なぜ脱エクセルが必要？メリットと成功事例・おすすめツールを紹介

Excelは非常に便利なツールである一方で、「データが多すぎると重くなる」「関数の知識が必要」といった、不便な点もあります。

Excelを業務管理で使っている企業は多いですが、Excelによって不便さを感じたり非効率になったりしては意味がありません。
しかし、脱エクセルによって課題を解決できる場合があります。

本記事では、日々のExcel作業に疲弊し、チーム全体の生産性向上に悩むマネジメント層向けに、脱エクセルのメリットや方法について詳しく解説するので、Excel管理に限界を感じている人はぜひご参考ください。

脱エクセルとは？

脱Excelという言葉を聞くと、Excelを完全にやめることだと誤解されがちですが、そうではありません。脱Excelとは、Excelの苦手な業務を、その業務が得意なツールに任せることを意味します。

Excelは個人の計算やデータ整理には非常に便利です。しかし、複数のメンバーによるリアルタイムな共同作業、構造化された大量データの管理、複雑な承認プロセス、そして高度なデータ分析には本来不向きです。

行数やセル数が増えればファイルは重くなり、フリーズや破損のリスクも伴います。また、異なるバージョン間での互換性の問題は、共同作業の効率を大きく低下させます。

脱Excelの最終的な目的は、業務プロセスを最適化し、データを企業の貴重な資産として活用できる状態にすることです。手作業を減らし、情報共有を円滑にすることで、データは将来のビジネスに役立つ基盤となります。

大量データや高度な分析が求められる業務においては、SFA/CRMやBIツール、クラウド型スプレッドシートなど、より安定した選択肢を検討することが賢明な策と言えるでしょう。

関連記事：SFAとExcelのメリット・デメリットとは？営業プロセスを見える化する２つの営業管理方法

脱エクセルが必要な3つの理由

Excelは使いやすさや汎用性などが魅力です。しかし、業務効率化のために脱エクセルを進める動きが広まっています。

脱エクセルが必要とされる3つの理由を紹介します。

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働き方の変化（リモートワークの普及）

コロナ禍を経て、リモートワークは多くの企業で定着しました。しかし、ファイルサーバーに保存されたExcelファイルでは、この新しい働き方に大きな壁が生じます。

「誰かが開いているから編集できない」「社外からはアクセスできない」「VPN接続が遅くてイライラする」といった問題は、リモートワークでの生産性を著しく低下させてしまいます。

場所や時間にとらわれず、チームがスムーズに連携するには、Excelに代わるリアルタイムでの共同編集が可能なツールへの移行が不可欠です。

関連記事：Excelでは限界！営業管理・データ管理を効率化する4つの方法

深刻化する人手不足と生産性向上の必要性

日本社会では、少子高齢化による人手不足が深刻化しています。限られた人材で最大限の成果を出すには、一人ひとりの生産性を高めることが急務です。

手作業によるデータ入力や集計、転記、そしてミスの修正に費やされる時間は、まさに「無駄な時間」であり、企業の成長を阻害する大きな要因となります。デジタルツールに定型業務を任せることで、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

実際に、日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較」データによれば、日本の労働生産性は主要先進国の中でも低い水準にとどまっています。この状況を打破するためには、個々の企業の業務効率化、ひいては「脱Excel」による生産性向上が喫緊の課題なのです。

参照：https://www.jpc-net.jp/research/detail/007158.html

セキュリティ面で問題があるため

ローカ PCに置かれた Excel ファイルには、細かなアクセス制御や改ざん検知の機能がありません。
ユーザーごとに「参照のみ」「特定シートだけ編集可」といった権限を付けることもできず、パスワード保護を突破されれば誰でも数式を変更できます。

しかも編集ログが残らないため、意図しないデータ改変が発生しても「いつ・誰が・どの数値を」触ったかを遡ることは困難です。

加えて、Excel は外部サービスとのリアルタイム連携を想定していないため、販売管理システム・EC カート・会計ソフトなどのデータを取り込む際は CSV で手動インポートするのが一般的です。

