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みなさんの会社でも「業務の見直しをしよう」という話が定期的に出ると思います。

ですがその割には、改善して効果を実感できたことは、少ないのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と業務効率化の具体的な事例を3つ紹介したいと思います。

業務の見直しをすることで、まずコスト削減ができ、効率・能率アップも期待できます。

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そうなると、社員のモチベーションが上がります。

更には、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。

「どうせ元通りになってしまうから」「うちの社員は変えたがらない」・・・なんて諦めてしまうのは、もったいないです!

やり方さえわかれば、業務改善は決して難しいことではありません。

ぜひ一度、試してみてください。

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業務効率化とは?

そもそも「業務効率化」とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための取り組みです。時間的・経済的なコストを削減することで、生産性向上、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。

業務のムリ:業務量が膨大で処理しきれないような負荷がかかっている状態

業務のムダ:業務を完結させるまでのプロセスが多い、など必要以上に時間がかかっている状態

業務のムラ:チームによって業務の偏りが発生している状態、時期によって業務量がかなり異なる状態

それでは現在の業務を見直して仕事を効率化する具体的な手法を紹介していきます。

業務を見直して仕事を効率化する4つの手法

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 2

「業務を見直す」というのは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。

もちろん、検討して終わり、では意味がありません。

検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。

そこでとっていくべき行動を、これから見ていきましょう。

1. まずは業務の流れを把握する

業務を見直して効率化する前段階として必ず、今の業務の流れを把握しておくことが重要です。というのも、現在の業務の非効率な点、すなわちボトルネックを見つけることが業務の改善に繋がるためです。

具体的には、以下のことを行うのが良いでしょう。

・担当者へのヒアリング
・ツールの整理
・業務フロー図の作成 など

この工程をないがしろにすると、改善施策の抜け漏れや変更後に思いもよらぬデメリットが発生する原因になります。最も重要で、すべての業務効率化施策の基本となるプロセスです。

2. 不必要な業務をやめる

これまでの業務の流れを確認したら、早速具体的に業務の効率化方法について考えていきます。まず考えるべきは、「不要な業務をやめる」ということです。

このあと、「業務の仕組みを改善する」「ツールや外部の力を借りる」というプロセスもご紹介しますが、もし不要な業務があるならば、それは仕組みやツールでどうにかするよりもやめてしまったほうがいいでしょう。

具体的には以下の2つを行うのがおすすめです。

重複しているものをまとめる

すでに業務の流れを把握している人の中には、「この業務とこの業務は同じものだな」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は知らず知らずのうちに、重複した業務を行ってしまっているということはあります。

こういった業務を見つけた場合は、積極的に削って業務の効率化を心掛けていきましょう。

業務時間を短縮してみる

「業務時間を短縮してみる」というのは、手法というより1つのアイデアといえるでしょう。業務時間を短縮してみると、いつも通りに仕事をしているときより短い時間でその日の業務を終わらせなければなりません。すると、優先度の高くない業務にはきっと手を付けませんよね。

ここで手を付けなかった業務は、もしかすると本当は必要のない業務なのかもしれません。ならば、思い切ってやめてみてしまっても恐らく問題はありませんよね。

このように、業務時間を短縮することで不必要な業務をあぶりだすこともできます。ぜひ一度やってみてください。

3. 業務の仕組みを改善する

不必要な業務を削ったら、次は業務の仕組みを改善できないか考えてみましょう。ツールや外部の力を借りずとも、思いのほか仕組みの変更だけで業務効率化はある程度できてしまいます。今回ご紹介するのは以下の2つです。

組織体制を変更する

「組織体制の変更」は業務の効率化を行う上で非常に有効です。例えば、営業を「インサイドセールス」と「フィールドセールス」に分けるということが挙げられます。

基本的に内勤で働くインサイドセールスと、外出も多いフィールドセールスに役割を分担すれば、無駄なロスタイムを減らせますし、それぞれのスキルを尖らせることもできるでしょう。すると、業務の効率化だけでなく、営業成果の最大化にも繋げることができますよね。

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物理的な職場環境を変える

物理的な職場環境を変えるのも非常に重要です。例えば、「通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・」という状況であれば、資料は探しづらいですし、プリンターを使うのにいちいち時間がかかりすぎてしまいますよね。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい(窮屈でない)レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がりますよ。

4. ツールや外部の力を借りる

「業務の仕組みを変えればある程度効率化できる」とはいっても、さすがにツール導入・外注の強力な力には敵いません。やはり、多少の予算をかけてもテクノロジーや外部の力を借りるのがもっとも即効性のある手段になるでしょう。

具体的には以下になります。

システムやツールで業務を自動化・短縮する

外注を考える前に、まずはツールの導入を考えるのがおすすめです。というのも、人件費は高いですから、外注したほうが多く予算がかかってしまう場合が多いのです。

ツールを選ぶ際は、それぞれの職種・業務に合ったものを使用しましょう。営業の業務の効率化ならSFA(営業支援ツール)、マーケティングの業務の効率化ならMA(マーケティングオートメーション)などがあります。

おすすめのツールについては記事の後半で紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

外注する

ほとんど最後の手段ではありますが、外注も有効な業務効率化の手法でしょう。単純な入力業務や動画編集などであれば、クラウドソーシングサービスに出すこともできますし、営業やマーケティングの専門的な業務であれば、それぞれ営業代行会社やマーケティングコンサル会社に発注するのも有効です。

中には、自社の社員がやるよりもスピーディーに良い成果が出せる場合もあるでしょう。

【関連記事】営業代行会社・営業アウトソーシングサービス比較13選!料金・特徴を解説

業務効率化を進める上での注意点

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 6

多くの場合は生産性の向上などにつながる業務効率化ですが、やり方を間違えると意外な落とし穴も・・・。発生しがちな問題や注意点を確認し、確実なやり方を目指していきましょう。

