朝起きて夜寝るまで、普段の生活は「やらなければいけないこと」の積み重ねであるとも言えます。

それぞれの作業を段取りよく進めることが、限られた時間を有意義に過ごすコツではないでしょうか。

特に、仕事における「やらなければいけないこと」は、忘れたり期日に間に合わなかったりすると、自分の評価や成績にも直結してしまいます。

その「やらなければいけないこと」=タスクを上手に管理し、業務を効率的に進めることが大事ですよね。

今回はビジネスにおけるタスク管理に着目し、ツールを活用したタスク管理、進捗管理の必要性と、タスク管理ツールを紹介をさせていただきます!

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タスク管理とは?

タスク(todo)管理のポイントと営業でも使えるタスク管理ツール11選|Senses Lab. |1

タスク(Task)を日本語に訳すと、「仕事」「課題」といった意味です。

コンピューター用語でもタスクという言葉は使われますが、その場合は「コンピューターが処理できる作業の最小単位」を表します。

それが転じて、ビジネス用語として「タスク」と使う場合にも、小さい単位の作業や仕事という意味で使われるようになりました。

ちなみに、複数の作業を同時進行することを「マルチタスク」、ひとつのタスクに取り組むことを「シングルタスク」、決まった曜日や時間にやるべきことは「ルーチンタスク」と言います。

そして、このタスクが複合されたものが「プロジェクト」となります。

つまり、プロジェクトを遂行するためにはいくつもの細分化したタスクを行わなければいけません。

このタスクを整理せずに進めてしまうと、作業漏れがあったり、期日までに間に合わなかったりすることが起きてしまいます。

すなわち、タスク管理とは、やるべきことをリストアップして整理することで、優先順位を決めたり作業漏れをなくしたりして、効率的かつ正確に仕事を行うために必要なことなのです。

また、タスクと似た意味で「ToDo(トゥドゥ)」という言葉があります。

一般的にタスクは「期限内に必ずやらなければいけないこと」であるのに対し、ToDoは「期限は決まっていないが、いずれやらなければいけないこと」であると言われています。

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タスク管理ツールが注目される理由

今ではPCのみで仕事をするケースは少なく、業務上のコミュニケーションをスマートフォンやタブレット上で行うことも少なくありません。

SlackやChatWorkなどのコミュニケーションツールだけでなく、業務上で使用する様々なソフトウェアがスマートフォン上でも使用できます。

つまり、いつでもどこにいても仕事ができる環境が整っているわけです。

またリモートワークや在宅勤務の普及に伴い、メンバーが遠隔で仕事をするケースが増えました。

今までであれば、直接顔を合わせてタスクの進捗を確認することもできたわけです。

ですが、リモートワークや在宅ワーク環境下において、メンバーのタスクの進捗状況を把握したり、自身のタスク管理を行う上でも、ツールを活用することが仕事の生産性を上げることに繋がるでしょう。

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タスク管理とプロジェクト管理の違い

「タスク管理」と同じような用語に「プロジェクト管理」があります。

「タスク管理」と「プロジェクト管理」の違いについては、さほど気にしたことはないかもしれません。

ツールを使う目的は何か?を明確にする意味でも、ここではタスク管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いを明確にしておきましょう。

違いは大きく2つあります。

1.プロジェクトは複数のタスクの集合体である

そもそも、プロジェクトとは複数のタスクが集まったものです。

誤解の無いようにお伝えすると、タスクが集まったものがプロジェクトになるわけではなく、プロジェクトという1つの大きな箱の中に、複数のタスクがぶら下がっているイメージです。

なので、単に個々のタスク管理をしたいのではなく、プロジェクト自体を管理していきたい場合はブロジェクト管理ツールの中で、各々のタスクを管理していくといいでしょう。

2.裁量の違い

プロジェクト管理は何らかの大きな目標を達成するために行うものです。基本的には各プロジェクトの管理者(マネージャーなど)が全体進捗を把握していくことになります。

一方、タスクは該当するメンバーそれぞれが責任を持って進めていくものです。

プロジェクト管理はリーダーやマネージャーの裁量で管理する要素が強く、タスク管理は各メンバーの裁量で進められると言っていいでしょう。

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営業におけるタスク管理ツール導入のメリット

営業におけるタスク(ToDo)管理のメリット

営業担当者にとっても、タスク管理とは重要なものです。

たとえば「○日までに見積書を提出する」「○日に△様に訪問して新商品の提案を行う」というタスクを管理できていないと、せっかくの受注チャンスをなくしてしまうだけでなく、顧客との信頼関係にも影響してしまいます。

