商談管理のポイント｜SFAを使った営業効率化の方法とは？

商談件数が増えてくると、すべての商談の履歴や進捗状況を把握するのが大変になりますよね。

そこで、適切な方法で商談管理をする必要があります。

本記事では「商談管理をしたい」「Excelで商談管理をしているが大変だ」といった方に向け、商談管理のポイントをお伝えします。商談管理におすすめのSFAも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

商談管理とは？

商談管理とは、いつ・どの顧客と・どのような商談を行ったかという情報を記録していき、案件の進捗状況や見込み度を管理することです。

初回訪問から受注までの営業プロセスの中で、「初回商談」「ヒアリング」「提案・プレゼン」「決裁者商談」など数々の商談が発生する場合があります。

そうした商談履歴を正確に管理することにより、受注までのステップを着実につなげていけるでしょう。

関連記事：商談の進め方・商談の流れや成約に繋げる方法を解説

なぜ商談管理が重要なのか？

商談履歴を管理することで、正確に進捗状況を把握できるようになります。

商談数が多くなると、停滞したり対応が漏れたりしても気づきにくくなりますが、商談管理をしているとそうしたリスクを避けられます。

また、過去の商談履歴を蓄積できていれば、同じような商談のときの参考にもなります。

顧客の反応が悪く受注見込みが薄くても、過去の商談の成功事例を参考にすることで、顧客の興味を惹いて購買意欲を向上させるアプローチにつながるかもしれません。

さらに、商談管理をしていると、いつどのくらいの売上が見込めるか予測できます。

正確な売上予測ができれば、経営判断もしやすくなり事業成長が見込めるでしょう。

このように、商談管理を行うことは、商談の成功率アップや事業の成長などにつながる重要な業務なのです。

商談管理に必要な5つの項目

商談管理では、どのような項目の情報が必要なのでしょうか。商談管理に必要な主な5つの項目を紹介します。

リード獲得チャネル

商談管理では、そのリード（見込み顧客）をどのチャネルで獲得したか記録しておく必要があります。なぜなら、リードを獲得するチャネルはオンライン・オフラインを含めて多岐にわたっており、チャネルによってリードが求めている情報が異なるためアプローチ方法も変わるからです。

また、チャネルごとに受注率やリードタイムが変動する場合もあるでしょう。たとえば、オンラインチャネルなら「オウンドメディア」「Web広告」「SNS」、オフラインなら「展示会」「セミナー」などがあるため、各リードの獲得チャネルを記録して分析していくことが重要です。

商談・案件の担当者

商談の担当者も管理すべき項目です。どの担当者と商談したのか明確にすることで、フォローアップがしやすくなり受注につながる可能性が高まります。

複数の担当者が同席した場合にも、部署・役職・担当者名は必ず記録しましょう。

商談・案件の進捗状況

受注までの営業プロセスでは、複数のフェーズを経る必要があります。たとえば「ヒアリング」「提案」「見積もり提出」「契約書締結」などがあるでしょう。

商談・案件がどのフェーズにあるか管理して進捗状況を明らかにすることで、停滞案件や対応漏れをなくしスムーズに受注につなげられます。

また、進捗状況を管理しておけばある程度の受注予定日も予測できるため、売上予測を立てるのにも役立ちます。

関連記事：営業の進捗管理の方法とは？見える化のためのおすすめツール8選

受注確度

受注確度も管理しておくと、売上予測や経営判断がしやすくなります。受注確度が高い商談と低い商談が明確になっていれば、適切にフォローできるため機会損失を防ぐ効果もあるでしょう。

ただし、受注確度は個人の勘や憶測に頼ってはいけません。過去の商談・案件を分析し、顧客の反応や状況などから受注確度を見極める必要があります。

また、受注確度の決め方も企業によって異なります。「Aヨミ、Bヨミ、Cヨミ」と分ける企業もあれば、パーセンテージで算出する企業もあるため、自社に合わせた方法で受注確度を決めましょう。

