【例文あり】営業日報の書き方とは？目的に叶う記載項目や管理ツールを解説

日々作成する営業日報。しかし、「どのような項目を書けばよいのか」「営業日報を作成するだけで、活かせていない」などの課題を抱えている組織も少なくないようです。

本記事では、営業日報に記載する項目や書き方を解説し、営業日報の作成・管理におすすめのツールを紹介します。営業日報に課題を抱えている営業担当者や営業組織はぜひ参考にしてください。

営業日報とは？

営業日報とは、毎日の営業活動の内容や進捗状況、課題、感想などを記載した報告書です。

営業日報はマネージャーに対して1日の報告をするためのものだと思われがちですが、自身の業務を振り返ったり課題を見つけたりすることもできるため、営業担当者本人にとっても大きなメリットがあります。

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営業日報を作成する目的

営業日報を作成する目的を「営業担当者」と「マネージャー/管理者」それぞれの視点から見ていきましょう。

営業担当者における目的

営業日報の作成により、上司や営業メンバーに自身の業務内容を報告・共有できます。「いつ・誰と商談をしたか」「どのような反応だったか」など、各案件の進捗状況を報告・共有できるため、適切なフィードバックをもらうことが可能です。

また、案件の進捗状況だけでなく、営業がうまくいった成功ポイントや、逆に失注に至ってしまった改善点などを共有できるため、営業チーム内で情報共有ができ営業力の底上げにつながるでしょう。

さらに、その日の営業活動履歴やタスクを振り返るため、対応の抜け・漏れの発見も可能です。対応の抜け・漏れは失注やトラブルにつながる可能性もあるため、日報作成によって気づければ早急にリカバリーできます。

マネージャー/管理者における目的

マネージャーや管理者は、各営業担当者の営業日報を確認することでチーム全体の案件の進捗状況を把握できます。トラブルにつながりそうなリスクを発見して指示を出したり、さらなるフォローアップが必要な案件があれば適切にアドバイスしたりできるでしょう。

また、営業日報を確認すると、各担当者の成功事例や営業フロー、セールストークなども把握できます。そこから、一人ひとりのボトルネックを分析してフィードバックしたり、トップセールスの成功事例をチーム内で共有したりできるため、個人やチームの成長を促すという目的もあります。

営業日報を作成するメリット・価値とは？

営業日報は、単に「報告の手段」だけではありません。適切に活用することで、多くのメリット・価値を受けられます。

営業担当者にとってのメリット・価値

営業日報を書く時間は、冷静かつ客観的に1日を振り返ることができる時間です。1日の業務内容について振り返り、業務上の課題や商談時の改善点を見つけるのに役立ちます。

1日の終わりにその日の商談内容ややり取りの履歴などを振り返る習慣がつくため、課題を改善するためのアクションや翌日以降にやるべきことを整理するというPDCAサイクルが身につきます。

関連記事：営業日報は意味がない？業務報告の必要性と活用に必要なツールを紹介

マネージャー/管理者にとってのメリット・価値

各案件がいつ・どのくらいの売上になるのか把握できるため、売上金額の見込みや目標達成度を予測できます。着地点を予測したうえでネクストアクションを考えることができ、精度の高い戦略を立案できるでしょう。

また、一人ひとりが「問題なく業務を行っているか」「困っていることがないか」といったメンバーを把握することがして適切にフォローできるため、チームのモチベーションを高める効果もあります。

チームメンバーにとってのメリット・価値

営業日報はチーム全体で共有しておくと、お互いの営業活動を把握し合えるため協力体制を築けます。抱えている案件数が多すぎる人がいたら他のメンバーがフォローしたり、難しい案件は経験豊富な先輩がサポートしたりするなど、チームのコミュニケーション促進につながります。

また、他のメンバーの成功事例を共有できるため、自身の営業活動の参考にできます。セールストークや提案資料などを参考にすることで、チームとしての営業力が底上げされて受注率向上が期待できるでしょう。

