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朝起きて夜寝るまで、普段の生活は「やらなければいけないこと」の積み重ねです。

それぞれの作業を段取りよく進めることが、限られた時間を有意義に過ごすコツではないでしょうか。

特に、仕事における「やらなければいけないこと」は、忘れたり期日に間に合わなかったりすると、自分の評価や成績にも直結してしまいます。

その「やらなければいけないこと」=タスクを上手に管理し、業務を効率的に進めることが大事ですよね。

今回はビジネスにおけるタスク管理に着目し、ツールを活用したタスク管理、進捗管理の必要性と、タスク管理ツールを紹介をさせていただきます！

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この記事の内容

タスク管理とは？
タスク管理ツールが注目される理由
タスク管理とプロジェクト管理の違い
- 1.プロジェクトは複数のタスクの集合体である
- 2.裁量の違い
営業におけるタスク管理ツール導入の5つのメリット
タスク管理ツールの主な機能
おすすめのタスク・プロジェクト管理ツールNo.1～No.5
おすすめのタスク管理ツールNo.6~No.13
タスク管理で大切なこと
タスク管理ツールの導入・選び方
タスク管理を効率化させたいならMazrica Sales (旧 Senses) (センシーズ)がおすすめ

タスク管理とは？

タスク管理とは、小さな単位での業務や仕事（タスク）を優先度や緊急度などを総合的に考慮しながら管理することです。

タスク管理を行うことで、タスクの進捗（スケジュール）の把握や、タスクの量を把握することが可能です。「コンピューターが処理できる作業の最小単位」をコンピューター用語で『タスク』と読んでいましたが、ビジネス用語でも小さい単位の作業や仕事という意味で「タスク」が使われるるようになりました。

ちなみに、複数の作業を同時進行することを「マルチタスク」、ひとつのタスクに取り組むことを「シングルタスク」、決まった曜日や時間にやるべきことは「ルーチンタスク」と言います。

そして、このタスクが複合されたものが「プロジェクト」となります。

つまり、プロジェクトを遂行するためにはいくつもの細分化したタスクを行わなければいけません。

このタスクを整理せずに進めてしまうと、作業漏れがあったり、期日までに間に合わなかったりすることが起きてしまいます。

すなわち、タスク管理とは、やるべきことをリストアップして整理することで、優先順位を決めたり作業漏れをなくしたりして、効率的かつ正確に仕事を行うために必要なことなのです。

また、タスクと似た意味で「ToDo（トゥドゥ）」という言葉があります。

一般的にタスクは「期限内に必ずやらなければいけないこと」であるのに対し、ToDoは「期限は決まっていないが、いずれやらなければいけないこと」であると言われています。

タスク管理ツールが注目される理由

今ではPCのみで仕事をするケースは少なく、業務上のコミュニケーションをスマートフォンやタブレット上で行うことも少なくありません。

SlackやChatWorkなどのコミュニケーションツールだけでなく、業務上で使用する様々なソフトウェアがスマートフォン上でも使用できます。

つまり、いつでもどこにいても仕事ができる環境が整っているわけです。

またリモートワークや在宅勤務の普及に伴い、メンバーが遠隔で仕事をするケースが増えました。

今までであれば、直接顔を合わせてタスクの進捗を確認することもできたわけです。

ですが、リモートワークや在宅ワーク環境下において、メンバーのタスクの進捗状況を把握したり、自身のタスク管理を行う上でも、ツールを活用することが仕事の生産性を上げることに繋がるでしょう。

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タスク管理とプロジェクト管理の違い

「タスク管理」と同じような用語に「プロジェクト管理」があります。

「タスク管理」と「プロジェクト管理」の違いについては、さほど気にしたことはないかもしれません。

ツールを使う目的は何か？を明確にする意味でも、ここではタスク管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いを明確にしておきましょう。

違いは大きく下記の2つです。

プロジェクトは複数のタスクの集合体である
裁量の違い

1.プロジェクトは複数のタスクの集合体である

そもそも、プロジェクトとは複数のタスクが集まったものです。

誤解の無いようにお伝えすると、タスクが集まったものがプロジェクトになるわけではなく、プロジェクトという1つの大きな箱の中に、複数のタスクがぶら下がっているイメージです。

