Senses Lab. トップ SFA活用 SFAとは?そもそも何の略?意味とは?

営業担当者であれば一度は耳にしたことがあるであろう「SFA」というワード。

しかし、実際にどんな機能があってどうやって導入すればいいのか分からないという企業も多いのではないでしょうか。

今回は、SFAの基本的な意味や役割から、導入ポイント、CRMとの違いまでを解説します!

SFAとは?意味と役割

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SFAとは、英語の「Sales Force Automation」の略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。
その名の通り、営業活動の効率化や営業力の強化に繋がるソリューションとして、多くの企業に導入されているツールです。
新しいツールだと思われがちですが、1990年代にアメリカで提唱されたことが始まりなので、20年以上の歴史を持っています。
従来は、名刺管理ツールで顧客情報を管理し、エクセルで案件を管理し、グループウェアで顧客とのやり取りやチーム内の報連相を管理…というように、二重管理・三重管理をしている企業が多くおりました。
しかし、SFAを導入することで、営業活動に関わる全ての情報を一元管理することができるようになるのです。

営業支援システムであるSFAには、基本的にこのような機能が備わっています。
・顧客管理機能
・案件管理機能
・スケジュール管理機能
・予実管理機能(予算と実績を比較して目標達成率を分析する)
・類似案件検索機能
・レポーティング機能

製品によってはAIが搭載されていたり、外部サービスとの連携ができたりして、更に使い勝手がよくなるよう改良されてきています。

営業担当者にとっては
・他の営業担当者の成功事例を、自分の営業活動の参考にすることができる
・営業報告の資料を自動で作成できる
・二重入力によるミスを防ぐことができる
などのメリットがあります。

また、営業マネージャーにとっては
・メンバーの日々のスケジュールを把握できる
・各メンバーの案件進捗状況を把握することで、適切なアドバイスや指示をすることができる
・具体的な数字を把握することで、営業戦略や目標を立てやすくなる
などのメリットが生まれます。

このように、個々の営業活動を支えるだけでなく、各営業担当者や営業マネージャーにも、SFAはメリットのあるツールであると言えるのです。

SFA導入時に気をつけるポイントは?

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非常に便利なツールであるSFAですが、自社内で導入したからと言って必ずしも営業力が改善されるわけではありません。
ダイエット器具を購入しても、実際に適切に使用しないと効果が出ないのと同じで、SFAも導入しただけで効果が出るものではないのです。
「せっかくSFAを導入したのに、効果が出ずにやめてしまった」という企業が多いことも事実です。
そんなことにならないためにも、SFA導入時のポイントを押さえておくことが大事。

【ポイント1】自社の課題を明確にする
まず、「なぜSFAを導入するのか」を明確にすることから始めましょう。
SFA導入を検討する背景には、営業活動が属人化してしまっている・受注率が低い・既存顧客が離れてしまう…などの、自社における課題が必ずあるはずです。
導入目的を明確にしないまま営業担当者に「SFAを導入するから使え」と指示しても、活用されないことは明らかですよね。
まずは、社内で統率された「自社のこの課題を解決したいからSFAを導入する」という導入目的を持つことが大切です。
更に、“その課題を解決するのが目的”なのではなく、最終的には“SFA導入によって売上の向上に繋げることが目的”であるという意識も、社内で統一して持っていなければいけません。

【ポイント2】営業担当者が使いやすい製品を選ぶ
蓄積されたデータが分析のカギとなるSFA。そのため、各営業担当者がデータをきちんと入力してくれないと、意味をなしません。
SFAが定着しない理由として「営業担当者が入力してくれない」という点が挙げられることも多いため、
・誰でも入力しやすいか
・誰でも操作しやすいか
・入力項目は適切か
など、実際に現場で使いやすいインターフェースになっているのかを確認することが大事です。
また、導入後にどのような業務フローで進めたらいいのか、きちんと社内整備を行っておく必要もあります。

