【徹底比較】グループウェア10選！機能・費用・特徴をわかりやすく紹介【無料あり】

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現在のビジネスでは、組織内の情報共有やコミュニケーションはグループウェアを活用するのが当たり前となってきています。

グループウェアを活用することで、社内やチーム内での連絡をスムーズにしたり、書類をグループウェア上で管理したりと、承認や決定が迅速になり、情報やナレッジの共有だけでなく、かなりの業務効率化が見込めます。

専用ソフトをパソコンに入れるものもありますが、現在の主流はクラウド型。

マルチデバイスで閲覧できるため、外出先でもオフィスでも必要な時に必要な情報を得ることができます。

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本記事では、クラウド型グループウェアツール6選を、機能・費用・特徴で比較します。

あなたの組織の課題解決に最適なグループウェアツールを探すのに役立ててください。

グループウェアとは?

グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。 情報共有の手段としてメールを活用している企業も多いとは思いますが、メールだけではリアルタイムに情報を情報を共有するのは難しいです。

チャットを活用することでリアルタイムの情報共有は可能になります。 しかし、メールとは違うソフトやアプリを立ち上げるのは面倒です。 グループウェアにはメールやチャットなど複数のコミュニケーションツールが含まれているので、他のソフトやアプリを立ち上げることなく利用できます。

グループウェアツールの基本機能

それでは、次にグループウェアに搭載されている基本的な機能についてみていきましょう。グループウェアには以下の４つの機能が搭載されていることが多いようです。

１．設備予約機能
グループウェアでは会議室やプロジェクターといった組織の共有機材の管理を一元的に行うことができます。また、それらの貸出や予約の管理を行うことも簡単にできます。

２．スケジュール管理
スケジュールの管理もグループウェアの基本的な機能の一つです。個人のスケジュール管理はもちろん、他の社員のスケジュールも一目で確認でき、効率的にミーティングや行事の日程調整を行うことができます。

３．掲示板機能
社内のお知らせ事項を効率的に掲載することが可能です。閲覧可能な人、部署やグループを指定することもできるので、メールなどを用いずに見せたい人にのみ見せることもできます。

４．ファイル共有機能
PDFや画像、パワーポイントといったファイルの共有もグループウェアで一元化できます。セキュリティ対策もしっかりされていますので、重要なファイルも安心して共有することができます。

グループウェアのメリット

グループウェアの最大のメリットは「情報共有の活性化」です。 社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。

それに対し、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。 社内SNSは他部署の人間とコミュニケーションを頻繁に取る必要のある場合のみ利用されがちですが、グループウェアはより汎用性が高く対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に特に適しているソフトだと言えるでしょう。

また、もう一つのメリットとして、導入する企業の状況に応じて、様々なツールを任意で取り込めるということがあります。 例えば、タスク管理や日報管理などを行う際にグループウェアを活用すると、作業の可視化が可能になります。 個人の報告は主観が入り、作業の正確な進捗が把握できないことがあります。 しかしタスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するリスクを減らせます。

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おすすめグループウェアツール

おすすめのグループウェアツールを7つご紹介いたします。

①Google Workspace(旧G Suite)

