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サイボウズ株式会社が提供しているkintone（キントーン）は、さまざまな業種や職種の業務に合わせたオリジナルアプリを簡単に作成できるサービスです。
日本を代表するリーディングカンパニーからスタートアップまで、多くの企業が導入して、業務効率の改善や売上向上に繋げています。
今回は、そんなkintoneについて徹底解剖！
機能面だけでなく、メリット・デメリットや向き・不向きの企業までを分析して解説します。
この記事の内容
kintoneとは？
kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供している業務アプリケーション作成サービス。
プログラミングの知識が必要なく、難しい操作もせずに、自社の業務に合ったアプリを簡単に作成できるツールです。
さまざまなITツールが流通していますが、自社に合ったツールをいくつも導入すると、多重入力が発生してしまったり、管理しきれなかったりして、結局活用できずに終わってしまうことが多いです。
しかしkintoneを使えば、自社に合った業務アプリを一ヵ所のプラットフォームで管理することができるので効率化に繋がります。
また、部署間の連携がなかなかスムーズにいっていない企業も、kintone上のみでデータを管理することによって情報共有もスムーズ。
部署ごとに異なるツールを使っていたり、紙ベースで管理していたりする企業にとって、散在していたデータが一ヵ所にまとまって情報共有・管理ができることは非常にメリットになるのではないでしょうか。
プランは2コースが用意されています。
【スタンダードコース】
・月額1,500円/1ユーザー（年額17,640円/１ユーザー）
・外部連携と拡張機能可能
・アプリ数は最大1,000個まで
【ライトコース】
・月額780円/1ユーザー（年額9,170円/１ユーザー）
・外部連携と拡張機能不可
・アプリ数は最大200個まで
kintoneの特徴
■業務に必要なアプリを簡単に作成できる
自社に合った業務アプリを見つけるのはなかなか大変…
Kintoneでは先述した通り、プログラミングも必要なく、自分で簡単にアプリケーションを作成できます。
現場のニーズを最大に反映させたアプリを作成できるので「活用できずに終わる」ということはなくなるでしょう。
気になるアプリの作り方は、主に3パターン。
・部署や業種別に用意されている100以上のサンプルアプリの中から選ぶ
→デザインや設定を変えることもできる
・業務で使用しているExcelやCSVファイルを読み込むだけでアプリ化
・ドラッグ＆ドロップで必要な項目を選んで作成していく
■円滑なコミュニケーションが実現
部署が異なるとなかなかコミュニケーションが取れなかったり、同じ部内でも外出が多い部署だとメンバー同士のコミュニケーションを取る機会が減ったりしてしまいます。
kintoneにはグループウェアのように社内メンバーでコミュニケーションを取れる機能が備わっています。
・スレッド：議題ごとにメンバー同士で議論できる
・アプリのコメント欄：アプリに蓄積したデータにコメントをすることができる
・メンション：特に読んでほしい相手やグループに宛ててメンションメッセージを送る
・個人メッセージ：特定の相手と1対1のメッセージのやり取り
もちろん、それぞれのコミュニケーションスペースに加入するメンバーを選んだり、公開範囲を指定することも可能。
業務を円滑に進めるコミュニケーションを実現できます。
また、取引先や協業企業など、社外のゲストとのコミュニケーションを取れる、社外秘情報を守れるゲストスペースもあります。
普段はメールや電話でなかなか記録を残すことができなかった社外の方とのコミュニケーションも、kintone内で蓄積することで対応漏れや「言った言わない」問題の回避にも繋がります。
■高いセキュリティーレベル
クラウドサービスであるkintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているcybozu.comを基盤としています。
不正アクセス・不正ログインへの対策もばっちりで、情報はデータセンターに蓄積されるためデータ消失対策や災害対策もしっかりしています。
独自サブドメインも取得できるので、ログインURLも自社で独自のものを作ることができます。
kintoneの主な機能
■業務アプリの作成・追加
先述の通り、業務に必要なアプリケーションを簡単に作成できるのがkintoneの特徴。
具体的にどんなアプリが作れるのかと言うと…
・顧客リスト
・案件管理
・クレーム管理
・タイムカード
・交通費申請
・ワークフロー
・議事録管理
・見積書や請求書管理
・契約書管理
・日報
などなど。
営業部門に必要なツールも揃っています。
■データの管理や集計
社内に散在していたデータを一元管理することができます。
今までは複数のシステムやExcel・PowerPoint、紙資料などで管理していたデータも、kintone上で管理することができるようになります。
フリーワード検索では、蓄積されたデータだけでなく添付資料などからも検索されるため、必要なデータを検索することも簡単。
いつ・誰が・どのデータを更新したのかという変更履歴も残るので、間違って変更してしまったデータも元通りに戻せます。
また、蓄積されたデータは集計したり一覧で閲覧したりすることも可能。
円グラフや折れ線グラフなどでグラフ化し、業務に役立てることができます。
■コミュニケーションの場
社内外のメンバーとコミュニケーションが可能。
