Senses Lab. トップ 業務改善・効率化 業務改善への3つのステップ|タスク・目標管理ツール10選

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企業にとって、業務上のムダを省くことはコストを削減させるだけでなく、生産性も上げるメリットがあります。

最近では「業務改善で働き方改革をしましょう」と謳っていることもありますが、そもそもどのように業務改善をしたらいいのか分からずに着手できていないという企業も多いのではないでしょうか。

今回は業務改善成功のポイントを、具体的な例を用いて紹介します。

業務改善とは

業務改善を成功させるための具体的な方法|Senses  Lab.|1

業務改善とは何かを考える前に、まずはそれぞれの単語を紐解いてみましょう。

「業務」とは、ビジネスに関わる仕事のことを指します。つまり企業としては、モノ・ヒト・カネ・情報などを駆使して、顧客や世間の望む商品・サービスを創造して提供することが業務なのです。

そして「改善」とは、一般的には誤っていることや劣っているところなどを良い状態にすること。ビジネスにおいては、トヨタ自動車の「カイゼン」が広く知られているように、ムダ・ムリ・ムラをなくして効率的に作業を行い、生産性を上げることを言います。

つまり「業務改善」とは、モノ・ヒト・カネ・情報(ときにはプロセスや仕組みまで)をトータルで解決していき、生産性を上げることを指します。

業務改善をする場合には「品質(Quality)の向上」「コスト(Cost)の削減」「商品やサービスを届ける(Delivery)までの時間短縮」の「QCD」という三つの要素をよりよい状態にしていくことを意識しましょう。

経費削減と業務改善の違いとは

業務改善としばしば混同される「経費削減」。

そもそも経費とは、ビジネスを実行する上で必要な費用のことで、経常費用の略です。

会社であれば「家賃」や「通信費」「光熱費」などが経費にあたりますね。

その経費をどうやって削減するかが「経費削減」であり、どの会社でも経費削減の方法はほぼ同じなので、その方法を知っているかどうかがカギになります。

例えば「インターネット料金が安い通信会社に乗り換える」「夏場はエアコンの温度を高めに設定する」など。

具体的な解決方法が明確に提示されており、比較的手軽に取り組みやすいのが経費削減となります。

ちなみに、似ている言葉で「コスト削減」がありますが、これは経費よりも削減対象を広げており、原価や業務に関わるコストなどを範囲としています。

一方、業務改善とは経費だけでなく会社の全てのモノ・ヒト・コストなどまで対象が広がっており、全てを効率的に滞らせずに遂行していくために解決方法を策定して実行していくことを言います。

業務改善すべきポイントは企業によって異なるため、業務改善の方法も各社によって違います。

つまり、経費削減とは経費のみを対象としているのに対して、業務改善は経費も含めて会社に関わる全ての事柄を対象にして問題解決していくことで会社全体の生産性を上げていくことなのです。

▶︎業務を見直して仕事を効率化する3つの方法をご紹介!!

業務を見直して仕事を効率化する3つの方法と事例

業務改善が失敗してしまう原因

業務改善を成功させるための具体的な方法|Senseslab|3

業務改善は会社のためにも社員一人ひとりのためにもなることなのに、失敗に終わってしまうケースが少なくありません。

また、問題をきちんと見ていないと業務改善ではなく「業務改悪」になってしまうケースも。

そこには、現場である社員と業務改善を推進する層の意識の違いや、本質的な問題が隠れている場合があるのです。

現状を理解していない目標設定

「業務改善をしろ」を言い出すのは、たいてい経営者や管理職が多いです。

つまり、あまり現場のことを理解していない立場の者であるということ。

そのような立場の人間が目標を設定しても、現状を理解できてないため、的外れなものになってしまいます。

例えば「業務改善のために、今のツールをやめてこっちのツールを使いなさい」と指示しても、現状のツールでうまく回っているのであれば廃止する意味がありません。

現状を理解していない目標を設定してしまうと、いざ実行する現場のモチベーションも上がらず、結局はいつの間にかうやむやになってしまうことがあるのです。

現場と共有できていない

実際に動く現場に、「やらされている」感が強くやる気がない場合、失敗に終わるケースが多々あります。

先述の目標設定も然りなのですが、現場と共有ができていないと業務改善は進まないのです。

理想としては、経営層や業務改善委員会などが現場に対して業務改善のフローや手法を共有し、現場が自発的に動ける環境を整えてあげること。

業務改善のための現状把握から分析、問題発見から実際の実行までを現場主体で行うことによって「最後までやり遂げよう」という想いから遂行されることが多いのです。

問題の本質にたどり着けていない

多くの企業は「長時間労働が減らない」「品質にバラつきがある」などの問題を解決するために業務改善の策を取りますが、実は問題として顕在化している部分は氷山の一角に過ぎず、裏側に真の問題が隠れていることがあります。

