はじめまして!Senses Lab.でライティングを担当させていただくことになりました、宮本です。

今回のテーマは「業務効率化」。
コンスタントに成果を出していくには、営業活動や業務の効率化が必要不可欠です。
そこで、効率化する方法やツールを、事例を交えて紹介していきたいと思います。

そもそも、なぜ業務を効率化する必要があるのか?

営業の業務改善の方法とは?改善施策、活用ツールと事例をご紹介 - Senses Lab.

ズバリ、成果を出すためです。
成果を出す方法というと、営業トークを磨いたり、提案内容を改善したり、アプローチできる顧客を増やすなど、いろいろなものがあります。
ですが、こうした「増やす」ことばかりでは、疲弊してしまうだけ。限られた時間で成果を出すには、業務を「減らす」ことも大切です。

ちなみに営業における成果は、「件数 ✕ 成約率 ✕ 単価」によって構成されています。
例えば、件数は訪問数や提案数などの行動数を指しています。
成約率は訪問数や提案数に対して成約に至った率ですね。受注率ということもあります。
単価は案件の金額を指しており、件数か成約率か単価のどれかを上げることが出来れば、必然的に営業の成果が伸びる。ということです。
よって、業務を効率化することで時間を捻出し、「件数 ✕ 成約率 ✕ 単価」のどれかを改善すれば成果に繋がる。とてもシンプルな話なんです。

営業の業務とは?

業務効率化の方法をお話する前に、営業にはどんな業務があるのか、おさらいしておきましょう。

①情報収集

  • 顧客情報(企業の基本情報、担当者情報など)の収集
  • 案件情報(先方の課題感、ニーズ、社内の提案資料)の収集

②アプローチ

  • 見込み客リストの作成
  • アポイントメントの取得

③提案・見積もり

  • 提案資料の作成
  • 見積書の作成

④成約

⑤納品・提供

⑥フォロー

  • さらなるニーズを引き出す

多少の違いはあるものの、上記のような流れが一般的ではないでしょうか。
なお、営業マネージャーはチームの業績アップのため、一人ひとりのメンバーとチームとして相乗効果を生み出せるような業務効率化を考えることも必要になってきます。

業務を改善して効率化する方法

営業の業務改善の方法とは?改善施策、活用ツールと事例をご紹介 - Senses Lab.

営業の業務改善の方法といえば、SFAの導入や営業代行、プロセス改善などがあります。
ですが、それぞれ一長一短なので、自社や自分にとってネックになっている=時間がかかっていて成果に結びついていないのはどの業務なのか、まずは考えてみてください。

新規開拓でテレアポをするのが苦手なら②のアプローチに課題があるということですし、①の情報収集に手間取り、提案資料の作成に時間がかかってしまっている場合もあるでしょう。
くれぐれも「他社も導入しているから」「有名なサービスだから」といった理由で改善策を選ばないようにしてくださいね。
それでは、SFAの導入、営業代行、プロセス改善について詳しく解説していきます。

SFA(営業支援ツール)とは?

Sales Force Automationの略で、日本では営業支援ツールと呼ばれています。
顧客や案件の進捗など営業に関する情報を記録、管理し、ツール上で確認することができます。

また、チームで情報を共有できることが最大の魅力です。他の営業パーソンの「アポからクロージングまでの期間」「商談で何を話しているのか」といった情報をデータ化して分析することで、勝ちパターンがわかります。

【メリット】

  • 営業プロセスが見える化され、報告、ナレッジ共有、分析、マネジメントにかかる工数を削減できる
  • ナレッジ共有によりメンバー間に相乗効果が生まれ、チーム力が高まる
  • 属人化しがちな営業プロセスや情報を可視化することで、成果に繋がりやすくなる

【デメリット】

  • システムを使いこなせないと入力に手間がかかるなど、業務が増えるだけ

次にSFAをいくつかご紹介します。

1. Sales Cloud

Sales CloudURL:https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

CRM/SFAの先駆者ともいえるSalesforceが開発したシステム。SFAのシェアNo.1で、全世界で15万社以上が導入している。
同社発表のデータによると、営業の生産性+44%、成約までの時間-38%の成果に結びついている。

費用:1ユーザー月額9,000円〜(Professional)
導入準備:約1ヵ月〜
特徴、強み:
・高度な専門知識がなくても、業務アプリケーションを開発できる
・Outlookのほか、Facebook、Twitter、LinkedIn、YouTubeなどソーシャルメディアからも情報を取り込める