人手が介在するほどコピー＆ペーストのミスや最新版取り違えが起こりやすく、ひいては在庫の過不足・売上計上ミスといった業務トラブルに直結します。

DX推進の第一歩となるため

近年、あらゆる企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されています。しかし、「何から手をつけていいか分からない」と感じている企業も少なくありません。

実は、脱Excelこそが、DX推進の非常に有効な第一歩となり得ます。DXの根幹は「データを活用してビジネスを変革すること」にあります。

部署ごとにExcelに散らばっていたデータを整理し、一元的に管理できる基盤を整えることは、全社的なデータ活用、ひいてはDXを成功させるための重要な足がかりとなるのです。小さな成功体験を積み重ねることが、大きな変革への道を開きます。

関連記事：DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義と成功事例を紹介

脱エクセルのメリット・デメリット

脱Excelは魅力的に聞こえますが、導入にはメリットだけでなく、知っておくべきデメリットも存在します。

公平な視点で双方を理解することが、後悔しない意思決定への鍵となります。

脱エクセルのメリット

まずは、メリットから解説します。

業務の効率化と自動化

これまで手作業で行っていたデータ入力、集計、転記といった単純作業は、ツールの導入によって大幅に削減または自動化されます。

これにより、従業員はより複雑な判断や、創造性を求められる本来業務に時間を割けるようになります。

リアルタイムでの情報共有と共同編集

クラウドベースのツールを導入すれば、常に最新の情報をチーム全体で共有し、複数人が同時に同じファイルを編集することが可能です。

これで「最終版はどれ？」と迷うことも、手動でのデータ統合に時間を費やすこともなくなるでしょう。

属人化の解消と業務の標準化

特定のExcelが得意な人に依存していた業務が、専用ツールに集約されることで誰でもアクセス・操作できるようになります。

これにより業務プロセスが標準化され、担当者の異動や退職があった際も、スムーズな引き継ぎが可能となり、業務が滞るリスクが軽減されます。

データの一元管理と資産化

部署ごとに散在していたデータが、一つのツールに集約されることで、検索や参照が格段に容易になります。

さらに、BIツールなどと連携すれば、蓄積されたデータは経営判断に役立つ分析情報や、新たなビジネス機会を発見するための貴重な「資産」へと生まれ変わります。

セキュリティの強化とミスの削減

Excelファイルは、誤って削除したり、意図せず外部に流出してしまったりするリスクが常に存在します。

専用ツールでは、アクセス権限を細かく設定できるため、情報セキュリティが大幅に強化されます。

また、手作業が減ることで、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーが大幅に削減され、データ品質も向上します。

脱エクセルのデメリット

次に、デメリットについて解説します。

導入・運用コストの発生

無料のクラウドツールもありますが、本格的な脱Excelを進めるには、ツールの月額費用や初期設定費用、場合によってはカスタマイズ費用などが発生します。

導入前に、費用対効果を慎重に見極めることが重要です。

現場メンバーの学習コストと慣れの問題

新しいツールを導入する際には、少なからず現場メンバーの学習時間と、それに伴う一時的な生産性の低下が生じます。

長年使い慣れたExcelからの移行には抵抗を感じるメンバーもいるため、丁寧な説明やトレーニング、継続的なサポートが不可欠です。

既存データからの移行の手間

これまでExcelに蓄積された膨大なデータを新しいツールに移行する作業は、時間と労力を要します。

データの形式変換や重複確認など、計画的な移行作業が求められます。必要に応じて、ベンダーやコンサルタントの支援を検討することも視野に入れるべきでしょう。

脱エクセルを実現するための方法

脱エクセルを実現するための方法
脱Excelは、単に新しいツールを導入すれば終わりというものではありません。

ここでは、現場を巻き込みながら、脱Excelを成功させるための具体的な5つのステップをご紹介します。

現状の課題とゴールの明確化

闇雲にツールを導入しても、期待する効果は得られません。

まずは、「どの業務の、何に困っているのか」を具体的に洗い出し、「どうなれば成功なのか」というゴールを明確にしましょう。

たとえば、「営業部門の案件進捗管理がExcelファイルの乱立で把握できない」という課題に対し、「顧客ごとの最新進捗状況を、誰でもリアルタイムで確認できるようにしたい」というゴールを設定します。