例えば、営業部の人員数に対する案件数の割合が低いため営業部の人員を減らして適正化しようとしたところ、結果として長時間労働から集中力低下を招き、更に長時間労働が増えてしまったり退職者が連続してしまったりして、業務改善が失敗してしまうケースがあります。

この問題を紐解いてみると、実はマーケティング部がリードを充分に育成せずに営業部に引き継いでいたり、営業担当者の事務作業が多すぎて訪問できずに案件化していなかったりと、「人員が多すぎる」ということ以外の問題が見えてきます。

このように、問題の本質にたどり着けていないと、いくら業務改善の策を実行したところで的外れなものとなってしまうのです。

業務改善までの手順・手法・例

業務改善を成功させるための具体的な方法|Senses Lab.|2

業務改善はプロセスの改善です。そのため、やりたい人がやればいいというものではなく、チーム全体で一人一人が当事者意識を持って取り組むことで、初めて実現可能なものになります。

それでは、具体的な業務改善の手順・手法・例をいくつか紹介します。

手順①目的意識をもつ

業務の見直しを始める前に、チーム全体として業務を改善をすることのメリットや目的を共有しましょう。そうした時、現場とトップで課題や業務プロセスの認識に違いが生じていることに気がつくかと思います。

現状の認識に差異があると、「なぜ業務改善をする必要があるのか」ということがわからず、やらされている感を持つ人が多数出てきてしまいます。そうなると、改善するものも改善しません。また、トップだけの判断で「業務を改善するためにこの作業はいらない」などと判断されても、現場で必要だと判断されていたものの場合、余計な混乱を招きます。

「余計なものを省いていく」という作業は、業務の改善には欠かせないものですが、一方的な判断で行うのは非常に危険です。「排除」を決断する際は、必ず現場の意見聞きましょう。現場の声を尊重して取り込んでいくことで、全ての人が当事者意識を持ちながら業務の改善に取り組むことができます。

現状認識の一致から、今なぜこの課題と向き合うべきなのか、まずは目的を全員で擦り合わせていくことが重要です。

手法~SFA・CRMの導入~

企業とは、いつの時代も顧客への営業活動あってこそ発展していくものです。

しかし、社内に顧客の情報が点在してしまっていたり、営業活動が属人化してしまっていたりすると、業務が煩雑になったり退職・異動などで引継ぎがスムーズにいかなかったりして営業の機会を失ってしまいます。

そこで、営業活動を支援してくれるシステム「SFA」や顧客満足度向上に繋がる「CRM」の導入がおすすめです。

SFAは、営業案件を一覧で管理したり、日々の営業活動を記録したり、予算と実績などのデータをグラフ化したりできます。

そのことにより、今までは属人化していて営業担当者しか把握していなかった情報や数字も一元管理することができて、営業チーム全体の生産性が向上します。

また、他の営業メンバーの提案書や成功事例などをナレッジとして共有することにより、自身の営業活動に活かすこともできるため、個々の営業担当者にとっても効率的に営業活動を進めることができるようになるツールです。

顧客情報も管理することができるため「これから訪問する取引先の情報を確認したい」という場合でも、出先で手軽に確認ができます。

限られた時間で最大の成果を出すために、テクノロジーに頼るところは頼って営業活動を円滑に進めることが効率的に業務を進めるには必要なのです。

以下がSFAのインプットとアウトプットの例です。

SFAとは?そもそも何の略?|CRMとの違いとは?|Senses Lab.|

 

またCRMは、顧客の属性や購買履歴、お問い合わせ履歴などを一元的に管理・分析することで、最適なアフターフォローやサポートをすることができます。

顧客に合わせたキャンペーンやアンケートの配信なども一括で行うことができるので、マーケティング施策もスムーズ。

顧客にとって最適な情報を提供したり、顧客の情報を社内で一元管理したりすることで、顧客満足度向上に繋げるためのツールです。

1.Senses

Senses | Senses Lab.

