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「営業活動を効率化したい」「営業組織を強化したい」「営業履歴を見える化したい」
このようなニーズから、営業支援システム=SFAを導入する営業組織が増加しています。

しかし実情では、SFAを活用しきれずに本来の導入目的を達成できていないと感じている企業も少なくありません。せっかくの運用コストを無駄にしないためにも、SFAの乗り換え(リプレイス)を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、SFA乗り換えを検討している人に向け、リプレイスの際にやるべきことと注意点を解説します。

乗り換え時におすすめのSFAについても、特徴とともに紹介しているのでぜひ参考にしてください。

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現状のSFAに多くの人は課題を感じている

【もう失敗しない!】SFA乗り換えの際にやることと注意点|Senses Lab. | 2

 

SFA導入企業は、実際に利用してみてどのように感じているのでしょうか。
弊社、株式会社マツリカはSFAを利用している200名を対象にSFAの利用状況や満足度を調査しました。

Q.現在利用しているSFAにより導入前の問題は解決されましたか?
・解決された 9.5%
・ほとんど解決された 35.5%
・どちらとも言えない 46.9%
・ほとんど解決されていない 6.5%
・全く解決されていない 2.5%

SFA導入目的の解決に関しては、55.0%(「どちらとも言えない」「ほとんど解決されていない」「全く解決されていない」を合計した数値)が不満を感じている結果となりました。

つまり、SFAを導入したにも関わらず営業課題の解決に結びついていない人が半数以上いることとなり、SFAを活用しきれていないという課題が浮き彫りになっています。

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SFAに不満を感じる理由

【もう失敗しない!】SFA乗り換えの際にやることと注意点|Senses Lab. | 3

 

SFAを利用している人の過半数が不満や課題を感じていることがわかりましたが、具体的にはどのような点を問題視しているのでしょうか。

弊社の同調査では、以下の結果が出ています。

Q.SFAの活用における問題点や不満に感じていることは?
・SFAの機能が不足している 31.8%
・SFAの機能が多く活用しきれない 29.6%
・入力する項目が多く、業務負荷が増えている 23.5%
・営業パーソンの情報入力が徹底されない 22.9%

SFAの機能面の問題を感じている人が61.4%、社内のリソースや運用体制の不備が46.4%との結果になっています。
この結果を踏まえ、SFAに関する問題点は以下のポイントになります。

・機能が足りない
自社の課題を解決するためにSFAを導入している組織が大半だと思いますが、SFAに課題を解決できる機能が搭載されていない場合、せっかくのSFAが無意味になってしまいます。

検討時に機能を充分に確認しなかったこと、トライアルをしなかったことが原因として考えられます。

・機能が多すぎる
搭載されている機能が多すぎることも問題となります。
機能が多いとすべての機能を使いこなせずに宝の持ち腐れになってしまうでしょう。
こちらも検討が不十分だったことやトライアルの未実施が原因だと考えられます。

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・SFA利用に関する業務負荷が増えている
SFA活用のためにはデータ入力や分析などの作業が必要となりますが、入力項目が多すぎたり分析機能が煩雑だったりすると業務負荷が増えてしまいます。
効率化のためにSFAを導入したにも関わらず、業務の負荷が増えることにより非効率を招いてしまうのです。

前項の「機能が多すぎる」にも関連していると考えられます。
さらに「スマホで入力できない」「他ツールと連携できない」など機能面の原因からも、入力の負荷が増えてしまいます。

・社内の運用体制が整っていない
営業パーソン一人ひとりでITリテラシーが異なる場合、SFAを敬遠してしまって入力してくれない人が出てきてしまいます。
そもそもSFAは蓄積された営業データを基に営業組織を改善していくものですが、データ入力をしてくれない人がいると正確な営業データを取ることができません。

導入前に自社の営業課題やSFA導入目的を共有せずに導入してしまった場合、このように非協力的な営業パーソンが現れてしまいます。

またSFAベンダーのサポート体制が手厚ければ、社内の運用体制や活用方法についてもアドバイスをしてもらえますが、ベンダーのサポートが手薄なためにSFA活用につながらない事態もあります。

今のSFAが合わないと感じたら乗り換えも考えよう

上記のような課題を見て、思い当たる節がある人も多いのではないでしょうか。
「SFAを導入しているのになかなか成果を感じない」という人は、上記のような課題があるはずです。

SFAが活用につながっていない要因は、SFAの機能面、社内の運用面、ベンダーのサポート体制などさまざまな要因がありますが、結論として「今のSFAは自社に合っていない」ということになります。