【製品概要】
Googleが提供しているグループウェア「Google Workspace（旧G Suite）」。

個人的にGmailやGoogle カレンダーなどを使っている人も多いと思うので、導入してもそれほど手間なく扱えるようになることがメリットとして挙げられます。

Google ドライブでファイルを共有したり、ドキュメントやスプレッドシートでクラウド上に資料を作成でき、更に閲覧権限・編集権限も設定することができます。

Googleが提供している業界トップクラスのセキュリティーと、24時間365日対応のサポートにより、導入後も安心です。

Google Workspace（旧G Suite）と連携することで効率がアップするツール11選

【費用】
月額
・Basic：600円/1ユーザー
・Business：1,200円/1ユーザー
・Enterprise：2,400円/1ユーザー

年額
・Basic：6,000円/1ユーザー
・Business：12,000円/1ユーザー
・Enterprise：24,000円/1ユーザー

【特徴】
・Google カレンダーによるスケジュール共有と管理ができる
・ハングアウトでチャット機能だけではなく、音声会議や動画会議を実施可能
・Word、Excel、PDF、画像などのさまざまなファイルをクラウド上で共有し、閲覧権限を設定できる
・クラウド上で資料作成ができ、同時に複数人で編集作業が可能→自動保存により、ファイル破損の心配なし
・業界トップレベルのセキュリティー管理
・24時間365日、メールと電話でサポート

②Microsoft 365（旧Office 365）

【製品概要】
日頃よく使っているという方が多いWordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft officeシリーズ。

そのofficeにプラスして、チャットツールやファイル共有などのグループウェア機能がパッケージされたものが「Microsoft 365（旧Office 365）」です。

Microsoftがデータセンターを運営しているので、万一の災害や事故に遭ってしまっても、データが破損されることはありません。

また、それぞれのアプリケーションは最新版に自動アップデートされるため、アップデートのためにバックアップを取ったりセキュリティー更新をしたりなどの人的リソースもかからないことも魅力の一つ。

Microsoft 365(旧Office 365)と連携・アドオンすべきツール8選

【特徴】
・使い慣れたMicrosoft officeシリーズのため、生産性が下がらない
・ビデオ会議機能では最大250名が参加可能で、Skypeユーザーにもアクセスできる
・共有予定表を使って、他メンバーとスケジュールを共有
・ガイダンスに沿ってのセットアップなので簡単
・最新版に自動的にアップグレード

③サイボウズ ガルーン

【製品概要】
大規模組織におすすめのグループウェアはサイボウズが提供している「サイボウズ ガルーン」。

稟議や経費の申請もクラウド上で行うことができ、上長の承認や決済も電子化。ワークフローをデジタル化することで、効率的に業務を進めることができます。

もちろんグループウェアの基本機能である、社内連絡ツールやスケジュール共有、タスク管理なども含まれています。

部署ごと、拠点ごと、案件ごとなど、さまざまな切り口でポータルを作成できるので、社内の情報が散らばることなく一元管理できます。

連携できるソリューションも多数。

日本語・英語・中国語に切り替え可能なので、組織内のグローバル化にも対応可能です。

また、営業支援ツール「Senses（センシーズ）」とガルーンカレンダーの連携により、営業現場におけるさらなる効果を期待できます。
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【費用】
～300ユーザー：月額845円/1ユーザー、年間9,935円/1ユーザー
301～1,000ユーザー：月額800円/1ユーザー、年間9,405/1ユーザー
1,001ユーザー～：お問い合わせ

【特徴】
・ユーザー満足度は97%（2014年サイボウズ社調査）
・ポータルを作成し情報共有することで、情報を一括管理できる
・自身のスケジュールのみでなく、他メンバーのスケジュールの確認や会議室などの施設を予約できる
・ディスカッション、ファイル共有、タスク管理を集約し、案件ごとに管理
・ワークフローの電子化
・取引先や顧客などの情報をまとめたアドレス帳を作り、社内で共有することができる
・オプションでkintoneと連携可能

④IBM Notes（現：HCL Technologies社 HCL Notes/Domino）

【製品概要】
世界的IT企業のIBMが提供するグループウェア「IBM Notes」はメール・カレンダー・ファイル共有などの基本機能が備わっており、IBM Dominoサーバーとの連携により他のアプリやツールなどのIBM製品と統合することができます。

