弊社が独自に調査したデータによると、SFA(営業支援ツール)を導入した企業の約半数が課題を解決できずに、不満を抱えています。

SFAを活用するには?導入の際に気をつけるべきポイント | Mazrica Sales (旧 Senses)  Lab. | 5

そこで今回の記事では、導入時に気をつけるポイントと失敗事例を見ていきながら、SFAを上手く活用する方法を紹介します。

SFAの導入が失敗する原因と事例

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SFAの導入に失敗した原因がわかれば、自ずと成功する方法もわかるはずです。まずはSFA導入の失敗事例を紹介します。

SFAに関する詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事:SFAとは?CRM・MAとの違いは?意味・役割・主な機能を徹底解説

解決したい課題・目的が不明確

SFAを導入することでどんな課題を解決したいのか明確にしておかないと、導入後の現場では、ツールで何ができるかわからない、どう使えばいいのかわからない、といった状態になってしまいます。

他社で成功事例があるから、なんとなく良さそうだからなど、勢いでSFAを導入してしまうと失敗しがちです。他社の事例は、あくまでも他社のもの。どこの企業にも全く同じ課題があるわけではないのです。

SFAの操作が複雑で現場にとって扱いづらい

SFAの操作が複雑であったり、操作方法の共有ができていないと、担当者が入力を後回しにしてしまうことが多くなります。また、ルーティン化もされないため、継続して入力することができません。

SFAが担当者にとって扱いづらい場合には、営業活動を支援するはずのSFAが面倒なツールになってしまうのです。

また、よくある失敗事例として、SFAに機能を追加しすぎた結果、入力する項目が多くなりすぎてしまう事例があります。

必要な情報を入力するのに1時間もかかってしまうなど、営業担当者の手間と時間が浪費されてしまうと、誰も使いたがらないツールになってしまいます。

関連記事:SFAが定着しない4つの原因とは?乗り換え(リプレイス)の4つの手順と注意点

データが正しく入力されない

誤った情報を入力していたり、入力漏れがあると、正しい分析を行うことができなくなります。

SFAは正しいデータがあってこそ初めて真価が発揮されるので、データ入力がネックになっていると継続することは難しいです。

業務フローが存在しない

SFAを導入しても、十分に活用できていないケースが多く見受けられます。その主な原因は、SFA活用に関する明確な業務フローが確立されていないことにあります。

SFAの使い方を営業担当者個人の裁量に任せていると、利用頻度や活用方法にばらつきが生じてしまいます。 統一された業務フローがないために、このような使い勝手の差が生まれ、ITリテラシーの低い営業担当者はSFAを有効活用できなくなってしまうのです。

企業としてSFAを最大限活かすには、営業部門全体で統一的な業務フローを策定し、SFAの具体的な活用方法やルールを明確に定める必要があります。

こうした体制作りなくしては、SFAの本来の効果を発揮することはできません。

現場に活用する同意を得られていない

それなりの成功が保証されている従来のやり方を変更するとなると、失敗することへの不安を営業担当者が感じてしまうことがあります。

人によっては、ツールを導入してもなお情報共有に積極的になれない人もいます。

そのため、まずはなぜSFAを導入すべきなのか、現状と照らし合わせてメリットや目的を全員に共有しましょう。

「仕事だから有無を言わさずやらせればいい」と思うかもしれません。ですが、無理に導入を進めた場合、評価に関係のある売上数字以外の情報が入っておらず、データを活用できない事態が起こり得ます。

関連記事:営業のデータ活用を推進する5ステップと企業のデータ活用事例

製品の比較検討が不十分

SFAの導入で多く耳にする失敗事例として「機能が多過ぎてわからない」「必要な機能がない」といったケースがあります。

こうした失敗の最大の理由は、製品の機能を十分に検討せずに選定したことにあります。 製品の評判や販売実績だけで判断し、搭載機能を入念に比較検討しなかったために、自社に本当に必要ない機能が多すぎたり、逆に求める機能が不足していたりするトラブルが起こります。

結果として、過剰な機能があふれすぎてスムーズな操作が阻害されたり、不足機能の補完が必要になったりと、利用効率が大きく損なわれます。

製品選定の段階で、機能面の綿密な検討を行いましょう。

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SFA導入に失敗しないための解決策

SFA導入に失敗してしまう原因を紹介しましたが、適切な解決策によって失敗を防ぐことができます。ここでは、先述した導入が失敗する原因に対応する形でその解決策を解説します。

