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みなさんの会社でも「業務の見直しをしよう」という話が定期的に出ると思います。

ですがその割には、改善して効果を実感できたことは、少ないのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と業務効率化の具体的な事例を3つ紹介したいと思います。

業務の見直しをすることで、まずコスト削減ができ、効率・能率アップも期待できます。

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そうなると、社員のモチベーションが上がります。

更には、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。

「どうせ元通りになってしまうから」「うちの社員は変えたがらない」・・・なんて諦めてしまうのは、もったいないです!

やり方さえわかれば、業務改善は決して難しいことではありません。

ぜひ一度、試してみてください。

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業務効率化とは?

そもそも「業務効率化」とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための取り組みです。時間的・経済的なコストを削減することで、生産性向上、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。

業務のムリ:業務量が膨大で処理しきれないような負荷がかかっている状態

業務のムダ:業務を完結させるまでのプロセスが多い、など必要以上に時間がかかっている状態

業務のムラ:チームによって業務の偏りが発生している状態、時期によって業務量がかなり異なる状態

それでは現在の業務を見直して仕事を効率化する具体的な手法を紹介していきます。

業務を見直して仕事を効率化する3つの手法

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 2

「業務を見直す」というのは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。

もちろん、検討して終わり、では意味がありません。

検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。

そこで取り得る行動としては、以下の3つが考えられます。

1.不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

2.やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

3.新しいやり方や業務効率化ツールを導入する

それでは、3つの手法について詳しく見ていきましょう。

1. 不必要な業務をやめる(本当に必要な業務だけを残す)

不必要な業務をやめるには、その業務が本当に必要なのか、それとも不必要なのかを見極めなくてはなりません。

そこでまずは今やっている業務をすべて挙げてみて、「どんな目的でやっているのか」「その業務をすることで何を達成・実現しようとしているのか」を考えてみます。

ここで、目的や達成したい目標が会社のそれとマッチしていれば、その業務は必要だということになります。

それ以外の場合については、以下のような判断、対応をしましょう。

・マッチしていない場合・・・その業務はなくても支障がない=業務をなくす
・マッチしているけど上手くいっていない場合・・・その業務をなくす or 改善できるか考えてみる

少し乱暴なやり方にも見えますが、会社での業務とは「利益に繋がる行動」だと考えると、至極当然の方法だとわかると思います。

日々のルーティンワーク、以前からやっているという理由で続けている業務は特に、何の成果も出ていなかったり、いい影響を与えていないことが多いもの。

一度、思い切って、やめてみるのがいいかもしれません。

<事例>

・社員が毎日書いている日報は目を通すだけ
読んでいるだけ=社員がきちんと業務をしているという確認に過ぎません。
書かれた内容が業務や経営に活かせていないのであれば、毎日書かせるのはやめましょう。

・目的や使用用途のわからないデータ入力
データは、蓄積しただけでは何の意味も持ちません。
使わないのであれば、データを入力する時間がもったいないです。
本当に必要なデータだけを入力してもらうようにしましょう。

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2. やり方を改善する(今までのフローを分析して、効率的なやり方に変える)

処理回数や処理頻度を減らすことで、効率を上げることができます。

たとえば、カスタマーサポートで業務の見直しを行う場合。

対応時間を減らすと顧客満足度が下がる可能性が高く、業務内容そのものやフローを変更するのは現実的ではありません。

そこで、業務が発生する原因、つまり問い合わせ件数を減らすことを考えてみます。

・問い合わせで多い質問のQ&AをWebや製品の説明書に掲載しておく
・料金、支払方法、配送方法などをわかりやすく明記する

・・・といった対応を行うことで、問い合わせ件数を減らせる可能性があります。

<事例>

・不定期で発生する業務を都度処理するのではなく、一ヶ月に一度、まとめて処理する

・社外からのクレーム処理方法を見直すのではなく、クレーム発生数を減らすためにサービスを改善する

・営業部門をテレアポに集中したインサイドセールス部門と外回りに集中したアウトサイドセールス部門に分ける

明日からはじめるインサイドセールス

3. 新しいやり方や業務効率化ツールを導入する

業務をなくすこともできず、減らすことも難しいのであれば、やり方や職場環境そのものを変えることを、考えてみましょう。

①物理的な職場環境を変える

通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・こんな環境では、スムーズに仕事をすることはできません。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい(窮屈でない)レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がります。

