社内外のメンバーとの情報共有を促進するファイル共有ツール。クラウド上にファイルを保管し、特定のメンバーと共有できるツールです。

クラウド型のファイル共有ツールやオンラインストレージには、さまざまな種類があります。そこで本記事では、おすすめのツールを13製品を厳選してご紹介します。

こちらの資料では、ファイル共有機能に追加して、取引先の各資料の利用回数や閲覧数などのデータを可視化することで、有効な営業資料を見極めることができるツールについて紹介しています。

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ファイル共有ツールとは?

ファイル共有ツールとは?

ファイル共有ツールとは、資料や画像などのファイルを社内外の特定のメンバーと共有できるツールです。

たとえば、以下のような使い方ができます。

  • 業務マニュアルを社内メンバーに共有する
  • 取引先に見積書や請求書を共有する
  • Webサイトの制作を依頼しているWeb制作会社に画像素材に共有する

このように、ファイル共有ツールを活用すると、社内外のメンバーにファイルを手軽に共有できるため、業務効率化や情報共有促進などにつながるでしょう。

ファイル共有ツールの主な種類

ファイルを共有できるツールには、主に2つの種類があります。

1つめが、ファイル送信に特化したツールです。

ツールにファイルをアップロードしてリンクやパスワードを取得し、それらを相手に送ることでファイルを共有できます。

ファイルは一時的にクラウド上に保管されますが、保管期間が過ぎたら削除されます。

2つめが、クラウド上の「ストレージ」という保管庫のような場所にファイルを保管し、相手に共有設定を行うことでファイルを共有できるツールです。

このなかでも大きく2種類に分けられ、クラウドストレージ(オンラインストレージ)というファイルの保管に特化したツールと、SFA/CRM・MA・グループウェアなどの1つの機能としてストレージ機能が搭載されているツールがあります。

いずれもストレージの容量が制限されているため、容量の大きいファイルを複数保管する場合には大容量のストレージに拡張する必要があるでしょう。

なお、本記事では主にストレージ型のファイル共有ツールについて扱います。

関連記事:SFAとは?CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説

ファイル共有ツール・ストレージの主な機能

ファイル共有ツール・ストレージは、ツールによって機能が異なりますが、主に以下のような機能が搭載されています。

ファイル共有

ストレージにファイルを格納し、特定の相手に共有できます。権限が付与されたメンバーのみ、ファイルの閲覧やダウンロードが可能です。

権限設定

ファイルやフォルダごとに権限を設定できます。特定のメンバーに閲覧権限や編集権限を付与でき、不特定多数にファイルを見られる心配がありません。

ファイル検索

ストレージに格納されているファイルの中から、必要なファイルを検索できます。ファイル名・フォルダ名のみならず、ファイル内のテキストも検索対象となるツールもあります。

データバックアップ

アップロードしたファイルを自動でバックアップする機能もあります。個人のパソコンやUSBメモリなどにファイルを保管しておくと紛失・盗難のリスクがありますが、クラウド上で保管できるためリスクを回避できます。

暗号化

データを暗号化しているため、セキュリティ面のリスクも防ぎます。個人情報や売上情報などの機密性の高いファイルでも、安全に保管できます。

チャット

ファイルの共有の他に、チャット機能が使えるサービスも増えています。オンラインでのミーティングや打ち合わせにも便利な機能でコミュニケーションを促進します。

ファイル共有サービス導入のメリット

社内情報を集約できる

ファイル共有サービスの導入により、社内の情報を一箇所に集約可能です。ファイルの最新バージョンがどれで、誰が作成したものなのか瞭然になります。情報を集約する場合は、閲覧制限機能がついたサービスを選ぶのがおすすめです。ファイルの共有範囲を柔軟に変更できるため、情報漏洩のリスクも減らせます。

オンラインでのファイルの共有が可能

クラウドのファイル共有ツールはPCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から利用が可能です。出張先や移動中など、場所に左右されることなくいつでもファイルを共有できます。

複数人でも効率的に作業できる

オンライン上のファイル共有になります。同時に複数のユーザーが作業を進めることが可能で、結果として業務の効率化につながります。遠隔地にいるメンバーや頻繁にやり取りが必要なクライアントとも、時間を無駄にすることなくスピーディーな作業を実現できます。