もちろん対策を講じて改善できることはありますが、合っていないSFAを使い続けずに別のSFAに乗り換えるのも一つの手です。

より自社に合ったSFAを見つけることで、営業生産性を大きく向上できるかもしれません。

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SFA乗り換えのためにやることと注意点

それでは、実際にSFAを乗り換える際にはどのようなことから行動していけばいいのでしょうか。
また注意すべきポイントはあるのでしょうか。

ここからはSFA乗り換え時のやるべきことと注意点を解説します。

SFA乗り換えのためにやること

SFA乗り換えの際には、社内での検討や事前準備などにリソースを割き、充分に納得してから導入しなければまたしても失敗しかねません。

SFA乗り換えのためには、以下のステップで進めましょう。

【Step1】自社の課題・導入目的を明確にする
「このSFAが流行っているから」「評判の良いSFAに乗り換えれば間違いないだろう」など、あいまいな理由からSFAを乗り換えても成功は見込めません。
自社に合ったSFAを選ぶためにも、まずは社内の課題を洗い出しましょう。

営業課題は一人で考えず、営業活動に関わる人を巻き込んで課題を洗い出すとさまざまな問題点が見つかります。

ただし「受注率が低い」「リピーターが少ない」など漠然としたものではなく「決裁者へのアプローチ不足で失注してしまう」「契約後のフォローが不十分でリピーターにならない」など具体的な課題を洗い出しましょう。

また、ほとんどの組織では複数の営業課題を感じているはずですが、それぞれの課題には優先順位をつけて課題の重要度を明確化することがポイントです。

解決すべき課題が定まったら、その課題を解決するためにどのようにSFAを活用するのか・どのような機能があるSFAが良いのかという方針も定まります。
今のSFAに足りない機能やあったら良いなと思う機能を挙げることも有効です。

【Step2】情報を収集しSFAを比較する
SFAに求める要件が定まったら、要件に当てはまるSFAについて情報収集をしていきます。なるべく多くのSFAを比較検討することで、より自社に最適なSFAが見つかるでしょう。

比較する際には公式サイトを確認するだけでは不十分なので、トライアルに申し込んだり直接説明を受けたりしてそれぞれのSFAについての理解を深めましょう。

どうしても機能やコストに目がいきがちになりますが、他ツールとの連携やサポート体制など総合的に確認すると導入後のイメージが深まります。

【Step3】現場を巻き込んで決定する
SFAに対する不満で「業務負荷が増えるから入力がおろそかになる」という意見がよくあります。

これは、選定時に経営者やシステム部、営業管理者のみで選定してしまい、現場の意見が反映されていないことが原因です。そのためSFA選定の際には、現場担当者の意見を聞いたり実際に使ってもらったりすると良いでしょう。

また、SFA活用促進のための体制作りも事前に取り組みます。
SFAの活用ができている組織では、SFAの活用促進のための担当者を設置したり、SFAに入力した内容を基に人事評価をしたりしています。

これらの取組みがまだできていないのであれば、別のSFAに乗り換える際に一緒に取り組んでみましょう。

【Step4】環境を整えて運用を開始する
自社に最適なSFAを選定できても、現場が活用できなければ元も子もありません。
まずはSFA乗り換え目的を現場と共有し、SFAに入力するメリットを理解してもらう必要があります。

入力することでどのような好循環が生まれるのかを現場に説明し、入力に対する協力を得ましょう。
ただし現場に協力を強要してしまうと、最初から抵抗感を生んでしまい結局失敗しかねません。

最初は環境を整えすぎようと意識せず、運用後の微調整を前提にして大枠を整えるくらいで充分です。
実際に運用が軌道に乗れば、現場は自然と効果やメリットを実感できるようになるため、自ずと入力が促進されていきます。

▶▶詳しいSFA導入の手順はこちらから!

SFA乗り換えの際の注意点

SFA乗り換えの際に注意しなければいけないポイントは、現在利用しているSFAからのデータ移行です。

既存SFAに蓄積されているデータも新しいSFAに入力し直さなければいけないですが、担当者の入力負荷は多大なものとなり、なかなか移行が進まないという事態は起こりがちです。

結果として、以前のSFAと新しいSFAにデータが散在してしまい正確な分析ができません。
SFA乗り換えの際には、CSVで一括入力ができる機能があると便利です。

また、そもそもSFA乗り換えの目的を理解していないメンバーにとっては「新しいSFAにする意味が分からない」となりかねません。
先述の通り、乗り換えの目的やメリットについて理解してもらわなければ、新しいSFAを導入しても定着せずに失敗してしまう可能性が高くなります。

そして最も意識すべきことは、前回のSFAでの不満や問題点を洗い出し、その課題を解決できるSFAを選択することです。
失敗を無駄にせず、その教訓を活かして乗り換えを成功させましょう。

▶▶SFA導入で失敗する原因とは?

