営業がカレンダーで予定管理すべき理由｜スケジュール管理ツール9選

外出が多い営業職。特に顧客の予定と合わせて動くことが多いので、スケジュール管理ができていないと、待ち合わせに遅刻したりブッキングしてしまったりすることも。

更に、事務作業の時間を取れずに、長時間労働をすることにもなってしまいます。

つまり、適切で正確なスケジュール管理は、営業職にとって欠かせない要素の一つ。

営業職のスケジュール管理について今一度考えてみると共に、どんなツールがおすすめなのかご紹介します！

営業のスケジュール管理

取引先への訪問や移動、顧客対応などに追われ、少しの空き時間でも惜しい営業職。

営業活動だけでなく事務作業に充てる時間も必要となるため、スケジュール管理がきちんとできていないと、残業になってしまったり、期日までに間に合わなかったりして、負のスパイラルに陥ってしまいます。

実際、営業成績が良いデキる営業と、そうではない営業のスケジュールを比べてみると、デキる営業は無駄のないスケジューリングをしていることが分かります。

また、外出が多い営業職は、上司や他部門から見ると「今どこでどんな仕事をしているのか分からない」と思われてしまうことも多いもの。

社内でスケジュールを周知することで、上司は的確なアドバイスをできたり、他部門とスムーズに連携できたりもします。

更に、社内外の人と打ち合わせなどの時間を取る際にも、スケジュール管理ができていれば「○月○日なら大丈夫です」と即座に返答することもできますね。

対して、スケジュール管理ができていない営業の場合は「その日のスケジュールをまた確認して連絡します」という流れになってしまって非効率的。

営業職にとって「スケジュール管理」は大事な仕事のひとつなのです。

スケジュール管理に失敗する理由

「どうしてもうまくスケジュールを立てられない」という、スケジュール管理が苦手な方もいるかと思います。

スケジューリングに失敗してしまうのには、いくつかの理由があります。

・タスクが整理できていない

「いつまでに何をやらなければいけないのか」というタスクを整理せずにスケジュールを組むと、曖昧なものになってしまいます。

きちんとタスクを整理して、順序立ててスケジュールを組むことで、きちんと期日に間に合うスケジュールを立てられます。

・時間に無理のあるスケジュールを組む

上記とは反して、期日に間に合わせようと、時間に余裕のないスケジュールを組むことも避けましょう。

結局スケジュール通りに進まなくなり、それぞれの予定が先延ばしになってしまって、期日に間に合いません。

自分ひとりでは時間的に難しい仕事の場合は、他のスタッフに協力してもらい、役割分担したスケジュールを立てることも必要です。

・スケジュール帳に記入し忘れる

これは根本的なミスですが、実は結構多い失敗例でもあります。

営業職は外出が多いため、出先で電話やメールなどでアポイントを取った場合、「後で書こう」と思っていてもつい記入し忘れてしまうことがあるのです。

・スケジュールに細かい内容を記入しない

例えば「12:00　ミーティング」とだけスケジュールに入れていても、どこで誰とミーティングをするのかわからず、結局メールやチャットを見返したりする必要があります。

時間・場所・顧客名などをきちんと記入しておかないと、後から苦労することになりますよ。

スケジュール管理のコツ

上記の「失敗するケース」を踏まえて、スケジュール管理のコツをご紹介します。

・時間に余裕を持ったスケジュールを組む

スケジュールを組む際に、予定をパンパンに詰め込んでしまうのはやめましょう。

思いがけないトラブルが起きたり、急な仕事の依頼が来たりした時に対処できなくなってしまいます。

また、一つの予定が延長した場合に、後の予定もずれ込んでしまいます。

予定と予定の間には30分程度の余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

・作業時間を正確に把握する

「ミーティングは30分で終わるだろう」と思ってスケジュールに入れていても、実際には1時間もかかってしまい、後の予定もずれ込んでしまった…という経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