【製品概要】

Sensesは「現場の定着」にもっともフォーカスしたSFAです。日本の営業組織の多くが抱える「営業の属人化」の問題を解消するためには、SFAの導入だけではなく、現場がSFAを使ってくれることが必要です。そのため、Sensesは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなUI設計と、AI搭載によるおすすめアクション機能などにより、徹底的に営業パーソンの入力負荷を軽減することに重きを置いています。

【モバイルアプリ】

・あり

【価格】

Starterプラン:1社月額2万5千円から

Growthプラン:1社月額10万円から

【こんな企業にオススメ】

・営業の入力負荷を下げ、営業効率を上げたい企業

・データを溜めてそれを活用する文化を醸成したい企業

▶︎Senses概要資料のダウンロードはこちら

【URL】

https://product-senses.mazrica.com/dldocument/senses-serviceguide

 

2.kintone

kintone

【製品概要】

サイボウズ株式会社が提供している業務アプリケーション作成サービス。プログラミングの知識がなくても簡単に自社の業務に合ったアプリを作成できます。

また、自社に合った業務アプリを一ヵ所のプラットフォームで管理することができるので効率化やスムーズな情報共有が可能。

 【モバイルアプリ】

・あり

【価格】

・初期費用:なし
・月額費用:1ユーザー780円~
・カスタマイズ費用:オプションあり
・フリートライアル:あり

【こんな企業にオススメ】

・一人のスタッフが部署を横断して複数の業務を担当している、社員数の少ない企業

・社内で利用する複数のアプリを全て一元管理したい企業

【URL】

https://kintone.cybozu.co.jp/

3.Sales Cloud

Sales Cloud

【製品概要】

Sales Cloudは世界でトップシェアを誇るSFA。導入実績から多種多様な営業形態に合わせた活用パターンを持っています。また、様々なツールとのAPI連携が可能なので、今会社で使っているツールとスムーズに繋げることができるでしょう。

最大の特徴は、非常に多機能で、基幹システムやMAとの連携など大体のことは実現できるという点です。ただ、その反面あまりに多機能なため、実際の運用にはかなりコストがかかることもあります。

【モバイルアプリ】

・あり

【価格】

・Salesforce Essentials:月額3,000円/ユーザー

・Lightning Professional:月額9,000円/ユーザー

・Lightning Enterprise:月額18,000円/ユーザー

・Lightning Unlimited:月額36,000円/ユーザー

【こんな企業にオススメ】

自身で細かいカスタマイズをしたい企業

【URL】

https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

4.zoho

zohoCRM

【概要】

全世界で5万社以上が導入しているZoho CRMは、対話型AI営業アシスタント機能が特徴。

意外と時間がかかっていた細かい作業をAIが自動で処理してくれるため、無駄な作業を省いて営業活動に専念することができますね。

高いカスタマイズ性と手頃な利用料金から、さまざまな規模の企業で導入実績があります。

メール、電話、SNS、チャットなどの顧客とのコミュニケーションをZoho CRM上で一元管理でき、更に顧客行動の分析まですることができます。

【料金】

・スタンダード:【年間契約】月額1,440円/ユーザー【月契約】2,160円/ユーザー

・プロフェッショナル:【年間契約】月額2,400円/ユーザー【月契約】3,600円/ユーザー

・エンタープライズ:【年間契約】月額4,200円/ユーザー【月契約】5,400円/ユーザー

【URL】

https://www.zoho.com/jp/crm/

【こんな企業におすすめ】

低コストでSFAを導入したい企業

▶︎▶︎上記で説明したSFA・CRMツールをさらに徹底比較した記事はこちら!

手順②仕事の見える化

業務改善の目的意識を統一することができたら、属人化しているプロセスを見える化し、業務を標準化していきましょう。
「仕事の見える化」とは、埋もれてしまって見えていなかった業務の進め方やそのコツを見えるようにすることです。それぞれの業務フローの中で、部署単位でなにをしているのか、また、個人単位でも考えていく必要があります。

部署ごとの業務内容を見える化することにより、自身の仕事を横に繋げて考えていくことができます。
全体で共有することは、新入社員への教育のリソースを減らすことにもつながり、新入社員が「売れる営業」として自走するまでの期間を短縮することも可能になるでしょう。

更に、仕事を見える化しておくことによって、自身の業務を客観的に見つめることができたり、マニュアルにすることでミスを減らすことに繋がります。

手法~タスク管理ツールの導入~

具体的な業務改善の手法としてまず紹介したいのは、タスク管理についてです。

日々行わなければならないタスク以外にも突発的に舞い込んでくるタスクがあり、その数あるタスクを管理できていないと、締め切りに間に合わなかったり最悪の場合はトラブルになったりします。