SFAの導入目的を明確にする

まずはSFAを導入する理由や目的を明確にしましょう。

営業プロセスの効率化、顧客管理の改善、売上の増加など、具体的な目標を設定し、設定した目標に向かってSFAを活用することで、導入に失敗しづらくなります。

また、関係者間で目的を共有し、理解を深めることも重要です。

「誰が」「どのように使い」「どのような成果に結びつけたいのか」を考え、SFAを導入することで本当に課題を解決できるのかを考える必要があります。

現場にとって扱いやすいSFAを導入する

SFAツールは営業現場で使用されるものであり、現場のニーズや要件を考慮することが不可欠です。

ユーザーフレンドリーで直感的な操作画面、カスタマイズ可能な機能、モバイル対応など、現場の利用者が使いやすいツールを選択することが成功の鍵になります。

導入前に現場のフィードバックを収集し、その要望を反映させるとより有効です。

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マニュアルを作成し入力をルーティン化する

SFAを定着させるためには、担当者全員にツールの使い方と活用方法を理解してもらうことが重要です。

マニュアルやトレーニング資料を作成し、入力プロセスをルーティン化することで、担当者が正確にデータを入力し、SFAを最大限に活用できるようになります。

また、事前に入力項目を取捨選択し、絞り込むことも重要です。「あったらいい」機能を無闇に盛り込むのではなく、「これが絶対に必要」という機能だけを選びましょう。

また、SFAのベンダーは導入後のサポートを提供している場合もあるため、必要に応じて活用するようにしましょう。

経営陣が先頭に立って導入を進める

SFAを活用することで、営業現場の最新状況をリアルタイムで把握できるようになります。これにより、売上予測の精度を大幅に高めることが可能になります。

予測値に加え、その確度までチェックできるからです。経営陣自らがSFAの導入意義を理解し、プロセスに関与することが重要です。

また、SFAの導入は営業現場の業務フローに大きな変化をもたらします。現場へのスムーズな浸透には、マネージャークラスの深い関与が不可欠です。

現場の意見をくみ取り、コンセンサスを得ながら、導入から定着に向けて主導的役割を果たす必要があります。 

入念に比較検討を行う

多種多様なSFA製品の中から、自社に最適な製品を選ぶ作業は非常に重要です。ただし、企業によって求める要件は異なるため、一概に最良の製品があるわけではありません。

そこで本格導入に先立ち、一定期間の試用を行うことをおすすめします。 多くのSFAはクラウドサービスとして提供されており、デモ版を使って操作性や機能を確認できます。

また、全社一斉導入ではなく、まずは少人数でスモールスタートを切り、問題がないことを確認してから徐々に範囲を広げていく手順も有効でしょう。

必要な機能は企業によって異なりますが、どの企業でも共通して導入すべきSFAの特徴があります。それは、「使い勝手が良いSFA」という点です。 UI/UXや操作性が悪いと、情報を入力すること自体がストレスとなってしまいます。

導入担当の方が思っている以上に、営業現場はシステムに対するリテラシーが低いケースがあります。

「使い勝手の良いSFA」として評価されているMazrica Salesの具体的な活用事例はこちらから!

関連記事:【Mazrica Sales活用事例】なぜMazrica Sales営業現場で使いやすく運用コストまで削減できるのか?

SFA導入後すぐに行うべきこと

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SFAは、営業プロセスの見える化、属人化されがちな営業情報の共有、営業活動の効率化を実現できる、便利なツールです。

しかし、これまでに説明してきたようにSFAは導入すれば効果が出るわけではありません。最後に、SFA導入後に行うべきことを解説します。

小さな規模から導入を始める

SFAは営業部門全体で活用できるシステムですが、全社一斉での運用開始は現実的ではありません。まずは小規模な部署からスモールスタートし、社内での成功事例を積み重ねていくことをおすすめします。

導入の第一歩として、10人程度の少人数からスタートするのがよいでしょう。あまりにも人数が少なすぎると、SFAの効果を実感しにくくなってしまいます。

こうしたスモールスタートにより、規模の大小に関わらず課題や改善点を洗い出せます。 そして小規模な成功事例を積み重ねることで、次第に全社展開への機運が高まっていきます。

データの活用方法を考える

SFAには、営業データが蓄積されていきます。SFAを導入することの一番の醍醐味は蓄積した営業データを用いた分析にあります。

逆に、データ分析ができていないと、SFAの導入効果を十分に感じることができません。 具体的には、以下のような活用方法が考えられます。

業務効率化

SFAを活用することで、営業担当者一人ひとりの日々の営業活動内容を詳細に記録・蓄積することができます。

これにより、個々の担当者の動きはもちろん、営業部門全体の活動状況を正確に把握することが可能になります。 これらの活動データを詳しく分析すれば、無駄な動作や重複作業など、非効率な業務プロセスを見つけ出すことができます。

発見された業務の無駄を排除し、プロセスの改善を重ねていくことで、営業業務そのものの生産性を大幅に高めることができるのです。

営業ノウハウの共有

どの営業組織にも、優れた営業パーソンがいるはずです。そのような営業パーソンの営業活動の全てをSFA上に蓄積し、組織全体に共有することが可能です。

売れる営業ノウハウを組織全体で共有することで、営業力の底上げを狙うことができます。

失注パターンの分析

成功には様々な理由が存在しますが、失敗には明確な理由があります。失敗事例を活用することで、今後の営業改善に役立てることが可能です。

具体的には、失注に至った商談の履歴を徹底的に分析し、どの段階でどのような問題があったのかを洗い出します。

例えば提案段階で商談が止まってしまった場合は、提案内容が顧客ニーズに適切に答えられていなかったことが考えられます。一方、見積提示で決裂してしまったケースであれば、価格面での折り合いがつかなかった可能性が高いでしょう。

導入後の研修、フォローを行う

どんなに使いやすいツールだとしても、また、社員のITリテラシーが高かったとしても、導入しただけになってはいけません。最初の段階で「使いづらい」「わからない」と感じれば、入力するのも嫌になってしまいます。

導入後は、マネージャーまたはベンダーのカスタマーサクセスチームによる研修を実施し、入力に慣れるまで丁寧にフォローすることが重要です。

※なお、SFAの導入手順について、特に気を付けるべきポイントをこちらの資料で解説しております。
▶▶【失敗しない】SFA/CRMの導入ステップまるわかりシート!

まとめ|SFA導入に失敗する原因を理解して有効活用しよう

失敗する理由は目的が明確でないこと、入力に関するもの、心理的な問題、業務フローの問題、比較検討が足りていないの大きく分けて5つありました。

SFA導入に失敗しないためには、原因とその解決策を理解し、適切な対応をとる必要があります。

なお導入の際には、まずは無料トライアルで営業担当者に使ってもらい、現場の声に耳を傾けることが重要です。その上で、最小限の規模で導入してみて、必要であれば機能や利用者の範囲を広げていくのがベストです。

本記事を読むことで、みなさんがSFAを上手に活用できるようになれば幸いです。

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Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。

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