営業日報の記載項目と例文

いざ営業日報を作成しようと思っても、どのような項目や文章を記載するべきか悩む人も多いでしょう。そこで、営業日報へ記載する主な項目と、その例文を紹介していきます。

営業日報に記載する項目

まずは営業日報に記載する主な項目を紹介します。

当日の営業活動で達成すべき目標

まずは、その日の営業活動の目標を記載します。

たとえば、その日に商談の予定がある場合には「A社の契約を獲得する」「アップセルを提案して受注する」などが挙げられます。

また、インサイドセールスの場合には「〇件のアポイントを獲得する」「〇件の資料送付をする」などがあるでしょう。

営業日報は自分の業務内容や成果を振り返るためのものでもあるため、目標を記載していることでどのくらい達成できたか自身で評価できます。

業務内容

次に、1日に業務内容を記載します。商談、架電、ミーティング、資料作成など、その日に行った業務内容を漏れなく記載しましょう。

マネージャーが営業日報を確認した際にすぐに理解できるよう、なるべく具体的かつ端的に表すのがおすすめです。

「Ａ社と商談」だけではなく「Ａ社と商談。ヒアリングの結果、～～という課題を持っていたため〇〇を提案したところ好感触。

次回は△月△日に決裁者を含めた商談を行う」など、その日の業務内容だけでなく宿題やネクストアクションも記載するとよいでしょう。

タイムスケジュール

業務内容とあわせて、当日のタイムスケジュールも記載します。各業務に最適な時間配分ができているか、スケジュール管理ができているか、といったことを評価するために、何時から何時まで何をしたか明確に記載しましょう。

具体的なタイムスケジュールを振り返ることで、無駄な時間や非効率な時間が発生していないか振り返られます。

当日の営業活動で得られた成果

その日の営業活動で得られた成果を記載する項目も必要です。たとえば、契約数やアポイント獲得数などを具体的な数値で記載します。

成果を記載することにより、その日の目標をどれだけ達成できたか把握できます。また、マネージャーやチームメンバーと成果を共有できるため、組織の目標にどれだけ近づいたか全体で把握するのにも役立ちます。

所感・反省点

最後に、その日の所感や反省点を記載します。1日の営業活動を振り返った感想や、発見した課題、うまくいったポイントなどをまとめましょう。

うまくいかなかった原因や改善点を自己分析し、客観的に1日を振り返ります。

具体的に記載すると、マネージャーやチームメンバーから適切なフィードバックを受けられるため、翌日以降の営業活動に活かせるでしょう。

営業日報の例文

営業日報を作成する5つのポイント

営業日報は、ただ項目に沿って記載すればよいというわけではありません。価値の高い営業日報を作成するためには、以下のポイントを意識しましょう。

端的な表現を用いる

直感的に把握しやすいよう、端的な表現で記載します。

たとえば、商談について記載する際にも、時間・商談先の企業名・担当者名・提案商材・商談内容の必要事項は漏れなく記載したうえで、冗長な表現や蛇足の内容は省いて端的に表現しましょう。

定量的かつ客観的に記載する

主観的な表現だと、マネージャーやチームメンバーに誤解を与えたり、誤った予測につながったりするため避けた方が無難です。

契約数やアポイント数、売上金額など数値で表現できるものは定量的に記載し、契約時期や予算など主観を避けるべきものは「～～の見込み」「～～の予定」などと表現します。

「5W3H」を意識する

営業日報に具体性を持たせるためには、5Ｗ3Ｈを意識して記載するとよいでしょう。5Ｗ3Ｈとは、以下の要素を指します。

1. When（いつ）
2. Where（どこで）
3. Who（誰が）
4. What（何を）
5. Why（なぜ）
6. How（どのように）
7. How much（いくら）
8. How many（どのくらい）

この要素が含まれていると、簡潔でありながら具体的な内容になります。ただし、状況によっては記載が難しい項目もあるため、必要に応じて使いましょう。

顧客情報と紐づける

顧客情報を紐づけて記載しておくと、効率的に振り返りができます。

たとえば、「3社と商談をした」と記載するよりも「10:00-11:00　Ａ社の〇〇さんと商談／13:00-14:00　Ｂ社の□□さんと商談」と記載したほうがわかりやすいです。

さらに、顧客名だけでなく過去の商談履歴や取引履歴なども紐づけておけば、どのようなネクストアクションが効果的か考案するのに役立つでしょう。

中長期的な見通しを持つ

1日ごとに作成する営業日報ですが、中長期的な視点を持っておくことも重要です。

「個人やチームとしての営業目標を達成するために、今日必要なことができたか」「明日は何をすべきか」という見通しを持ちましょう。

営業日報は、そうした中長期的な見通しを実現できているか振り返る際にも活用できます。

営業日報を運用する際の注意点

営業日報をより効果的にするための注意点があります。

負担の少ない運用体制を整える

営業日報は日々運用するものなので、なるべく負担がないよう運用できるのが望ましいです。

営業日報を作成するのに手間がかかると負担が大きくなり、通常業務に支障が生じたり残業が多くなったりするなど、うまく運用できません。

1. 項目を減らして作成の手間を減らす
2. 1日のうちで日報を作成する時間を確保する
3. 外出先からでもメールやチャットなどで提出できるようにする

このように、運用体制を整えて負担を減らしましょう。

関連記事：日報の書き方一つで業務が効率的に！部下に日報を定着させるポイント

営業日報をコミュニケーションのきっかけにする

営業担当者は日々忙しい中で営業日報を作成します。苦労して営業日報を作成しても、マネージャーやチームメンバーが日報の内容を確認していないと、モチベーションが下がってしまうでしょう。

