【事例付き】SFA運用定着に必要な3原則とは？｜成功事例に学ぶ運用の考え方

営業活動の質を上げて効率的にするSFA（営業支援ツール）は、非常に便利な側面もありつつ、一方で非常に運用定着しづらいツールでもあります。

本記事では

• SFAを既に利用されている方
• 「SFA導入を検討されている方」

に向けて、SFA運用定着のための３原則をご紹介します。

SFA導入で失敗しないために、活用までの4つのステップをこちらの資料にまとめました。
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SFAの運用定着失敗のよくある理由

1. ユーザーの入力負荷、操作性（UI）
2. 営業現場の役に立たない（UX）
3. 分からないことがすぐ解決できない

情報を入力するために工数がかかりすぎたり、どの画面でどう操作すればいいのか分かりにくかったり、入力した情報がそもそも自分の役に立たなかったり…。

しかも、分からないことがあったら社内の情報システム部に問合せをしなきゃいけない！

こんなSFAを毎日使おうとは思わないですよね。

SFAに関する詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いは？意味・役割・主な機能を徹底解説

SFAの運用定着の３原則

一方、SFAを定着させるための３原則は以下になります。

• 原則１　UI/UXの良いツールを選ぶ
• 原則２　営業パーソンにメリットを理解してもらう
• 原則３　カスタマーサクセス思想のあるツールを選ぶ

SFAの選択基準として、現場の営業パーソンが直感的に使えるUI/UXを持つのか、入力負荷はどのくらいなのかを1つの基準にしましょう。
どんなに優れた機能を搭載していても、結局、現場の営業パーソンが入力をせず、大切な営業情報がデータとして蓄積されなければ意味がありません。

また、SFAの導入前に無料トライアル期間が用意されており、使用感を確かめることができます。まずは無料トライアルで現場の営業パーソンに使ってもらい、現場の声に耳を傾けることが重要です。営業パーソンにメリットを感じてもらい、その後、自社の課題解決において、必要な機能が搭載されているのかを確認するといったフローがベストだと思います。

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SFAの導入メリット

そもそもなぜSFAを導入するのでしょうか？

SFAを導入することで以下のようなメリットがあります。

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①営業活動が見える化される

・顧客の予算や競合といったデータ
・見積書提出、デモの実施など、案件がどのフェーズにいるのか
・必要なアクションが行えているのか
・各営業が、どのフェーズや行動に時間をかけているのか

以上のようなことを把握できることで、受注確度の判断やより的確なアドバイスができます。

関連記事：営業プロセスの見える化—その効果や営業力強化のポイントとは？

②営業活動のイレギュラーを発見しやすい

進捗が止まったままの営業案件や、値引額が大きすぎるなど、通常とは違う状態の商談や案件を、早期に見つけることができます。

見つけ次第すぐに、原因を分析して見直しや改善をすることで、最小限の影響（被害）に留めることができます。

③数字をすぐに把握できる

業績報告や会議の際には、数値レポートが必要になります。

各営業メンバーへのヒアリングや日報から拾ってくることもできますが、これにはかなりの時間と労力がかかります。

SFAであれば、定形フォームへの入力が多いので、内容に大きなばらつきが出ることがなく、数値データを簡単に集計・分析することができます。蓄積された数字から自動でレポートが作られます。

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失敗しないSFA導入手順

上の画像にもある通り、SFAを導入したにも関わらず、営業上の課題の課題を解決するに至っていません。

SFAをどう運用・定着させるかは確かに重要な視点です。

ですが、運用の「前」の行程も非常に重要であり、押さえておく必要があります。

SFA選定・導入〜運用・定着までは、

1. SFA導入の設計と各種設定を実施する
2. メンバーへの定着を図る
3. 運用後の振り返りを実施する
4. 改善後に運用を継続する

の4つのステップを押さえていくと良いでしょう。そうすることで、SFAを導入したものの活用できない・・・という問題は無くなるはずです。

その他、SFA導入に失敗しないための詳細を資料にまとめました。以下のリンクから無料でダウンロードすることが可能です。

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SFA運用定着の成功事例・運用定着のためのポイント

定着成功事例1　ワウテック株式会社｜ITサービス

参考記事：Gmail連携機能で情報入力が自動化！ノンストレスでデータを蓄積できた

「（Senses以前に利用していたSFAは）とにかく操作が重たいんです。リアルタイムで入力したり、自社に合わせたカスタマイズをする気にもなりませんでした。重たさや煩雑さで営業現場もSFAを使うことにストレスを感じてしまい、月末にまとめて実績を入力して帳尻を合わせるような運用でした。」

