSFAの活用がオススメ

SFAには商談を管理するための多彩な機能が備わっており、導入することで「商談の可視化」「営業ナレッジの標準化」「業務の効率化」などの効果が期待できます。 SFAを活用して商談を管理することで得られる主なメリットは、以下の3つです。

商談情報の可視化

SFAを使えば、すべての商談情報を一元管理することができ、どの顧客とどの段階で交渉が進んでいるか、いくつの見込み商談があるかといった情報をリアルタイムで把握できます。

また、過去の商談履歴やコミュニケーションログなども統合的に可視化できるため、戦略的な営業活動が可能になります。 Excelではデータが複数のファイルに分散し、データの整合性やリアルタイム更新が難しいという問題がありますが、SFAを導入することでこれらの課題を解決できます。

営業ナレッジの標準化

SFAは、営業活動におけるプロセスや手法を営業ナレッジとして標準化するのに役立ちます。

Excelで個別に商談情報を管理していると、情報が共有されず、組織全体でのナレッジが蓄積しにくくなりますが、SFAを活用することで営業プロセスの自動化やテンプレートの利用が進み、統一された営業活動が可能になります。

これにより、個人に依存しない営業組織が形成され、組織全体の営業品質が向上します。

業務効率の向上

SFAを導入することで、多くの作業が自動化され、営業業務の効率化が進みます。 例えば、日報や商談情報の入力、見積書や契約書の作成、タスクやスケジュールの管理などの反復作業を自動化することが可能です。

モバイルアプリを利用できるSFAであれば、移動中でも簡単に情報を確認・更新でき、帰社後の報告作業の手間を省くことができます。 これにより、営業の生産性が向上し、売上や顧客満足度の向上につながるでしょう。

関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選

商談管理におすすめのSFA/CRM

「Mazrica Sales」は、営業現場での使いやすさにこだわり、スムーズで正確な商談管理を実現したい営業組織におすすめの国産SFAです。

商談管理では「案件ボード」の機能を使います。各案件の情報をカード形式にし、営業フェーズに応じてドラッグ＆ドロップで動かして進捗状況を管理します。最終対応日からの経過日数に応じて色が変化していくため、停滞案件や対応漏れを速やかに発見してリカバリーできます。

モバイルアプリも提供されており、出先でも営業報告ができる点も便利。リアルタイムで情報共有ができ、正確な商談管理が実現します。

また、搭載されたAIが受注確度を予測し、最適なネクストアクションをおすすめする機能も。商談管理だけでなく、商談を成功へと導くSFAです。

【利用料金】
・Starter：月額27,500円～
・Growth：月額110,000円～
・Enterprise：月額330,000円～

【URL】
https://product-senses.mazrica.com/

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まとめ

商談管理は、営業部門内のすべての商談に関する進捗状況を把握するだけでなく、過去の商談内容を分析してヒントを得たり、正確な経営判断をしたりするためにも必要です。

営業現場で入力しやすくマネージャーが管理しやすい方法で商談管理を行うことで、リアルタイムでの情報共有が可能になり、何かトラブルが起きた際にも速やかにリカバリーできます。

そのためには、商談管理に必要な機能が充実しているSFAがおすすめです。SFAの導入により、適切な商談管理だけでなく、高度な分析やネクストアクションの立案なども可能になります。

直感的に把握しやすいインターフェースで商談管理ができる「Mazrica Sales」は、これまで多くの営業パーソンの営業活動を支えてきました。

商談管理に課題を抱えている企業だけでなく、「実績のあるSFAを探している」「日本企業の商習慣に合ったSFAを求めている」という方もぜひお気軽にお問い合わせください。