2. eセールスマネージャー

e-セールスマネージャーURL:http://www.e-sales.jp/

研修を実施するなどフォローが充実。カスタマイズが柔軟にでき、自社内でシステム構築・運用を行うオンプレミスでの導入事例が多い。

費用:1ユーザー月額6,000円〜(スタンダード)
導入準備:約1ヶ月〜
特徴、強み:
・営業向けの研修(セミナー)やソリューションアドバイザーの訪問など、メールや電話以外のフォローがある
・カスタマイズが柔軟にできるため、オンプレミスでの活用事例が豊富。長期利用を想定した場合、コストが割安になる

3. Senses

SensesURL:http://product-senses.mazrica.com/

管理だけでなく組織ナレッジの活用に着目したツール。時系列表示やカード形式のシンプルなUIで直感的な操作ができる。業務時間を10%(月20時間)削減が可能。

費用:1ユーザー月額5,000円〜(Starter)
導入準備:約2週間〜
特徴、強み:
・GmailやOffice 365からメールの送信内容や取引先とのやり取りを自動で取り込むため、入力する手間がかからない
・過去の成功事例から確率の高い候補をリサーチし、最適な行動をAIが教えてくれる

4. Sales Force Assistant

Sales Force Assistant
URL:http://www.salesforce-assistant.com/

業界や営業スタイルごとにさまざまなパッケージを展開。また、AIを活用したアシスタント機能が営業をサポートしてくれる。

費用:1ユーザー月額3,500円〜(顧客深耕)
導入準備:情報なし
特徴、強み:
・PC画面上に表示されるキャラクター「AI秘書」が日報作成やスケジュール管理のサポートをしたり、提案のタイミングを教えてくれる
・ルート営業、会計事務所向け、新規開拓など、業種・業態、営業タイプに合わせたパッケージを展開している

SFAの導入成功事例

PR Table ✕ Senses

企業が持つストーリーをステークホルダーに伝えることができるプラットフォームPR Tableを提供。コンテンツ作成の代行を営業が担当している。

【課題】
ヨミ管理に共有漏れやヨミ漏れがあった

【導入の決め手】
ユーザーが使いやすいUI/UXで更新しやすい

【成果】
ヨミ漏れがなくなったのと、管理や作業の代わりに分析やNext Actionを考える時間をつくれたことで、売上がアップ!

参考URL:https://blog-senses.mazrica.com/customer-cases/prtable/
スマートキャンプ ✕ Senses

商品を売りたいと思っている人と買いたいと思っている人をWEB上でビジネスマッチングするBoxil(ボクシル)を運営。営業はマネジメント1人、メンバー2人の合計3名で、紹介とインバウンドを中心に行っている

【課題】
営業人数やアタックする企業数が増え、「誰が」「どこに」訪問しているかが管理できなくなってきていた

【導入の決め手】
メールの内容が自動的にログに残せること

【成果】
報告をしなくてよくなったことで、作業時間を30%削減

参考URL:https://blog-senses.mazrica.com/customer-cases/smartcamp/

営業代行とは?

アポ取り、訪問、契約、アフターサービスといった営業業務のすべて、または一部分を代行するサービスのことです。
営業戦略の立案・実施や営業活動全体の代行は固定報酬、テレアポや代理店業務は成功報酬で請け負うのが一般的です。

業務改善に繋がりやすく、また、そもそも社内でやると手間がかかるテレアポやインサイドセールスの代行が多いようです。

【メリット】

  • 会社や事業の新規立ち上げなど、短期間で大量の営業が必要になるときは特に有効
  • 専門性の高い営業のプロが実行するため、成果が出やすい(プロに業務設計をしてもらうことも可能)

【デメリット】

  • 初期費用やランニングコストが高い
  • 自社や顧客の機密情報が流出するリスクがある
  • 外部への依存度が高くなるため、営業が育たない
  • 顧客との関係構築がしづらい

営業代行の導入成功事例

大手メディア運営会社 ✕ ベルシステム24

美容系ポータルサイトを運営する企業。
営業の役割は、広告を出向するクライアントの新規獲得と継続出稿に向けたアプローチ。

【課題】
顧客数が増えてフォローに手が回らない状態だが、新規顧客開拓にもパワーを割きたい

【導入の決め手】
都市部は自社の営業、沿線エリアはアウトソーシング、また、訪問営業と電話営業という役割分担で業務に注力できる

【成果】
顧客リーチ数が4倍に拡大、営業総工数を約60%削減

プロセス改善とは?