ファイル共有サービス導入のデメリット

非常に便利なファイル共有サービスですが、大きな企業であればある程、最初の設定に手間がかかります。
ファイルを共有するためのグループやユーザーごとにアクセス制限を設けたり、セキュリティ設定をする必要があります。

またファイルの命名規則や部署ごとのフォルダ管理ルールなど最初に決めておく必要があります。

ルールが徹底されないとファイルが見つからなかったり思わぬ紛失があるかもしれません。

クラウドファイル共有ツール・ストレージ

営業の生産性を下げかねない、ファイル共有の課題。

このような事態を放置していると、営業だけでなく、さまざまな部門、さらには社内全体の問題になりかねません。

そのため、クラウド上でファイルの保管・共有ができるツールの活用が急がれます。

そこで、ここからはおすすめのファイル共有ツール・ストレージを紹介します。

DealPods(ディールポッズ)|大型商談を受注に導く!

株式会社マツリカが提供する「DealPods(ディールポッズ)」は、社内メンバーや取引先などの特定のメンバーで共有する専用サイトを構築し、そのサイト内で情報共有を行えるツールです。

機能の一つとしてクラウドストレージ機能があり、ファイル共有が可能です。

営業資料を保管しておくことで、社内メンバーや取引先と資料を共有できます。

また、各資料の利用回数や閲覧数などのデータを可視化でき、有効な営業資料を見極めることも可能です。

この結果、顧客とのやり取りや営業資料の内容などをブラッシュアップでき成果を高められるため、セールスイネーブルメントを促進できます。ファイル共有だけでなく顧客とのタスク管理機能もあるので、関与者が多い大型商談を円滑に進めることができます。

URL:https://product-senses.mazrica.com/lp-enterprise-sales-dealpods-lab-io

Mazrica Sales|営業ナレッジ共有

Mazrica Sales

株式会社マツリカが提供する「Mazrica Sales(マツリカセールス)」は、営業現場での使いやすさにこだわったSFA/CRM(営業支援ツール)です。

ファイル共有に特化したツールではありませんが、案件・取引先・営業アクション履歴などにファイルを紐づけて添付できるため、ファイル共有としての機能もあります。

ファイル検索機能も搭載されており、ファイル名やアップロード者などファイルに関する検索方法のほか、取引先名や契約金額などの条件で検索することも可能。

営業資料だけでなく、オンライン商談の録画データや成功事例のマニュアルなどを共有することで、営業ナレッジの蓄積・共有にもつながるでしょう。

URL:https://product-senses.mazrica.com/

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Dropbox Business

dropbox

クラウドストレージのDropboxは、ビジネス利用向けの「Dropbox Business」を展開しています。

3TB以上の容量があるため、大容量のファイル共有もスムーズです。PDFや画像などのファイル編集機能、画面や動画の撮影・編集機能、ドキュメントへの署名など、チームでの作業を効率化する機能が充実しています。

URL:https://www.dropbox.com/business

OneDrive for Business

OneDrive for Business

Microsoft365に搭載されている「OneDrive for Business」は、ビジネス向けに設計されているため、ファイル共有だけでなく共同編集まで可能になっています。

最大100GBまでものファイルをアップロードでき、資料や画像などのファイル共有をスムーズにします。モバイル用アプリも提供されており、外出先で手軽にファイルの閲覧・編集ができます。

URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

Googleドライブ

Googleドライブ

Google Workspaceの機能のひとつである「Googleドライブ」は、容量を柔軟に変更できるため必要なときに必要な分を追加できるクラウドストレージです。

