事例紹介

営業データの「記録」から「活用」へ|エクセル脱却で実現した営業活動の最適化

株式会社翻訳センター

業種
サービス
従業員数
100名〜500名
営業タイプ
新規営業中心
課題
進捗管理(ヨミ管理) 営業情報の属人化 営業活動の可視化

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Senses導入事例_翻訳センター様

株式会社翻訳センター ソリューション営業部 課長 林様(左)、主任 東海様(右)

1)企業紹介

ビジネスのグローバル化に伴い、日本企業は国内だけでなく国外にも販路を広げるチャンスが拡大している。そこで欠かせなくなるのが、コンテンツやマニュアルなどの翻訳だ。

株式会社翻訳センターは、国内でも最大規模の翻訳サービスを展開している。

同社の強みは、人手翻訳と専門翻訳で、年間5万件以上もの翻訳案件を扱っている。また医薬分野、特許分野、工業・ローカライゼーション分野、金融・法務分野の4つの領域で、専門性の高い翻訳を得意としている。

また同社では、日本企業の翻訳に関する課題を解決するため、機械翻訳、翻訳支援ツール、文字起こしツールなど各種ソリューションのサブスクリプションサービスも展開している。

この各種ソリューションの販売を担うのがソリューション営業部だ。2018年に創設された新しい部署で、今までさまざまな課題に直面しながらも、その都度メンバーで力を合わせて解決しながら成長してきた。

そして課題解決の一つの手段として導入されたのがSensesだった。

2)Senses導入前の営業組織の状況と課題

今回お話をうかがったのは、同部課長の林氏と、2019年から現場担当として活躍している東海氏だ。

 

Senses導入事例_翻訳センター様4

ソリューション営業部 課長 林様 (左)、主任 東海様(右)

部署設立当初は案件数が少なく、エクセルを利用して営業活動を管理していた。しかし「いま思い返すと、あれは『管理』ではなく単なる『記録』でした」と林氏は語る。

 

なぜなら当時、営業担当は管理用のエクセルを使わず、自身でメモを作って営業管理をしていたからだ。ゆえに管理用のエクセルの営業履歴欄は空欄のまま、取引先の担当者が交代しても情報を更新しない等、まさに属人的営業の状況だった。

エクセルを使った効率的な営業管理の方法を模索する中、東海氏が同部署にジョインしてしばらく経った2019年5月、同社が代理販売する機械翻訳がSNSで話題となり、問合せ件数が爆発的に増加した結果、エクセルの記録件数がとうとう1,000件を超えた。

 

「1,000件を超えたあたりからシートの容量が重くなり、起動するのに時間がかかったり、データの扱いにストレスを感じるようになりました。部署内で、いよいよ危機感を覚えてきたのがこのころでした。」(東海氏)

Senses導入事例_翻訳センター様4

「私自身、当時はプレイングマネージャーとして現場業務も兼任していました。自身の営業業務と並行して組織の営業管理を実現するためには、エクセルでは限界があると感じたのです。」(林氏)

チーム全体で改善手法の調査に乗り出し、SFAの役割や機能を知った同部署は、すぐさまSFAの導入へと動き出した。

3)SFAの選定プロセスと決め手

部署内で危機感を共有していたため、見据えている方向性が共通していた。そのため「SFA選定は誰かに任せる」というのではなく、管理者である林氏と現場担当の東海氏をはじめとする5名を検討メンバーとし、SFA選定を進めた。

 

最初にとりくんだのは要件定義だった。Must要件とWant要件を洗い出し、リスト化したのだ。

 

そのなかでも最重要視したのがUI/UXだった。せっかく導入しても定着しなければ意味がないと考え、とにかく使いやすさ・見やすさを重視すると決めた。

 

この要件リストをもとに展示会に行き、メンバーそれぞれが各SFAの情報を集めた。各々が持ち寄った情報を要件リストに当てはめ、要件を満たしているSFAを選定。各ベンダーとの商談にはなるべく検討メンバー全員が参加するようにし、トライアルで使い勝手を実際に確かめながら議論を進めた。

その過程で気づいたのが、Sensesの使いやすさだった。

 

「実は最初の段階では、私は別のツールを推していました。しかしSensesのトライアルを経て、社内の導入研修が不要なくらい使いやすいと感じました。現場目線だと、直感的に使いやすいのは大きなメリットです。

前職でも別のSFAを使っていたのですが、入力項目が多すぎて負担が大きくて。でもSensesなら運用後の工数が最小限になると感じました。」(東海氏)

 