プロジェクトメンバー全員で進捗を確認しながらコミュニケーションを取ったり、アプリ内のデータに紐づいたコミュニケーションを取ったりすることができます。
資料やグラフなどの共有も可能です。
■拡張機能
JavaScriptやCSSファイルを読み込みや、外部サービスとのAPI連携ができます。
対応している外部連携サービスは、なんと100種類以上！
現在利用しているツールを解約することなく、kintoneの内容を更に充実させられます。
拡張機能も、もちろんプログラミングの知識は必要なし。設定画面から簡単に拡張できます。
kintoneのメリット・デメリットと向き不向き
kintoneのメリット
■オリジナルアプリの作成
自社の用途やニーズに合ったアプリをオリジナルで作成できます。
今まで「こんなツールがほしい」と思っても、コストや定着までの手間などを考えると二の足を踏んでいた方もいるかもしれませんが、kintoneでは必要なアプリをどんどん追加していくことができるので便利です。
作り方も簡単で、日々の業務の中で改善点が見つかれば逐一修正していけるので、開発コストも抑えて自社オリジナルアプリができます。
■情報の共有・管理
属人化していたデータや、社内に散在していて探すことも難しかった情報を、kintone上で一元管理。
社内で情報を共有することで、眠っていたデータを活用して生産性を高めます。
■手軽に導入できる
クラウドサービスのkintoneは、開発の必要もなく、登録したその日から利用することができます。
無料トライアルでは全サービスを30日間も無料で使えるので、実際に導入して運用することになってもスムーズ。
■モバイル対応
外出先でも使えるよう、モバイル対応もしています。
モバイルアプリを活用すれば、いつでも・どこでも作業することができます。
■サポート体制
プランに関わらず、電話・メールでのサポートを受けることができます。
オプションなどでサポートを追加するサービスが多い中、プランに標準搭載されているのは嬉しいポイント。
kintoneのデメリット
■アプリの整理
アプリを追加していってどんどん増えていくと管理することが大変になってしまいます。
よく使うアプリを上位に配置したり、順番を変えたりすることはできません。
スペースごとにアプリをまとめることはできますが、アプリが増えすぎると整理しにくいという声がありました。
■対応していない計算式がある
kintoneにも計算ツールがあるのですが、対応していない関数も多くあります。
現在Excelなどで複数の計算式や関数が動いているものを使っている企業にとっては、導入メリットがないと感じるかもしれません。ただし、プラグインを活用すれば解決できる場合もあるようです。
■ストレージの容量が少ない
プランに関わらず、ディスク容量は1ユーザーあたり5GB。
営業活動で使うカタログや提案資料のデータなどを大量に保管すると、すぐに容量がいっぱいになってしまうこともありそうです。
■外部システムやアプリ間での連携の設定が複雑
さまざまな外部サービスと連携することができるので、アプリと組み合わせて、より自社にとって有効な使い方をすることができます。しかし、データ連携の設定には専門性が必要で、システム担当者がいないと運用が行き詰まることもあるようです。
■デザイン性はあまり高くない
標準搭載されているデザインでは、見た目にこだわる企業にとっては不満が出てしまうかもしれません。
ExcelやPowerPointのような柔軟なデザイン性はなく、項目ごとに色分けをしたり、枠を狭くしたりするなどは、おそらく社内にCSSやHTMLを扱える人がいなければ難しいでしょう。
kintoneが向いている企業と向いていない企業は？
業務に必要なアプリを手軽に作成できるkintoneなので、自社に合った複数のアプリを一つのプラットフォームで管理したいという企業には向いています。
営業部・人事部・経理部など、社内のさまざまな部署のためのアプリを一元管理できるため、人員の少ない中小企業やスタートアップ企業などで、一人のスタッフが部署を横断して複数の業務を担当しているという企業にとってもメリットがあるでしょう。
また、開発コストもなく、ランニングコストも比較的リーズナブルなので、コストをかけずに手軽に始めたいという企業にもおすすめ。
しかし「営業管理をするためにSFAツールを導入したい」という企業の視点で見るとどうでしょうか。
顧客管理や案件管理、訪問管理のアプリがあるので、SFAの代わりとして使えないこともありません。
ですが、SFAツールとして使うためには、それぞれのアプリを作成して、アプリ同士を連携させる必要があります。
更に、重複入力を防ぐためには、一つのアプリに入力したデータをもう一つのアプリに反映させたほうが効率的ですが、そのためにはプラグインなどの設定が必要です。
また、kintoneのカレンダー機能はシンプルすぎて見にくく、更にスマホでは確認できないのです…！
それを解決するには、Googleカレンダー連携プラグインを設定しなければいけません。
つまり、kintoneで営業管理をしようとした場合、各アプリ間の連携やプラグインなどの複雑な設定が必須。
簡単にアプリを作ることはできても、それを運用していくためには結局のところ複雑な工程が必要となり、システム担当者がいなければ難しくなってしまいます。
主に営業管理をしたいという企業の場合は、営業支援に特化して、営業管理ツールとして必要な機能も搭載されているSFAを選択したほうが良いでしょう。
SFAについて詳しくは知りたい方は以下の記事をご覧ください
>>SFAとは？CRMとの違いは？|どこよりもわかりやすく解説
SFAの選び方に関して管理者向き、それとも現場向きのUI/UXか？運用定着までにかかる時間は早いのか？などの軸で
