Excel管理の限界とは？営業案件をSFAで管理する価値とメリット

使い勝手がよく、グラフも簡単に作れるExcelは、仕事をする上で、必要不可欠なツールです。
営業部門であれば、個人ごと、チームごと、部署全体ごとに、さまざまなシートを作って、顧客を管理したり売上目標の達成度を測ったりしていると思います。

しかし、こんな風に思ったことはありませんか？
「もうちょっと、いいやり方がないかなぁ・・・」

もちろん、ありますよね！

今回の記事では、Excelでの案件管理における限界と、Excelに変わるツールとしてSFA（営業支援ツール）を使うメリットをご紹介したいと思います。
▶︎SFA（営業支援ツール）についてはこちらもご参考ください

【本記事と合わせて読みたいおすすめ資料】
▶︎▶︎エクセルから脱却すべきタイミングとは？〜SFAの導入で変わる営業組織〜

Excelでの案件管理の限界

案件管理とは、案件の進捗や状況を管理することです。

ただ管理するのではなく、そこから課題を見つけ出して改善をしたり、漏れなく対応できるようにすることで、受注率を上げるなど成果に繋げていくことが目的です。

営業フェーズの全体に渡って状況を把握できるようにするため、商談日、取引先、営業担当者、商材、商談の経緯、商談内容、案件の進捗、受注の確度、受注予定日、売上予測額、営業メンバーの行動履歴など、さまざまな情報を入力する必要があります。

また、営業フェーズや状況に応じた分析も必要になってきます。

このことから、特に「入力」と「分析」の場面で以下のような課題や限界を感じることが多いようです。

①データが紐付かない、重複入力がある

取引先情報などがデータで紐付かないので、どの案件も一からすべて入力しなくてはなりません。

また、管理上の問題で、同じ情報を複数のシートに記載しなくてはならないこともあります。

さらに、ファイルが分かれていた場合には情報の検索がしづらく、重複して入力してしまうなど無駄な工数が発生してしまっていることもあります。

②データ集計に時間や労力などの工数がかかる

例えば営業担当ごとに売上数字を把握したい時には、棒グラフや折れ線グラフを作ると思います。
過去のデータはそのまま引っ張ってくればいいですが、当月のデータについては日々、更新されていきます。

この場合、グラフは自動で更新されないので、案件に進捗があったり、新しい案件を追加するたびに、グラフを更新する必要があります。

それによって、営業状況をタイムリーに把握できないケースが出てきます。

③一覧性が少ない

商品ごとの売上構成なら円グラフ、顧客規模別の売上なら棒グラフといったように、グラフにするとパッと見て状況を把握することができます。

しかしExcelの場合は、基本はリスト形式になっているため、直感的には状況がわからず、また比較もしづらいです。

④入力の抜け・漏れがあっても通知がない

どんなに上手に管理ができたとしても、人間のやることですので、案件が抜け漏れてしまうことがあります。

Excelでは、入力が間違っていたり進捗が遅れていたとしても、教えてくれるような通知機能はありませんので、かなり強く意識してチェックをするようにしないと、漏れた案件がずっとそのままになってしまうということにもなりかねません。

SFAで案件管理をすることで生まれる価値とメリット

案件管理をExcelでやる方法のほかに、SFA（営業支援ツール）を導入するという選択肢もあります。

SFAで案件管理をすることで、営業マネージャー、営業メンバー、経営者にどんな価値やメリットがあるのか、見ていきましょう。

ここでは営業支援ツールMazrica Sales (旧 Senses)の機能を例にして説明をして行きます。

▶︎90秒で理解するMazrica Sales (旧 Senses)【デモ動画】

①案件の進捗状況が可視化できる

■案件ボード

案件のフェーズと案件担当者や商品、確度や契約予定日など基本情報を一覧で確認することができる機能です。

1週間動きがない案件は黄色、1ヶ月動きがない案件は赤といったように設定することで、直感的に状況が把握できます。

▶︎案件ボードについてはこちらもご参考ください

■ファネル分析

ファネル分析とは、初回アポから受注までの営業プロセスを可視化し、分析や改善を行うことです。

例えば、AさんとBさんという2人の営業メンバーがいて、アポの取得数は同じなのに売上額が違う場合に、どこにボトルネックがあるのかを見つけ出し、次の打ち手や改善策を考えることができます。

