「業務が属人化して、誰が何をしているかわからない」「納期に遅れがち」などの課題を抱えている場合、適切な進捗管理ができていない可能性があります。
そこで本記事では、進捗管理を行うメリットや失敗要因などから、進捗管理の必要性を解説します。
この記事の内容
営業の進捗管理とは?
進捗管理とは、プロジェクトや案件に関して、当初立てていた作業計画やスケジュールと実際の作業の進み具合に差が生じていないか管理することです。
進捗を確認したうえで作業の漏れ・遅れやトラブルなどがあった場合、速やかに対策を講じることも進捗管理の一環となります。
進捗管理は、IT企業のシステム開発、工場の製造ライン、営業案件などさまざまなビジネスシーンで活用されています。
特に営業現場では、設定した目標と現在の状況との差を確認しながら、都度顧客と適切なコミュニケーションを取る必要があるため、進捗管理が非常に重要になるのです。
適切な進捗管理ができていないと、スケジュールの遅れをリカバリーするために残業をしたり新たに人員を投入したりしなければならず、人件費がかさみ余計なコストやリソースがかかってしまいます。
また、スケジュールの遅れから、顧客からの信頼を失ったり、当初予定していた売上を確保できなかったりするなど、経営的にも大きなリスクとなるでしょう。
進捗管理を行うことで、課題やトラブルを早期に発見して、スピーディに対策を講じられるのです。
関連記事：商談管理のポイント｜SFAを使った営業効率化の方法とは？
営業の進捗管理をするメリット
適切な進捗管理を行うことで、以下のようなメリット・効果が期待できます。
売上管理が正確になる
営業の進捗管理を行うことで、現状を把握でき、より精密な売上予測が可能になります。
進捗管理を通じて、全体の進行状況や商談の進捗をリアルタイムで把握することができます。これにより、必要なアクションや改善策を迅速に検討することができます。
たとえば、売上目標の達成が難しい場合でも、適切な進捗管理が行われていれば早期に問題を発見し、改善策を講じることができます。
とるべきアクションが明確になる
最初に作業計画を立てるときにタスク内容・担当者・期日などを緻密に計画するため、次の作業が見える化して今やるべきアクションが明確になります。
今自分がやるべきことがわからないと、マネージャーからの指示を待たなければならず、無駄な時間が発生します。
しかし進捗管理ができていれば、こういった無駄な時間はなくなるでしょう。
自分のタスクを集中してこなせるため、次のタスクにもスムーズに移行でき生産性向上にもつながります。
QCDを徹底して守ることができる
進捗管理をしてスケジュール通りに進めると、成果物のQCDを実現することが可能です。
QCDとは「Quality（品質）」「Cost（予算）」「Delivery（納期）」の略称で、主に製造業などで重要視される指標です。
進捗管理をしていない場合、スケジュールが遅れていても気づきにくく、納期に間に合わない事態が起こることもあります。
急ピッチでリカバリーしてなんとか納期に間に合っても、やっつけ仕事で行ったため品質が低い成果物を納品しかねません。
また、無理やり納期に間に合わせようとするとプロジェクトメンバーは残業をしなければならなくなり、想定以上のコストもかかるでしょう。
このように、進捗管理ができていないとQCDのいずれかが損なわれてしまいます。
QCDすべてを満たすためには、適切に進捗管理をして全体の進み具合やメンバーの状況を把握することが重要です。
問題やリスクを早期発見できる
進捗管理を行いながらスケジュールを進めると、全体の進み具合や状況などをリアルタイムで把握できるため、問題やリスクを早期発見できます。
進捗管理ができていないとスケジュール通りに進んでいると思い込んでしまい、トラブルや遅れを見逃してしまいます。
結果として、気づいた時にはすでに手遅れになっており現場の混乱を招き、リカバリーするために何をしたら良いのかわからなくなることもあるでしょう。
また営業案件の場合は、対応の漏れや遅れがあっても気づかないため、顧客フォローが遅れてしまうこともあります。
フォローが追いつかないうちに競合他社に奪取され、営業の機会損失を招きかねません。
しかし、最初から適切に進捗管理を行っていれば、トラブルの兆候を予期して事前に対策を取ることができます。