予期せぬデメリットの発生

ある業務が、特定の成果だけではなく一見すると関係のなさそうなことがらに影響を与えていることがあります。場合によっては売上や利益、顧客の信用など、重大な指標の悪化につながります。 影響する範囲を網羅的に把握してから実行へと移しましょう。

従業員に定着しない

新しいルール、新しいツールを導入したとしても従業員に定着しなくてはなんの意味もありません。ルールを導入する際にはルールが守れればインセンティブをつけるといった工夫や、使いやすいUIのツールの導入が必要となります。

成果検証が行われない

新しい手法やツールを導入しただけで満足してしまって、成果検証がないがしろにされてしまうことは往々にしてあります。しかし、これほどもったいないことはありません。さらなる効率化のために何をすればいいのか、新しい手法がかえって業務のフローを邪魔してはいないか、常に成果検証を行う必要があります。

手段の目的化

業務効率化のためにツールを導入するのに、ツールを導入すること自体が目的になってしまう……。これがありがちな手段の目的か。目的を明文化して常に見返すことでこういった問題を解決することができます。

便利な業務効率化ツール

それではここから、業務効率化に便利なツールの紹介をしていきます。

クラウドストレージサービス

代表的なものにGoogleDriveやDropBoxなどがあります。 クラウド上にファイルをアップロードすることで、任意のメンバーに対してクラウドを経由したファイル共有が可能です。 メールやUSBを使ったファイル共有と比べて、簡単に、大容量のデータを、安全に、共有することが可能です。 PPAP(パスワード付きzipファイル送信)の廃止に向けて、注目されています。

ビジネスチャットツール

社内の円滑なコミュニケーションを推し進めてくれるのがこのビジネスチャットツール。Slackなどが有名でしょう。リモートワークが盛んになり、会社への帰属意識が薄れがちであったり、社員とのコミュニケーション不足になりがちな今、ビジネスチャットツールの必要性はますます高まっています。 チャットツールで社員のコミュニケーションを文として残しておくと、のちのち確認したいことがあるときにも素早く確認・行動することができ、無駄を省くことができます。

▶︎▶︎こちらの記事でおすすめのチャットツール11選をおすすめしています!

メモ・ドキュメント管理

Notionなどの台頭で注目されるメモ・ドキュメント管理は会社の共通知を可視化するためにも重要です。 ある社員が持っている情報をある社員のものだけにしておくのではなく、みんなのものにできるのがその魅力。 もちろん公開範囲の設定などもできるので、自分だけのちょっとしたメモを保存しておくこともできます。使いやすいUIのものが多く、気軽に利用できる点が便利です。

タスク管理ツール

タスク管理やプロジェクト管理を行うことができるツールを導入するのも業務改善に大きないい影響を与えます。 それぞれの仕事が可視化され、自分自身のTo Doリストができることで、業務がやりやすくなります。

▶︎▶︎タスク管理ツールのおすすめはこちらでチェック!

営業管理/顧客管理ツール

営業管理をエクセルでしてはいませんか? 営業管理をエクセルですると余計な手間がかかってしまいがちです。SFA/CRMなどを導入すれば、データを入力するだけでグラフを作ってくれたり、分析を行ってくれたりと簡単に営業管理ができるようになります。 例えば、弊社のSFA・Sensesはこのようなグラフを作ってくれてボトルネックの特定が容易に。 

【無料PDF】自社にぴったりのSFA/CRMが見つかる分類チャートはこちらから

マーケティングオートメーション

マーケティングにおける情報を管理するために必要なマーケティングオートメーション。Marketoなどが有名ですが、これも業務改善には欠かせません。マーケティングに必要なデータを一つにまとめることができ、データをあちこちから探す必要はもう無くなります。 また、SFAといった他のツールとも連携して利用することができ、ツールを組み合わせて使うことで新たな相乗効果も生まれます。

【関連記事】マーケティング オートメーション(MA)ツール12選

営業業務の効率化ツールの活用例

業務に無駄な時間が多いといわれる営業活動。実は労働時間の1/3程度しか顧客折衝などいわゆる「営業活動」に費やせていないのです。

営業パーソンが売上に直結する商談に費やせる時間はたった3分の1

そんな時に役に立つのがSFA(営業支援ツール)です。例えばクラウド営業支援ツールのSenses(センシーズ)を導入することで、各フェーズで営業が何をすべきかが明確になるので、営業の動き方の標準化に繋がります。また、どの段階にどれくらいの金額の案件が積み上がっているのかが把握できるようになるので、見込みの精度も上がります。

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 4

上記が案件をカード形式で表示させる機能です。これを見ることで今どのフェーズにどれくらいの案件が積み上がっているのかが一目瞭然です。

マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると受注率を高められるでしょう。
・停滞している案件はないか(Sensesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます)
・担当案件に偏りはないか
・契約金額や予定日は正確か
・ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か

更に蓄積されたデータから以下のようなダッシュボードが生成されます。わざわざ営業会議のために資料を用意する必要がなく、メンバー全員が同じフォーマットで状況を確認することができるようになります。

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 5

このようにツールをうまく活用していくことで業務効率を高めていくことができます。

導入の効果としてコストが30%下がり、売上が39%向上したという例もあります。

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 5

上記のようにツールを正しく使うことで業務の効率化に成功するのです。

▶︎▶︎今回紹介した営業支援ツールSenses(センシーズ)の概要資料はこちら

さいごに

業務の見直しをするための手法を3つご紹介してきましたが、これは一度やればいい、というものではありません。

繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。

また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。

そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。

まずは、できるところから取り組んでみてください。

続けていくことで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。

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