乗り換えにおすすめのSFA3選

【もう失敗しない!】SFA乗り換えの際にやることと注意点|Senses Lab. | 5

ここからは、SFA乗り換えにおすすめのツールを3製品紹介します。

Senses(センシーズ)

Sensesは直感的に操作しやすいUIと手厚いサポート体制が特長のSFAです。
入力項目や分析機能が複雑だと運用担当者以外のメンバーが使いこなせないという事態が起きますが、Sensesのインターフェースは誰でも環境設定ができるため運用定着につながります。

さらに導入・運用のサポート体制も充実しているため「導入したのに定着しなかった」という事態も防ぎます。
グループウェア、名刺管理システム、MAツールなど外部サービスの連携も可能で、自動でデータが同期するため入力負荷も少なくなり、SFA活用促進につながるでしょう。

▶▶Sensesの14の活用メリットとは?

また、月額料金が手頃でも必要な機能をオプションとして追加していくと、結果としてランニングコストは多大なものになってしまいます。
その点、Sensesは3プランのシンプルな料金体系で、自社に必要な機能を選択できます。

シンプルに利用したい人はStarterプラン、AIによる営業予測を利用したい人はGrowthプラン、カスタマイズ性を重視したい人はEnterpriseと、自社にとって使いやすいプランを選択できるのが魅力です。

【料金プラン】
・Starter:月額2.5万円~(5ユーザー含む)
・Growth:月額10万円~(10ユーザー含む)
・Enterprise:月額30万円~(20ユーザー含む)

【URL】
https://product-senses.mazrica.com/

kintone(キントーン)

サイボウズ社が提供しているkintoneは、さまざまなビジネスアプリケーションを組み合わせて自社に最適なツールとして運用できるプラットフォームです。

顧客管理・案件管理・タスク管理などのアプリケーションを組み合わせればSFAの代わりとして利用でき、さらに必要に応じてアプリケーションを追加できます。
外部サービスとの連携も充実しているため、入力負荷を抑えて運用していくことが可能です。

kintoneは他社製品と比較してもかなり低コストであることが、最大の特長と言えるでしょう。
アプリ数200個までで外部サービスとの連携が不要ならば、月額料金は780円。
さらに月額1,500円で1000個のアプリを利用でき、外部サービスとも連携が可能になります。

登録した日からすぐに利用できるため、開発や構築などのコストをかける必要もありません。

ただしkintoneは複数のビジネスアプリが使えることがメリットになる反面、デメリットにもなりえます。

kintoneでSFAと同レベルの営業管理をするためには、それぞれのアプリを連携したりデータ同期ができるようプラグインを設定したりする必要があるのです。
営業支援に特化したツールではないので、複雑な設定をしなければSFAとして利用できない点には注意しましょう。

【料金プラン】
・ライトコース:月額780円/ユーザー
・スタンダードコース:月額1,500円/ユーザー

【URL】
https://kintone.cybozu.co.jp/

Zoho CRM

Zoho CRMは、世界的に知名度の高いSFA/CRMです。
低コストながら多彩な機能が搭載されており、最もリーズナブルなスタンダードプランでもSFAとしての基本機能が利用でき、「まずは必要な機能から始めたい」という企業に最適です。

またカスタマイズ性に優れており、業種や商材、社内のワークフローなどに合わせて柔軟に設定を変更できます。

カスタマイズにより自社にとってより最適なSFAとなり、業務の効率化や生産性の向上につながるでしょう。
カスタマイズは社内全体に反映されるものと個人設定のものがあり、個人設定のカスタマイズも活用することで活用促進に結び付きます。

ただしZoho CRMは海外製品のため、インターフェースが見にくく使い慣れるまで時間がかかるとの口コミがあります。
また日本語対応が不十分で、不自然な表現になっている箇所も。

使い慣れるまで時間がかかる点は、忙しい営業パーソンにとって不満点になってしまう可能性があるでしょう。

【料金プラン】
・スタンダード:月額1,440円/ユーザー
・プロフェッショナル:月額2,400円/ユーザー
・エンタープライズ:月額4,200円/ユーザー
・アルティメット:月額5,400円/ユーザー

【URL】
https://www.zoho.com/jp/crm/

終わりに

SFAの乗り換え(リプレイス)は面倒なイメージがあるかもしれませんが、自社に合っていないSFAを使い続けることはコストの無駄や現場のストレスになってしまいます。
自社に最適なSFAを選択することが、SFA活用の第一歩です。

現在のSFAの問題点を洗い出し、自社にとって必要なSFAを見極めましょう。

弊社、株式会社マツリカではSFA乗り換えのご相談も受け付けております。
SFAのリプレイスには不安があると思いますが、導入から運用定着までサポートさせていただきますのでお気軽にご相談ください。

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