最適なタイミングでアクションに繋げ、最終的には受注獲得をするためにも、営業部門にとってタスク管理は切っても切り離せないもの。

しかし、毎日のように顧客対応に追われている営業担当者は、ルーチンタスクの他にも、突発的なタスクも入ってきて、なかなか全てのタスクを管理しきるのが難しい…と感じている人も多いのではないでしょうか。

関連記事:営業効率化ツールおすすめ8選|営業ツールを用途別に紹介

こうした課題は、組織体制にも弊害を及ぼす場合があります。

マネージャーや同僚が他のメンバーのタスクを把握できていないと、同じ仕事を重複して進めてしまったり、トラブルに気づかなかったり、「○○さんはどこで何をしているのだろう」と疑念が生まれてしまったりしてしまうのです。

つまり、タスク管理の課題には、個人単位の努力も大事ですが、組織としてタスク管理に取り組むことも大事!

組織としてタスク管理をするためには、デジタルツールの導入がおすすめです。

営業担当者個人としては

  • マルチデバイス対応のため、移動中や外出先でもタスク入力や確認ができる
  • 自身のタスクを整理することで、営業タイミングを逃さない
  • 顧客対応や訪問などの純営業活動時間を増やすことができる

というメリットが生まれ、営業組織としては

  • お互いのタスクが見える化することで、マネージャーからのアドバイスや他のメンバーからのフォローも期待できる
  • 過去のタスクを蓄積することで、同じようなことがあった場合に役立てることができる

といったメリットがあります。

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タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールを紹介する前にどんな機能があるのか紹介します。

  • プロジェクト管理

    ボード作成によってチーム(組織)・プロジェクト単位でのタスク管理が可能。複数のボードを作成することができるので、組織ごとの情報の整理ができます。各ボードへのメンバーの招待や削除が自由に可能なためタスクをの混同も防ぎます。

  • ToDoリスト

    ToDo(タスク)リストを作成することが可能。タスクが明確になることで効率的に仕事を進められます。個人用だけでなく、チーム、プロジェクトごとにTODOリストの作成をすることも可能です。TODOリストは一覧表示だけ出なく、カンバン形式でも表示できるツールもあります。

  • コメント

    タスクのカードごとにコメントの追加可能。またメンション(@)を付けて個人向けにコメントを送ることもできます。タスクの補足やフィードバックに活用することができます。

  • ファイル添付

    カードやボードに必要なファイルを添付可能。タスクについて参考にすべきドキュメントや手順の画像をて添付することでタスク内容が明確になり、コミュニケーションも効率化されます。

  • 詳細情報の記入

    タスクのカードごとに「担当者」「期日(納期)」「ラベル(タスクの区分)」を記入することが可能。タスク管理に不可欠な情報を記入して、タスクを細分化して管理することで整理がしやすくなります。

  • 検索機能

    現在進行の作業タスクはもちろん、過去の情報についても検索することが可能。過去に似たようなタスクがあればそれを参考にすることでより効率的にタスクを進めることができます。

おすすめのタスク・プロジェクト管理ツールNo.1~No.5

それでは、具体的にどのようなタスク管理ツールがあるか?

Senses Lab.厳選のタスク管理ツールをご紹介します!

尚、案件や進捗管理のできるシステムやアプリはこちらの記事でも詳しく解説しています。
関連記事:案件管理/進捗管理システム・アプリ比較10選|おすすめツールを紹介

1.Senses(センシーズ)|営業でのタスク(ToDo)管理に最適

営業の掘り起こし|今成果が求められる営業施策をツールと共に徹底解説| Senses Lab.|senses

【製品概要】

AI搭載のSFAとして営業活動をサポートしているSensesも、タスク(ToDo)管理ツールとして活用することができるんです!