普段からIBM製品をお使いの企業では、製品同士の連携には特に魅力を感じるのではないでしょうか。

サポート体制も万全のため、使用方法の問い合わせやトラブルの際にはIBMテクニカルサポートでのサポートを受けることが可能です。

しかし、月々のライセンス料のほかにバージョンアップのたびにコストがかかるので、最新のバージョンを常に保っておくための予算を確保しておく必要があるでしょう。

【費用】
お問い合わせ

【特徴】
・IBMの他製品との統合ができる
・IBM Connectionsとの統合により、ファイル共有やコメント挿入が可能
・IBM Sametimeでオンライン会議ができる
・バージョンアップをするごとに料金がかかる

⑤desknets Neo

【製品概要】
「現場で使いやすい製品」にこだわった機能性の「desknets Neo」は、シンプルで操作性がよく、現場も管理者も使いやすいことがポイントです。

社内申請や届け出の承認・決裁のワークフロー機能やコミュニケーションツールのほか、会議室や社用車の設備予約、来訪者管理、備品の購入予約など、社内での細かい業務もオンライン上で済ませることができます。

安否確認機能もあり、災害時の緊急連絡にも役立ちます。

文書や案件も一元管理できるため、社内に関わるすべてのことがアクセスするだけで解決。

月額に+320円で、SFA機能を持つ「AppSuite」も利用することができます。

【費用】
月額400円/1ユーザー
AppSuiteを利用する場合はプラス320円/1ユーザー

【特徴】
・25の機能を標準装備
・シンプルで操作性が良いため、誰でも使いやすい
・定期的なバージョンアップで利便性向上
・通信時のSSL暗号化などのセキュリティーオプション
・SFA機能を持つAppSuiteも追加で利用可能

⑥J-MOTTOグループウェア

【製品概要】
先ほど紹介したdesknet’s NEOを同じ機能を、容量とコストを抑えて使えるようにしているのが「J-MOTTO」。

1ユーザーの月額が150円から始められ、最大3カ月のトライアル期間もあるため、スタートアップ企業や中小企業にとっては嬉しいサービス。

勤怠管理や給与明細管理、企業の経営サポートなど、豊富なサービスをオプションで利用することもできます。

サポート体制はフリーダイヤルで、システム管理者のみでなく他の利用メンバーでもサポートを受けられます。

【費用】
・スタンダードプラン（20ユーザーまで）：月払い3,000円、年払い30,000円
・ライトプラン（0ユーザー以下）：年払い20,000円

【特徴】
・desknet’s NEOと同じ25の機能を使える
・低価格での運用が可能
・豊富なオプションサービス
・ISO27001・ISO9001認証を取得した大手データセンターで保守管理

⑦GRIDY

【製品概要】
ナレッジスイート株式会社が提供する「GRIDY」は、充実した管理機能という特徴を持っています。

所属部署や役職ごとにデータの管理機能の権限が制限されるので、「見せる・見せない」の管理が簡単にできます。

スケジューラーやToDoリスト、チャット、タイムカード、設備予約、備品管理といった23種類の基本機能が搭載されており、機能が充実。

ナレッジスイートの提供する他のSFAの機能などと組み合わせることも可能になっています。 さらに、IPアドレスによる接続制限で高セキュリティを誇っています。

▶︎▶︎【参考記事】ナレッジスイートのSFA/CRMが自社に向いているかどうかこちらでチェック！

【費用】 ・無料版 ・月額6000円/1法人（超過1GBあたり2,000円）

【特徴】
・23種類の基本機能 ・無料版が存在
・セキュリティへの意識が高いので情報マネジメントに力を入れている企業におすすめ
・ナレッジスイートの他の機能と組み合わせて使うことが可能

⑧Aipo

Aipoの特徴は直感的に操作が可能なインターフェースと高いセキュリティ。

チームの成長に合わせて使う機能を選択することができ、機能ごとに料金が設定されているので、高いコストパフォーマンスだと感じる方も多いでしょう。

カレンダー（月額200円/人）、社内SNS（月額100円/人）、勤怠管理（月額100円/人）と手頃な価格で様々な機能が使えます。

導入後のカスタマーサクセスにも気を使っているだけあって、高い満足感が得られるでしょう。

【費用】
・カレンダー（月額200円/人）
・社内SNS/勤怠管理/チャット/ポータル/ワークフロー/タイムライン/
　To do/プロジェクト/フォルダ/Wiki/掲示板/報告書（それぞれ月額100円/人）