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②システムやツールを導入する

社員がやれば費用はかからないという理由で、何でもかんでも人の手でやらせようとする会社は、意外と多いものです。

たしかに、目に見えるコストはかかっていませんが、処理する時間がかかれば、その分、人件費がかさんでしまいます。

日々発生する、交通費の精算、名刺のデータ入力、スケジュール調整などは、システムやツールを導入することで、人の手でやるよりも時間も労力もかけずに、しかも正確に行うことができるようになります。

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業務効率化の具体的な6つのアイデア

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 5

業務の内容や流れを把握する

まずは、全容を把握することから始まります。 担当者へのヒアリング、ツールの整理、業務フロー図の作成などを行います。 この工程をないがしろにすると、改善施策の抜け漏れや変更後に思いもよらぬデメリットが発生する原因になります。最も重要で、すべての業務効率化施策の基本となります。

無駄な業務をなくす

ダイエットのときには筋肉をつけることよりも脂肪を減らすことが大事です。同様に、ビジネスの場においてもまずは無駄なものを省くことが大事。 ここでも業務の現在のフロー図を作成し、無駄な部分を可視化することが大事です。 無駄な部分が可視化できれば、一つ一つその無駄な部分を省いていきます。

重複しているものをまとめる

意外にありがちなのがこの重複している業務。チェックなどの体制は何度か必要かもしれませんが、それ以外に重複している部分はありませんか? これも基本的にはフロー図→確認で徐々に減らしていくことができます。

自動化する

単純作業をいつまでも人の手でやっていては、無駄な時間が多くなってしまいます。RPAツールなどを用いて、自動化をすることでぐっと無駄な時間を減らすことができます。 例えば、営業における過程を全てエクセルに打ち込んで分析をしているのならば、使いやすいSFAなどを導入することがおすすめとなります。

外注する

餅は餅屋、ということで外注してしまうのも一つの手です。自社では成し遂げられなかったことが、外注してしまえば意外にあっさりと短時間で済んでしまうことも。 費用といった面で検討は必要ですが、本気で業務効率化をおこなならばこれも一つの手でしょう。

業務時間を短縮する

まずは業務時間を短縮してみて、そこから効率化を目指していくのも一つの手です。効率化をしようとしても、業務時間が長いままではなかなか進まないことも。まずは思い切った改革をしてみることで効率化が推進されることがあります。

業務効率化を進める上での注意点

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予期せぬデメリットの発生

ある業務が、特定の成果だけではなく一見すると関係のなさそうなことがらに影響を与えていることがあります。場合によっては売上や利益、顧客の信用など、重大な指標の悪化につながります。 影響する範囲を網羅的に把握してから実行へと移しましょう。

従業員に定着しない

新しいルール、新しいツールを導入したとしても従業員に定着しなくてはなんの意味もありません。ルールを導入する際にはルールが守れればインセンティブをつけるといった工夫や、使いやすいUIのツールの導入が必要となります。

成果検証が行われない

新しい手法やツールを導入しただけで満足してしまって、成果検証がないがしろにされてしまうことは往々にしてあります。しかし、これほどもったいないことはありません。さらなる効率化のために何をすればいいのか、新しい手法がかえって業務のフローを邪魔してはいないか、常に成果検証を行う必要があります。

手段の目的化

業務効率化のためにツールを導入するのに、ツールを導入すること自体が目的になってしまう……。これがありがちな手段の目的か。目的を明文化して常に見返すことでこういった問題を解決することができます。

便利な業務効率化ツール

クラウドストレージサービス

代表的なものにGoogleDriveやDropBoxなどがあります。 クラウド上にファイルをアップロードすることで、任意のメンバーに対してクラウドを経由したファイル共有が可能です。 メールやUSBを使ったファイル共有と比べて、簡単に、大容量のデータを、安全に、共有することが可能です。 PPAPの廃止に向けて、注目されています。