また、パソコンが苦手なのに「提案資料は1時間もあれば作れるだろう」と思って取り掛かると、予想以上に時間がかかってしまうことに。

このようなことを避けるために、実際にその業務にどのくらいの時間がかかっているのかを計測し、正確な作業時間を把握しましょう。

できれば、何度か計って平均値を出せたら尚いいですね。

・仕事の予定とプライベートの予定を同じスケジュールで管理する

仕事とプライベートの予定を別々のツールで管理していると、予定がかぶってしまっていたり、「この日はどう？」と聞かれた時に即答できなかったりしてしまいます。

仕事とプライベートは同じスケジュールで管理すると、予定の調整もスムーズにいきます。

社内の人にプライベートの予定を知られたくない場合でも、非公開に設定したりすることもできますよ。

スケジュール管理の方法

スケジュール管理にアナログの方法を使っている方も多いかと思います。

スケジュール帳に書き込んだり、自分のデスクに置いてある卓上カレンダーに書き込んだり。

しかし、記入漏れがあったり、予定が変更になった際に書き換えるのが面倒だったりして、非効率な面もあります。

そこで、スケジュール管理ツールを活用することがおすすめ！

社内のメンバーとのスケジュール共有もでき、スケジュールと共にタスクの管理もできるので、効率化に繋がりますよ。

スケジュール管理システムであれば、スケジュールの変更も簡単な操作でOK。

更に、それぞれの予定にメンバーがコメントを書き込んだりすることもできます。

基本的な機能であれば無料ツールでも問題ないので、手軽に始められるのが嬉しいポイント。

より多機能で、高度なセキュリティーを求める場合は、有料ツールがいいですね。

スケジュール管理ツールの導入のメリット

スケジュール管理ツールを導入することで、個人のスケジュール管理ができるだけでなく、企業としてもメリットが生まれます。

・手軽にスケジュール管理ができる

スケジュール管理ツールは、パスコンのブラウザだけでなく、スマホアプリでも管理できる製品も多いです。

出先などで急に予定を確認することになっても、スマホアプリであれば手軽に確認できますね。

また、予定が変更になったり急な予定が入った際にも、簡単な操作で予定を追加できるので便利。

「○月○日まで毎日やらなければいけない」という業務も、連日設定などを利用することで簡単に入力できます。

・スケジュールの共有

マネージャーが各メンバーのスケジュールを把握することで、適切なタイミングでアドバイスができたり、案件の進捗を把握して指示をすることができます。

メンバー間でも、同じ企業へ新規開拓してしまうことを防いだり、社内ミーティングの日時をすぐに決めたりできるのもメリットです。

また、他部門の人に何かを依頼する際にも、スケジュールを見て「これだけ忙しいのだから依頼を受けてあげよう」という気持ちになるため、社内連携もスムーズにいくでしょう。

・対応漏れを防ぐ

各スケジュールを色分けやカテゴリ分けすることができるため、重要度や緊急度が高いスケジュールへの対応漏れを防ぐことができます。

他にも、社内業務と社外業務で色分けしたり、顧客が少ない企業では顧客ごとに分けたりして、汎用性が高い点も魅力です。

営業が使うおすすめカレンダーツール

Googleカレンダー

【製品概要】

Googleが提供しているグループウェア「G Suite」の機能の一つ。

Googleカレンダーは、Googleアカウントを作成すれば無料で始めることができます。

Googleならではのシンプルで操作性の優れたインターフェースで、2006年4月のリリースから多くのユーザーに愛用されています。

スマホアプリもあるので、マルチデバイスで管理可能。

また、Gmailに記載されているホテルやフライトなどの予定を自動でカレンダーに反映してくれるので、普段からGmailを活用している人にとっては、非常に便利。

スケジュール管理だけでなく「ゴールの設定」という機能ではタスク管理ができたり、ToDoリストの機能もあります。

【特徴】

・Googleならではの使いやすさ

・アカウントさえあれば無料で始められる

・GmailやGoogleマップなどとの連携

・マルチデバイス対応

・予定の変更はドラッグ＆ドロップで簡単

【料金】

無料

【URL】

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar

TimeTree（タイムツリー）

【製品概要】

テレビCMでもよく目にするTimeTreeは、メンバーとの共有に最適なスケジュール管理ツールです。

グループごとにカレンダーを持つことができるので、プロジェクトごとにカレンダーを作成してタスク管理をするなど、複数のメンバーが関わる仕事のスケジュール管理に向いていますね。

予定ごとにチャットができるので迅速に情報共有ができたり、日程が決まっていない予定を保存しておいて後から日程を入れたりすることも可能。

TimeTreeを使っていない相手にも、LINEなどで共有することができます。

【特徴】

・グループごとにカレンダー作成

・メンバー間でのコミュニケーション活性化

・ラベルでの管理も可能

・マルチデバイス対応

【料金】

無料

【URL】

https://timetreeapp.com/?locale=ja

Lifebear（ライフベア）

 