Sensesでは営業活動を「アクション」として登録することができます。

アクションの種別は“面談”“メール”“電話”といった顧客対応、“社内タスク”(社内ミーティングや提案書作成など)“社外タスク”(パートナー企業への同行依頼など)の5つが固定で分類されています。

それぞれのアクションは“提案”“興味喚起”“アポ取り”など、「なぜそのアクションを行うのか」という目的を設定できるので、各タスクの目的を確認しながら進めることができます。

ひとつひとつのタスクを遂行していくことで案件が進むので、営業プロセスに合ったタスク管理が可能。

また、Sensesでタスク管理をすることで、SFA(営業支援ツール)で営業管理・ToDoリストでタスク管理・カレンダーでスケジュール管理といった重複管理が発生せず、すべての業務を一つのツールに集約することができて効率的です。

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【特徴】

・営業活動におけるタスク管理に適している

・同時にスケジュール管理も可能

・アクションをまとめて日報として提出もできる

・組織内のメンバーと共有することでお互いにサポートしあうことができる

【料金】

・Starterプラン
月額27,500円から
※5人のユーザーを含む
※追加ユーザーあたり月額5,500円

・Growthプラン
月額110,000円から
※10人のユーザーを含む
※追加ユーザーあたり月額11,000円

URL

https://product-senses.mazrica.com/

※※無料トライアル実施中!※※
営業タスク管理ツール『Senses』は無料でお使いいただけるプランがあります。
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2.Notion(ノーション)

業務改善を成功させるための具体的な方法|Senses Lab.|14

【製品概要】

Notionの基本はメモアプリ。しかしメモだけに留まらず、タスク管理ツールとしても有用です。

Notionでは、自由にページを作ることができ、その中でダッシュボード機能やカレンダー機能といった様々な機能が搭載されています。

それらを組み合わせれば、あっという間に自分に適したタスク管理ツールを作ることができるのが魅力です。

無料版でも十分使えますが、6人以上とページを共有することができないため、有料版を試してみることをお勧めします。

感覚的に操作することができるUIで自分に適したページを作ってタスク管理を行うことのできるNotionは、今かなり注目されているアプリといって差し支えないでしょう。

【特徴】 ・感覚的に操作が可能 ・利用者の使い方次第で可能性が無限 ・カレンダー機能やダッシュボード機能など機能が充実 ・他ツールからのインポート機能があり移行が簡単

【料金】

・無料

・Personal Pro:月額4ドル/ユーザー

・Team:月額8ドル/ユーザー

・Enterprise:お問い合わせ

【URL】 https://www.notion.so

3.Trello(トレロ)

【製品概要】

Trelloはタスク管理ツールとして最も多くのユーザーに使われていると言われており、そのユーザー数は全世界2,000万人以上!

シンプルで使いやすいインターフェースや、豊富なChrome拡張機能が人気の秘密ですが、なんといっても多彩な機能を無料で使うことができるのが一番の特徴ではないでしょうか。

有料プランにアップグレードすると、大きなサイズのファイル添付が可能になったり、セキュリティが強化されたりするので、無料版で導入してみてからアップグレードを検討してみても良いですね。

各タスクはカード式で管理でき、「作業中」「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗を把握できます。

26個のショートカットキーを覚えると、更に業務効率がアップ!

【特徴】

・無料で基本機能を使用可能

・シンプルで使いやすい

・背景画像を変更することでオリジナルボードを作れる

・Chrome拡張機能や外部サービス連携機能

・ショートカットキーで作業スピードアップ

・チーム独自のタスク管理、プロジェクト管理に最適

【料金】

・無料

・Business Class:月額9.99ドル/ユーザー

・Enterprise:月額17.50ドル/ユーザー

URL

https://trello.com/ja

4.Asana(アサナ)

【製品概要】

Asanaはタスク管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べるため、自社の働き方に合った形式を選択できるのが嬉しいタスク管理ツール。