以下のようなチャート分類することもできます。
システム担当者が必要ないUI/UXが特長のSFAとは
仕事をしている上で利用するツールはUI/UXが優れたものでなければ、普段の仕事で日常的に活用していくことには繋がりません。
つまり、営業現場で定着するSFAとは、ユーザーが使いやすいような操作性、見やすいフォントやデザインなど、UI/UXが高いSFAであることが重要です。
kintoneは、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作でアプリを作れるので、業務アプリを作成するためのUI/UXには優れています。
しかし、作成した案件管理アプリやスケジュール管理アプリなどを「営業管理をするためのSFAツール」として使おうとすると、複雑なプラグインが必要であったり、そのままではアプリ間連携ができなかったりと、少し使いにくさを感じてしまう人もいるでしょう。
UI/UXを優れさせるには、社内にCSSやHTMLなどを扱えるシステム担当者が必要となります。
また、SFA大手のセールスフォースは、カスタマイズ性が高いためツールを自社に合わせていくことが可能ですが、そのぶん難易度が高く、現場で使いにくく定着しないという声があります。
きちんと定着するSFAとして、最も重要な要素は「現場で使いやすいUI/UX」であるとも言えます。
当社・マツリカが提供しているSFA「Senses（センシーズ）」は、とことん営業現場で使いやすいUI/UXにこだわった営業支援ツールです。
基本操作はドラッグ＆ドロップ、営業現場の入力負荷の軽減、シンプルだけど見やすいデザインで、ITリテラシーの低いメンバーでも使いやすいツールになっています。
社内にシステム担当者がいなければ、もともと優れたUI/UXで必要な機能が搭載されているSensesがおすすめです。Sensesであれば、専任のシステム担当者を必要とすることなく活用することができるでしょう。
Senses（センシーズ）の概要資料ダウンロードはこちらから。
Sensesの機能と活用例
営業支援ツール「Senses」（センシーズ）は、営業活動の管理に特化したクラウドサービスです。
主な機能は営業管理機能で、営業活動を見える化して営業プロセスを最適化します。
■案件管理
顧客との間で発生した案件（商談）ごとに、案件ボードで管理できます。
商材名・契約金額・契約予定日・完了アクション・次回アクション予定日・確度などの項目が書かれた案件カードを、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作することが可能。
滞っている案件はカードの色が変わったり（Sensesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます）アラートが出されたりして、マネージャーも管理しやすいです。
■アクション（行動）機能
メールや電話でのやり取り、訪問など、顧客へのアクションを管理します。
Gmailやoffice365連携で、顧客に送信したメール内容は自動取り込みが可能。
▶︎Senses×グループウェア（Gsuite・Office365など）にはどんなメリットがあるの？
■おすすめアクション
蓄積されたアクション（行動）履歴をSensesに搭載されたAIが分析して、類似案件を見つけ出し、効果のあったアクションをおすすめしてくれます。
例えば、過去にメンバーが作成した提案書を活用したり、効果のあったメール本文を参考にメールを送ったりできます。
■取引先管理
取引先に関する情報を一元管理します。
2019年1月時点でSensesには40万社以上の企業情報が登録されており、取引先情報登録の際に企業名を入力するだけで、住所・電話番号・企業規模などの基本情報からプレスリリース、財務情報までを自動で取得できます。
訪問に必要な情報をすぐに取得できるため、効率的に商談準備が可能。
■分析レポート
グラフ化した売上予測レポート、ファネル分析レポート、売上実績レポート、アクション分析レポートを出力できます。
営業担当者別、チャネル別、商材別、取引先別などで分析できるため、自社の弱みと強みを把握して勝ちパターンを導き、営業力の強化に繋げます。
これらの機能を活用して、自社の営業活動を見える化し、デキる営業パーソンのナレッジを共有することによって、新人営業担当者や成果の出ていない営業担当者でも売れるようになる仕組みを構築することができます。
もちろん、高いUI/UXで営業現場の使いやすさを重視しているため、現場の負荷にもなりません。
営業管理を目的としている場合は、SensesのようなSFAを導入して、自社の営業に改革を起こしてみてくださいね。
終わりに
自社に合ったアプリを手軽に作成でき、部署を超えたコミュニケーションを実現してくれるkintone（キントーン）。
一つのツールでデータを一元管理することで、データの活用やスムーズな社内連携に繋がります。
案件管理や顧客管理などの営業部門で必要とされているアプリも揃っているので、「低コストで始めたい」「営業部以外のアプリも同じプラットフォームで管理したい」という企業にとっては、kintoneが良いですね。
しかし「もっと営業管理に特化したツールを使いたい」という方は、営業現場での使いやすさにこだわって、営業管理に必要な機能を充実させているSFAを導入することをおすすめします。
自社の業務体制や現場のニーズに合わせて、比較検討してみてくださいね。
SFA分類チャート 4つのタイプ
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