＜営業マネージャーにとってのメリット＞
・進捗が止まったままの案件や、値引額が大きすぎるなど、イレギュラーを発見しやすい

＜営業メンバーにとってのメリット＞
・ミスや漏れを防ぐことができる

＜経営者にとってのメリット＞
・マネジメントの中身が見えることで、営業マネージャーの適正な評価ができる

②データが必要な項目に自動で紐づく

コンタクト（担当者）の情報が取引先（会社）情報に紐付き、さらに取引先情報が案件情報に紐付きます。また同時に、コンタクト情報と案件情報も自動で紐付きます。

このようにすべての情報が紐付いていることで、案件情報を確認している最中にどんな提案資料を送ったのかということも、すぐに把握できます。

入力作業についても、案件を作成するときにどこの取引先に関する案件かを設定するだけで情報が紐付くため、いくつもの場所に同じ内容を入力する必要がなく、Excelより格段に入力作業が楽になります。

＜営業マネージャーにとってのメリット＞
・案件に関する情報をスピーディーに把握できることで、的確に受注確度を判断したり、タイムリーなアドバイスができる

＜営業メンバーにとってのメリット＞
・自分や他の営業メンバーが成功した過去の行動パターンを知ることで、受注率が上げることが出来る

＜経営者にとってのメリット＞
・提案資料などナレッジの共有がツール上でできることで、先輩や上司に聞かなくても勝ちパターンを学べる＝教育コストの削減に繋がる

③レポートを簡単に出力できる

SFAでは検索条件を設定するだけで、自動でデータを集計してくれます。

進捗を更新した案件や新しく追加した案件もすべて含めて最新の情報がグラフやレポートに反映されるため、更新・追加があるたびに作り直す必要がありません。

＜営業マネージャーにとってのメリット＞
・業績報告や会議の際に提出するレポートの作成時間が大幅に短縮できる

＜経営者にとってのメリット＞
・どの業界の顧客が増えていて、どんな受失注理由が多いのかなど、市場や顧客、組織全体の状況が簡単にわかるため、データに基づくスピード感のある経営判断ができる

関連記事：【Mazrica Sales (旧 Senses)活用事例】Excel管理から脱却し営業活動を効率化する方法

SFA（営業支援ツール）の機能と選び方をわかりやすく紹介！

ExcelからSFAに切り替えるタイミング

Excelでの案件管理の限界とSFAを導入することによるメリットを見てきましたが、もし、Excelでの管理に限界を感じていなければ、SFAを導入する必要はありません。

Excelで上手くいっている状態でSFAを導入しても「わざわざ新しいものを覚えるのはめんどくさい」「Excelで十分なのに・・・」といった現場からの反発に遭い、失敗する可能性が高いからです。
なので、Excelで限界を感じたら導入を検討するという形で十分です。

Excel管理に課題をお持ちの方は、こちらを参考にしてください。
▶︎▶︎エクセルから脱却すべきタイミングとは？〜SFAの導入で変わる営業組織〜

その他には、組織拡大や制度改革・仕組み化するタイミングでSFAを導入するというやり方もあります。新しいことをやるという気持ちに組織全体が向かっているので、現場も受け入れやすいです。

ただ、この場合、導入すること自体が目的になってしまうことが多いので、
・SFAを組織でどう活かそうとしているのか
・どういった効果を求めているか
・その効果が出るのに何をしたらいいか
などを考えた上で、導入するようにしてください。

なお、導入する際の目的・期待する効果については、以下の導入した目的で挙がる理由を参考にしてみてください。

①売上を上げる
②トップ営業のナレッジを共有する
③営業の進捗を見える化する
④営業活動を管理する
⑤教育コストを軽減する

※詳しくは「SFAの導入目的とは？稟議の際に参考にしたい5つのポイント」をご覧ください。

おわりに

最初の「Excelでの案件管理の限界」でお伝えした通り、案件管理をする目的は、単にデータを入力したり、状況を把握しておけばいいというものではありません。

情報を使って、営業活動を改善し、成果を高めることが本来の目的です。

その目的を効率的に達成するには、SFAを使うのがいい、という説明をしてきましたが、現時点でExcelの方が使いやすいのであれば、無理に変える必要はありません。

案件や営業メンバーが増えてExcelでの管理が難しくなってきたときのために、SFAというツールがあることと、Excelとどう違うのか、という点だけ覚えておいてください。

そして、必要な時には改めてMazrica Sales (旧 Senses)をご検討いただければと思います。