【製品概要】

手帳のような使い勝手のLifebearは、カレンダーだけでなくToDoリスト・ノート・日記が一つになったアプリケーションです。

カラフルに色分けしたり、1,500種類以上のスタンプを活用したりすることで、スケジュール管理が楽しくなりますね。

基本的には無料で利用できますが、より多機能を求める方には有料プランを。

広告が非表示になったりパスコードを掛けたりできるベーシックプランと、プロジェクトやタグを無制限で作成できたりするプレミアムプランがあります。

しかし、残念ながら2019年4月現在、カレンダーの共有機能は搭載されていないようです。

【特徴】

・4つの機能を1つのアプリで

・スタンプや着せ替えでオリジナルの手帳を作れる

・ニーズに応じた有料プラン

【料金】

・基本的には無料

・ベーシックプラン：248円/月

・プレミアムプラン：498円/月

【URL】

https://lifebear.com/

Refills（リフィル）

【製品概要】

まるで紙の手帳を使っているかのようなRefills。

その名の通り、リフィルデザインをさまざまなテーマやレイアウトに変更できるので、自分が一番使いやすいインターフェースを実現できます。

GoogleカレンダーやGoogleタスクとの同期ができるため、G Suiteを利用している組織は便利ですね。

【特徴】

・リフィルデザインを気分に合わせて変更可能

・撮影日時とサムネイル画像が自動表示

・マルチデバイス対応

・Googleカレンダーとの連携

【料金】

・無料プランあり

・iOS版：1,200円/月

・Android版：980円/月

【URL】

https://www.fsi.co.jp/solution/refills/

Any.do

【製品概要】

Any.doは白を基調としたシンプルなインターフェースで、操作性に優れています。

もちろん他のメンバーとの共有も可能ですし、リストごとにカレンダーを作成できるので各プロジェクトでのタスク管理にも最適。

無料プランで基本的な機能は使うことができますが、プレミアムプランでは添付ファイルのサイズが無制限になったり、位置情報を基にリマインダー通知がきたりします。

【特徴】

・シンプルで使いやすい

・マルチデバイス対応

・タスク管理に適している

・ニーズに合わせて無料/有料を選べる

【料金】

・無料プランあり

・1デバイス：＄2.09/月　※年間契約

・デバイス無制限：＄2.24/月　※年間契約

・デバイス無制限：＄2.99/月　※月間契約

【URL】

https://www.any.do/jp/

Jorte(ジョルテ)

【製品概要】

カレンダーツールとしては非常に多くの機能を持つJorte。

カレンダーだけでなく、ToDoリスト・日記・公開カレンダー（イベント）など、機能が豊富です。

特におもしろいのが、自分の興味のあるコンテンツの最新情報をカレンダーに反映できる点。

ニュースやスポーツ速報などをJorte上で確認できます。

また、文字フォントの設定や背景画像、着せ替え（有料）など、自分好みにカスタマイズも可能。

【特徴】

・豊富な機能

・ニュースなどをカレンダーへ同期

・着せ替えテーマが多彩

【料金】

・無料プランあり

・アイコン・着せ替え使い放題：240円/月

・ジョルテプラス：480円/年

・ジョルテプレミアム：300円/月、3,000円/年

【URL】

https://www.jorte.com/index.php

スケジュールストリート

 

【製品概要】

スケジュールストリートは、テキストメモだけでなく、画像メモやボイスメモなども利用できます。

会議の議事録や会議中の録音データを保存しておくことができるので、後での振り返りにも便利。

GoogleカレンダーやGoogleタスクとも同期でき、チームでのスケジュール共有に適しています。

スケジュール帳はパスコードロックがかかるので、万が一の時にも安心です。

更に、デイリーシールでその日の気分を表現することができるので楽しさもありますよ。

【特徴】

・テキストメモ、写真メモ、録音音声メモ、手書き入力に対応

・Googleとの連携

・かわいいデイリーシール

・着せ替えで自分好みに

【料金】

・基本的には無料

・有料版はお問い合わせ

【URL】

https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.elecom.android.elenote2&hl=ja

（スケジュールストリート）

Yahoo!カレンダー

 

【製品概要】

Yahoo!が提供しているカレンダーは、無料で使えるのに多彩な機能が満載なカレンダーツールです。

色分けで見やすいので、チームやプロジェクトごとにスケジュールを管理できます。

Yahoo!天気との連携で天気予報が表示されるため、天気を見ながら予定を立てられますね。

また、ヤマト運輸やYahoo!メールと連携しているので、宅急便のお届け指定日の連絡や、新幹線の時刻なども自動で登録されます。

応援しているスポーツクラブの試合予定もYahoo!カレンダーに自動で作成されるので、プライベートも充実して過ごして良そうですね。

【特徴】

・天気予報や試合速報などが確認できる

・スタンプで予定を入れられるのでスムーズ

・可愛らしい着せ替えテーマも豊富

【料金】

無料

【URL】

https://calendar.yahoo.co.jp/info/

Senses(センシーズ)

【製品概要】

おかげさまたくさんのお客さまにご利用いただいているSensesですが、SFAというイメージが強いかと思います。

しかし、営業はスケジュール管理が基本なので、しっかりスケジュール管理の側面も持っているんですよ。

アクションを登録しておけば自動で通知をしてくれるので、対応漏れを防げます。

また、案件の進捗などもドラッグ＆ドロップの簡単操作で管理することができるため、止まっている案件などが一目瞭然。

Googleやofficeツールとも連携でき、タスク管理・スケジュール管理が楽々です。

スケジュール管理だけでなく、営業活動に関わるさまざまなデータを管理できるので、特に営業部門で活用してほしいツールです。

Senses概要資料を見る

【特徴】

・営業部門に特化したツール

・ドラッグ＆ドロップの簡単操作

・AI搭載で、アクションをレコメンドしてくれる

・資料や画像なども添付可能

【料金】

1ユーザー：5,000円/月～

【URL】

https://product-senses.mazrica.com/

終わりに

スケジュール管理も、営業職にとっては大事な仕事のひとつ。

適切なスケジュール管理ができていないと、致命的なミスに繋がることもあります。

手軽に正確なスケジュール管理をするためには、ぜひスケジュール管理ツールの活用を検討してみてください。

お気に入りのツールを使えば、仕事が更に捗りそうですね！