なので、単に個々のタスク管理をしたいのではなく、プロジェクト自体を管理していきたい場合はブロジェクト管理ツールの中で、各々のタスクを管理していくといいでしょう。

2.裁量の違い

プロジェクト管理は何らかの大きな目標を達成するために行うものです。基本的には各プロジェクトの管理者（マネージャーなど）が全体進捗を把握していくことになります。

一方、タスクは該当するメンバーそれぞれが責任を持って進めていくものです。

プロジェクト管理はリーダーやマネージャーの裁量で管理する要素が強く、タスク管理は各メンバーの裁量で進められると言っていいでしょう。

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営業におけるタスク管理ツール導入の5つのメリット

営業担当者にとっても、タスク管理とは重要なものです。

たとえば「○日までに見積書を提出する」「○日に△様に訪問して新商品の提案を行う」というタスクを管理できていないと、せっかくの受注チャンスをなくしてしまうだけでなく、顧客との信頼関係にも影響してしまいます。

最適なタイミングでアクションに繋げ、最終的には受注獲得をするためにも、営業部門にとってタスク管理は切っても切り離せないもの。

しかし、毎日のように顧客対応に追われている営業担当者は、ルーチンタスクの他にも、突発的なタスクも入ってきて、なかなか全てのタスクを管理しきるのが難しい…と感じている人も多いのではないでしょうか。

関連記事：営業効率化ツールおすすめ8選|営業ツールを用途別に紹介

こうした課題は、組織体制にも弊害を及ぼす場合があります。

マネージャーや同僚が他のメンバーのタスクを把握できていないと、同じ仕事を重複して進めてしまったり、トラブルに気づかなかったり、「○○さんはどこで何をしているのだろう」と疑念が生まれてしまったりしてしまうのです。

つまり、タスク管理の課題には、個人単位の努力も大事ですが、組織としてタスク管理に取り組むことも大事です！

組織としてタスク管理をするためには、デジタルツールの導入がおすすめです。

営業担当者個人としては

マルチデバイス対応のため、移動中や外出先でもタスク入力や確認ができる
自身のタスクを整理することで、営業タイミングを逃さない
顧客対応や訪問などの純営業活動時間を増やすことができる

というメリットが生まれ、営業組織としては

お互いのタスクが見える化することで、マネージャーからのアドバイスや他のメンバーからのフォローも期待できる
過去のタスクを蓄積することで、同じようなことがあった場合に役立てることができる

といったメリットがあります。

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タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールを紹介する前にどんな機能があるのか紹介します。

プロジェクト管理
ボード作成によってチーム（組織）・プロジェクト単位でのタスク管理が可能。複数のボードを作成することができるので、組織ごとの情報の整理ができます。各ボードへのメンバーの招待や削除が自由に可能なためタスクをの混同も防ぎます。
ToDoリスト
ToDo（タスク）リストを作成することが可能。タスクが明確になることで効率的に仕事を進められます。個人用だけでなく、チーム、プロジェクトごとにTODOリストの作成をすることも可能です。TODOリストは一覧表示だけ出なく、カンバン形式でも表示できるツールもあります。
コメント
タスクのカードごとにコメントの追加可能。またメンション（@）を付けて個人向けにコメントを送ることもできます。タスクの補足やフィードバックに活用することができます。
ファイル添付
カードやボードに必要なファイルを添付可能。タスクについて参考にすべきドキュメントや手順の画像をて添付することでタスク内容が明確になり、コミュニケーションも効率化されます。
詳細情報の記入
タスクのカードごとに「担当者」「期日（納期）」「ラベル（タスクの区分）」を記入することが可能。タスク管理に不可欠な情報を記入して、タスクを細分化して管理することで整理がしやすくなります。
検索機能
現在進行の作業タスクはもちろん、過去の情報についても検索することが可能。過去に似たようなタスクがあればそれを参考にすることでより効率的にタスクを進めることができます。