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みなさんの会社でも「業務の見直しをしよう」という話が定期的に出ると思います。

ですがその割には、改善して効果を実感できたことは、少ないのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と業務効率化の具体的な事例を3つ紹介したいと思います。

業務の見直しをすることで、まずコスト削減ができ、効率・能率アップも期待できます。

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そうなると、社員のモチベーションが上がります。

更には、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。

「どうせ元通りになってしまうから」「うちの社員は変えたがらない」・・・なんて諦めてしまうのは、もったいないです!

やり方さえわかれば、業務改善は決して難しいことではありません。

ぜひ一度、試してみてください。

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業務を見直して仕事を効率化する方法

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 2

「業務を見直す」というのは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。

もちろん、検討して終わり、では意味がありません。

検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。

そこで取り得る行動としては、以下の3つが考えられます。

1.不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

2.やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

3.新しいやり方やツールを導入する

それでは、3つの方法について詳しく見ていきましょう。

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1. 不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 3

不必要な業務をやめるには、その業務が本当に必要なのか、それとも不必要なのかを見極めなくてはなりません。

そこでまずは今やっている業務をすべて挙げてみて、「どんな目的でやっているのか」「その業務をすることで何を達成・実現しようとしているのか」を考えてみます。

ここで、目的や達成したい目標が会社のそれとマッチしていれば、その業務は必要だということになります。

それ以外の場合については、以下のような判断、対応をしましょう。

・マッチしていない場合・・・その業務はなくても支障がない=業務をなくす
・マッチしているけど上手くいっていない場合・・・その業務をなくす or 改善できるか考えてみる

少し乱暴なやり方にも見えますが、会社での業務とは「利益に繋がる行動」だと考えると、至極当然の方法だとわかると思います。

日々のルーティンワーク、以前からやっているという理由で続けている業務は特に、何の成果も出ていなかったり、いい影響を与えていないことが多いもの。

一度、思い切って、やめてみるのがいいかもしれません。

<事例>

・社員が毎日書いている日報は目を通すだけ
読んでいるだけ=社員がきちんと業務をしているという確認に過ぎません。
書かれた内容が業務や経営に活かせていないのであれば、毎日書かせるのはやめましょう。

・目的や使用用途のわからないデータ入力
データは、蓄積しただけでは何の意味も持ちません。
使わないのであれば、データを入力する時間がもったいないです。
本当に必要なデータだけを入力してもらうようにしましょう。

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2. やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 4

処理回数や処理頻度を減らすことで、効率を上げることができます。

たとえば、カスタマーサポートで業務の見直しを行う場合。

対応時間を減らすと顧客満足度が下がる可能性が高く、業務内容そのものやフローを変更するのは現実的ではありません。

そこで、業務が発生する原因、つまり問い合わせ件数を減らすことを考えてみます。

・問い合わせで多い質問のQ&AをWebや製品の説明書に掲載しておく
・料金、支払方法、配送方法などをわかりやすく明記する

・・・といった対応を行うことで、問い合わせ件数を減らせる可能性があります。

<事例>

・不定期で発生する業務を都度処理するのではなく、一ヶ月に一度、まとめて処理する

・社外からのクレーム処理方法を見直すのではなく、クレーム発生数を減らすためにサービスを改善する

・営業部門をテレアポに集中したインサイドセールス部門と外回りに集中したアウトサイドセールス部門に分ける

明日からはじめるインサイドセールス

3. 新しいやり方やツールを導入する

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 1

業務をなくすこともできず、減らすことも難しいのであれば、やり方や職場環境そのものを変えることを、考えてみましょう。

①物理的な職場環境を変える

通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・こんな環境では、スムーズに仕事をすることはできません。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい(窮屈でない)レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。

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②システムやツールを導入する

社員がやれば費用はかからないという理由で、何でもかんでも人の手でやらせようとする会社は、意外と多いものです。

たしかに、目に見えるコストはかかっていませんが、処理する時間がかかれば、その分、人件費がかさんでしまいます。

日々発生する、交通費の精算、名刺のデータ入力、スケジュール調整などは、システムやツールを導入することで、人の手でやるよりも時間も労力もかけずに、しかも正確に行うことができるようになります。

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営業業務の効率化の例

業務に無駄な時間が多いといわれる営業活動。実は労働時間の1/3程度しか顧客折衝などいわゆる「営業活動」に費やせていないのです。

営業パーソンが売上に直結する商談に費やせる時間はたった3分の1

そんな時に役に立つのがSFA(営業支援ツール)です。例えばクラウド営業支援ツールのSensesを導入することで、各フェーズで営業が何をすべきかが明確になるので、営業の動き方の標準化に繋がります。また、どの段階にどれくらいの金額の案件が積み上がっているのかが把握できるようになるので、見込みの精度も上がります。

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 4

上記が案件をカード形式で表示させる機能です。これを見ることで今どのフェーズにどれくらいの案件が積み上がっているのかが一目瞭然です。

マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると受注率を高められるでしょう。
・停滞している案件はないか(Sensesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます)
・担当案件に偏りはないか
・契約金額や予定日は正確か
・ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か

更に蓄積されたデータから以下のようなダッシュボードが生成されます。わざわざ営業会議のために資料を用意する必要がなく、メンバー全員が同じフォーマットで状況を確認することができるようになります。

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このようにツールをうまく活用していくことで業務効率を高めていくことができます。

導入の効果としてコストが30%下がり、売上が39%向上したという例もあります。

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上記のようにツールを正しく使うことで業務の効率化に成功するのです。

▶︎▶︎今回紹介した営業支援ツールSenses(センシーズ )の概要資料はこちら

さいごに

業務の見直しをするための方法を3つご紹介してきましたが、これは一度やればいい、というものではありません。

繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。

また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。

そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。

まずは、できるところから取り組んでみてください。

続けていくことで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。

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