営業の成果に至るまでのプロセスを見直し、改善することで、効率化を図る手法です。
例えば、顧客へのメール対応を移動中にするためにクラウドのメールサービスを導入したり、稟議のスピードを上げるためにワークフローアプリケーションを導入したり、というケースを指しています。
社内の人間よりも、外部のコンサルタントのほうが課題や無駄を見つけ出せることが多いです。

【メリット】

  • 無駄な作業を無くすことで、業務時間創出に繋がる
  • ツールの導入により業務にかかっていた時間を削減することが可能

【デメリット】

  • 自社ではなく、外部のコンサルタントに依頼をした場合は費用が高くなる
  • 営業担当が慣れるまでのスイッチングコストがかかる

次にプロセス改善に活用できるツールをご紹介します。

1. G Suite

URL:https://gsuite.google.com/intl/ja/

Googleが提供するグループウェア。独自ドメインのビジネス用メールや30GBのクラウドストレージが利用できる。

費用:1ユーザー月額600円〜
導入期間:なし
特徴、強み:
・ソフトウエアをインストールする必要がない
・Microsoft Office など、他のプログラムで作成したファイルとも互換性がある

2.  rakumoワークフロー

URL:https://rakumo.com/product/workflow.html

「使いやすさ」を重点に設計したワークフローアプリケーション。社内の業務フローをデジタル化し電子承認や電子稟議ができたり、コメントなどの記入もできる。

費用:1ユーザー月額300円〜
導入期間:1週間
特徴、強み:
・複雑な業務フローを一画面でシンプルに確認することができる
・導入のサポートやトレーニング講座が豊富

プロセス改善の導入成功事例

国分グループ ✕ G Suite

グループ企業41社、従業員約5,000名が在籍する、食品の総合問屋。2012年当時はオンプレミス型の電子メールを使用していた。

【課題】
3日経過すると自動的にメールが消えてしまうため、社員が各自で保存するしかなく、カレンダー機能で会議を予約しても、手動でメールを送らなければいけないといった工数が発生していた

【導入の決め手】
Gmailが世界標準であること、世界最速の検索機能を装備し、コストパフォーマンスにも優れている点

【成果】
1人が作った資料を複数人数が同時に確認・更新できることで、営業活動の無駄な待ち時間を削減

さいごに

業務効率化とひとことで言っても、組織の形態や課題によって、さまざまな解決法があることが、おわかりいただけたのではないでしょうか。
3つの方法の特徴などをまとめてみましたので、比較をしながら自社に当てはめてみていただければと思います。

施策名 SFA 営業代行 プロセス改善
概要 営業活動に関する情報を記録、過去の商談や案件の進捗などを一元的に管理できるツール テレアポ、訪問、契約、フォローなどの業務のすべてまたは一部分を代行するサービス 営業プロセスの見直しや改善を行うサービス
費用

月数千円から導入可能

中〜高

利用期間が長くなる分、コストもかかる

低(高)

コンサルティングを行った場合はコストが高くなる

業務効率化の手段 ・マネジメントの効率化
・情報共有の効率化
・成約率の向上
・業務のアウトソーシング
・効率的な業務の設計
・不要な業務の削減
・ツール導入による業務の効率化
効果 ・営業プロセスの見える化により、報告、ナレッジ共有、分析、マネジメントにかかる工数を削減できる
・ナレッジ共有によりメンバー間に相乗効果が生まれ、チーム力が高まる
・属人化しがちな営業プロセスや情報を可視化することで、成果に繋がりやすくなる
・会社や事業の新規立ち上げなど、短期間で大量の営業が必要になるときは特に有効
・専門性の高い営業のプロが実行するため、成果がでやすい(プロに業務設計をしてもらうことも可能)
・無駄な作業を無くすことで、業務時間創出に繋がる
・ツールの導入により業務にかかっていた時間を削減することが可能

なお、Sensesでは無料トライアルを実施しています!
SFAでの業務効率化に興味がある方は、ぜひ試してみてください!

その他、おすすめ記事