また、管理者にとっては、どの担当者がどれくらいのタスクを抱えているか把握できていないと業務を適正に振り分けることができませんし、それぞれのタスクの進捗状況を把握していなければ顧客や社内に迷惑がかかってしまいます。

そんな時はタスク管理ツールの導入をおすすめします。

タスク管理ツールでは、今までバラバラだった担当者ごとのタスクを一ヵ所で管理でき、期限やステータスごとに管理することができます。

カンバン形式でタスクカードをボード上で管理することにより、直感的に把握できるようになって効率化に繋がります。

タスク管理ツールの詳細については以下の記事も参考になります。

5.Trello

Trello

【製品概要】

Trelloはタスク管理ツールとして最も多くのユーザーに使われていると言われており、そのユーザー数は全世界2,000万人以上!

シンプルで使いやすいインターフェースや、豊富なChrome拡張機能が人気の秘密ですが、なんといっても多彩な機能を無料で使うことができるのが一番の特徴ではないでしょうか。

有料プランにアップグレードすると、大きなサイズのファイル添付が可能になったり、セキュリティが強化されたりするので、無料版で導入してみてからアップグレードを検討してみても良いですね。

各タスクはカード式で管理でき、「作業中」「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗を把握できます。

26個のショートカットキーを覚えると、更に業務効率がアップ!

【料金】

・無料

・Business Class:月額9.99ドル/ユーザー

・Enterprise:月額20.83ドル/ユーザー

【URL】

https://trello.com/ja

6.Jira Software(ジラ ソフトウェア)

 

【製品概要】

ソフトウェア開発のタスク管理に適したツール。

ユーザーストーリーや課題を作成し、それを基にして開発チーム全体にタスクを割り振ります。

タスクは優先度・ラベル・担当者などのラベル別に管理することができるので、納期の短い案件や複雑な案件でも最適な管理ができます。

レポート機能では、さまざまな視点から課題や状況を分析することで、予測や問題の解決に役立ちます。

【料金】

・クラウド型:月額7ドル/ユーザー~

・オンプレミス型:サーバー10ドル、データセンター年額12,000ドル

【URL】

https://ja.atlassian.com/software/jira

 

7.Asana

Asana

【製品概要】

Asanaはタスク管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べるため、自社の働き方に合った形式を選択できるのが嬉しいタスク管理ツール。

カレンダー機能では各タスクの進捗と納期を確認することができるので、締め切りに間に合わなかったなどの字体も防げますね。

カレンダーはGoogleカレンダーとも連携できるので、普段Googleカレンダーを使っている人でも安心。

無料版では15名まで共有することができるので、低コストで始めることができるのもメリット。

【料金】

・Basic:無料

・Premium:月額9.99ドル/ユーザー

・Business:月額19.99ドル/ユーザー

・Enterprise:お問い合わせ

【URL】

https://app.asana.com/

8.Todoist

【製品概要】

Todoistは無駄を省いたシンプルなデザインで、スマートにタスク管理ができるツールです。

タスクに優先度を設定することができ、優先度が高く緊急性の高いタスクから処理することが可能。

完了したタスクはグラフ化され、進捗状況が可視化されます。

目標を設定し、目標達成度を確認しながらタスクを進めましょう。

【料金】

・無料プラン

・プレミアム:月額338円/ユーザー

・ビジネス:月額558円/ユーザー

【URL】

https://todoist.com/?lang=ja

9.backlog

 

【製品概要】

グラフやチャートなどで進捗状況を可視化することで分析にも繋げることができるツール。

各担当者・各部門の作業内容や完了日を管理することで、社内全体でのプロジェクトの進行も効率的に管理できます。

情報共有することで、伝え忘れや確認漏れを防ぎます。

また、複数のエンジニアが携わるシステム開発では「いつ誰がどんな変更を実行したのか」が分かりにくく、トラブル等に繋がることもありますが、SVN と Git を使ってチームのソースコードを管理し、ファイルの変更履歴を確認することが可能。

5つの料金プランから、会社規模や事業内容によって選ぶことができるのも魅力。

【料金】

スタータープラン月額2,400円~

【URL】

https://backlog.com/ja/

10.wrike

【製品概要】

「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できるのがWrikeです。

いつでも表示形式を変更できるため、プロジェクトの内容やタスクの進捗状況に応じてカスタマイズできるのが嬉しいですね。

進捗状況や目標に関するレポート機能もあり、ミーティング用資料や分析資料としても活用できます。

定期的なタスクやプロジェクトはテンプレートとして設定することで、効率的にタスク管理をすることができますね。

ビジネスにおけるタスク管理に長けたツールと言えるでしょう。

【料金】

・無料プラン

・Professional:月額9.8ドル/ユーザー

・Business:月額24.8ドル/ユーザー

・Marketing:お問い合わせ

・Enterprise:お問い合わせ

【URL】

https://www.wrike.com/ja/ 

▶︎▶︎タスク管理ツールについてさらに詳しく解説している記事はこちら!

