なぜ脱エクセルが必要なのか？Excel以外のツール活用のメリットを解説！

エクセルは非常に便利なツールである一方で、「データが多すぎると重くなる」「関数の知識が必要」といった、不便な点もあります。

エクセルを業務管理で使っている企業は多いですが、エクセルによって不便さを感じたり非効率になったりしては意味がありません。

しかし、脱エクセルによって課題を解決できる場合があります。

本記事では、脱エクセルのメリットや方法について詳しく解説するので、エクセル管理に限界を感じている人はぜひご参考ください。

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脱エクセルで加速する3つの業務管理

業務管理をエクセルからITツールに変更することで、業務効率化や生産性向上につながる場合もあります。

以下の3つの業務管理は、脱エクセルによってプラスに働く可能性が高いと言えます。

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予実管理

予実管理（予算実績管理）とは、あらかじめ決められた予算目標に対して、どのくらい実績が進んでいるか管理することです。

予算と実績を比較して進捗率を把握し、予算目標を達成できるかどうか判断するために、重要な業務になります。

予実管理をエクセルで行っている場合、以下のような課題が生じます。

• 計算式を間違えそうで心配
• データが多くなりすぎて、ファイルが重くて起動できない
• 分析をするために高度な関数の知識が必要

これらの課題をそのままにしておくと、やがてミスやトラブルに発展しかねません。

そこでITツールにより予実管理を行うことで、これらの課題を解決できます。

営業案件の項目にデータを入力するだけで、自動で集計・分析が可能です。ツールによって、予算への達成度をグラフ化してくれるものもあり、直感的に現状を把握できます。

関連記事：予実管理とは？エクセルやツールを活用した分析・管理方法

営業管理

営業管理も、エクセルで行いがちな業務の一つです。

営業管理とは、案件が営業プロセスにおけるどのフェーズまで進んでいるか把握し、受注につながるよう管理することを指します。

どの顧客にどのような営業アクションを取っているか、対応が漏れている顧客はいないか、失注しそうな顧客はいないか、などといった視点で分析し、受注のためにやるべきことを明確化します。

しかし、エクセルで営業管理をしていると

• 同じデータを何カ所にも入力しなければいけない
• データが膨大で、知りたい情報を確認するのに時間がかかる
• 営業活動が忙しくて入力が漏れてしまう

といった課題が生まれますが、ITツールを活用すると営業管理が効率化します。

案件の進捗をダッシュボードで確認したり、顧客に紐づいて商談履歴や問い合わせ履歴などを管理したりできるため、営業情報を把握しやすくなります。

またモバイルアプリが提供されているツールもあり、外出先でデータの入力・確認ができる点も魅力です。

関連記事：営業管理とは？営業で管理すべき4つのデータと管理方法・秘訣

顧客関係管理

顧客の氏名や連絡先だけでなく、商談履歴や取引履歴など顧客に関するさまざまな情報から、顧客との関係を深めることを顧客関係管理と言います。

単に顧客情報の管理だけでなく、顧客とのやり取りの履歴の中から、顧客の課題やニーズを深掘りして関係性を構築するための手法です。

顧客関係管理をエクセルで行うと、以下のような課題が浮かび上がります。

• どのような項目を管理すると良いのかわからない
• 項目が多すぎて、入力の手間がかかる
• 顧客数が増えすぎて、シートが見にくい

これらの課題も、ITツールによって解決が可能です。

決められた項目に沿って入力するだけで、見やすいように情報が整理されます。

また、メールツールやカレンダーツールなどと連携することで情報が自動同期するため、入力の手間が大幅に削減されるでしょう。

関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説

エクセル管理のメリット

エクセルは多くの企業で利用されていることからも、その使いやすさや機能性は折り紙付きです。

エクセルでの業務管理は、以下のメリットがあります。

関連記事：エクセル案件管理・進捗管理のポイント｜営業管理のトレンドとは

リーズナブルかつ使い慣れているため導入しやすい

エクセルはインストール版とクラウド版が提供されていますが、どちらもリーズナブルに利用できます。

インストール版のパッケージ製品は数百万円する製品もある一方、エクセルは1万円台で購入できます。

クラウド版ツールでは毎月数万円の利用料金がかかるものもありますが、エクセルはMicrosoft 365を契約すると月々1,000円台でWord（ワード）やPowerPoint（パワーポイント）なども併せて利用できます。

また、Microsoft Office系のソフトは従来から企業だけでなく一般家庭でも活用されているツールのため、学生時代からエクセルを使った経験のある人も少なくありません。

