あなたの会社でも「業務の見直しをしよう」「業務効率を上げていこう」などの話が定期的に出るのではないでしょうか。
ですが、実際に改善して効果を実感できたことは少ないかもしれません。
そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と業務効率化の具体的なアイデアを6つ紹介します。
業務の見直しをすることで、コスト削減や業務効率・能率アップも期待できます。
そうなると、社員のモチベーションが上がり、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。
この記事の内容
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための手法です。
業務の効率化を図ることで時間的・経済的なコストを削減し、業務の生産性を向上させ、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。
業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは以下のような状態のことを意味します。
- 業務のムリ：業務量が膨大で処理しきれないような負荷がかかっている状態
- 業務のムダ：業務を完結させるまでのプロセスが多い、など必要以上に時間がかかっている状態
- 業務のムラ：チームによって業務の偏りが発生している状態、時期によって業務量がかなり異なる状態
関連記事：仕事の効率を上げる7つの方法とコツ【チェック診断付き】
業務効率化と生産性向上との違い
業務効率化と同じような言葉に「生産性向上」があります。
生産性の向上＝業務を効率化することだと考えている、ビジネスパーソンも多いのではないでしょうか？
ですが、生産性向上と業務効率化には違いがあります。
業務効率化は生産性を向上させるための「手段」であり、業務効率化することで生産性が向上するという「結果」につながるわけです
生産性とは、各手段（インプット）に対してどのくらいの成果（アウトプット）が出たのか？を計る指標とも言えるでしょう。
関連記事：生産性指標とは？算出手法や種類・向上のための取り組みを解説
業務効率化の進め方の4ステップ
では次に、業務効率化の進め方を解説します。
以下の4つのステップで進めると良いでしょう。
- 現状の把握
- 課題の洗い出し・優先順位付け
- スケジュール・計画を立てる
- 業務効率化の効果検証
① 現状の把握
業務効率化に限った話ではありませんが、何らかの課題解決をする場合は、まず現状把握からスタートしなければなりません。
なぜなら、現状がわかっていないまま改善策を打とうとしても、改善策が的確な策かどうか分からないからです。
誰がどのような業務を行っていて、業務を行うのにどの程度の時間・工数がかかっているのか可視化するところからスタートしましょう。
②課題の洗い出し・優先度付け
現状が把握できたら、その中から課題となっているものを洗い出し、優先順位をつけていきましょう。
仮に100個の課題が出てきたとして、手当たり次第に取り掛かろうとしても、かえって業務効率が悪くなるだけです。
「現状の課題を解決すると、最も効率の上がりそうなもの」から順に手を打っていくと、改善のインパクトも大きくなるでしょう。
そのためには、課題の優先順位付けが必要になります。
ただし、課題解決の難易度も含めて考えていかないと、効率化が前に進まずに挫折をしてしまうケースもあります。
課題を解決した時のインパクトが大きく、難易度が高くないものがあれば高い優先度で改善を進めていきましょう。
③スケジュール・計画立て
課題の優先順位をつけることができたら、いつまでに時間や工数を削減するのかを明確にします。
特にいつまでに既存業務の効率化を図るのか？を明確にしておかなければ、課題が解決されないままになりかねません。
業務効率化にいつから取り組むのか？いつまでに効率化を図るのか？実現に向けて無理のない範囲で最適なスケジュールを立てましょう。
④業務効率化の効果検証
最後に、しっかりと業務効率化の効果検証を行いましょう。
業務効率化に向けた施策を進めていったつもりでも、思ったほど改善につながっていなかったケースもあるでしょう。
結果的にどのような効果があったのかを評価・検証し、次の施策に活かしながら、以降もしっかりとPDCAを回すことが重要です。
関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAを効率的に回すコツやOODAループとの違い
業務効率化を促進する6つのアイデア
「業務を見直す」ことは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。
もちろん、検討して終わり、では意味がありません。
検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。
そこで、業務効率を向上させるための手法やアイデアについて、これから見ていきましょう。
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業務フローの把握