カレンダー機能では各タスクの進捗と納期を確認することができるので、締め切りに間に合わなかったなどの字体も防げますね。

カレンダーはGoogleカレンダーとも連携できるので、普段Googleカレンダーを使っている人でも安心。

無料版では15名まで共有することができるので、低コストで始めることができるのもメリット。

【特徴】

・充実したチュートリアル

・タスク管理方法を2パターンから選択できる

・タスクをカレンダーでも管理可能

・Chrome拡張機能

【料金】

・Basic:無料

・Premium:月額9.99ドル/ユーザー

・Business:月額19.99ドル/ユーザー

・Enterprise:お問い合わせ

URL

https://asana.com/ja

5.monday.com

【製品概要】

アイコンや色分けで、見やすさ・操作しやすさにこだわったタスク管理ツールのmonday.com。

メンバーごとの各タスクの残り日程や作業量が見える化するので、マネージャーは各メンバーの作業量を調整しながらタスクを割り当てることができます。

チームごと・プロジェクトごとのボードも作成できるので「複数のタスクが混在して管理しきれない」という事態も避けることができます。

顧客ごとのタスク管理という使い方も可能なので、営業担当者と営業事務の連携もスムーズにいくようになりますよ。

【特徴】

・見やすいUI

・ボード上のチャットでコミュニケーションを取れる

・項目を自由にカスタマイズ可能

【料金】

月間契約の場合、月額29ドル~

※ユーザー数・プランに応じて金額が変動

【URL】

https://monday.gaprise.jp/

おすすめのタスク管理ツールNo.6~No.12

上記で紹介してきたタスク管理ツール以外も見ていきましょう。

以下、7つのタスク管理ツールを紹介します。

6.jooto(ジョートー)

【製品概要】

Jootoは、タスクをカードで管理するカンバン方式のタスク管理ツールです。

基本操作はドラッグ&ドロップのみ。

進捗度が直感的に見えるガントチャート機能も搭載しており、プロジェクトの進行管理も楽ちん。

プロジェクトを横断して自分が担当するタスクのみを管理することができる上に、他の担当者のタスクをフォローすることでプロジェクトの全体の進捗も確認できます。

【機能】

・使いやすいダッシュボード

・ガントチャートでタスクの進捗を確認

・外部サービス連携可能

・細かなユーザー権限設定

【料金】

・フリープラン:無料

・スタンダードプラン:月額500円/ユーザー

URL

https://www.jooto.com/

7.Todoist

【製品概要】

Todoistは無駄を省いたシンプルなデザインで、スマートにタスク管理ができるツールです。

タスクに優先度を設定することができ、優先度が高く緊急性の高いタスクから処理することが可能。

完了したタスクはグラフ化され、進捗状況が可視化されます。

目標を設定し、目標達成度を確認しながらタスクを進めましょう。

【機能】

・シンプルなデザインで使いやすい

・タスクに優先度、ラベルの設定ができる

・グラフで進捗度を確認

・100以上のアプリと連携可能

【料金】

・無料プラン

・プレミアム:月額338円/ユーザー

・ビジネス:月額558円/ユーザー

URL

https://todoist.com/ja/home

8.Backlog

【製品概要】

グラフやチャートなどで進捗状況を可視化することで分析にも繋げることができるBacklog。

各担当者・各部門の作業内容や完了日を管理することで、社内全体でのプロジェクトの進行も効率的に管理できます。

情報共有することで、伝え忘れや確認漏れを防ぎます。

また、複数のエンジニアが携わるシステム開発では「いつ誰がどんな変更を実行したのか」が分かりにくく、トラブル等に繋がることもありますが、SVN と Git を使ってチームのソースコードを管理し、ファイルの変更履歴を確認することが可能。

5つの料金プランから、会社規模や事業内容によって選ぶことができるのも魅力。

【機能】

・グラフやガントチャートで進捗状況を可視化

・担当者と期限を設定して作業漏れをなくせる

・ソースコード管理

【料金】

スタータープラン月額2,400円~

URL

https://backlog.com/ja/

9.Wrike(ライク)