普段から使い慣れているため、特別なレクチャーや研修などを行わなくても手軽に導入できる点もメリットです。

運用の汎用性が高い

エクセルはもともと表計算に特化したツールのため、簡単な計算だけでなく複雑な分析も可能です。

分析結果を見やすくするために、多様なデザインのグラフも充実しています。

そのため、エクセルはさまざまな用途で活用でき、汎用性が高い点も魅力と言えるでしょう。

また、計算式を使わなくても、データを表にまとめると情報整理のツールとして活用することも可能です。

【関連記事】売上管理をエクセルで行う方法【無料テンプレート付き】

情報共有がしやすい

エクセルは多くのパソコンにインストールされているので、ファイルを保管できるストレージサービスにエクセルを保存しておけば、社内のどのパソコンでもエクセルの内容を閲覧できます。

ファイルを閲覧するために新たにソフトをインストールする必要がないため、情報共有のしやすさはメリットと言えます。

クラウド版を利用するとインターネット上でエクセルデータを開くことができるため、アクセスがしやすくなりさらに情報共有が加速するでしょう。

関連記事：情報共有をする意味は？目的と促進させるツール紹介

エクセル管理のデメリット

エクセルは使いやすさや汎用性などが魅力ですが、業務管理で活用する際には注意すべきデメリットもあります。

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データ収集・整形に時間がかかる

データ分析の際、他のエクセルに入力されているデータを引用したい場合もあるでしょう。

たとえば、顧客情報を蓄積しているエクセルAと取引実績を蓄積しているエクセルBのデータを取り出して、分析用のエクセルCに貼り付けて分析するといった場合です。

これでは、データの収集に大幅な時間がかかります。また、AとBのフォーマットがCとは異なると、Cのフォーマットに合うようにデータを整形しなければなりません。

このように、データを収集して、使いやすいよう整形するための時間や手間がかかりすぎると、本来やるべきデータ分析に充てる時間を確保できない可能性もあります。

逆に、脱エクセルによって代わりのツールを導入することで克服しうる課題であるともいえます。

【関連記事】Excel（エクセル）では限界！Excel管理の改善方法とSFA活用法を解説

複数人でのデータ編集が困難

インストール版のエクセルは、1人しか編集できないため、複数人での同時編集が不可能です。

他のメンバーがエクセルを編集していると自分は利用できないため、業務が止まる時間が生まれてしまいます。

クラウド版のエクセルでは同時編集が可能ですが、複数人で同時編集しているとファイルが重くなったりデータの反映に時間がかかったりすることもあります。

エクセルの代わりにデータ収集やデータ入力、出力が自動で行えるSFAのようなツールを導入することで、このデメリットを克服することができるでしょう。

【関連記事】エクセルの日報管理がうまくいかない理由とエクセルに代わる解決策

他の業務管理ツールと連携ができない

エクセル上のデータを、会計ソフトやMAツールなどのデータとクロス分析したい場合もあります。

しかしエクセルは他の業務管理ツールとの連携ができないので、データのクロス集計や分析が不可能です。

他のツールのデータを取り出す際には、CSVで抽出してからデータを貼り付けるなどの手間が発生し、業務が非効率になります。

脱エクセルのために多くの企業が導入しているSFAやCRMは、チームで同時に使用でき、リアルタイムで情報共有できるものがほとんどです。

業務の脱エクセル化に必要な3つのポイント

エクセルでの業務管理に限界を感じている人は「すぐにでもITツールを導入したい」と考えるかもしれません。

しかし見切り発車で脱エクセルに踏み切っても、うまくいかずに失敗してしまうこともあります。

脱エクセル化を進める際には、以下の3つのポイントを意識しましょう。

自社の業務課題を明確にする

まずは、エクセル運用による自社の業務課題について明確にします。

• データが多すぎて起動するのに時間がかかる
• 同時編集できなくて業務が滞る
• 営業の進捗を時系列で把握できない

このように、自社で非効率に感じている部分を明確に洗い出します。現場担当者にもヒアリングし、なるべく多くの意見を集めることで、隠れていた課題も浮き彫りにできます。

各課題の解決策を考える

次は、明確になった自社の課題について、どのように解決できるかを考えます。

エクセルの使い方を学んだり、業務フローを改善したりすると解決できる課題もあるでしょう。しかし、やはりエクセルでは限界を迎えている課題もあるはずです。

例として、先述した「エクセル管理のデメリット」についての解決策を紹介します。

【解決策例】データ収集・整形に時間がかかる

エクセルでは時間のかかっていたデータ収集や整形も、ITツールを活用すると解決できます。

決められた項目に沿って必要な情報を入力するだけで、さまざまな集計や分析が可能です。何度も同じデータを入力したり、データのコピペをしたりする必要もないため、入力や貼り付けのミスも防げます。