この段階で、現状の作業時間やミスの発生頻度など、具体的な数値を記録しておくことをおすすめします。これが、後々、導入効果を測る際の重要な指標となるでしょう。

スモールスタートの範囲を決める

いきなり全社的な改革を目指すのはハードルが高く、失敗のリスクも伴います。

まずは、あなたのチーム内にある「特定の、比較的改善効果が見えやすい業務」に絞って導入を進めるのが賢明です。

日報の提出、簡易的なタスク管理、備品管理など、小規模な業務から始めることで、メンバーが新しいツールの便利さを実感しやすくなります。この「小さく始めて、成功体験を積み重ねる」意識が、周囲の理解や協力、そして最終的な成功へとつながります。

ツールの選定とトライアル

ツール選定で最も重要なのが「必ず無料トライアルで試すこと」です。実際にチームメンバーにツールを使ってもらい、操作性や必要な機能が揃っているかを確認してください。

既存のExcelデータを少しだけ新しいツールに移行してみて、連携のしやすさもチェックすると良いでしょう。無料期間中に疑問点があれば、積極的にベンダーのサポートを活用し、不安を解消しておくことが大切です。

導入とルール作り

ツールを導入したら、次に重要なのが「運用ルール」を明確に決めることです。

誰が、いつ、何を、どのように入力するのか、データの更新頻度や情報の確認方法、そして不明点があった際の問い合わせ先や対応フローなど、基本的なルールを設定します。

これらのルールを明確にすることで、特定の個人に業務が集中する「属人化」を防ぎ、チーム全体でスムーズにツールを使いこなせるようになります。

完璧なルールを目指すのではなく、まずは「これだけは守る」という最低限のことから始め、運用しながら改善していくのが現実的です。

効果測定と改善

ツールを導入して終わりではありません。継続的な成功のためには、定期的に導入効果を測定し、改善を続けることが不可欠です。

目標で立てた「月間作業時間」がどれくらい削減されたか、「ミスの発生頻度」は減少したか、そしてチームメンバーの「業務に対するストレス」は軽減されたかなど、定量的・定性的な変化を把握しましょう。

もし課題が見つかれば、ツールの設定を見直したり、運用ルールを改定したりするなど、柔軟に対応してください。このPDCAサイクルを回し続けることで、導入したツールの真価を最大限に引き出し、さらなる業務改善へとつなげることができます。

関連記事：PDCAサイクルとは？業務改善につながる回し方のコツやOODAとの違いを解説

脱Excelツールの5つのタイプ

世の中には様々な脱Excelを支援するツールが存在します。

チームが抱える課題や脱Excelの目的に応じて、最適なツールのタイプは大きく異なります。

ここでは、代表的な5つのツールタイプをご紹介し、それぞれがどのような課題解決に適しているかを解説します。

情報共有・タスク管理の円滑化なら「グループウェア/ビジネスチャット」

もし、日報の提出や進捗状況の報告をExcelで行っていたり、簡易的なタスクリストを共有していたりするならば、グループウェアやビジネスチャットが最適な代替手段となります。

これらのツールは、チーム内の情報共有をリアルタイムかつスムーズに行い、コミュニケーションを活性化させることに特化しています。

代表ツール例： Google Workspace（Google スプレッドシート, Google ドキュメント, Google Meet, Chatなど）、Microsoft 365（Teams, SharePointなど）

解決できる課題： 日報・週報の集計、議事録共有、簡易的なタスクリスト管理、社内連絡事項の共有など

営業活動の効率化・顧客管理なら「SFA/CRM」

営業部門で顧客情報や案件進捗をExcelで管理している場合、その限界を感じている方も多いでしょう。SFAやCRMは、営業活動の効率化と顧客との関係性強化に特化したツールです。