営業日報は、単に作成・報告することが目的ではありません。営業日報はチーム内で共有できるようにし、マネージャーや先輩から営業活動についてのアドバイスをしたり、他のメンバーが成功事例を参考にしたりするなど、コミュニケーションのきっかけにしましょう。

フィードバックや分析を繰り返し改善する

営業日報には、営業活動を改善するヒントが豊富に詰まっています。営業日報の記載内容を基に、各営業担当者へのフィードバックや、営業分析などを行い、営業日報を十分に活用しましょう。

フィードバックや分析を繰り返すことで、個人・組織の営業力が向上していき、成果を高めていくことが可能です。

営業日報の作成におすすめの媒体・ツール

営業日報を作成する方法は多岐にわたります。従来のように紙媒体を活用する方法だけでなく、メールやExcel、さらには営業データの蓄積・分析まで可能なSFA/CRMといった方法もあります。

それぞれの方法のメリット・デメリットを紹介するので、自社にはどの方法が適しているのか検討しましょう。

関連記事：クラウド型日報アプリ・ツールのおすすめ7選！価格（無料あり）・特徴など徹底解説

紙媒体

紙媒体で作成・提出する方法は、従来から活用されている方法です。

メリットとしては、パソコンを開いたりツールにログインしたりする必要なく作成・提出できる点です。また、誰でもすぐに閲覧できる点もメリットと言えるでしょう。

一方、紙媒体は保管するための場所が必要となるため、年数が経ったり人数が増えたりすると、多くの保管スペースを確保しなければなりません。紙媒体では作成・提出のためにオフィスに戻る必要がある点や、過去の営業日報を検索することは難しい点もデメリットです。

メール

Wordファイルなどで作成した営業日報をメールに添付したり、メール本文に営業日報を打ち込んだりして、メールで作成・提出する方法もあります。

オフィスに戻らず提出できるため、外出先やリモートワークでも簡単に運用できる点がメリットです。

しかし、膨大な量のメールに埋もれてしまい、マネージャーがすべての営業日報を確認するのに時間がかかる点はデメリットとして挙げられます。また、メールソフトによっては一定期間が経過したメールが自動で削除するよう設定できるため、過去の日報が誤って削除されることも珍しくありません。

Excel／Googleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートで営業日報を作成し、共有ドライブなどで保管する組織も見受けられます。

ExcelやGoogleスプレッドシートは普段から使い慣れているツールであり、項目も整理しやすいことから、使いやすさは大きなメリットでしょう。

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その反面、データが増えすぎるとファイルが重くなり、操作性が悪くなります。また、ExcelやGoogleスプレッドシートはあくまでも表計算ソフトのため、時系列で進捗状況を管理したり、顧客データを紐づけたりするのは難しいでしょう。

関連記事：エクセル日報の作り方とテンプレートを紹介！管理のコツも解説

SFA・CRM

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）といった営業活動に特化したツールは、営業日報の作成に最も向いているツールと言えます。

簡単な操作で営業日報を作成でき、顧客情報や売上情報などと自動で紐づけられるため手間なく運用できます。過去の日報の検索にも優れているうえ、ツールにアクセスするだけで他のメンバーの営業日報を確認できるためチーム間での情報共有にも適しています。

関連記事：SFAで日報管理するメリットとは？「やらされ感」から脱却して営業力UP！おすすめSFA8選あり

ツールによっては、アプリやブラウザなどスマートフォンで利用できるものもあります。外出先や移動中でもすぐに作成・提出できるため、運用の手間が大きく軽減されるでしょう。

さらに、SFA・CRMは営業日報作成のほかにも機能が充実しているため、さまざまな機能を活用することで営業力の向上が見込めます。

デメリットとしては、利用料金がかかる点が挙げられます。紙媒体やExcelなどは無料で運用できますが、SFA・CRMは毎月の利用料金が発生するため、コスト面が妥当か判断する必要があるでしょう。

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まとめ：業務に活かせる営業日報を作ろう

営業日報は作成するだけでなく、営業戦略に活かしたり、営業担当者へフィードバックしたりするなど、活用方法が重要です。営業日報には営業活動を改善するヒントがたくさん含まれているため、営業日報を活用して営業力の向上を目指しましょう。

効果的な営業日報の活用にはSFAやCRMがおすすめです。SFA・CRMを活用すると手間なく運用できるうえ、情報共有や分析などもスムーズに実現します。紙媒体やExcelなどで営業日報を運用している組織は、この機会にSFA・CRMへの移行を検討してみましょう。