【特徴】
・使いやすいデザイン
・機能ごとに導入が可能
・高いコストパフォーマンス
・頑丈なセキュリティ

⑨kintone

情報を打ち込むだけでその日から無料トライアルを始めることができる、スピード感が魅力のKintoneは様々な機能を自分で作って使えるグループウェアです。

自社の課題に合わせて自由にアプリを作ることができるので、課題の解決に向けて最短のアプローチを仕掛けることができます。

また、新しいアプリを作る際にプログラミングの知識などは一切不要。

また、エクセルを落とし込んでアプリを作ることができる気軽さも魅力です。

課題とその解決方法となる機能がはっきりしている場合、Kintoneを導入して自由にアプリを作ってみることがおすすめです。

kintoneはSFAとして便利？kintoneを営業に使うメリットとは

【費用】
スタンダードコース
・月額1,500円/1ユーザー（年額17,640円/１ユーザー）
・外部連携と拡張機能可能
・アプリ数は最大1,000個まで
ライトコース ・月額780円/1ユーザー（年額9,170円/１ユーザー）
・外部連携と拡張機能不可
・アプリ数は最大200個まで

【特徴】
・自由度が高く、自分でアプリを作るシステム
・導入の手軽さ
・100を超える基本機能

⑩R-Group

東京とアメリカに拠点を置くRグループ株式会社が提供するR-Groupの強みは何と言っても人数や容量制限がなく完全に無料なこと。

2010年にリリースされて以来、2000社以上に導入されています。

無料にも関わらず、タイムカード、ファイル共有、チャット、スケジュールにカレンダーなど基本的な12の機能を備えています。無料通話もできるのには驚きますね。

クラウド型でダウンロードの必要がないことやスマホでも利用可能など徹底して気軽に利用できることを目指しており、グループウェアをとにかく一度使ってみたい、という会社におすすめです。

【費用】 無料

【特徴】
・無料にも関わらず充実した機能
・カスタマイズは難しい
・クラウド型で無料なので気軽に利用できる

SFAとグループウェアを連携するメリット

営業支援ツール（SFA）とグループウェアを連携することにより、さらに効率よく業務を進めることができます。

SFAとは？CRMとの違いは？|意味・役割・主な機能を徹底解説

特に、SFAは営業現場の課題を解決するためのツールであるため、メールやカレンダーなどのグループウェアとの相性がとてもいいと言えるでしょう。

SFAとメールの連携は、ユーザーは通常通りGmailからメールを送る操作を継続できる上に、送信したメール内容がSFAに登録され、自動的に情報を蓄積することを可能にします。 また、カレンダーと連携することで、取引先との商談場所や時間を営業活動と同期することができます。 SFAとグループウェアを連携させることにより、営業の活動報告のためSFA上で内容を手動で入力したり、口頭で補足したりする手間が無くなるでしょう。

▶︎▶︎営業支援ツール（SFA）とグループウェアの連携概要はこちら

弊社の開発するSFA「Senses（センシーズ）」も、Microsoft 365カレンダーサイボウズガルーンカレンダーなどとの連携が可能です。

おわりに

業務効率化が図れるグループウェア。

社内のノウハウ共有やコミュニケーションが簡素かつ手軽にでき、組織内での案件や情報を一元管理できるので、まだ導入していない企業はぜひ導入をおすすめします。

機能面やコスト面などの違いが多いため、自社の課題に合うものを使うことが業務効率化には必要な条件です。

無料トライアルを設けているサービスが多いので、使い勝手を試してみて自社に合うかを検討してみてくださいね。