顧客情報、商談履歴、営業進捗、売上予測などを一元管理し、チーム全体で状況をリアルタイムに把握できるようになります。

これにより、属人化の解消、営業戦略の立案、そして顧客満足度の向上に大きく貢献します。

代表ツール例： Mazrica Sales,Salesforce Sales Cloud, Sales Hub (HubSpot), Zoho CRM

解決できる課題： 顧客情報の属人化、案件進捗の不透明化、営業活動の標準化、顧客データの分析と活用、売上予測の精度向上など

関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説

複雑なデータ管理・業務システム構築なら「ノーコード/ローコード開発ツール」

Excelをデータベースのように使っていたり、複数のシート間での複雑なデータ連携が頻繁に発生したりする業務には、ノーコード/ローコード開発ツールが非常に有効です。

Excelはデータ入力には向いていますが、データの整合性を厳密に保つことや、複数のデータセットを関連付けて管理すること（リレーショナルデータベース機能）は得意ではありません。

そのため、データが散逸したり、誤ったデータが入力されたりするリスクが高まります。

ノーコード/ローコードツールは、プログラミングの知識がなくても、視覚的な操作で業務に合わせたシステムを構築できます。

構造化された形でデータを管理し、必要な情報を簡単に抽出・集計・可視化できるため、データ管理におけるExcelの弱点を根本的に解決します。

代表ツール例： kintone, Airtable, Smartsheet, Notion

解決できる課題： 社内申請ワークフロー、プロジェクト管理、備品管理、簡易顧客管理、問い合わせ管理、あらゆる部門の個別業務システム構築など

定型的な事務作業の自動化なら「RPA (Robotic Process Automation)」

「Excelから他のシステムへのデータ転記」「複数のWebサイトから情報をコピー＆ペーストしてExcelに貼り付け」など、PC上で行う単純な繰り返し作業が多い場合は、RPA（Robotic Process Automation）の導入を検討すべきです。

RPAは、人間がPCを操作する手順をロボットが代行する技術であり、これらの定型業務を自動化することで、人的ミスをなくし、大幅な時間削減を実現します。

代表ツール例： UiPath, WinActor, BizRobo!

解決できる課題： Excelへの自動入力、システム間のデータ連携、Webサイトからのデータ収集（スクレイピング）、メールの自動送信、定型レポート作成など

高度なデータ分析・可視化なら「BI (Business Intelligence) ツール」

Excelのグラフ機能では物足りない、あるいは複数のExcelファイルからデータを引っ張ってきて手作業で分析している、といった場合はBI（Business Intelligence）ツールが有効です。

BIツールは、大量のデータを様々なデータベースやシステムから統合し、インタラクティブなダッシュボードやレポートで視覚的にわかりやすく表現します。

これにより、データの傾向や課題を素早く把握し、データに基づいた迅速な意思決定を支援します。

代表ツール例： Tableau, Microsoft Power BI, Looker Studio (旧 Google データポータル)

解決できる課題： 営業実績分析、マーケティングデータ分析、生産データ分析、経営状況の見える化など、より高度なデータ活用

関連記事：【2025年】BIツールおすすめ 比較11選｜機能や選び方を解説

おすすめの脱excelツール5選

では、実際におすすめの脱excelツールについて紹介します。

Google スプレッドシート

「脱Excel」への第一歩として最も手軽に始められるのが、Google スプレッドシートです。

Excelと非常に似た操作感で、無料で利用できる（Google Workspace契約なしの場合も）ため、導入障壁が低いのが特徴です。

Excelとの決定的な違いは、リアルタイム共同編集が非常に強力な点にあります。常に最新の情報にアクセスでき、複数人での同時作業もスムーズです。

さらに、Google フォームと連携すれば、回答データを自動的にスプレッドシートに蓄積でき、簡易的なデータベースとして活用することも可能です。
導入効果： 情報共有のスピード向上、表計算業務のクラウド化による業務効率化
価格帯： 無料（Googleアカウント利用時）、有料プランはGoogle Workspaceで月額680円〜（1ユーザー）