予測売上額

予測売上額も管理しておくと、目標値に対する達成度を把握できます。目標値と大きなギャップがある場合には速やかに対策を取ることができるため、なるべく正確な予測が重要です。

また、商談・案件がクロージングしてから、実績値と予測値のギャップも検証しておくと良いです。ギャップが少ないほど「正確に予測できている」ということになるため、どのくらい正確な予測ができているか振り返って今後に活かしましょう。

関連記事：売上予測とは？SFAを活用した精度の高い売上予測レポートの作り方

商談管理でよくある課題

商談管理は一人ひとりが行うのではなく、営業部門全体で行い、全員が部門内の状況を把握しておく必要があります。しかし、全員を巻き込むためスムーズに商談管理ができない場合もあります。

商談管理ではどのような課題が起こりやすいのか、以下で見ていきましょう。

営業情報・活動の共有がしにくい

商談管理では、全員が同じツールやフォーマットを利用して情報を記録していかなければなりません。しかし、フォーマットが使いにくくて入力が面倒だったり、特定のパソコンでしかファイルを開けないため出先で入力できなかったりする場合もあります。

このように営業情報・活動の共有がしにくい状況だと、「リアルタイムで商談内容の共有ができない」「時間が経ってから入力するため記憶が薄れてしまっている」などのリスクが生じることになります。

商談の進捗状況が把握しづらい

上記のように営業報告がしにくいと、現場の営業担当者の入力が進まないため、マネージャーは商談の進捗状況が把握できません。商談数が増えるほど、どの案件がどのくらい進んでいるか把握できないという事態になり、正確な判断や指示ができなくなるでしょう。

このような状況では、トラブルが起きるリスクも高まります。現場で停滞案件や対応漏れがあってもマネージャーは気づきにくくなるため、知らないうちに失注を招きかねません。

商談管理をするための3つの手法

商談管理の方法は、自社の業務フローや営業メンバーの負担などを考慮して決めましょう。ここでは、おすすめの商談管理手法を3つ紹介します。

①紙で管理する

1つめは紙ベースでの商談管理です。

営業メンバーは紙に記入するだけなので、スキルがなくても簡単に商談管理ができます。

しかし、日報や週報というかたちで商談管理を行うため、リアルタイムで情報を共有することは難しいでしょう。また、紙を記入・提出するためにオフィスに戻る必要があり、営業メンバーの運用負荷がかかります。

②エクセルやスプレッドシートで管理する

エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートで商談管理をする方法もあります。

エクセルが入っているパソコンやGoogleアカウントがあれば運用できるため、コストをかけずに始められる点がメリットです

また、普段からエクセルやスプレッドシートの操作に慣れていれば、わざわざ使い方を習得する必要もありません。

その一方で、エクセルやスプレッドシートはあくまでも表計算ソフトのため商談管理に特化したツールではなく、入力や共有のしにくさにストレスを抱える場合も。

また「データが膨大になるとファイルが重くなる」「複数人で同時に作業をするとデータが消えることもある」「分析のために関数を覚える必要がある」などのデメリットもあります。

③SFAを使って管理する

SFA（営業支援システム）を活用することで、スムーズな商談管理が可能になります。

SFAは営業に特化したツールであるため、もともと商談管理・案件管理についての機能が充実しています。進捗把握や予実管理、複雑な分析、AIによる受注確度予測などの機能が搭載されたSFAもあり、商談管理に最も適したツールと言えるでしょう。

ただし、運用のコストがかかる点には注意が必要です。初期費用や月額料金のほか、営業メンバーが使い方を習得するためのコストも必要となるでしょう。

▶︎▶︎【入門編】SFAの基本から導入プロセスまで体系的に学べる無料資料はこちらから

商談管理におすすめのSFAツール8選

前述の通り、商談管理にはSFAが適しています。しかし、世の中には膨大なSFAツールが存在しているため、ツールによっては自社の運用に合わずに商談管理がうまくいかない場合も。