業務を見直して効率化する前段階として必ず、今の業務の流れを把握しておくことが重要です。
というのも、現在の業務の非効率な点、すなわちボトルネックを見つけることが業務の改善や業務効率化に繋がるからです。
具体的には、以下のことを行うのが良いでしょう。
- 担当者へのヒアリング
- ツールの整理
- 業務フロー図・マニュアルの作成 など
業務フローを把握する工程をないがしろにすると、改善施策の抜け漏れや変更後に思いもよらぬデメリットが発生する原因になります。
日常業務での小さな時間ロスが積み重なると、ビジネスチャンスの喪失など大きな損失につながる可能性があります。
業務の優先順位付け
次に業務の優先順位を付けましょう。ファーストステップで業務フローを考えたとしても、優先順位を考えると、フローが変わるかもしれません。
優先順位が低い業務よりも高い業務から着手した方が、業務効率を高めるためのインパクトは大きくなります。
業務の優先順位を付けることが最も重要で、すべての業務効率化施策の基本となるプロセスと言えるでしょう。
不必要な業務の排除
これまでの業務の流れや優先順位を確認したら、早速具体的に業務の効率化方法について考えていきます。まず考えるべきは、「不要な業務をやめる」ことです。
このあと、「業務の仕組みを改善する」「ツールや外部の力を借りる」プロセスも紹介しますが、もし不要な業務があるならば、仕組みやツールでどうにかするよりもやめてしまったほうがいいでしょう。
具体的には以下の2つを行うのがおすすめです。
重複しているものをまとめる
すでに業務の流れを把握している人の中には、「この業務とこの業務は同じものだな」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は知らず知らずのうちに、重複した業務を行ってしまっている場合はあります。
重複した業務を見つけた場合は、積極的に削って業務の効率化を心掛けていきましょう。
業務時間を短縮する
「業務時間を短縮してみる」ことも1つのアイデアです。業務時間を短縮してみると、いつも通りに仕事をしているときより短い時間でその日の業務を終わらせなければなりません。すると、優先度の高くない業務にはきっと手を付けませんよね。
ここで手を付けなかった業務は、もしかすると本当は必要のない業務なのかもしれません。ならば、思い切ってやめてみてしまっても恐らく問題はありませんよね。
このように、業務時間を短縮することで不必要な業務をあぶりだすこともできます。ぜひ一度やってみてください。
業務の仕組みを改善する
不必要な業務を削ったら、次は業務の仕組みを改善できないか考えてみましょう。ツールや外部の力を借りずとも、思いのほか仕組みの変更だけで業務効率化はある程度できてしまいます。今回紹介するのは以下の2つです。
組織体制を変更する
「組織体制の変更」は業務の効率化を行う上で非常に有効です。例えば、営業を「インサイドセールス」と「フィールドセールス」に分けることが挙げられます。
基本的に内勤で働くインサイドセールスと、外出も多いフィールドセールスに役割を分担すれば、無駄なロスタイムを減らせますし、それぞれのスキルを磨くこともできるでしょう。すると、業務の効率化だけでなく、営業成果の最大化にも繋げることができますよね。
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物理的な職場環境を変える
物理的な職場環境を変えるのも非常に重要です。
例えば、「通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない」状況であれば、資料は探しづらいですし、プリンターを使うのにいちいち時間がかかりすぎてしまいますよね。
社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい（窮屈でない）レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。
ツールやシステムを導入する
「業務の仕組みを変えればある程度効率化できる」とはいっても、さすがにツール導入の強力な力には敵いません。
やはり、多少の予算をかけてもテクノロジーの力を借りるのがもっとも即効性のある手段になるでしょう。
システムやツールで業務を自動化・短縮する
外注を考える前に、まずはツールの導入を考えるのがおすすめです。というのも、人件費は高いですから、外注したほうが多く予算がかかってしまう場合が多いのです。
ツールを選ぶ際は、それぞれの職種・業務に合ったものを使用しましょう。
営業の業務の効率化ならSFA（営業支援ツール）、マーケティングの業務の効率化ならMA（マーケティングオートメーション）などがあります。
関連記事：営業効率化ツールおすすめ8選|営業ツールを用途別に紹介
外注（アウトソーシング）も活用する
企業のリソースが限られている中で、すべての事業を自社内で完結させる必要はありません。
コア事業（利益に直結する業務）に注力するために、他の業務を外部にアウトソーシングする企業が増えています。
アウトソーシングの主なメリットは、新たな設備導入に伴う投資リスクやコストの削減、人的リソースの有効活用、そして経営の単純化による管理のしやすさです。