またドラッグ＆ドロップでデータを整形できるツールもあり、業務が効率化するでしょう。

【解決策例】複数人でのデータ編集が困難

ITツールはクラウド上にデータが保存されているため、複数人による同時編集が可能です。

他メンバーの入力待ちの時間も発生しないため、スムーズに業務が進みます。

また、たとえば「商談内容を忘れる前に、すぐに情報を入力しておきたい」という場合にも、モバイルからアクセスしてすぐに情報を登録できます。

さらに情報がリアルタイムで反映されるため、スピーディな情報共有にもつながります。

【解決策例】他の業務管理ツールと連携ができない

エクセルは他のツールとの連携ができませんが、ITツールを活用すると連携が可能になります。

たとえば「営業データとマーケティングデータを組み合わせて分析したい」という場合にも、ツール同士を連携させることでデータが自動同期し、ツールをまたいだ分析ができます。

部署や業務ごとに異なるツールを使っていても、ツール連携によりシームレスな情報共有ができるのです。

業務効率化ツールを導入して脱エクセルを図る場合には、メールやカレンダーツール、チャットツールをはじめ身の回りのデータ管理ツールと連携できるものを選んで導入するようにしましょう。

課題解決に必要なツールを導入する

課題の解決策が見つかったら、その課題解決に適したツールを見極めます。

業務管理に活用できるツールは、ざっと挙げるだけでも以下のように複数あります。

• SFA（営業支援システム）：営業に関するあらゆる情報を一元管理できるツール
• MA（マーケティングオートメーション）：マーケティングに関するあらゆる情報を一元管理できるツール
• CRM（顧客関係管理）：顧客に関するあらゆる情報を一元管理できるツール
• 会計システム：財務会計上の必要情報を一元管理できるツール
• 勤怠管理システム：従業員の勤怠について管理できるツール
• タスク管理ツール：タスクの振り分けや進捗情報を管理できるツール
• スケジュール管理ツール：各従業員のスケジュールを管理できるツール

このほかにも、業務管理用のツールは多岐にわたります。自社の課題に沿って、適したツールを導入しましょう。

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営業管理の脱エクセルならSenses（センシーズ）

営業活動では、顧客情報や取引情報、案件の進捗状況などさまざまな情報があります。

それらの情報を適切に管理することで、営業の状況を把握したり見通しを立てたりできます。

しかしエクセルでは、データが多すぎると探すのに時間がかかったり、時系列で情報を把握できなかったりするなどの限界が訪れます。

そこでおすすめしたいのが、営業管理に特化したSFA「Senses（センシーズ）」です。

Sensesでは、自社で抱えている案件がボード上で一覧表示され、営業フェーズごとに分類されるので、直感的に進捗状況を把握できます。

最終対応日からの経過日数に応じて色分けされるため、対応の漏れや遅れにも早く気づけます。

そして、分析機能も充実しています。売上実績だけでなく、予実管理ができる売上予測レポートや、時系列で売上金額の推移を可視化できる売上推移レポートもあります。

さらにフェーズごとの進捗率や営業アクション数などの分析機能も搭載。

それらの分析が簡単な操作だけで可能なので、高度な関数スキルを持っていなくても分析ができます。

他にも、外部ツールとの連携によるシームレスなデータ同期、AIによる受注率の予測、次に行うべき営業アクションのレコメンドなど、エクセルにはない機能が豊富に搭載されています。

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脱エクセルで営業活動を最適化できた成功事例

実際にSensesを活用したことで脱エクセルを成功させた企業事例を紹介します。

株式会社翻訳センター様では、営業活動をエクセルで管理していました。

しかし、営業活動についての詳細な情報は属人化しており、管理用エクセルは顧客情報についての記録のみとなり、ほとんど機能していなかったそうです。

そのうちにエクセルへの登録件数は1,000件を超え、ファイルの起動や扱いにストレスを感じるようになった同社。

さらに1,000件以上の営業データを活用しないことはもったいないと感じ、営業データの活用ができるSenses導入へと踏み切りました。

Sensesによって新規顧客と既存顧客との対応を分けて管理できるようになったことで、既存顧客へのフォローが充実し、サービスの継続率は90％以上を維持しています。

また、エクセル管理では難しかった複雑な分析も、Sensesの分析機能により簡単にできるようになったため、適切なアクションを見極められるようになったそうです。

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終わりに

エクセルは多くの企業で導入されている、非常に認知度も利用率も高い業務用ツールです。

その一方で、業務管理ではエクセルが適さない場面も少なくないため、エクセルを利用し続けると限界が訪れる場合もあります。

SFAをはじめとするITツールを導入することで、エクセルでの不便や非効率を解決できる可能性が高いです。

ぜひ本記事で紹介した内容を参考に、脱エクセルに踏み切ってみませんか？