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現在のビジネスでは、組織内の情報共有やコミュニケーションはグループウェアを活用するのが当たり前となってきています。
グループウェアを活用することで、社内やチーム内での連絡をスムーズにしたり、書類をグループウェア上で管理したりと、承認や決定が迅速になり、情報やナレッジの共有だけでなく、かなりの業務効率化が見込めます。
専用ソフトをパソコンに入れるものもありますが、現在の主流はクラウド型。
マルチデバイスで閲覧できるため、外出先でもオフィスでも必要な時に必要な情報を得ることができます。
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本記事では、クラウド型グループウェアツール6選を、機能・費用・特徴で比較します。
あなたの組織の課題解決に最適なグループウェアツールを探すのに役立ててください。
この記事の内容
G Suite
【製品概要】
Googleが提供しているグループウェア「G Suite」。
個人的にGmailやGoogle カレンダーなどを使っている人も多いと思うので、導入してもそれほど手間なく扱えるようになることがメリットとして挙げられます。
Google ドライブでファイルを共有したり、ドキュメントやスプレッドシートでクラウド上に資料を作成でき、更に閲覧権限・編集権限も設定することができます。
Googleが提供している業界トップクラスのセキュリティーと、24時間365日対応のサポートにより、導入後も安心です。
【費用】
月額
・Basic：600円/1ユーザー
・Business：1,200円/1ユーザー
・Enterprise：2,400円/1ユーザー
年額
・Basic：6,000円/1ユーザー
・Business：12,000円/1ユーザー
・Enterprise：24,000円/1ユーザー
【特徴】
・Google カレンダーによるスケジュール共有と管理ができる
・ハングアウトでチャット機能だけではなく、音声会議や動画会議を実施可能
・Word、Excel、PDF、画像などのさまざまなファイルをクラウド上で共有し、閲覧権限を設定できる
・クラウド上で資料作成ができ、同時に複数人で編集作業が可能→自動保存により、ファイル破損の心配なし
・業界トップレベルのセキュリティー管理
・24時間365日、メールと電話でサポート
Microsoft Office 365
【製品概要】
日頃よく使っているという方が多いWordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft officeシリーズ。
そのofficeにプラスして、チャットツールやファイル共有などのグループウェア機能がパッケージされたものが「Microsoft Office 365」です。
Microsoftがデータセンターを運営しているので、万一の災害や事故に遭ってしまっても、データが破損されることはありません。
また、それぞれのアプリケーションは最新版に自動アップデートされるため、アップデートのためにバックアップを取ったりセキュリティー更新をしたりなどの人的リソースもかからないことも魅力の一つ。
【費用】
1ヶ月契約での月額
・Office 365 Business：1,090円/1ユーザー
・Office 365 Business Premium：1,630円/1ユーザー
・Office 365 Business Essentials：650円/1ユーザー
1年契約での月額
・Office 365 Business：900円/1ユーザー
・Office 365 Business Premium：1,360円/1ユーザー
・Office 365 Business Essentials：540円/1ユーザー
【特徴】
・使い慣れたMicrosoft officeシリーズのため、生産性が下がらない
・ビデオ会議機能では最大250名が参加可能で、Skypeユーザーにもアクセスできる
・共有予定表を使って、他メンバーとスケジュールを共有
・ガイダンスに沿ってのセットアップなので簡単
・最新版に自動的にアップグレード
https://products.office.com/ja-jp/business/office
サイボウズ ガルーン
【製品概要】
大規模組織におすすめのグループウェアはサイボウズが提供している「サイボウズ ガルーン」。
稟議や経費の申請もクラウド上で行うことができ、上長の承認や決済も電子化。ワークフローをデジタル化することで、効率的に業務を進めることができます。
もちろんグループウェアの基本機能である、社内連絡ツールやスケジュール共有、タスク管理なども含まれています。
部署ごと、拠点ごと、案件ごとなど、さまざまな切り口でポータルを作成できるので、社内の情報が散らばることなく一元管理できます。
連携できるソリューションも多数。
日本語・英語・中国語に切り替え可能なので、組織内のグローバル化にも対応可能です。
また、営業支援ツール「Senses（センシーズ）」とガルーンカレンダーの連携により、営業現場におけるさらなる効果を期待できます。＞＞＞【営業支援ツールとは？Sensesとは？】無料概要資料ダウンロードはこちらから
【費用】
～300ユーザー：月額845円/1ユーザー、年間9,935円/1ユーザー
301～1,000ユーザー：月額800円/1ユーザー、年間9,405/1ユーザー
1,001ユーザー～：お問い合わせ
【特徴】
・ユーザー満足度は97%（2014年サイボウズ社調査）
・ポータルを作成し情報共有することで、情報を一括管理できる
・自身のスケジュールのみでなく、他メンバーのスケジュールの確認や会議室などの施設を予約できる