ビジネスチャットツール

社内の円滑なコミュニケーションを推し進めてくれるのがこのビジネスチャットツール。Slackなどが有名でしょう。リモートワークが盛んになり、会社への帰属意識が薄れがちであったり、社員とのコミュニケーション不足になりがちな今、ビジネスチャットツールの必要性はますます高まっています。 チャットツールで社員のコミュニケーションを文として残しておくと、のちのち確認したいことがあるときにも素早く確認・行動することができ、無駄を省くことができます。

▶︎▶︎こちらの記事でおすすめのチャットツール11選をおすすめしています!

メモ・ドキュメント管理

Notionなどの台頭で注目されるメモ・ドキュメント管理は会社の共通知を可視化するためにも重要です。 ある社員が持っている情報をある社員のものだけにしておくのではなく、みんなのものにできるのがその魅力。 もちろん公開範囲の設定などもできるので、自分だけのちょっとしたメモを保存しておくこともできます。使いやすいUIのものが多く、気軽に利用できる点が便利です。

タスク管理ツール

タスク管理やプロジェクト管理を行うことができるツールを導入するのも業務改善に大きないい影響を与えます。 それぞれの仕事が可視化され、自分自身のTo Doリストができることで、業務がやりやすくなります。

▶︎▶︎タスク管理ツールのおすすめはこちらでチェック!

営業管理/顧客管理ツール

営業管理をエクセルでしてはいませんか? 営業管理をエクセルですると余計な手間がかかってしまいがちです。SFA/CRMなどを導入すれば、データを入力するだけでグラフを作ってくれたり、分析を行ってくれたりと簡単に営業管理ができるようになります。 例えば、弊社のSFA・Sensesはこのようなグラフを作ってくれてボトルネックの特定が容易に。 ※使いやすいSFA・Sensesの無料トライアル実施中※ https://product-senses.mazrica.com/trial/

マーケティングオートメーション

マーケティングにおける情報を管理するために必要なマーケティングオートメーション。Marketoなどが有名ですが、これも業務改善には欠かせません。マーケティングに必要なデータを一つにまとめることができ、データをあちこちから探す必要はもう無くなります。 また、SFAといった他のツールとも連携して利用することができ、ツールを組み合わせて使うことで新たな相乗効果も生まれます。

営業業務の効率化ツールの活用例

業務に無駄な時間が多いといわれる営業活動。実は労働時間の1/3程度しか顧客折衝などいわゆる「営業活動」に費やせていないのです。

営業パーソンが売上に直結する商談に費やせる時間はたった3分の1

そんな時に役に立つのがSFA(営業支援ツール)です。例えばクラウド営業支援ツールのSenses(センシーズ )を導入することで、各フェーズで営業が何をすべきかが明確になるので、営業の動き方の標準化に繋がります。また、どの段階にどれくらいの金額の案件が積み上がっているのかが把握できるようになるので、見込みの精度も上がります。

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例 | Senses Lab. | 4

上記が案件をカード形式で表示させる機能です。これを見ることで今どのフェーズにどれくらいの案件が積み上がっているのかが一目瞭然です。

マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると受注率を高められるでしょう。
・停滞している案件はないか(Sensesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます)
・担当案件に偏りはないか
・契約金額や予定日は正確か
・ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か

更に蓄積されたデータから以下のようなダッシュボードが生成されます。わざわざ営業会議のために資料を用意する必要がなく、メンバー全員が同じフォーマットで状況を確認することができるようになります。

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このようにツールをうまく活用していくことで業務効率を高めていくことができます。

導入の効果としてコストが30%下がり、売上が39%向上したという例もあります。

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上記のようにツールを正しく使うことで業務の効率化に成功するのです。

▶︎▶︎今回紹介した営業支援ツールSenses(センシーズ )の概要資料はこちら

さいごに

業務の見直しをするための手法を3つご紹介してきましたが、これは一度やればいい、というものではありません。

繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。

また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。

そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。

まずは、できるところから取り組んでみてください。

続けていくことで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。

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