「企業マスタを使って取引先の管理ができるので、取引先が重複して登録されることがなく、常にデータが綺麗な状態で顧客管理を行うことができています。また、Gmailとの自動連携機能が便利で、わざわざツールに情報を入力し直す必要がない。以前はSFAへの情報入力を面倒がっていた営業担当者の間でも、Gmail連携によって自動的に蓄積される情報が役立つ機会は多く、SFAを活用していくことへの納得感が実体的に広がっています。」

「前回のSFAでは、レポートを確認するだけでも操作が複雑で時間を要していましたが、Sensesは簡単な操作で担当者別・チャネル別のレポートが完成するので、今では毎日チェックできています。本来SFAを通して実現したかったことが、やっと叶ってきました。」

ポイント：UI/UXの良いツールを選ぶ

せっかくSFAを導入するのならしっかり使いこなしたいですよね。 その際にチェックしておきたいのがUI/UXの良さです。 現場への負荷が最小限のツールを選びましょう。

チェックポイント

・グループウェア（メーラー、カレンダー）と連携しているか ・モバイルアプリ等のマルチデバイスに対応しているか ・同じ情報を複数回入力するような設計になっていないか

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定着成功事例2　アールナイン｜人材

「今回、SFA活用を進めるにあたって、その当時の自分の視座に立たないと絶対に機能しないと思ったので、まずは徹底的に“なぜやるのか”に関してきちんとストーリーをつくろうと思ったんですね。」

「今回のSFAのプロジェクトでも、トップダウンで強制するのは簡単ですが、それをあえてやらずに、メンバー主体で動くにはどうしたらいいのかということを考え抜きました。そういうのを含めて“なぜやるのか”“なぜそれが大事なのか”を考えたり、メンバーに理解してもらったりということにすごくこだわりましたね。これから新人が入ってきた際にも、今回考えたストーリーは活用していけると思います。」

ポイント：営業パーソンにメリットを理解してもらう

SFAを使うのは現場の営業パーソンたちであり、現場がそのメリットを理解していなくてはSFAを使いこなすことはできません。 SFAを導入すると管理側が決定しても、現場は「単に管理側が売上の数字を知りたいだけでは？」「帳尻さえ合わせられればいい」となってしまうことが往々にしてあります。 そのような状態に陥らないためには、営業パーソンにメリットを理解してもらうことが第一です。

チェックポイント

・営業現場の欲しい情報は何か？ SFAを使うことでその情報が得られるか ・営業現場に余計な負荷をかけずに、管理側の欲しい情報を引き出せるか

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定着成功事例3　株式会社NSS｜電機・精密機器関連卸売

参考記事：導入後の定着を見据えてSensesを選択。行動を徹底的にフォローできる体制を構築

「実は各営業担当者の指導は、各支店責任者に任せていたんです。本社は各営業担当者の受注結果のみを確認し、結果だけで評価を判断していました。」

「営業メンバーの数だけ増やしても、営業力が伴わなければ意味がありません。結果だけを見ていては一人ひとりの営業プロセスや行動が把握できず、最終的に営業成績にバラつきが生じて売上目標につながらなくなると懸念しました。」

「各営業は自分の行動が数値として可視化できるようになったため、モチベーションアップにつながっていきました。またSensesを見れば、ベテラントップセールスの行動量や行動内容も把握でき、Sensesを介して成果につながるアクションを伝えられるようになったのもメリットです。」

ポイント：最初から導入後の運用イメージを固めていたことで、Senses定着までのプロセスを明確化してステップに沿って進められた

同社は定着のステップを7つに分け、定着までのプロセスを明確化。また、社員からの信望が厚い社長がみずから全国の支店を回ってSenses導入を説明したことで、現場の意識を高めることにも成功。

チェックポイント

・社長をはじめとする上層部や管理者の意志。そして意志を現場に無理強いするのではなく共有することで、現場を巻き込んで足並みを揃えていく。

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まとめ｜運用定着のポイントを押さえてSFAツールをうまく活用しよう

SFA（営業支援システム）定着のためのポイントは下記３つです。

• 原則１　UI/UXの良いツールを選ぶ
• 原則２　営業パーソンにメリットを理解してもらう
• 原則３　定着プロセスを明確化し現場を巻き込んで足並みを揃えていく

また、本サイトでおすすめしているSFAツールがSenses（センシーズ）です。

Senses（センシーズ）では

• 使いやすい管理画面のため実際の営業現場への浸透しやすい
• 顧客管理機能が整っているため営業活動が効率化できる

といった特徴を持っており、SFAツールの定着化の課題を解決するSFAツールとなっています。

「SFAツールの導入を検討しているが、現場での運用や定着が心配」「すでにSFAツールを導入しているが、うまく運・定着化ができない」という方は下記よりSenses（センシーズ）に関する資料を無料ダウンロードできますのでご覧ください。