また、スケジュール通りに進めるために次に何をすべきか明確になるため、円滑にプロジェクトが進行して生産性向上にもつながるでしょう。
関連記事：案件管理とは？案件管理の種類や選び方とおすすめツール12選
営業の進捗管理に必要な7項目
ここからは、営業の進捗管理で見るべき7つの項目を解説します。
目標管理
目標管理とは、営業チームや個々の営業担当者ごとに具体的な目標を設定し、達成度を継続して評価することです。
目標に対する進捗を把握することにより、必要に応じて戦略の修正や追加のリソース投入を行えます。営業組織の方向性を定めるためにも、目標は明確に設定しましょう。
関連記事：MBO（目標管理制度)とは？メリットや目標設定の方法を解説
顧客管理
顧客管理とは、顧客の情報を一元管理し、営業活動や顧客とのやり取りの履歴を整理・記録することです。
効果的な顧客管理によって、顧客との関係を強化し、満足度を高められるため、リピート購入や長期的な契約を促進できます。
CRM（顧客関係管理）ツールを活用すると、データの取りこぼしなく、個々の顧客に対して最適なアプローチを行えるでしょう。
関連記事：顧客管理とは？基本やメリット・ツールの選び方を分かりやすく解説
スケジュール管理
スケジュール管理は、営業担当者の訪問予定、会議、電話、メールなどの活動を管理するプロセスです。
スケジュール管理を適切に行うことで、重要な商談やフォローアップをタイムリーに実施できるでしょう。
また、時間の無駄を最小限に抑え、各活動の優先順位を明確にできるため、営業活動全体の効率を高められます。
関連記事：営業のスケジュール管理・カレンダーツール/アプリおすすめ11選！
タスク管理
タスク管理においても、進捗を追跡・管理し、営業プロセスにおける個々のタスク優先順位や期限を明確にしましょう。
タスク管理は、ミスや遅延を防ぐだけでなく、営業目標の達成に向け適切なプロセスをたどり、チーム全体のパフォーマンスを向上させるために重要です。
関連記事：タスク管理ツール・ToDo管理におすすめ13選を徹底比較【2024年最新版】
行動管理
行動管理では、営業担当者の日常的なアクション（テレアポ、商談、クロージングなど）を追跡し、成果にどう結びついているかを管理します。
営業アクションの進捗を管理することで、成果の出やすい行動パターンを特定し、改善の必要な領域を明確にできるでしょう。
行動管理を通じて、営業活動の質を高め、目標達成に向けた最適なアプローチを探るのにも役立ちます。
関連記事：行動管理とは？営業の管理方法とPDCAサイクルの回し方
モチベーション管理
モチベーション管理とは、営業チームや個々の営業担当者のやる気や意欲を維持・向上させるための施策を計画・実施することです。
具体的な施策としては、インセンティブ制度、達成目標に対する報酬、表彰制度、フィードバックの提供などが挙げられます。
また、モチベーションの維持が社員の離職率を下げるのはもちろん、組織全体の士気を高められるために、営業活動における生産性と効率を向上させることにもつながります。
関連記事：モチベーション管理とは？仕事のモチベーションが下がる理由と維持する方法
人材育成管理
人材育成管理において、営業担当者のスキルや知識を向上させるための教育・トレーニングプログラムの進捗を管理することも重要です。
これにより、担当者は常に最新の知識とスキルを持ち、変化する市場環境や顧客ニーズに対応できるようになります。
また、継続的な学びの文化を醸成することで、成長意欲を引き出し、組織全体の競争力強化に生かせるでしょう。
関連記事：営業に必要な10のスキルとスキルアップの方法とは？
営業の進捗管理の方法
適切に進捗管理を行ってプロジェクトを成功させるためには、どのようなポイントを意識したら良いのでしょうか。
以下に成功のためのステップをまとめました。
- 進捗確認の場を作る
- タスクを細分化する
- 進捗管理ツールを導入して進捗を見える化する
進捗確認の場を作る
まずはこまめに進捗確認ができる環境作りが重要です。
特に、タスクや担当者が複数にわたる大型プロジェクトの場合、進捗確認が疎かになると全体の進行にも影響しかねません。
マネージャーが働きかけなくても、担当者が自発的に進捗を報告できる仕組みを作ることをおすすめします。
たとえば朝礼やミーティングなどで報告の時間を設けたり、進捗を報告できるツールを導入したりすると良いでしょう。