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、AIを活用した国産のSFA/CRMツールです。

営業担当者の入力負荷を軽減しつつ、顧客情報、商談履歴、営業進捗、売上予測などを一元管理できます。AIが商談状況を分析し、次に取るべきアクションを提案する機能も備わっており、営業活動の属人化解消、営業戦略の立案、そして顧客満足度の向上に大きく貢献します。

日本の営業スタイルに合わせた使いやすさも魅力です。
導入効果： 営業プロセスの可視化と標準化、AIによるアクション支援、営業成果の最大化
価格帯： 月額5,500円〜（1ユーザー）

kintone

国産の代表的なノーコードツールであるkintoneは、10,000社以上の導入実績を誇ります。

プログラミング知識がなくても、まるでブロックを組み立てるように業務アプリを作成できるのが最大の強みです。

営業の案件管理、顧客からの問い合わせ管理、日報、プロジェクトの進捗管理など、あらゆる部門の個別業務システムに対応できる柔軟性があります。

日本の商習慣に合わせた機能や充実した日本語サポートも魅力で、直感的な操作感によりITリテラシーが高くないメンバーでも安心して使えます。

導入効果： 部門ごとの業務改善、業務アプリの内製化による開発コスト削減
価格帯： 月額1,500円〜（1ユーザー）

UiPath

UiPathは、人間がPCを操作する手順をロボットが代行する技術であり、Excelへの自動入力、システム間のデータ転記、Webサイトからの情報収集（スクレイピング）といった定型業務を自動化します。

これにより、人的ミスをなくし、大幅な時間削減を実現できるため、従業員はより戦略的で創造的な業務に集中できるようになります。

導入効果： 業務の自動化・省人化、作業品質の均一化、大幅な時間コスト削減
価格帯： 要問い合わせ（規模・用途に応じて個別見積）

Microsoft Power BI

Excelのグラフ機能では物足りない、あるいは複数のExcelファイルからデータを引っ張ってきて手作業で分析している、といった場合はBIツールのMicrosoft Power BIが有効です。

Power BIは、大量のデータを様々なデータベースやシステムから統合し、インタラクティブなダッシュボードやレポートで視覚的にわかりやすく表現します。

これにより、データの傾向や課題を素早く把握し、データに基づいた迅速な意思決定を支援。特にMicrosoft 365ユーザーにとっては、既存の環境とシームレスに連携できる大きなメリットがあります。

導入効果： データ活用の高度化、経営・業務判断の迅速化、属人的な分析業務の排除
価格帯： 月額1,090円（Power BI Pro、1ユーザー）

脱エクセルで営業活動を最適化できた成功事例

実際にMazrica Salesを活用したことで脱エクセルを成功させた企業事例を紹介します。

株式会社翻訳センター様では、営業活動をExcelで管理していました。

しかし、営業活動についての詳細な情報は属人化しており、管理用Excelは顧客情報についての記録のみとなり、ほとんど機能していなかったそうです。

そのうちにExcelへの登録件数は1,000件を超え、ファイルの起動や扱いにストレスを感じるようになった同社。

さらに1,000件以上の営業データを活用しないことはもったいないと感じ、営業データの活用ができるMazrica Sales導入へと踏み切りました。

Mazrica Salesによって新規顧客と既存顧客との対応を分けて管理できるようになったことで、既存顧客へのフォローが充実し、サービスの継続率は90％以上を維持しています。

また、Excel管理では難しかった複雑な分析も、Mazrica Salesの分析機能により簡単にできるようになったため、適切なアクションを見極められるようになったそうです。

関連記事：【Mazrica Sales活用事例】Excel管理から脱却し営業活動を効率化する方法

終わりに｜SFA導入で脱エクセルを社内に浸透！

Excelは多くの企業で導入されている、非常に認知度も利用率も高い業務用ツールです。

一方で、業務管理ではExcelが適さない場面も少なくないため、Excelを利用し続けると限界が訪れる場合もあります。

SFAをはじめとするITツールを導入することで、Excelでの不便や非効率を解決できる可能性が高いです。

ぜひ本記事で紹介した内容を参考に、脱エクセルに挑戦してみませんか？