近年では、コア事業への集中による競争力強化や、アウトソーシング先の専門知識を自社サービスの向上に活用するなど、戦略的なアウトソーシングも増加しています。
中には、自社の社員がやるよりもスピーディーに良い成果が出せる場合もあるでしょう。
関連記事：営業代行会社・営業アウトソーシングサービス比較13選！料金・特徴を解説
業務効率化を成功させる4つのポイント
多くの場合は生産性の向上などにつながる業務効率化ですが、やり方を間違えると意外な落とし穴もあります。発生しがちな問題や注意点を確認し、確実なやり方を目指しましょう。
①予期せぬデメリットの発生に注意する
ある業務が、特定の成果だけではなく一見すると関係のなさそうなことがらに影響を与えていることがあります。
場合によっては売上や利益、顧客の信用など、重大な指標の悪化につながります。 影響する範囲を網羅的に把握してから実行へと移しましょう。
②従業員への定着度を確かめる
新しいルール、新しいツールを導入したとしても従業員に定着しなくてはなんの意味もありません。
ルールを導入する際には、ルールが守れればインセンティブをつけるといった工夫や、使いやすいUIのツールの導入が必要となります。
③効果検証を行う
新しい手法やツールを導入しただけで満足してしまって、効果検証がないがしろにされてしまうことは往々にしてあります。
しかし、これほどもったいないことはありません。さらなる効率化のために何をすればいいのか、新しい手法がかえって業務のフローを邪魔してはいないか、常に効果検証を行う必要があります。
業務効率化の効果を検証することで、施策が本当に有効であるかどうかを確認できます。
効果検証を行うことで、成果がある場合は施策を継続し、効果が見られない場合は改善策を講じるステップに進むことが可能になります。施策を成功に導くためには、効果検証が欠かせません。
効果検証を行うには、まず達成すべき目標（KPI）を設定する必要があります。KPIとは、施策の効果を測るための指標となる目標のことです。
一定期間施策に取り組んだ後、KPIに基づいて成果を評価することをおすすめします。さらに、施策は見直しを前提に取り組むことが重要です。
実行後に迅速に軌道修正を行うために、トライアル＆エラーの精神で進めることが求められます。そして、それを実現できる体制や仕組みを整えることが大切です。
関連記事：KPI設計とは？BtoBマーケティングのKPI設計例や設計のポイントを解説
④手段が目的化するのを防ぐ
業務効率化のためにツールを導入するのに、ツールを導入すること自体が目的になってしまうのが手段の目的化です。
目的を明文化して常に見返すことで、手段の目的化は防げるでしょう。
業務効率化に役立つ7種のツール・システム
それではここから、業務効率化に便利なツールの紹介をします。
1. クラウドストレージサービス
代表的なものにGoogleDriveやDropBoxなどがあります。
クラウド上にファイルをアップロードすることで、任意のメンバーに対してクラウドを経由したファイル共有が可能です。
メールやUSBを使ったファイル共有と比べて、簡単に、大容量のデータを、安全に、共有することが可能です。
PPAP（パスワード付きzipファイル送信）の廃止に向けて、注目されています。
関連記事：【2024年版】クラウドファイル共有ツール・ストレージ13選！営業活動におすすめのツールとは？
なお、株式会社マツリカが提供するDealPods（ディールポッズ）も、ファイル共有ができるクラウドストレージサービスとして有用です。
DealPodsは、社内メンバーや取引先などの特定のメンバーで共有する専用サイトを構築するツールです。
商談時に提供する資料、議事録、見積書、契約書などの情報をDealPods内の1枚のページに集約し、関与者全員に共有を行うことで、顧客社内での情報共有を効率化できます。
また、各資料の利用回数や閲覧数などのデータを可視化でき、有効な営業資料を見極めることも可能です。
▶︎DealPods製品ページはこちら
▶︎DealPodsの活用事例や主要機能が5分で分かる紹介資料はこちら
2. ビジネスチャットツール
社内の円滑なコミュニケーションを推し進めてくれるのがこのビジネスチャットツール。Slackなどが有名でしょう。
リモートワークが盛んになり、会社への帰属意識が薄れがちであったり、社員とのコミュニケーション不足になりがちな今、ビジネスチャットツールの必要性はますます高まっています。
チャットツールで社員のコミュニケーションを文として残しておくと、のちのち確認したいことがあるときにも素早く確認・行動することができ、無駄を省くことができます。
下記記事でおすすめのビジネスチャットツールを12選紹介していますので、こちらもご覧ください。
関連記事：ビジネスチャットツールおすすめ12選！失敗しない選び方を解説
3. メモ・ドキュメント管理
Notionなどの台頭で注目されるメモ・ドキュメント管理は会社の共有事項を可視化するためにも重要です。
ある社員が持っている情報をある社員のものだけにしておくのではなく、みんなのものにできるのが魅力。