関連記事：【Mazrica Sales活用事例】Mazrica Salesで営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例
タスクを細分化する
大まかなタスクでは、誰がいつまでに何をすべきか不透明になります。
そのため、初回アポ取得から受注までの営業プロセスを細分化し、段階ごとに分けます。一般的な段階分類は以下の通りです。
- 初回アポ取得段階
- 顧客ヒアリング段階
- 商品・サービス提案段階
- 見積もり・クロージング段階
- 受注
重要なのは、各段階の区分方法と達成条件を明確にすることです。
営業活動では、どの段階に位置付けるか迷う場面もあるため、組織内で相談し、実務ベースで段階の定義を統一することが必要です。
段階の定義が統一されていないと、正確な数値を得ることが難しくなります。
また、タスクを細分化することでタスクの抜け・漏れにも気づきやすくなり、より円滑にプロジェクトを進められるでしょう。
進捗管理ツールを導入して進捗を見える化する
正確な進捗管理には、適切なツールの活用が欠かせません。
ホワイトボードやExcelなどで進捗管理をすることも可能ですが、ステータスの更新忘れが生じたり、情報共有がしにくかったりするなどの課題があります。
そのため、適したツールを導入することで、プロジェクトの進捗が可視化されて状況を把握しやすくなるのです。
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営業の進捗管理に失敗する3つの要因
進捗管理が重要だと理解していても、なかなかうまくいかないことも珍しくありません。
理由として、以下のような要因が挙げられます。
情報共有ができずタスクが属人化している
メンバー間で「誰がどのタスクをしているのか」「いつまでにタスクが完了するのか」といった情報が共有できていないと、プロジェクトや案件の進捗管理ができません。
結果、同じタスクを重複して行ってしまったり、誰かがやっているのだろうと思って対応が漏れたりしてしまうのです。
口頭での情報共有では、失念してしまうこともあるうえに、現場にいないメンバーには情報共有できません。
そのため、全員に等しく情報を共有でき、全員のタスクが見える化する仕組み作りが必要です。
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タスク・作業に優先順位が付けられていない
タスクに正確な優先順位をつけられていない場合も、適切な進捗管理ができません。
タスクに優先順位をつけて順序立てて進めていかなければ、作業が滞りスケジュールの遅れが生じます。
特に大型のプロジェクトの場合はタスク数が膨大な数になるため、優先順位をつけないと「どのタスクが完了しているのか」「対応が漏れているタスクはないか」などの状況が見えなくなり、現場の混乱を引き起こします。
チームの信頼関係が築けていない
チームの信頼関係が築けていないと、作業の遅れや漏れがあっても「怒られたくない」「責められたくない」という意識になり報告をせずに自分でなんとかしようとする人も少なくありません。
また、相手のことを信頼していないと「あの人には任せられないから自分がやってしまおう」と思い、当初決めていた担当者や期日とは異なるよう進めてしまう人もいます。
信頼関係が築けていないことで上記のようなトラブルや課題につながり、適切な進捗管理ができなくなるのです。
まとめ｜自社に合ったツールを導入して営業進捗を見える化しよう
進捗管理は、システム開発やクリエイティブ制作、営業案件などさまざまな業務に欠かせません。
適切に進捗管理ができていないと、納期に間に合わなかったり大きなトラブルが起きたりするなどのリスクがあるため、注意が必要です。
まずは細分化してタスクを洗い出し、スケジュールと担当者を設定することから始めましょう。
また、進捗管理にはツールの活用もおすすめです。チーム内のタスクや状況を一元管理できるため、状況をすぐに把握できます。
「Mazrica Sales」を活用すれば、案件ボードで営業の進捗状況が直感的に把握でき、対応漏れやトラブルにも早期に対応できるでしょう。
ほかにも営業に役立つ機能が多数搭載されています。
詳しい機能については以下の紹介資料から確認できるので、ぜひお役立てください。
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