【製品概要】

「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できるのがWrikeです。

いつでも表示形式を変更できるため、プロジェクトの内容やタスクの進捗状況に応じてカスタマイズできるのが嬉しいですね。

進捗状況や目標に関するレポート機能もあり、ミーティング用資料や分析資料としても活用できます。

定期的なタスクやプロジェクトはテンプレートとして設定することで、効率的にタスク管理をすることができますね。

ビジネスにおけるタスク管理に長けたツールと言えるでしょう。

【機能】

・タスク管理形式は3パターンから選択可能

・タスクにかかるタイムトレッキング機能

・スピーディーなレポート機能

・「Businessクラス」からSalesforceと統合

【料金】

・無料プラン

・Professional:月額9.8ドル/ユーザー

・Business:月額24.8ドル/ユーザー

・Marketing:お問い合わせ

・Enterprise:お問い合わせ

URL

https://www.wrike.com/ja/

10.Jira Software(ジラ ソフトウェア)

【製品概要】

ソフトウェア開発のタスク管理に適したツールがJira Softwareです。

ユーザーストーリーや課題を作成し、それを基にして開発チーム全体にタスクを割り振ります。

タスクは優先度・ラベル・担当者などのラベル別に管理することができるので、納期の短い案件や複雑な案件でも最適な管理ができます。

レポート機能では、さまざまな視点から課題や状況を分析することで、予測や問題の解決に役立ちます。

【機能】

・課題をタスクリストにして整理し、ひとつひとつ解決

・充実したレポート機能

・3,000以上ものアプリ

・クラウド型とオンプレミス型で提供

【料金】

・クラウド型:月額7ドル/ユーザー~

・オンプレミス型:サーバー10ドル、データセンター年額12,000ドル

URL

https://www.atlassian.com/ja/software/jira

11.Taskworld(タスクワールド)

【製品概要】

Taskworld(タスクワールド)は2013年にTaskworld.incによってリリースされたタスク・プロジェクト管理ツールです。

このツールが優れているのは、UIが非常に見やすい点です。ガントチャートで全プロジェクトを一つのタイムラインに表示させることができます。

APIを利用すれば外部連携サービスもできる上に、スマホアプリで外出中でもタスク管理ができるため、コミュニケーションロスをなくすことができます。

【機能】

・「タイム測定」でタスクにかかる時間を測定できる

・ガントチャートでプロジェクトをタイムライン上に表示

・「アナリティクス」で総タスクのステータスが一目で分かる

・無料トライアル期間あり

【料金】

・プロフェッショナル:月額1,050円~/ユーザー

・ビジネス:月額2,300円~/ユーザー

・エンタープライズ:カスタム価格

URL

https://taskworld.com/ja/

12.Smartsheet (スマートシート)

業務改善を成功させるための具体的な方法|Senses Lab.|13

【製品概要】

Smartsheetは、世界190ヵ国で83,000以上の企業・組織が利用している高プロジェクト管理ツールです。

ガントチャート、カードビュー等のテンプレートを豊富に取り揃えており、プロジェクトの規模や状況に合わせて柔軟に利用できます。

多くのユーザーが利用経験のあるExcelやスプレッドシートに操作方法が近く、非常に使いやすいツールです。

また、ユーザーのタスクを削減するために、レポートの自動作成、ワークフローの自動化ツール、リマインダー機能など、業務効率化のための機能も多く搭載しています。

Gmail、Slackなどのコミュニケーションツール、SalesforceやTableauなどのデータ分析ツールとスムーズに連携できるため、プロジェクト情報を一元管理するプラットフォームとしても活用できます。

