みなさんの会社でも「業務の見直しをしよう」という話が定期的に出ると思います。

ですがその割には、改善して効果を実感できたことは、少ないのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と具体的な事例を3つ紹介したいと思います。

業務の見直しをすることで、まずコスト削減ができ、効率・能率アップも期待できます。

そうなると、社員のモチベーションが上がります。

更には、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。

「どうせ元通りになってしまうから」「うちの社員は変えたがらない」・・・なんて諦めてしまうのは、もったいないです!

やり方さえわかれば、業務改善は決して難しいことではありません。

ぜひ一度、試してみてください。

業務を見直して仕事を効率化する方法

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 2

「業務を見直す」というのは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。

もちろん、検討して終わり、では意味がありません。

検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。

そこで取り得る行動としては、以下の3つが考えられます。

1.不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

2.やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

3.新しいやり方やツールを導入する

それでは、3つの方法について詳しく見ていきましょう。

1. 不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

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不必要な業務をやめるには、その業務が本当に必要なのか、それとも不必要なのかを見極めなくてはなりません。

そこでまずは今やっている業務をすべて挙げてみて、「どんな目的でやっているのか」「その業務をすることで何を達成・実現しようとしているのか」を考えてみます。

ここで、目的や達成したい目標が会社のそれとマッチしていれば、その業務は必要だということになります。

それ以外の場合については、以下のような判断、対応をしましょう。

・マッチしていない場合・・・その業務はなくても支障がない=業務をなくす
・マッチしているけど上手くいっていない場合・・・その業務をなくす or 改善できるか考えてみる

少し乱暴なやり方にも見えますが、会社での業務とは「利益に繋がる行動」だと考えると、至極当然の方法だとわかると思います。

日々のルーティンワーク、以前からやっているという理由で続けている業務は特に、何の成果も出ていなかったり、いい影響を与えていないことが多いもの。

一度、思い切って、やめてみるのがいいかもしれません。

<事例>

・社員が毎日書いている日報は目を通すだけ
読んでいるだけ=社員がきちんと業務をしているという確認に過ぎません。
書かれた内容が業務や経営に活かせていないのであれば、毎日書かせるのはやめましょう。

・目的や使用用途のわからないデータ入力
データは、蓄積しただけでは何の意味も持ちません。
使わないのであれば、データを入力する時間がもったいないです。
本当に必要なデータだけを入力してもらうようにしましょう。

2. やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

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処理回数や処理頻度を減らすことで、効率を上げることができます。

たとえば、カスタマーサポートで業務の見直しを行う場合。

対応時間を減らすと顧客満足度が下がる可能性が高く、業務内容そのものやフローを変更するのは現実的ではありません。

そこで、業務が発生する原因、つまり問い合わせ件数を減らすことを考えてみます。

・問い合わせで多い質問のQ&AをWebや製品の説明書に掲載しておく
・料金、支払方法、配送方法などをわかりやすく明記する

・・・といった対応を行うことで、問い合わせ件数を減らせる可能性があります。

<事例>

・不定期で発生する業務を都度処理するのではなく、一ヶ月に一度、まとめて処理する

・社外からのクレーム処理方法を見直すのではなく、クレーム発生数を減らすためにサービスを改善する

3. 新しいやり方やツールを導入する

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業務をなくすこともできず、減らすことも難しいのであれば、やり方や職場環境そのものを変えることを、考えてみましょう。

①物理的な職場環境を変える

通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・こんな環境では、スムーズに仕事をすることはできません。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい(窮屈でない)レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。

②システムやツールを導入する

社員がやれば費用はかからないという理由で、何でもかんでも人の手でやらせようとする会社は、意外と多いものです。

たしかに、目に見えるコストはかかっていませんが、処理する時間がかかれば、その分、人件費がかさんでしまいます。

日々発生する、交通費の精算、名刺のデータ入力、スケジュール調整などは、システムやツールを導入することで、人の手でやるよりも時間も労力もかけずに、しかも正確に行うことができるようになります。

<事例>

・よく使う物を近くに置く

・システムを導入して、業務を自動化する(勤怠管理システムや営業支援ツールなど)

さいごに

業務の見直しをするための方法を3つご紹介してきましたが、これは一度やればいい、というものではありません。

繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。

また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。

そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。

まずは、できるところから取り組んでみてください。

続けていくことで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。

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