社内外の多くの人と接点のある営業担当者。その分、メールでのやり取りも多くなります。
営業活動を促進させるツールとしてメールを活用していきましょう!

営業プロセスにあったメールテンプレを用意

新人営業必見!今さら聞けないメールテンプレ・作法|挨拶編|1

用件を伝えたい時の手段として、メールを使う人は多いですよね。特に営業担当者であれば、商談や移動などで電話をかける時間も限られており、更に先方も出先であればなかなか電話のタイミングが合わないことも多々あります。そんな時、場所も時間もそこまで気にせずに連絡を取ることができるメールというツールは非常に便利です。

ただし、声色や話の間などである程度はお互いの温度感を伝え合うことができる電話と違い、文章だけのメールは相手に誤解を招いたりすることも。相手との関係構築のためにも、そんなトラブルは回避しておきたいですよね。しかし、一通一通のメールを丁寧に書いていては、いくら時間があっても足りません。そこでおすすめなのが、メールのテンプレートを用意しておくこと。

今回は営業プロセスに合わせた、アポ取り段階、商談後、トラブル対応(お詫び)、関係構築、そして社内でも使えそうなメールのテンプレートを3回に分けてご紹介いたします。

テンプレメールを用意しておくメリット

社外向けでも社内向けでも、相手へ誤解を招かない・失礼にあたらない内容のメールを書くということは基本中の基本。正しい敬語を使い、分かりやすい内容を書くということは社外・社内どちらも共通で重要なことなので、これを念頭に置いてください。

メール本文の流れは、社外・社内どちらも同じ。具体的には宛名→挨拶→名乗り→具体的な内容→結び→署名という流れになり、どれかひとつでも欠けていては失礼にあたるので注意しましょう。

次に注意が必要なのが言い回し(書き回し)です。書き方ひとつで相手への伝わり方が変わってしまうので気を付けましょう。

例えば「先週ご提案いただいた商材の件ですが、見積書はいつ送ってもらえますか?あとはコスト面だけがクリアできれば発注したいので、早く送ってください。」という内容のメールが届いたら、どう思いますか?前置きもなく、相手の事情も考慮していないと感じませんか?「~してください」という、命令にも取られかねない表現も使われているので、不快に感じる人も多いはずです。自分が顧客で相手が業者という立場であっても、個人の感情に触るような書き回しは避けたほうが無難です。

また、ちょっとした内容であってもきちんと返信することで、誠実な印象を持ってもらうことができます。返信がなければ「無視された」と感じてしまう人も。例えば「見積書を送ってください」という内容のメールを受け取ったら「かしこまりました。本日中に郵送の手配をいたします」、見積書が届いた場合は「本日、お見積書が届きました。お忙しい中、ご対応いただきありがとうございます」というように、ちょっとした内容であってもメールでの連絡やお礼を送っておくことは大事です。

このように、メールはほんの少しのことでトラブルになったり相手を不快にしたりする危険性もはらんでいます。それぞれのシーンに合わせたメールのテンプレートを用意しておくことで、先述のようなことが回避されるうえに、時間がなくてもマナーを守ったメールのやり取りができるようになるのです。

ビジネスメールの基本的な注意事項

 

新人営業必見!今さら聞けないメールテンプレ・作法|挨拶編|2

プライベートなメールよりも相手に対する配慮が必要なビジネスメールだからこそ、細かいところまで気を付けなければいけません。まずは基本的な注意事項を押さえましょう。

【宛名】
会社名…前株なのか後株なのか、英語表記の会社名なら綴り、「〇〇コンピュータ」なのか「〇〇コンピューター」など、きちんと確認しましょう。

「御中」…担当者名が分からない時のみ使います。例えば「ABC株式会社 人事部御中」など。担当者名が分かる場合は「ABC株式会社 人事部 山田様」と表記します。

「各位」…複数の人に送る場合に使います。社外でも社内でも使うことができる表現です。

【挨拶】
社外…初めての相手には「初めてご連絡差し上げます」「突然のご連絡、失礼いたします」、それ以外なら「いつも大変お世話になっております」など、相手に合わせて書きましょう。

社内…基本的には「お疲れさまです」を使います。「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人に使う表現ですが、ビジネスの場面においては部下に対しても「お疲れさまです」を使った方が丁寧です。

【結び】
社外…メール本文は「よろしくお願いいたします」「よろしくお願い申し上げます」などの表現で結びましょう。「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」「ご対応いただきますよう、よろしくお願い申し上げます」と書くと更に丁寧。「取り急ぎご連絡まで」という結び方もよく使われます。

社内…目上の人には「よろしくお願いいたします」、同僚に対しては「よろしくお願いします」と書き方で構いません。

ちなみに「宜しくお願い致します」と、漢字にできる箇所は全て漢字にしてしまう人もいますが、近年のビジネスマナーでは「よろしくお願いいたします」という書き方が基本となっています。

