突然ですが、みなさんはきちんとスケジュール管理ができていますか?

たかがスケジュール管理と思われるかもしれませんが、社会人としての基本であり、時と場合によっては、ビジネスの成否を分けてしまうことだってあるほど重要なものです。

ぜひ、今回ご紹介するスケジュール管理のポイントと方法を身につけて、できるビジネスパーソンへの第一歩を踏み出しましょう。

ちなみに、スケジュール管理ができないと、

・人と会う予定が重なってしまう

・納期が遅れることが増える

・仕事が予定通りに進まず、毎日残業してしまう

・アポイントを忘れてしまう

・・・というように、できないビジネスパーソンの道へまっしぐら。

スケジュール管理が苦手な人もいると思いますが、決して難しいものではないので、ぜひこの機会にマスターしておきましょう!

では、この記事では業務を効率化する3つのスケジュール管理のポイントと管理方法を紹介します。

スケジュール管理を手帳でするか?パソコンやスマホでするか?

スケジュールをきちんと管理するための3つのポイントと管理方法 | Senses Lab. | 1

翌年のカレンダーやスケジュール帳が売り出される10月〜12月頃になると「手帳の方がいい!」「やっぱりアプリでしょ?」という論争(?)がいろいろなところで繰り広げられていますが、結論からいうと、何でもいいと思います。

手帳を使って紙に書くことで、頭の中が整理しやすくなる、長く記憶に留まると言われていて、実際にそういう実験結果もあります。

なので、忘れっぽい人は手帳に書き出すのがいいかもしれないですね。

ただ、手帳は移動中に書くのは難しいですし、なんだかんだいってかさばります。また、手帳に書いたものを会社の予定表に落とし込むのは二度手間ですよね。

こういう場合は、会社のシステムと連携できるスマホのアプリが便利。外出先でも簡単に予定が入力できますし、チーム全員で共有しておけばお互いにフォローもしやすいと思います。

手帳、スマホ、パソコン・・・どれがいい、と誰かから決められるものではなく、仕事のスタイルや好みで選ぶのが一番だということです。

スケジュール作成のポイント

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ツールは何を使ってもOKですが、スケジュールを作成する際にはコツがあります。

ここでは、3つのポイントをお伝えしたいと思います。

1.現実的な予定を入れる

忙しいからといって次の予定との間をすき間なく埋めてしまうと、一つの予定が延長した場合、その後もドミノ倒しのようにずれ込んでしまい、大幅に予定がオーバーしたり、想定外の残業が発生してしまったりします。

こうした事態を防ぐには、予定と予定との間に30分程度のすきま時間をつくったり、あらかじめ予備日をつくっておくようにするといいでしょう。

2.プライベートと仕事の予定を同じスケジュールで管理する

仕事とプライベートのスケジュールを別々に管理していると、突然お客さまから「この日はどう?」と聞かれたときに即答できなかったり、後から「友達と飲みに行く約束があったんだった!」と気付き、泣く泣く友達に謝る・・・ということにもなりかねません。

すべての予定をひとつのスケジュールに入れておくことで、こうした事態を避けることができます。

3.作業時間を正確に把握して、スケジュールを組み立てる

予定を入れる時に、「ここの担当者は話が短いから、商談は30分で大丈夫だろう」「提案資料は1時間もあれば作れるはず」・・・など、予測とはとても言えない、“こうなったらいいな”という希望を含めてしまうのはNGです。

予定通りに進まなかった場合に、計画がすべてパーになってしまいます。

下記の方法で、作業にかかる時間を正確に把握してから、スケジュールを組み立てるようにしましょう。

<正確な作業時間を把握する方法>

▼普段、行っているルーティン業務をすべて書き出す

▼仕事を終えるまでにどのくらいかかったか、時間を計る

この方法ですべての業務で時間を計ってみて、実際の数値とイメージにずれがある場合には、認識を改めておく必要があります。

スケジュール管理の方法

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ポイントがわかったところで、次は実際にスケジュールを作ってみましょう。

①〜⑩の順番通りにやってみて、あとはそれを繰り返すだけで上手くスケジュール管理ができるようになります。

①決まった期間内の作業内容をすべて一覧に書き出す

一ヶ月、一週間といった期間を区切って、作業をすべて書き出します。

期間については、特に決まりはありません。一週間単位で業務を調整しているからとか、アポ取得から受注までの平均が3週間くらいだから一ヶ月にしよう、といった具合で、自分の基準で決めましょう。

