「残業時間がなかなか短縮できない」「社内業務に追われて、営業に集中できない」…などの悩みを抱える企業の多くが、解決策としてSFA(営業支援ツール)の導入を検討しています。

▶︎【実は50%以上の企業が課題あり?】失敗しないSFA導入手順とは?

SFAは上手に使えば業務効率化できる、素晴らしいツールですが、使い方を誤れば、逆に業務量を増やしてしまう可能性もあります。
では、SFA導入時に何を気を付けていけばよいのでしょうか?

SFAとは?

SFAとは、Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略で営業活動の支援と効率化を目的としたツールのこと。リードや顧客情報をはじめとした、営業に関係する情報を記録や管理し、過去の商談や案件の進捗などをツール上で確認することができます。

また、SFAの目的で重要なのが管理だけではなくチームで運用することで、最新の情報を共有し属人化しがちな営業活動を改善する点です。

「営業プロセスを見える化したい」「営業の属人化を解消したい」「営業活動を効率化したい」などの課題解決に最適なオフィスツールがSFAです。

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現場の営業がSFAに入力しない原因

SFAは営業にとって非常に役立つツールです。過去の案件の履歴も見れますし、現在の売上や進捗も簡単に確認できます。ですが、実際に現場の声をヒアリングすると、SFAを使うことが嫌い、好きではないと感じている方が多いのも事実です。

さらに、弊社が実施した「SFA満足度調査」では、SFA導入済み企業の過半数は課題を解決できず、SFA利用について十分に満足できていないという結果が出ています。

それでは、なぜSFAを使用することが嫌いと感じる人が多く、満足に活用されていないのでしょうか?SFAの入力が進まない原因を以下にまとめました。

1. SFAが使いにくい、見にくい

普段からツールを使ったデータの収集や分析を行っている部署と比較すると、営業担当者の中にはツールの扱いに慣れていない方も少なくありません。

また、SFAは高価格帯のものも多いため、コストを考えるとただ導入をすればいいというわけにもいきません。

最近ではBtoBのツールでもUI/UXがよくデザイン性に優れたサービスが多くリリースされています。SmartHR(株式会社SmartHR)やPrott(株式会社グッドパッチ)、トレタ(株式会社取れた)など多くのBtoBサービスがデザインが優れているとして、グッドデザイン賞を受賞しています。

「デザイン」というと捉え方は様々ですが、トータル的に見て「使いやすさ」に影響するでしょう。デザインが良いツールであれば、誰が見ても使いやすい、時間をかけて研修を行わなくてもすぐに使えるようになる、などの状況を作ることができます。

そもそも使い勝手が悪いと社内の人間は使いたくなりませんし、利用するまでに操作方法を覚える時間や人的コストがかかってしまいます。営業効率化を目的としてツールを導入したのに、却って他のコストが増えてしまった、ということになれば本末転倒です。

関連記事:SFAが定着しない4つの原因とは?乗り換え(リプレイス)の4つの手順と注意点

2. SFA活用がトップダウンで行われている

トップ(上)とはつまり上司です。基本的にSFAは管理するためのツールとして捉えている方が多いようです。

「今日からこのツール使うから、毎日案件情報入力してね?」と、ある日上司から言われて嫌々入力している、というケースをよく聞きます。ですが、入力した情報を営業パーソンが一人ひとり見返し、活用しているか?というと、必ずしもそうとは言えません。

SFAは営業支援ツールではなく、営業管理ツールになってしまっており、実際の営業パーソンが使うツールというよりは、マネジメント層(管理者)が使うツールになっている現状があります。

3. 入力が面倒

そもそもSFAにデータを入力するのが面倒ととらえている方も多いようです。

特に時間の取れない営業にとって、入力作業は面倒な仕事でしょう。

ですが、そもそも入力されなければツール内に情報やナレッジが蓄積されません。SFAのポテンシャルを活かしきれなければ、高額な金額を支払って導入するメリットが無くなってしまいます。

多くの企業では、営業の属人化を改善することがツール導入の目的の1つであり、少しでも作業工数を減らすことが重要な課題です。

4. 機能が複雑かつ高価格

SFAは高機能であるほど、活用の幅が広がるのは事実です。

ただ、機能を加えすぎることでツール内が複雑になり「使いにくさ」に影響する可能性があります。また、高機能なツールほど価格も高くなってしまいます。

以上、営業担当者がSFAに入力しない原因についてまとめました。

▶︎【実は50%以上の企業が課題あり?】失敗しないSFA導入手順とは?