「展示会でSensesのブースを訪れた際『こんなことできますか?』といろいろ相談したところ、すべて『できます』との答えでしたが、実は半信半疑でした。それが実際にトライアルで使ってみると、本当にできたのです。

項目を作ったり営業プロセスを組んだりして構築し、自分が『こうしたい』と思う理想がカタチになっていくことが嬉しくて、楽しんで構築できました。」(林氏)

 

検討メンバー全員の想いや希望を叶えられるSFAとして、管理者目線・現場目線どちらからもお墨付きをもらったSenses。こうして同社へのSenses導入が決定した。

4)Senses導入後の変化と効果

Senses導入により、エクセル運用から脱却した同社。導入後の変化を伺った。

Senses導入事例_翻訳センター様5

「我々が取り扱っているソリューションはどれもサブスクリプションサービスなので、契約して終わりではなく、契約後に末永く利用していただく必要があります。しかしエクセルでは既存顧客をフォローするための仕組みを構築できず、契約後のサポートが完ぺきではありませんでした。しかしSensesで新規開拓と既存顧客対応を分けて管理できるようになり、今まで以上に既存顧客を意識できるようになりました。契約してからの取組みを意識できるようになったのは、Sensesの存在が大きいと思います。」(東海氏)

 

既存顧客フォローを最適化するため、Sensesの機能に沿って営業フローを構築した。

 

Senses導入前と導入後で営業ミーティングの質が上がりました。以前は、各メンバーが記憶上の顧客状況を報告・相談するだけでしたが、Sensesの『売上予測レポート』から各顧客のフェーズを分析することで売上確度の見極めができるようになり、適切なアクションを考えられるようになりました。それからSensesの営業アクション登録の機能を活用して、ルール化しました。新規契約した時点でCS向け案件を作り、契約更新の2ヶ月前にアクションを作成して予約登録しています。これにより対応漏れがなくなり、確実にフォローする運用を構築できました。この運用を取り入れたこともあり、現在では解約率は1桁台を維持しています。」(林氏)

 

サブスクリプションサービスの特性上、解約率をいかに低い水準で維持できるかが売上成長のカギを握るが、契約後のフォローが適切でないと解約が増加してしまう。そのため同社の解約率1桁台は、優れた成果であることを物語っている。Sensesにより新たな営業フローを構築したことで、もともとの高い営業力を活かせる営業活動が実現したのだ。

 

また、リスクヘッジの面でもSensesが活躍していると言う。

 

「扱っている商材はソフトウェアやクラウドサービスなので、何か障害やトラブルが起こりえます。そのような状況になったとき、迅速にお客様に連絡できる仕組みが必要です。

そこで、Sensesに蓄積された顧客情報から商材別のメーリングリストを作成しました。以前、実際にシステム障害が起きたときにも、事前にリストを作成していたことで、迅速に対応できました。」(林氏)

部署内で危機感を共有していたからこそ、Senses導入の際にも抵抗なく現場に受け入れられ、大きな成果につながっているようだ。

5)活用定着の流れと今後の活用

現在ではSenses導入の成果を実感しているという同社。では、そこに至るまでの過程はどうだったのだろうか。

実はデータのインポートには工数を取られたと林氏は振り返る。

 

「エクセルの元データが整っていなかったため、動きのある案件と担当者をあとから紐付けるなど、インポート用データの準備には約1ヶ月を要しました。ただツールの乗り換えの際にはある程度データの切り捨ても必要と腹を決めて、必要なデータの取捨選択をしてデータをインポートしました。」(林氏)

 

また、実際の管理や運用を見据えて、入力項目やルールを事前に設定したのも大きかったそうだ。

 

「管理者として必要なデータ、現場として必要なデータ、どちらも反映させるために入力項目の設定には時間をかけました。また請求書発行など経理的な役割のメンバーも参加し、管理者・現場・経理の3方向の視点で入力項目やルールを決めたことで、部署内の足並みを揃えていきました

こうして部署内で一丸となりSenses運用を開始し、活用の流れを作っていった。

さらに、現状と今後についてこう語る。

「取り扱う商材が増えたため、導入当時に設定していた入力項目を変える必要が出てきています。ビジネスの世界は流動的なので、Sensesを当社の状況に合うように柔軟に使っていけたらと思っています。Sensesはカスタマーサクセス担当者に気軽に相談できる体制なので、これからもアドバイスをいただきつつ、当社なりの運用方法を確立していきたいと考えています。」(東海氏)

 

エクセルやスプレッドシートで営業管理をしている組織は少なくない。しかし案件数が多くなるほど、ほころびも出てきやすい。同社もまさにそのような状況だった。

しかしSenses導入・運用によって、営業管理の大きな改善につながっているようだ。

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