②優先順位を決める

仕事はどれも重要、という考えを持ってる人もいると思いますが、締切を守れなければ、どんなにクオリティが高くても意味がありません。

というわけで、次は、時間軸で優先順位を決めていきます。

以下の順番で優先順位を決めるといいでしょう。

1.締め切りが決まっている仕事

2.締め切りを自分で決めることができる仕事

3.すきま時間にできる仕事

まずは、期限の決まっている仕事から取り掛かります。取引先への納品はもちろん、社内の提出物など、締め切りがあるものが最優先となります。

次に、締め切りを自分で決めることができる仕事ですが、たとえば、通年で募集している企画コンペへの応募や、いつかやろうと思っている資料の整理などがこれに当たります。

他者から設定された締め切りがないため、多少の融通は効きますが、自分自身で締切日を決めておくといいでしょう。

人間は放っておくと、どうしても楽な方に流れてしまいます。締め切りを設定しておくことで、いい意味で自分を追い込み、集中して仕事に取り組むことができるようになります。

③各作業の締切日を決める

一つひとつの作業ごとに、締切日を設定します。上述した通り、締切日がないものにも締め切りを作っておきましょう。

この時は締切日を本来の締切の数日〜前日に設定しておくのがポイントです。余裕を持たせて締切日を設定することで、早めに完成させることができれば確認や推敲の時間がしっかりとることができます。

また、もし万が一、急な予定が入って作業が遅れてしまっても、日数に余裕を持たせてあることで、焦らずに取り組むことができます。

④各作業の中間締切日を決める

一ヶ月かかる作業の場合、最終的な締切日だけを意識してしまうと、進み具合がいいのか悪いのか、自分でもわからなくなってしまうことがあります。

そこで、進捗の確認の意味も含めて中間締切日を作っておきます。

⑤各作業ごとに必要な時間を予測する

スケジュール作成のポイントの、「3.作業時間を正確に把握して、スケジュールを組み立てる」でお話したことの繰り返しになりますが、作業に必要な時間を限りなく正確に予測することが必要です。

ここを間違えてしまうとスケジュールがすべて狂ってしまうこともあるので、慎重に、そしてできれば余裕を持たせて予測しておきましょう。

なお、数日〜数週間かかる作業は、毎日1時間ずつやるよりも、まとめてやったほうが効率的なので、この点も念頭において作業時間を考えてみてください。

⑥中間締切日までの作業を決める

ここからは、具体的にスケジュール表に落とし込みながら考えてみましょう。

中間締切日までに、全体の6割が完了するように作業を決めていきます。期限の半分で6割ができているという状態にすることで、気持ち的に余裕が生まれます。

⑦中間締切日までの作業を1日単位で設定する

中間締切日までにやると決めた作業(⑥で決めたもの)を、1日のスケジュールに落とし込んでいきます。

実際に、「企画書の構成を考える/11時〜13時まで」といったように、時間も決めて書き込む(入力していく)ことで、イメージが湧きやすくなります。

⑧中間締切日から締切日までの作業を設定する

中間締切日以降にやる残り4割の作業についても、1日のスケジュールを落とし込んでおきます。

⑨予定にすきま時間をつくる

締切日までの作業をすべて、スケジュールに書き込めましたでしょうか?

そうしたら一度、手を止めてみて、スケジュール全体を俯瞰して眺めて見てください。

手帳でもアプリでも、15分や30分刻みで入力できるものが多いと思いますが、すき間がほぼない、という方は要注意!

13時で終わるはずの会議が15分ずれて、そのせいで見積書を作成する時間がなくなってしまい・・・と、どんどん予定が遅れてしまいます。

また、想像以上に作業がたいへん、急な来客がある、といったことも考えられるので、すきま=空白の部分は必ず作っておくようにしましょう。

⑩前倒しで作業を進める

締切日というのは、「ぴったりこの日に完成しないといけない」というものではなく、「この日“まで”に完成しないといけない」というものです。

つまり、早めに完成する分には、何の問題もないということ。おそらく、早めに提出して怒る上司や顧客はいないはずです。

前倒しで作業をすることで、たとえ不測の事態が起きたとしても、余裕を持って仕事を進めることができます。

まとめ

以上がスケジュール管理、作成のポイントと方法になります。

スケジュールを上手く管理できるようになることで、

・納期を守れる

・漏れなく業務に対応できる

・複数のタスクを抱えても上手く回せる

・何から手を付けるべきかがきまっているので、目の前の業務に集中でき、業務が効率的にできる

・効率的に業務を終わらせることで、余った時間を、仕事の質を上げたり、新しい企画、アイデアを出すといったことに使える

・無駄な残業時間を減らせる

・・・といったことが、できるようになります。

(冒頭で紹介した、スケジュール管理ができないと・・・の反対ですね)

スケジュールをきちんと管理して、限りある時間を有効に使いましょう!

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