そこで、商談管理におすすめのSFAツールを8製品紹介するので、ぜひ検討時の参考にしてみてください。

なお、商談の実施に役立つオンライン商談ツールについてまとめた記事は以下になります。
関連記事：【2024年】オンライン商談ツール比較12選〜導入メリットや選び方のコツを解説！

Mazrica Sales

「Mazrica Sales」は、営業現場での使いやすさにこだわり、スムーズで正確な商談管理を実現したい営業組織におすすめの国産SFAです。

商談管理では「案件ボード」の機能を使います。各案件の情報をカード形式にし、営業フェーズに応じてドラッグ＆ドロップで動かして進捗状況を管理します。最終対応日からの経過日数に応じて色が変化していくため、停滞案件や対応漏れを速やかに発見してリカバリーできます。

モバイルアプリも提供されており、出先でも営業報告ができる点も便利。リアルタイムで情報共有ができ、正確な商談管理が実現します。

また、搭載されたAIが受注確度を予測し、最適なネクストアクションをおすすめする機能も。商談管理だけでなく、商談を成功へと導くSFAです。

【利用料金】
・Starter：月額27,500円～
・Growth：月額110,000円～
・Enterprise：月額330,000円～

【URL】
https://product-senses.mazrica.com/

▶︎▶︎商談を成功に導く、案件管理に最適な「Mazrica Sales」の詳細はこちらから

Sales Cloud

世界的にトップシェアを誇る「Sales Cloud」は、Salesforce（セールスフォース）社が提供するSFAです。導入実績が豊富なので、業界や規模が似通った企業の事例を参考にして運用できます。

多機能のため多用途に利用できるうえに、同社提供の「Marketing Cloud」や「Service Cloud」などとシームレスな連携ができる点が特徴です。

ただし、多機能ゆえに使いこなすのに時間がかかり、社内に専任担当者を設けている企業もあります。また、自社仕様にカスタマイズするには膨大な開発費が必要となる点もネックとなります。

【利用料金】
月額3,000円～/1ユーザー

【URL】
https://www.salesforce.com/jp/sales/cloud/

eセールスマネージャーRemix Cloud

「eセールスマネージャーRemix Cloud」は、シンプルな画面で商談履歴や活動履歴、進捗状況などの営業情報を一元管理できます。また、商材別の商談管理もできるため、複数の商材を扱っている企業でも使いやすいでしょう。

使い勝手の良いスマホアプリや、直感的に理解しやすい予実管理など、商談管理に必要な機能が揃っています。

【利用料金】
月額3,000円～/1ユーザー

【URL】
https://www.e-sales.jp/

ネクストSFA

「ネクストSFA」は、複雑な設定が必要なく自社仕様に簡単にカスタマイズできるSFA。設定やデータ移行などはサポートの専任担当者が支援してくれるため、初めてのSFA導入でも安心です。

商談管理だけでなく、案件化する前のアプローチ管理や、クロージング後の受注管理もできるため、営業プロセスを一気通貫で管理できます。

【利用料金】
・月額50,000円～

【URL】
https://next-sfa.jp/

JUST.SFA

ノーコードで自社オリジナルSFAを作成できる「JUST.SFA」。商談管理ができる案件管理画面では、予実管理やパイプライン管理なども同じ画面上でできるため便利です。

営業フェーズごとに案件の進捗状況を管理できるプロセス管理機能もあり、自社の体制に合わせた商談管理ができます。

【利用料金】
問い合わせ

【URL】
https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/?top

Zoho CRM

世界25万社以上に導入されているSFA「Zoho CRM」は、豊富な機能を使いこなすことで見込み度の高い商談を見極めてスムーズに受注へと進めることが可能です。SFA機能だけでなくMA機能も搭載されており、マーケティングセールスプロセスをトータルで管理できます。搭載されたAIが営業活動をサポートする洞察をくれるため、より精度の高いアプローチができるでしょう。

【利用料金】
月額1,680円～/1ユーザー

【URL】
https://www.zoho.com/jp/crm/