【ポイント3】 データを分析する体制が整っているのか
営業担当者がデータを入力してくれたとしても、そのデータが活用されずに終わってしまうケースもあります。
SFAは、“データを入力する”ことが目的なのではなく、“データを活用して営業力を強化し、売上を向上させる”ことが目的のツールです。
データを基に営業戦略を立て、社内の営業活動を最適化するためには、営業マネージャーが先頭になってSFAを活用する社内体制を整えなければいけないですね。

SFAの運用定着のための5つのコツ

1.とにかく入力してもらう
「習うより慣れろ」という言葉の通り、まずは営業担当者にとにかく入力してもらってSFAに慣れてもらいましょう。
案件の進捗状況や、日々の営業活動の報告など、どんどん蓄積していってもらうようにします。

2.今までの業務をSFAに替える
名刺管理ツールに登録している顧客情報、カレンダーアプリでのスケジュール共有、エクセルの案件管理表、メールや電話による報告、紙ベースの日報など、営業活動でさまざまなツールを使っている企業は、全てSFA内の機能を使うようにしましょう。
別のシステムに登録した内容をSFAにも登録するのでは、二重管理になってしまって営業担当者の入力負荷となってしまいます。
外部連携をする場合を除いて、既存システムとSFAのすみわけをしましょう。

3.マネージャーこそが活用する
マネージャーがSFAを活用していない環境では、部下である営業担当者も「使わなくてもいいのか」と思ってしまって、更に入力業務が疎かになってしまいます。
案件が登録されたらコメントを書いたり、日報への返信を必ず書いたりすることで、「マネージャーもきちんとSFAを見ていて、活用しているんだな」と営業担当者に思ってもらうことが大事です。

4.評価制度に組み込む
なかなか営業組織全体でSFAへの入力が定着しない場合は、入力作業に強制力を持たせることも一つの手です。
SFAから取得できる情報を人事評価の査定基準としたり、SFAからの報告で勤怠管理をしたりするなど、SFAに登録しなければならない環境を作り出すことも考えてみてください。

5.インセンティブを設ける
4は強制的に入力させる方法ですが、積極的に入力させる方法もあります。それは、入力した人に対してなんらかのインセンティブを与える方法。
トップセールスマンの営業活動に関わる情報こそが会社の財産となりますが、忙しい営業担当者はなかなか登録する時間を取ることができません。
そのため、登録件数に応じてポイントを与えたり、組織として価値のある事例や資料などを共有した場合は報酬を与えるなど、入力の意欲を掻き立てる工夫をすることで積極的に活用されるようになるでしょう。

CRMもよく聞くけど違いはあるの?

SFAとは?そもそも何の略?意味とは?|Senses Lab.|3

SFAとよく比較されるのが、CRM(Customer Relationship Management)=顧客関係管理です。
違いを一言で表すと…
「SFAは“営業活動”を見える化する。CRMは“顧客情報”を見える化する。」
と言えるかと思います。

先述のように「どの取引先のどの顧客に、営業担当者はどのような行動(アクション)をして、どんな結果となったか」を管理するのがSFAであるのに対して、CRMは「どの顧客がどんな行動をしたのか」「こんな顧客に対して、こんなキャンペーンやプロモーションを打ち出す」などを管理するものです。

特にCRM導入に向いている企業は
・年齢や地域などで顧客をセグメントしてフォローしたい
・顧客満足度を向上させたい
・顧客の問合せ履歴や行動履歴を管理したい
・既存顧客に対してメールプロモーションやキャンペーンを打ち出したい
という目的のある企業です。
つまり、「営業活動を最適化させて、売上アップに繋げたい」という企業はSFAの導入が向いているでしょう。

 

終わりに

SFAについておわかりいただけましたか?きちんと運用できれば、個々の営業担当者や営業マネージャーだけでなく、営業組織全体として価値のあるツールとなるでしょう。そのためには、先述のとおり、社内で統一した意識を持つことが最も重要です。自社の課題を一人ひとりが把握し、それを改善するためにSFAを活用する。この環境が整っていれば、自ずとSFAは自社にとって必要不可欠なものとなるでしょう。

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