・ディスカッション、ファイル共有、タスク管理を集約し、案件ごとに管理
・ワークフローの電子化
・取引先や顧客などの情報をまとめたアドレス帳を作り、社内で共有することができる
・オプションでkintoneと連携可能
https://garoon.cybozu.co.jp/
IBM Notes（現：HCL Technologies社 HCL Notes/Domino）
【製品概要】
世界的IT企業のIBMが提供するグループウェア「IBM Notes」はメール・カレンダー・ファイル共有などの基本機能が備わっており、IBM Dominoサーバーとの連携により他のアプリやツールなどのIBM製品と統合することができます。
普段からIBM製品をお使いの企業では、製品同士の連携には特に魅力を感じるのではないでしょうか。
サポート体制も万全のため、使用方法の問い合わせやトラブルの際にはIBMテクニカルサポートでのサポートを受けることが可能です。
しかし、月々のライセンス料のほかにバージョンアップのたびにコストがかかるので、最新のバージョンを常に保っておくための予算を確保しておく必要があるでしょう。
【費用】
お問い合わせ
【特徴】
・IBMの他製品との統合ができる
・IBM Connectionsとの統合により、ファイル共有やコメント挿入が可能
・IBM Sametimeでオンライン会議ができる
・バージョンアップをするごとに料金がかかる
https://www.hcljapan.co.jp/software/products/digital_solutions/nd/
desknets Neo
【製品概要】
「現場で使いやすい製品」にこだわった機能性の「desknets Neo」は、シンプルで操作性がよく、現場も管理者も使いやすいことがポイントです。
社内申請や届け出の承認・決裁のワークフロー機能やコミュニケーションツールのほか、会議室や社用車の設備予約、来訪者管理、備品の購入予約など、社内での細かい業務もオンライン上で済ませることができます。
安否確認機能もあり、災害時の緊急連絡にも役立ちます。
文書や案件も一元管理できるため、社内に関わるすべてのことがアクセスするだけで解決。
月額に+320円で、SFA機能を持つ「AppSuite」も利用することができます。
【費用】
月額400円/1ユーザー
AppSuiteを利用する場合はプラス320円/1ユーザー
【特徴】
・25の機能を標準装備
・シンプルで操作性が良いため、誰でも使いやすい
・定期的なバージョンアップで利便性向上
・通信時のSSL暗号化などのセキュリティーオプション
・SFA機能を持つAppSuiteも追加で利用可能
https://www.desknets.com/neo/price/#start
J-MOTTOグループウェア
【製品概要】
先ほど紹介したdesknet’s NEOを同じ機能を、容量とコストを抑えて使えるようにしているのが「J-MOTTO」。
1ユーザーの月額が150円から始められ、最大3カ月のトライアル期間もあるため、スタートアップ企業や中小企業にとっては嬉しいサービス。
勤怠管理や給与明細管理、企業の経営サポートなど、豊富なサービスをオプションで利用することもできます。
サポート体制はフリーダイヤルで、システム管理者のみでなく他の利用メンバーでもサポートを受けられます。
【費用】
・スタンダードプラン（20ユーザーまで）：月払い3,000円、年払い30,000円
・ライトプラン（0ユーザー以下）：年払い20,000円
【特徴】
・desknet’s NEOと同じ25の機能を使える
・低価格での運用が可能
・豊富なオプションサービス
・ISO27001・ISO9001認証を取得した大手データセンターで保守管理
https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/
SFAとグループウェアを連携するメリット
営業支援ツール（SFA）とグループウェアを連携することにより、さらに効率よく業務を進めることができます。
特に、SFAは営業現場の課題を解決するためのツールであるため、メールやカレンダーなどのグループウェアとの相性がとてもいいと言えるでしょう。
SFAとメールの連携は、ユーザーは通常通りGmailからメールを送る操作を継続できる上に、送信したメール内容がSFAに登録され、自動的に情報を蓄積することを可能にします。 また、カレンダーと連携することで、取引先との商談場所や時間を営業活動と同期することができます。 SFAとグループウェアを連携させることにより、営業の活動報告のためSFA上で内容を手動で入力したり、口頭で補足したりする手間が無くなるでしょう。
▶︎▶︎営業支援ツール（SFA）とグループウェアを連携内容はこちら
弊社の開発するSFA「Senses（センシーズ）」も、Office365カレンダーサイボウズガルーンカレンダーなどとの連携が可能です。
おわりに
業務効率化が図れるグループウェア。
社内のノウハウ共有やコミュニケーションが簡素かつ手軽にでき、組織内での案件や情報を一元管理できるので、まだ導入していない企業はぜひ導入をおすすめします。
機能面やコスト面などの違いが多いため、自社の課題に合うものを使うことが業務効率化には必要な条件です。
無料トライアルを設けているサービスが多いので、使い勝手を試してみて自社に合うかを検討してみてくださいね。
Senses × グループウェア 〜SFAとグループウェア連携による営業活動の効率化の実現〜
クラウド営業支援ツールSenses(センシーズ )とグループウェアツール（G Suite、office365など）の連携概要資料です。SFAとグループウェアツールの連携メリットや連携詳細について紹介します。
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