AI機能が搭載されており、ユーザーごとに必要だと思われるファイルを予測して提示します。

それぞれのファイルには編集やダウンロードなどのアクションごとに権限を設定できるため、ファイルの予期せぬ紛失や統合などのリスクを防げるでしょう。

URL:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/

Fleekdrive

Fleekdrive

オンラインストレージ「Fleekdrive」は、使い勝手の良いインターフェースと、充実したビジネス向け機能で、企業の業務効率化をサポートしてくれます。

安全かつ障害耐性に優れたAWSを基盤としており、24時間365日の監視体制、さらにはアクセス制限やウイルスチェックなど、強固なセキュリティ面が特徴です。

モバイルアプリを使うと外出先でもすぐにファイルにアクセスできるだけでなく、ファイルを事前にダウンロードしておけばオフライン状況でも閲覧できます。

URL:https://www.fleekdrive.com/

MEGA

MEGA

「MEGA」は、大容量のファイルを扱うことの多い企業に向いているオンラインストレージツールです。

パソコン上の特定のファイルを同期することで、相互に複製し合うことができるため、万が一サイバー攻撃やシステム障害が起きてもファイルを保護できます。

MEGAのユーザーでなくてもファイルのアップロードができるため、多様な活用方法が可能です。

URL:https://mega.io/business

Fileforce

Fileforce

「Fileforce(ファイルフォース)」は、Windowsエクスプローラからアクセスできるため、普段の使い勝手と変わらずに利用できます。

詳細なアクセス権限の設定、ファイルの操作ログの管理、ウイルスチェック、さらにはランサムウェア対策機能まで、セキュリティ対策に強みのあるツールです。

ユーザー数無制限のプランもあるため、大企業や大規模プロジェクトなどにもおすすめです。

URL:https://www.fileforce.jp/

NotePM

NotePM

「NotePM」は、マニュアルやフォーマットを簡単に作成でき、社内のナレッジを一元管理できるツールです。

日報や操作手順書、プレスリリースなど多様な目的に応じたテンプレートが用意されているため、一から作成する必要もありません。

マニュアルや提案書などのファイルを共有できる機能もあり、社内に点在する情報を集約できます。

URL:https://notepm.jp/

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供する「Bizストレージ ファイルシェア」は、最大2GBのファイルを簡単にやり取りできます。

ファイルを共有する方法は、メールでの送受信機能や共有フォルダ機能があり、共有相手やプロジェクトなどに応じて選べます。

国内の水害や地震などの災害リスクが少ない立地に建てた免震構造ビルにデータセンターを構築しているため、データを安全に保護します。

URL:https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html

セキュアSAMBA

セキュアSAMBA

「セキュアSAMBA」は、法人が重視したいセキュリティ対策が充実しているオンラインストレージです。

データの保管先にはAWSを採用し、災害やパソコンの故障などが起きてもデータがバックアップされているため復元できます。

スタンダードプラン以上の料金プランではユーザー数が増えても利用料金に変動がなく、企業の規模が拡大しても安心です。

URL:https://info.securesamba.com/

クリプト便

クリプト便

「クリプト便」は、ファイルの送受信による共有と、フォルダによる共有の2パターンから選べるファイル共有ツールです。

ファイルの送受信の場合は、最大10GBまでの大容量ファイルを最大25日間保管できます。

フォルダの場合は、特定のプロジェクトにおける必要なファイルを社内外のメンバーで共有でき、ファイルは無期限で保管できます。

URL:https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto

Qast

Qast

ナレッジマネジメントツールの「Qast」は、メモ機能やQ&A機能などで社内のナレッジを共有できます。

投稿にはファイルも添付できるため、マニュアルや提案資料などのファイル共有も可能。

ファイル内のテキストも検索対象となり、必要なファイルをすぐに見つけられます。

URL:https://qast.jp/

営業におけるファイル共有と手間とコスト

営業部門で活用すべきツールは複数ありますが、ファイル共有ツールもそのひとつ。

営業担当者は営業資料や日報、見積書などさまざまなファイルを日々扱いますが、それらを探したり作成したりする時間に多くの時間が取られています。

また、他のメンバーが作成した営業資料と同じような資料を作成してしまい、作業時間が無駄になるということもありえます。

このように、ファイル共有ができていないことで手間や時間がかかり、結果的に無駄なコミュニケーションコストや人件費がかかるという事態につながります。

さらに、このように非効率な時間が生まれることで、商談やアフターフォローなどの本来の「営業時間」が削減されてしまうことも無視できません。ぜひ営業活動で顧客とファイル共有ができるようなツールの導入を検討しましょう。

終わりに

社内外の情報共有を促進するファイル共有ツール。

メールでのファイルの送受信や、クラウドストレージによる共有などの方法があり、ツールによってはどちらも利用できる場合もあります。

共有相手や目的などに応じて、適した共有方法を選びましょう。

また、営業部門内でのナレッジ共有や、顧客との情報共有などにも、ファイル共有ツールが有効です。

ただし、営業でファイル共有ツールを導入する場合には、ファイル共有機能のほかにも営業向け機能が充実しているツールを活用することをおすすめします。

「DealPods」や「Mazrica Sales」は、営業のファイル共有、ひいては営業の業務効率化につながるツールです。これらのツールを活用し、情報共有を促すだけでなく営業の生産性を向上させましょう。

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