営業活動で利用するツールを「営業ツール」と言います。
日々の営業活動で生まれる多くの情報を管理し、それを活用することで更なる売上アップが見込めますが、ツールを活用することで、もっと効率的に実現することができるようになるのです。
しかし、営業ツールはさまざまな特徴や機能を持つものが流通しており、得意とする業務も異なります。どのようなケースでどのツールを活用するのか、今回は詳しく説明します！
この記事の内容
営業ツールの使い分けの必要性
営業活動で管理しなければいけない項目はたくさんありますよね。
顧客情報、日々のアポイント、商談の内容や顧客の反応、案件自体の進捗状況、受注の見込み金額や実際の販売金額などなど…業種や業態によって項目は異なりますが、ざっと挙げただけでも上記のように多くの項目になります。
このようなさまざまな情報は、Excelやメール、チャットなどいろいろなツールで共有しているという企業が多いでしょう。
しかし、その方法ではマネジメントしきれないと感じることも多いのではないでしょうか。
本来であれば、どのような商談を行ってどのような結果になり、それを踏まえて次はどのようなアクションを行うかというPDCAサイクルを回す必要がありますが、情報が分散してしまっているとせっかく蓄積した情報も活用しきれません。
例えば、「過去に同じような案件があったはずだ」と過去の商談を参考にしようとしても、その履歴が残っていないこともあります。また、販売管理システムと顧客情報管理システムと日報に同じような情報を入力することで二重入力、三重入力になってしまい、営業担当者の負担も増えてしまいますよね。
営業ツール使い分けによる効果
営業活動を支援するツール、より効率的な営業活動を行うためのツールを「営業ツール」と定義しますが、一口で言ってもさまざまな種類があります。
SFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）、名刺管理ツール、グループウェア、請求書作成ツールなどです。それぞれのツールには特徴があり、どのような部門がどのような目的で使うのかが分かれています。
多くのツールが流通している中で、実際にどのツールを導入したらいいかを考えた時、自社の弱みや課題に合った営業ツールを選定して使い分けることで大きな効果が見込めるでしょう。
では、その“課題”はどのように発見したらいいのでしょうか。
そのために、まずは営業効率を分解してみると、営業効率＝商談数×成約率×案件単価×回転率となります。この方程式のどこが自社の課題なのかを把握することによって、どんなツールを選定するべきかが分かってきます。
【商談数が少ない場合】
マーケティング施策からの問い合わせ、WEBの自然検索などからの問い合わせ、顧客からの紹介などから商談化したものの数が少ない企業は、その原因を更に分析する必要があります。新規リードの獲得なのか、リードナーチャリングなのかまでを明らかにし、そこにテコ入れするためのツールを選定しましょう。
【成約率が低い場合】
商談化したものの成約に至らないという場合は、リードとのタイミングが合っていなかったりニーズがまだ顕在化していなかったりすることが原因となります。マーケティングから引き渡されるリードの質に左右される要素のため、マーケティング施策に強いツールを導入する必要がありますね。
【案件単価が低い場合】
平均案件単価が低い場合は、商材の単価が原因であるだけでなく、営業担当者のアップセルやクロスセルのスキルが足りないことが原因ということもあります。その場合は、SFAやグループウェアで、先輩やトップセールスの営業トークや成功事例を参考にするという方法もあります。
【回転率が低い場合】
営業活動に時間がかかってしまい、案件の進捗が遅い場合は、回転率が低くなってしまいます。そのような時は、マネージャーやチームリーダーが個々の営業担当者の進捗状況を管理して、どのように進めているのかを把握して、指示やアドバイスができる環境作りが必要です。
また、マーケティング部門との連携ができておらずに、質のよくないリードの商談ばかり行っている場合も回転率は悪くなるので、そのような時はリードの質を改善させるツールを選定することが重要です。
営業活動を効率化する営業ツール
日々の営業活動において、さまざまな業務や課題が発生します。営業プロセスや目的ごとに適したツールを選定することで、自分の営業活動が最大化することができます。では、どのような場合にどんなツールを使ったらいいのでしょうか？
リード獲得向けの営業ツール
どんな時代でも、新規顧客の獲得は、売上のアップには必要不可欠です。また、WEB検索で簡単に情報が入手できる現代では、せっかく関係を構築していた既存顧客でも、他社に乗り換えられる可能性も高くなってしまっています。
新規リードの獲得（リードジェネレーション）に効果を発揮するのが、MA（マーケティングオートメーション）ツールです。WEB広告やランディングページ、ホワイトペーパーなどのチャネルから新規リードの情報を獲得することを支援してくれます。
しかし、ニーズが顕在化している新規リードばかりではありません。そのため、新規リードを獲得したあと、育成→商談に結び付けるという動き（リードナーチャリング）が一般的となっています。
MAではリードの興味関心の度合いによって、予め定義されたシナリオに基づいてリードナーチャリングを自動的に行います。例えば、キャンペーンのメルマガ配信などです。見込み度をスコアリングし、より見込度の高いリードを営業担当者に引き継ぐことで、効率的な営業活動に繋げることができるのです。
営業プロセス最適化のための営業ツール
今までメールやExcel、販売管理システムなどで管理していた営業活動の進捗状況ですが、共有しきれなかったり手入力の負担が多かったりして、限界を感じている企業も多くなっています。
そこで、SFA（営業支援ツール）を導入する企業が増えています。