もちろん公開範囲の設定などもできるので、自分だけのちょっとしたメモを保存しておくこともできます。使いやすいUIのものが多く、気軽に利用できる点が便利です。
4. タスク管理ツール
タスク管理やプロジェクト管理を行うことができるツールを導入するのも業務改善に大きないい影響を与えます。
それぞれの仕事が可視化され、自分自身のTo Doリストができることで、業務がやりやすくなります。
タスク管理ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：タスク管理ツール・ToDo管理におすすめ13選を徹底比較【2024年最新版】
5. 営業管理/顧客管理ツール（SFA/CRM）
営業管理をエクセルでしていませんか？ 営業管理をエクセルですると余計な手間がかかってしまいがちです。
関連記事：なぜ脱エクセルが必要なのか？Excel以外のツール活用のメリットを解説！
SFA/CRMを導入すれば、データを入力するだけでグラフを作ってくれたり、分析を行ってくれたりと簡単に営業管理ができるようになります。
▶▶【無料PDF】自社にぴったりのSFA/CRMが見つかる分類チャートはこちらから
例えば、弊社のSFA/CRM「Mazrica Sales（マツリカセールス）」では売上予測や分析の為のグラフを自動で作成でき、ボトルネックの特定が容易に。
Mazrica Sales上で営業案件は進捗度、経過日数ごとに色分けされるボードで管理できるため、エクセルにデータを移したり共有したりする手間が要りません。
スマホで営業活動の記録ができたり、モバイルカメラで名刺情報が取り込めるなど、営業の業務効率化にフォーカスされたSFA/CRMツールです。
下記ページに強みや、できることをまとめておりますので、Mazrica Salesについて概要を知りたい方はぜひご覧ください。
▶︎Mazrica Sales製品ページはこちら
▶︎Mazrica Sales主要機能ページはこちら
6. マーケティングオートメーション（MA）
マーケティングにおける情報を管理するために必要なマーケティングオートメーション（MA）。
Marketoなどが有名であり、MAも業務改善には欠かせません。マーケティングに必要なデータを一つにまとめることができ、データをあちこちから探す必要はもう無くなります。
また、SFAといった他のツールとも連携して利用することができ、ツールを組み合わせて使うことで新たな相乗効果も生まれます。
関連記事：MA（マーケティングオートメーション）とは？意味や導入メリット・おすすめのツールを紹介
弊社が提供しているMA「Mazrica Marketing」なら、営業データを基にしたマーケティング活動を可能にし、集客〜営業案件の受注まで1ツールで管理できます。
営業案件を効率良く成約に導くには、マーケティング部門から確度の高い見込み顧客を適切に引き継くことがキーになるため、マーケ・営業のデータ連携をシームレスに実現するMazrica Marketingが役立ちます。
シンプルなインターフェースで構成されており、運用経験の少ない初心者マーケターや営業担当の方も安心してご利用いただけます。
▶︎Mazrica Marketing製品ページはこちら
▶︎Mazrica Marketingの活用イメージがスグに掴める紹介資料はこちら
7. RPA
RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略であり、業務プロセスをロボットによって自動化することでさまざまな業務を効率化できます。
人の手で行ってきた業務を人間に代わって、AI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組みです。
単純作業だけでなく、高度な業務を自動化することも可能なので、業務効率化のインパクトは非常に大きいと言えるでしょう。
関連記事：デジタルレイバー（RPA）とは？注目を集める理由と4つのメリット
【営業業務の見直しに】営業組織の到達度を診断！
業務の見直しをするための手法を4つ紹介しましたが、一度やれば終わりではありません。繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。
また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。
そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。
まずは、できるところから取り組んでみてください。継続することで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。
これから営業の業務効率化を始めたいと思っている方は、まずは重要12項目で今すぐ営業組織を診断できるシートをご活用ください！
毎期目標達成する企業がやっている営業改革12項目 営業組織の到達度診断シート
あなたの営業組織はどのレベルまで到達できていますか？ 毎期目標達成する企業は、実は様々な営業改革を行っています。本資料は、そんな重要12項目を今すぐ営業組織を診断できるシートです。
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