アポ取りメール

新人営業必見!今さら聞けないメールテンプレ・作法|挨拶編|3

初めての相手のアポイントを取るのは難しいもの。テレアポや飛び込み営業などの手段がありますが、コストがかからず多くの相手へ送ることができるメールは、初めての相手には有効なツールです。「初めまして」の相手に対して送るメールについて、解説します。

件名・タイトル

まずはメールを開封してもらうことが第一。簡潔に分かりやすく、相手の興味を引く件名にすることが大事です。文字数は最大16字くらいがベストだと言われているので、それを基準にタイトルを設定しましょうね。

メールを開封してもらうためには、初めての相手に少しでも信頼感を持ってもらうことも大事です。そのため、タイトルに固有名詞を出すと効果的。商材名や自分の会社名、紹介者がいる場合はその紹介者名などです。更に、「自社(自分)のためになるかも」と思ってもらえる内容にする一工夫もあると良いですね。例えば「営業支援ツールのご紹介」というタイトルよりも、「営業活動を効率化!『Senses』のご提案」というタイトルにすることで、開封率も高まるでしょう。

名乗り

初めての相手なので「突然のご連絡、失礼いたします」などの挨拶の後、簡単な自己紹介をし、メールを送った経緯について記しましょう。急に「Sensesというものは~」と商材について説明されても困りますよね。初めての相手には、まずは信頼してもらうことからです。

具体的には、自社名・所属部署・氏名を正式名称で伝え、「貴社のホームページを見ました」「〇〇様から紹介してもらいました」などの経緯を書きます。

【例】
初めてご連絡させていただきます。
株式会社マツリカ 営業部の山田太郎と申します。
貴社のホームページを拝見し、貴社の営業活動の効率化でご協力できることがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

具体的な内容

信頼感が高まってきたところで、具体的な内容に入ります。ここでは、主に以下の内容について書きましょう。

・商材についての説明
・どんなアクションをしてほしいのか

まず、商材についての説明ですが、短いのか長いのかでも相手に与える印象が異なります。

短い場合は、「どんな性能なのか」「ユーザーはどういった業界(もしくは年齢など)なのか」「どんな効果があるのか」などを簡潔に記載します。商材についてのページがあるのならばURLも貼り付けましょう。読み手のスクロールが少なくて済むので読む時間を割かないというメリットがありますが、具体的な内容がないの
で実際に訪問した際に話のズレが生じる場合があるというデメリットがあります。

長い場合は、先ほどの内容をもっと具体的に説明し、コストや導入実績など、ちょっと踏み込んだ内容についても書きましょう。この場合、商材の概要を把握できるので具体的に検討してもらえる可能性が高くなるというメリットはありますが、開封してもメール本文の長さのインパクトがあるのですぐに閉じられる可能性もあるというデメリットもあります。

次に、相手に期待するアクションについてです。

上述の商材の提案について、相手にどのようなアクションをしてほしいのかを具体的に述べましょう。商材について説明されただけでは「だから、何?」となってしまいますよね。具体的に「アポイントを取りたい」「返信がほしい」など、誘導してあげることで返信率が高まります。

【例1】
お電話やメールにてご相談をお受けすることも可能ですので、ご興味を持たれましたらお気軽にご連絡くださいませ。

【例2】
よろしければ詳細について具体的にお話させていただきたく、一度お話の機会をいただけないでしょうか。
恐縮ながら、お伺い可能な日時をお送りさせていただきますので、ご検討いただけますと幸いです。

〇月〇日 〇時~〇時
〇月〇日 〇時~〇時
〇月〇日 〇時~〇時

使える!メールテンプレート集

新人営業必見!今さら聞けないメールテンプレ・作法|挨拶編|4

基本的なメール(社外向け)

(件名)請求書発送の手配完了の件

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の□□でございます。

ご依頼いただいておりました請求書について、発送の手配が完了いたしましたのでご連絡させていただきました。
明日郵送の手続きをいたしますので、今週中にはお手元に届くかと存じます。
お時間をいただき恐縮ではございますが、ご到着まで少々お待ちいただければ幸いです。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

基本的なメール(社内向け)

(件名)〇月〇日の営業部門会議の件

営業部各位

お疲れさまです。
営業部 営業一課の□□です。

次回の営業部門会議の日程について下記の通り決定いたしましたので、各自ご確認のほどお願いいたします。

日程:〇月〇日〇曜日
時間:〇時~〇時
場所:第三会議室
用意するもの:売上報告レポート、案件進捗レポート
注意事項:お客様対応などで欠席となる場合は、事前に部長まで連絡するようお願いします。

当日は時間通りに始められるよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

おわりに

メールの作法は、一度身に付けばずっと活用していくことができます。早いうちから正しいビジネスメールを身に付けて、今後の営業活動に活かしていきましょう。

今回は基本中の基本と「初めましてメール」の基本についてでしたが、次回は商談後のお礼やトラブル対応のメールについて説明します。

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