手順③優先順位

仕事内容を、組織レベルと個人レベルで見える化することができたら、具体的な施策に落とし込む作業に入ります。
必要なもの、排除した方がいいもの、統合できそうなものなどを見極めましょう。
また、業務の内容以外の面でも、プロセスや担当者などを入れ替えて再設計することにより、更なる効率化が図れる場合があります。
例えば「アポイントの順番を入れ替えたほうが早く回れる」「伝票を置く場所をこっちに変更したほうが経理担当者との連携がスムーズになる」など。
優先順位を意識して、業務プロセスを簡素化することで、コストの削減や業務の効率化を目指します。
GE(ゼネラル・エレクトリック)社のかつてのCEOであるジャック・ウェルチ氏が提唱したワークアウトの概念「RAMMPマトリックス」は、現在でもGE社が全社的に取り組んでいる組織学習の第一段階です。
徹底的にそれまでの自分の業務を振り返り、方法やプロセスの必要性を追求する作業のことを言います。

・R:報告書(Reports)→この報告書は本当に必要なのだろうか?
・A:承認(Approvals)→決裁にこんなにも多くの決裁者の承認が必要なのだろうか?
・M:打合せ(Meeting)→このミーティングを開く必要があるのだろうか?
・M:行動(Measure)→目につく行動は何か?
・P:制度(Policies and Procedures)→会社の制度は、効率化やモチベーション向上に役立っているか?
上記の項目を徹底的に見直す活動がRAMMPマトリックスです。

自分の業務や会社自体を俯瞰的に見て改善をしていくことを、会社が支援して全社で取り組むことにより、GE社は業務改善の一歩先の“業務改革”に成功しています。

手法〜アウトソーシング〜

アウトソーシングとは、仕事を担う人やサービスを契約によって外部に委託することです。デザイナーやライターのような外部の専門家リソースを活用することで、仕事のスピードと質を高めることができるでしょう。プロがやってくれるため、自社社員でやるよりも、当然クオリティの高いものが期待できます。

一人の社員をプロのレベルまで育成するにはたくさんの教育コストがかかりますが、仕事内容が標準化できそうなものであれば、アウトソーシングをすることにより教育コストを削減することが可能になり、空いた時間を新しい技術の開発や将来的に会社の経営に重要な人物の育成に時間を割くことができるでしょう。

 

例~品質管理~

商品やサービスの品質管理を徹底することで、業務改善に繋がるケースもあります。

品質管理とは「品質を保ちつつもコストや納期を守ること」を指すため、必然的に効率的な業務遂行が伴ってくるからです。

例えば、

・品質を保つ→マニュアル作成やOJT指導など
・コスト削減→限られた予算を適正に各部署(各業務)に配分する
・納期を守る→不要な業務の排除や、業務の統合で時間短縮

などの施策があたります。

これらを更に紐解くと

・マニュアルは電子化して、グループウェアや社内ポータルで常に最新版を確認できるようにする
・品質に大きく関わる業務にリソースを集約する
・事務作業や管理データベースなどをIT

など具体的な業務改善の方法が挙げられます。

このように、品質管理をすることで業務改善に繋げる例もあるのです。

【PDCAの回し方に課題を抱えている人必見!】SFAとMAの連携で実現可能になるPDCA高速化

Senses × Marketo 〜SFAとMA連携によるPDCAサイクル高速化の実現〜

終わりに

現場主体となって業務改善に取り組むことが、成功への道筋だということが分かりました。

いくつかの手順や手法があるので自社にとって導入しやすいものを検討し、推進する立場の方たちは現場が進められるような環境を整えてあげることも大事です。

また、人的リソースを投資するところとテクノロジーに頼るところを線引きし、ツールの導入によって業務改善に繋げることもできます。

自社にとって導入しやすい方法を検討し、業務改善を成功させてくださいね!

営業効率化ツール7選

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