今なら30日間無料トライアルも可能。

【料金】

・無料トライアル:あり

・無料プラン

・個人プラン:$14〜/月

・ビジネスプラン:$25〜/月

・エンタープライズプラン:お問い合わせ

【機能】

・Excelやスプレッドシートに操作方法が近い

・ガントチャート、カードビュー等の様々なテンプレートあり

・SalesforceやTableauなどのデータ分析ツールとスムーズに連携

【URL】

https://jp.smartsheet.com/

タスク管理で大切なこと

タスク(todo)管理のポイントと営業でも使えるタスク管理ツール11選|Senses Lab. |2

タスク(ToDo)管理が大事だと理解していても、うまくいかないという人もいるでしょう。

そんな時は、まず、タスクリストを見直してみてください。

きちんとタスクが細分化されているか確認してみましょう。

大きな作業項目でリストアップしてしまっていると、その作業を完了するまでにどのくらいの工数(時間)がかかるのかを把握しにくくなってしまいます。

そのためには、一つの大きな作業項目を細分化してください。

たとえば「会場手配」という作業でも、細分化すると「会場探し」「空き確認」「見積依頼」「比較検討」「会場決定」「予約・入金」などの項目に細分化できるはずです。

ひとつの作業を完了させるために、どのくらいのタスクがあってどのくらいの時間がかかるかを把握するためにも、タスクは細分化して管理しましょう。

細分化することで時間の見通しが可能になり、一日の業務時間の調整ができるようになって、締め切りに遅れることもありません。

また、ノートやポストイットなどを使うと、突発的なタスクに対応しにくかったり、タスクの順番を変更するのが面倒だったりします。

ポストイットだと、そのポストイット自体をなくしてしまうこともありますよね。

そのため、先述の通りデジタルツールを活用することで、順番の変更も楽に行うことができ、紛失などのリスクもなくなります。

Senses

(営業管理ツールSFA・Sensesの案件ボードと呼ばれる画面。デジタルツールを使えば、情報を簡単にまとめることができる)

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タスク管理ツールの導入・選び方

ここまでタスク管理に関する詳細と、おすすめのタスク管理ツールを紹介してきました。

ですが「タスク管理ツールを導入しても定着しない」ということもゼロではありません。

そこで、最後にタスク管理ツールを導入する際のポイント、選び方を紹介します。

導入目的が明確であること

まず第一に、タスク管理ツールを導入する目的を明確にすることです。当然ながら、ツールを入れただけではタスク管理ができるようになるわけではありません。

現状の課題がどうなっていて、その解題を解決するためにどんなツールを導入するのか?明確にすることが重要です。

外部連携がしやすく自社の業務に合った機能が備わっている

次に、選択したタスク管理ツールが自社の業務にマッチするのか?を考えていきましょう。

前述したように、一言でタスク管理ツールと言っても、たくさんの種類があります。

また、1つのツールでできることは限られていたり、強み・弱みもあるでしょう。弱い部分は外部ツールとの連携が可能かどうかも判断基準の一つとなり得ます。

チームでタスク管理がしやすいツールである

最後に、チームで仕事をしていく場合は、チームでタスク管理がしやすいツールを選ぶようにしましょう。

例えタスク管理ツールとしては高機能でも、チーム内にツール活用を苦手としている人もいるかもしれません。

このような場合は、ツール活用に明るい意思決定者が独断で選ぶのではなく、チーム内でトライアルを実施し、最も活用できそうなツールを選ぶと良いでしょう。

まとめると、タスク管理ツールを選ぶ際には、導入目的を明確にし、業務遂行上の機能が備わっていて、チームメンバーが活用しやすいツールを選ぶようにしてみてください。

タスク管理を効率化させたいならSenses(センシーズ)がおすすめ

ひとりではなかなかうまく進まずにつまずいていたタスク管理も、組織全体でツールを使った運用にすることで、業務の効率化だけでなくメンバー同士のサポート体制も生まれます。

タスク管理を社内に浸透させたいならSenses(センシーズ)がおすすめです。営業支援ツールとして営業活動をサポートしているSensesですが、タスク(ToDo)管理ツールとして活用することが可能です。

下記画像のように案件ボードを用いることでタスク管理が容易になります。

Senses

下記よりSenses(センシーズ)に関する資料を無料ダウンロードできます。「タスク管理を効率化させたい」という方はぜひご覧ください。

Sensesの概要資料をダウンロードする

投稿者プロフィール

Senses Lab. 編集部
Senses Lab. 編集部
Senses Lab.はSFA/CRM「Senses」を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。
Senses Lab.では営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
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