SFAを活用した予実管理の方法とは？メリットやおすすめツールも紹介

営業活動の効率化や可視化を図る中で注目されているのが、SFA（営業支援システム）を活用した予実管理です。

従来のExcel管理に比べ、SFAを導入することで予算と実績の差異をリアルタイムに把握でき、意思決定のスピードと精度が向上します。

本記事では、SFAによる予実管理の基本的な方法やメリット、おすすめのSFAツールを紹介します。

予実管理とは

予実管理とは「予算（計画）」と「実績（結果）」の数値を管理し、事業運営や経営に活かすことです。予算と実績の差異を分析して改善につなげるマネジメント手法として企業で活用されています。

営業においては、売上や受注などの目標に対して実際の成果を定期的に確認することで、目標達成の進捗や課題を把握します。

達成状況に応じて、施策を見直したり強化したりすることで、営業活動の質を高めることが可能です。

適切な予実管理を行うことは、経営における意思決定や営業活動の成果最大化にとって欠かせない取り組みと言えます。

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SFAとは

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援システム」「営業支援ツール」を意味します。

営業活動における情報管理や業務の自動化を目的としたツールで、顧客情報、商談の進捗、営業パーソンの行動履歴などを一元管理できます。

従来、営業活動は個々の担当者の経験や感覚に依存しやすく、情報共有や進捗把握が困難でした。

SFAを導入することで、営業データが可視化され、チーム全体での情報共有やデータの分析、改善活動が可能になります。

SFAは予実管理にも有効で、目標に対する実績の進捗確認を容易に行える点が大きな特長です。

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SFAで予実管理を行うメリット

SFAを活用して予実管理を行うことで、従来のExcelや紙ベースでは実現が難しい多くの利点を得られます。ここでは、特に「予実の精度向上」と「急な変化への柔軟な対応」という2つの観点からそのメリットを紹介します。

予実の精度の向上

SFAでは、営業活動の記録や商談の進捗、見込み金額、成約確度などのデータがリアルタイムで自動的に蓄積されるため、予実管理の精度が大幅に向上します。

営業パーソンごとのパフォーマンスや案件ごとの進行状況を可視化でき、予算と実績の差異を定量的かつスピーディに把握することが可能です。

データは自動で記録・更新されるため手入力の必要がなく、予実管理に必要なデータを漏れなく収集・管理できます。

また、AIを搭載したSFAを活用すれば、過去の蓄積したデータをもとに売上予測や改善アクションを立てることができ、より正確な予実管理と、進捗に応じた施策の実行を可能にします。

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急な変化にも対応できる

SFAで予実管理を行えば、急なデータの変更にも迅速に対応できます。

従来のExcelでの予実管理では、商品単価の変更やカテゴリ追加といった業務上の変化があるたびに、数式の修正やデータの再構築が必要となり、手間とリスクが発生します。

一方、SFAでは、急な変更にも柔軟に対応できる設計となっており、データ項目を追加・修正するだけで、最新情報がレポートやダッシュボードに自動で反映されるため、負担があまりかからないのが特徴です。

クラウド型のSFAであれば、複数人・複数拠点間での同時編集や情報共有が可能で、常に最新の情報で予実管理を行えます。さらに、クラウド上にデータを保持することで、ファイルやデータの紛失リスクも軽減されます。

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SFAを活用した予実管理の方法

次に、SFAを活用した予実管理の方法を具体的に紹介します。

売上目標を設定する

予実管理の出発点は、実現可能な売上目標の設定です。通常は、前年の実績や成長率、市場動向などを参考にしながら、四半期・月別に目標数値を定めていきます。

SFAを活用することで、過去の受注実績や平均案件単価、営業パーソンごとの達成率などが自動でグラフ化されるため、目標の妥当性を客観的に検証できます。
たとえば、以下のような活用が可能です。

SFAの活用例：

• 四半期別の受注額推移や平均案件単価、担当者別の達成率をグラフ化
• 前年同月比の成長率をSFAのダッシュボードで確認
• チームや個人ごとの達成率を可視化

こうした定量的なデータを可視化することで、前年度や業界平均と比較しながら目標の妥当性をチェックすることができます。

予算を割り当てる

目標が設定されたら、それをもとに部署や担当者別に予算を割り当てます。

このとき、各案件の受注確度や商談規模をもとにした資源配分が重要となります。人件費や設備費、減価償却費、広告宣伝費などをそれぞれ計算し、根拠となる数字を集めて予算を算出しなければなりません。

SFAでは、パイプライン分析によって案件ごとの進捗状況や見込み金額がリアルタイムで更新されるため、投資判断をスピーディーに行えます。

SFAの活用例：

• 商談の受注確度をもとに、案件ごとの期待値を計算
• パイプライン分析を通じて、月ごとの資源配分を調整
• 売上貢献が高いカテゴリや地域に予算を集中させる

このように、SFAの情報をベースに予算を割り当てることで、主観に依存しない論理的な予算配分を可能にします。

月次決算で予実差異をチェック

目標と予算の設定後は、実績を月次などの定期的なタイミングで集計し、ズレを把握します。こまめな進捗確認により予実管理の精度を高め、ズレが生じた場合は早期に対処する必要があります。

SFAでは、自動レポーティング機能を活用し、売上や活動量を可視化できるため、より精度の高い予実管理を実現できるでしょう。

SFAの活用例：

• 目標達成率や進捗ステータスを一覧で把握
• 担当者別・製品別・地域別の売上実績をダッシュボードやレポートで確認
• 差異が大きい領域にはアラートやコメントを残す

SFAを活用することで、タイムリーな予実の把握と、次のアクションへつながる分析が可能になります。

差異分析と改善策の実行

予実の差異が確認されたら、その原因を分析し、改善策を立てて実行に移します。

ここで重要なのが、単なる数値の比較ではなく、具体的な営業行動まで掘り下げて検証することです。

SFAには営業パーソンの行動履歴が蓄積されており、勝ちパターンや失注要因の分析に役立ちます。

SFAの活用例：

• 成功案件・失注案件に共通するケースや期間、競合情報を抽出
• コールログやメール履歴、訪問記録などの行動履歴を抽出して分析

このように、SFAの定量・定性データをもとに改善サイクルを回すことで、予実管理は営業の成果を最大化するために、一層戦略的な業務へと進化します。

予実管理におすすめのMazrica Sales

予実管理は、目標と実績を比較・分析し、営業活動を戦略的に改善していくための重要な手法です。SFAを導入することで、情報の一元管理とリアルタイムなデータ分析が可能になり、意思決定のスピードと正確性が格段に向上します。

中でもMazrica Salesは、操作性・分析力・拡張性に優れたSFAとして、多くの企業での導入実績があります。

予実をダッシュボードで把握できるレポーティング機能に加え、AIがアクションを提示してくれる機能や、外部ツールとの連携も豊富です。

予実管理の強化を検討中の方は、まずはMazrica Salesの概要資料をご覧ください。