SFAでは、今まで営業担当者の属人管理となっていた顧客情報や営業活動の情報について、全ての情報を一元管理し、現場の状況をチーム内だけでなくマネージャーなどの上層部とも共有することが可能。営業プロセスごとの進捗を可視化することで、営業活動上の課題発見にも繋がります。
取引先に紐づいて管理することができるため、必要な情報を探すのも簡単なので、PDCAサイクルを回しやすくなることも魅力。
また、目標値と実績値の管理もできたり、自動でレポート化もしてくれます。会議のための資料作成の時間も短縮できますね。更に、成功事例を共有することで、社内で一律した営業活動もできます。
既存顧客育成のための営業ツール
一度受注してもその後リピーターにならなかったり、すぐに解約されてしまったりする場合は、顧客との関係構築が必要です。新規顧客は商材の価値のみで購入を決めることが多いですが、関係を構築していくことによって、自社のファン（優良顧客）となり継続的な売上に繋がります。このように、継続的な顧客との関係構築が売上上昇に繋がる場合に取り入れたいのが、CRM（顧客関係管理）ツールです。
CRMでは既存顧客を優良顧客に育成するためのコミュニケーションやマーケティング施策のサポートをしてくれます。
購入後のフォローにも活用できます。また、顧客情報に紐づいた購買履歴や問い合わせ履歴なども管理できるので、顧客ごとにパーソナライズした一手を打つことができるのです。
営業コミュニケーションを効率化するツール
営業活動においては、チーム間の他のメンバーとのコミュニケーションが大事になります。また、リーダーやマネージャーともなると、部下たちへの指示やアドバイスなどを的確なタイミングで出す必要もありますよね。営業コミュニケーションを効率化するためにも、ツールの活用が大事になります。
チーム間のナレッジ共有を効率化するツール
先述の営業支援ツールであるSFAですが、ナレッジの共有にも役立てることができます。トップセールスのナレッジや成功パターンを蓄積しておくことで、チーム間で営業ナレッジを共有してより高い受注率を目指すことができます。新人が入った時の研修資料としても活用できますね。
チーム会議を効率化するツール
外出や出張などでメンバーがなかなか揃わないという企業は多いと思います。そんな時に活用したいのがWEB会議ツール。音声や映像だけでなく、資料共有なども共同作業することができるのがWEB会議の特徴です。WEBに繋げる環境さえあればリアルタイムでコミュニケーションが取れるので、必要な情報や指示をすぐに共有することができます。
また、他の支社などともWEB会議を利用することでリアルタイムで繋がることができるため、距離をハンデとすることなく会議を開催できるのです。
リアルタイムなコミュニケーションを効率化するツール
「上司にメールしても返信がない」「移動中だと電話することができないため、緊急の用件を伝えられない」などの悩みを抱えている営業担当者も多いはず。そんな時はビジネスチャットツールを導入してみましょう。
ビジネスチャットはパソコンだけでなくスマホアプリにも対応しているため、移動中や外出先でも確認・返信をすることができます。ファイル添付もできるので、現場の状況をスマホカメラで撮影してすぐに共有することもできますね。また、チームやプロジェクトごとにグループを作成でき、過去のやり取りを蓄積しておくこともできるので、「言った・言わない」問題も回避できます。チャット内にタスクを作成することができる製品もあり、作業のし忘れなども防ぐことができますよ。
忘れてはならない商談で使う営業ツール
先ほど「優良顧客」について少し触れましたが、商談の場面でも優良顧客に育成するための関係構築は欠かせません。
商材そのもののみでなく、その商材を作り出した自社がどのような会社なのかを説明し、納得して安心感を抱いていただかないと受注には至りません。自社に対しての安心感を感じてもらったり、ブランド価値を分かってもらったりすることで、自社のファンとなってもらうことができます。
また、他の商材のクロスセルも実現します。それでは、商談の現場ではどのようなツールを活用したらいいのでしょうか？
会社について知ってもらうためのツール
本社所在地や資本金などの載っている「会社概要」ではなく、“私たちの会社はこんな会社です”という企業の紹介をするための「会社案内」は、自社の説明をする際に必要不可欠なもの。
企業の理念や、これからのビジョン、どのような人のためにどのようなことをしているのかなど、自社のストーリーを紹介することで、顧客が共感や尊敬を感じてくれるでしょう。
会社案内はパンフレットでもいいですが、持ち運ぶのが大変なうえに、雨などで破損してしまう恐れもあるので、動画コンテンツとしてまとめるのもおすすめです。動画にしておくことで、映像として見てもらいたいことや、自分では説明しきれないことも訴求することができます。
効率的な商談を実現するツール
話すのが苦手だったり、配属されたばかりでどのようにプレゼンを進めていいのか分からない営業担当者は、予めアプローチブックを制作してみましょう。
アプローチブックとは、商談の場面で説明したいことを紙芝居のようにまとめたファイルブックです。
会社案内や商材の紹介だけでなく、利用シーンのイメージや導入フロー、見積もりや「お客様の声」などをアプローチブックとしてまとめることで、情報の詰まった商談をスムーズに進めることができます。
紙ベースでは量が多くなってしまう場合は、デジタルで持っておくことで、パソコンやタブレットがあればすぐに説明できますね。また、商談後に同じ資料をメールで送ることも可能。
終わりに
営業活動においてさまざまなツールを活用できることを説明させていただきました。
実際の自社の課題や、自分の弱みに合わせて、どのようなツールを導入したらいいのかを検討してみましょう。ただし、ツールを導入するだけでは課題は改善されません。活用してこそ成果を出すものなので、正しく使い分けて活用してみてくださいね。
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