SFA入力率を上げる4つのポイント

では、どうしたらSFAの入力率を上げることができるのでしょうか?
答えは簡単で、上記の原因を解決できるツールを導入し、環境を整えればよいのです。具体的な4つのポイントを解説します。

UI/UXが良いツールを選ぶ

使いやすくUI/UXが良ければ当然使いたくなりますよね。
使い勝手がよく、必要最低限の説明で営業パーソンが勝手に使ってくれるのであれば時間、人的コストも極力抑えられます。

 導入目的・メリットを明確化する

現場の社員に主体的にツールを活用してもらうには、導入する目的やメリットを明確にして、理解してもらうことが一番です。
トップダウンでSFA導入が進められてしまうために、SFAの導入目的やメリットが現場に理解されず、結局使われなくなってしまうという課題がありました。

では、蓄積したナレッジが自分達の役に立ち、効果的に使えるのならどうでしょうか?
上司から言われて入力するのではなく、自ら入力したくなれば積極的に活用したくなるはずです。

現場にとってSFAを活用することがメリットに感じられるように、ツールの選定前に現場の課題感を汲み上げておくことも重要です。

関連記事:SFA導入のメリット・デメリット|運用失敗の原因と対策も解説

自動化できる機能を重視する

入力は誰もが面倒だと感じるものです。ですので、極力、業務を自動化できる機能が豊富なツールを選定することをおすすめします。

例えば、

  • 送ったメールが全てSFA内に取り込まれる
  • SFAで設定した案件情報がカレンダーに自動で記載される
  • 名刺情報がカメラで読み込むだけでSFAに自動で入力される

などの機能を持つSFAがあります。

業務の一部を自動化できるSFAを選んで導入することで、面倒な作業をなくし、SFA内にナレッジが蓄積されます。

相場に合うツールを導入し、導入後の業務フローを整理する

SFAはツールによって機能も解決できる課題も異なります。自社に必要不可欠な機能とSFAの費用相場は把握しておく必要があります。

SFAの費用を比較する際には是非こちらの資料をご活用下さい。

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導入後、スムーズに活用を進め、業務の遅延やミスの発生を防ぐことができるでしょう。

▶▶【こちらもおススメ】失敗しない!SFA/CRMの導入ステップまるわかりシート

現場の定着しやすさにこだわったSFA/CRM「Mazrica Sales(マツリカセールス)」

最後に、より現場の定着しやすさにこだわって設計されたSFA/CRM「Mazrica Sales」を紹介します。

1. 見やすくて使いやすい直感的なUI/UX

▲経過日数に応じて自動で色分けされる案件ボードで契約確度も確認できるSFA/CRM【Mazrica Sales】

Mazrica Salesの魅力は、なんといっても見やすさ、使いやすさです。

上記画像の「案件ボード」は、営業プロセスごとにカンバン形式で案件情報を表示します。
最終対応日からの経過日数に応じて色分けでアラートされるため、全てのチームメンバーが一目で案件の進捗度や優先度を把握することが可能です。

情報はリアルタイムで更新されるため、情報共有の手間がかからず、チーム内でスムーズな連携ができます

▶︎『決め手となったのはサポートの質と使いやすさでした』Mazrica Sales利用者レポートはこちら!

2. AI搭載型の精度の高い分析・予測機能

▲搭載AIが営業案件の現状の契約確度を分析して表示してくれるSFA/CRM【Mazrica Sales】

Mazrica Salesには、AIが過去の案件データをもとに受注確度/受注契約日/受注金額を解析・予測するAI予測機能が付いています。

過去に対応した類似案件から効果的なアクション、勝ちパターンを提案してくれるため、「既存顧客にどのようなアプローチをしたら良いのかわからない」場合でも、個人の経験や勘に依存しない営業アプローチが可能です。

また、AI搭載のおススメ機能として、画像内の文字をテキストデータ化するOCR機能があります。

展示会やセミナーで交換した大量の名刺情報を全て手入力していくのは大変な作業ですよね。

Mazrica SalesのOCR機能を使えば、名刺をスキャナーやカメラで読み取るだけで名刺情報を自動でデータ化することができます。入力する手間とミスの削減につながり、作業効率も上がります

▶▶【無料資料&デモ動画ダウンロード】Mazrica Salesの実際の操作画面を確認したい方はこちら

3. グループウェア連携で入力作業の負担を最小限に

GoogleのGSuiteやMicrosoftのOffice365と連携している為、GmailやGoogleカレンダーとの連携が可能です。GmailはChromeの拡張機能でMazrica Sales内に自動プッシュ、GoogleカレンダーはMazrica Sales内で入力した案件に紐付いてGoogleカレンダーに自動登録されます。

▶︎グループウェアとSFAの連携はこちら

また、Slackとの連携も可能で、案件情報の更新を行うとSlackの指定したチャンネルに通知されます。

多くの営業パーソンが面倒だと感じている入力をある程度自動化し、活用することで本当に価値あるSFAを実現します。

さいごに|入力しない原因を理解し、企業の課題解決に最適なSFAを導入しよう

いかがでしたか?

SFAの入力が進まない原因と解決策をまとめました。

SFAを選定する際は、現場の解決したい課題や達成したい目標を念頭に置き、自社に合ったツールを選定するようにしましょう。

SFAの入力が進まない現状に悩んでいる方は、SFA活用までの4ステップを整理した下記の資料も是非ご参考ください。

失敗しないSFA/CRM導入手順

実はSFA/CRMを導入する会社の過半数が導入に課題を感じています。 SFA/CRM導入段階で失敗に終わってしまう原因について、4つのステップに分けて整理した資料です。SFAの定着状況の把握とボトルネックの改善方法について解説し、導入成功に導きます。

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Mazrica Business Lab.編集部
Mazrica Business Lab.編集部
Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
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