Senses Lab. トップ 業務改善・効率化 仕事の見える化のメリットとは?|具体的な進め方や営業の見える化を紹介

個々の社員のスキルやノウハウに左右されてしまっていた仕事の成果。
実力主義とも言えるそのような体制は、古くから日本の企業風土に根付いていましたが、近年の働き方改革の推進に伴って、ブラックボックスとなっていた属人的な仕事をなくすことで、業務の効率化や組織力の強化に繋げようという動きが強まってきています。

仕事の属人化を解消するという意味合いで、最近よく耳にする「仕事の見える化」ですが、漠然としていて充分に理解していないという人も多いのではないでしょうか。
組織にとっても、各社員にとっても、プラスとなる「仕事の見える化」について、改めて詳しく理解しましょう!

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仕事の見える化とは?

仕事の見える化による営業活動の可視化のメリットとは|Senses Lab.|1

そもそも「見える化」とは、「見えないものを見えるようにする」という、潜在していたものを顕在化するという意味です。

つまり「仕事の見える化」とは、埋もれてしまって見えていなかった業務を見えるようにすること。
この“業務”については、マクロ的な意味とミクロ的な意味があります。

まず、マクロ的な「見える化」とは、いつ・どこで・誰が・何をしているのかを可視化して把握すること。
部門マネージャーは、部門内の各メンバーがどこでどんな業務をしているのかを把握します。
これにより、問題が起きる前に対処して未然に防ぐことができたり、適切なアドバイスをして成果に繋げたりすることができます。

もっと大きな視点で見ると、各部門の仕事を見える化していることで、経営層は各部門がどのような施策をしてどのように実施し、どれほど成果を出しているのかを把握することで、経営上の課題発見や経営方針決定に役立てることができます。

対して、ミクロ的な「見える化」とは、一つひとつの業務のプロセスを、どのように行っているのかを可視化すること。

例えば営業部門であれば、営業スキルやテクニックは各営業担当者に属人化してしまっている場合が多いですが、そのスキルやテクニックを営業部門全体で共有できるようにします。

「見える化」の方法は、マニュアル、成功事例の共有、資料の共有などがあます。
部門全体で共有することで、新入社員への教育のリソースを減らすことができたり、誰でも「売れる営業」を実現することが可能になりますね。

更に、仕事を見える化しておくことによって、自身の業務を客観的に見つめることができたり、ミスしがちな業務もマニュアルにすることでミスが減ったりするなど、自分自身にとってもメリットがあります。

つまり、マクロ的見える化もミクロ的見える化も、ただ単に見える化することだけが目的なのではなく、見える化することで業務を効率化したり、生産性を高めたりすることが目的なのです。

見える化のメリット

「仕事の見える化」によって、会社にとって/部門にとって/社員にとって、具体的にどのようなメリットがあるのか整理してみましょう。

【会社にとってのメリット】
・会社全体での課題が把握できるため、自社の弱みを補うための施策の検討がしやすくなる
・部門ごとの連携がしやすくなる
・社内で企業情報の共有がしやすくなることで、会社のビジョンや経営方針を浸透させられる
・部門ごと/社員ごとの動きや成果を把握できるため、公正な人事評価ができる

 

【部門にとってのメリット】
・個々の業務内容をモニタリングすることで、ミスやクレーム、トラブルなどを未然に防ぐ
・成功事例やベストプラクティスの共有により、組織全体の底上げが可能
・適切なタイミングでマネージャーがアドバイスできる
・新人への教育リソースの削減
・退社や異動などによる業務の引継ぎがスムーズ

 

【社員にとってのメリット】
・無駄が発生している業務を把握でき、業務方法を改善することができる
・他社員が作成した営業資料を活用することで、資料作成の時間を削減できる
・顧客の状況を把握し、顧客満足度を向上できる
・ToDoリストで業務を整理することで、処理漏れやミスがなくなる

 

仕事の見える化の進め方

見える化によってさまざまなメリットがあることは理解できましたね。
それでは、実際にどのように進めたら良いのでしょうか。
ここでは、特定の業務を誰でもできるようになる=業務を標準化する方法を説明します。

 

業務標準化の進め方

属人化している業務=「特定の人しかできない業務」があると、その人への負担がかかってしまうばかりでなく、その人が退社してしまった時に誰もカバーできずに仕事が止まってしまうこともあります。
そのようなリスクを避けるために、業務を「標準化」しましょう。

業務標準化とは、読んで字のごとく、最適な業務フロー・プロセスを組織全体の「標準」として徹底させること。

しかし、「どの業務をどうやって標準化したらいいのか分からない…」という場合もあるでしょう。
そんな時は、まずはプロセスマップやフローチャートを作ってみましょう。

一つひとつの業務を書き出し、順番に並べていきます。
そして「その業務は代行できるか」「全員がやり方を知っているか」などの視点で、一つひとつの業務をチェックしていくのです。

次に、属人化している業務を担当している社員から、具体的な作業方法をヒアリングします。
どのような手順で、どのようなことに注意しながら業務を進めるのかを明らかにし、フローチャートに落とし込みましょう。

必要に応じて、パソコンのスクリーンショットや図なども活用します。
ここまでできたら、この業務を知らない社員など、第三者の人物にこのフローチャートのマニュアルを見ながら実際に作業してもらいます。

作業が完了できたら、属人化解消につながったということ。
誰でもその業務を処理できるようになり、業務の標準化が実現したということになります。

営業の見える化

仕事の見える化による営業活動の可視化のメリットとは|Senses Lab.|3

世の中にはさまざまな業種・業態の会社が存在していますが、「営業をしない」という会社はほとんど存在しません。

会社は売上がなければ存続しません。そのような、会社の発展を支える営業だからこそ、営業の見える化を進める必要があります。
「営業が見えていない」ということは、すなわち「顧客や課題が見えていない」ということだからです。

つまり、営業の見える化とは、単に営業部門を管理するためだけではなく、会社の事業発展のためには欠かせないものなのです。

営業の見える化のメリット

営業の見える化をすることにより、さまざまなメリットが生まれます。

1.顧客が見える
従来は、各営業担当者がそれぞれの顧客の名刺を管理していたため、どの取引先のどの担当者とコンタクトを取っているのかは、各営業担当者しか把握していませんでした。
しかし、営業の見える化をすれば、自社と顧客とのコンタクトが社内で共有できるようになって機会損失が防げたり、顧客の購買決定要因が分析できることで営業方針の判断に活かすことができるようになります。
更には、営業担当者がヒアリングしてきた顧客のニーズや自社商品の改善点を社内で共有することで、商品開発やマーケティングに活かすこともできるのです。

以下は、営業支援ツールのSenses(センシーズ)を用いた営業進捗の見える化の例です。

仕事の見える化による営業活動の可視化のメリットとは|Senses Lab.|

 

2.課題発見と解決
今までは最終的な売上/受注率が全てでしたが、営業の見える化をすることで、営業プロセスを細分化してプロセスごとのKPIを設定し分析できるようになります。
マーケティングと営業部門の連携ができていないのか、営業担当者のスキルが低いのか、リピートに繋がっていないのか、はたまた商品力を改善しなければいけないのか、などの売上が上がらない原因を浮き彫りにし、課題発見に繋がるのです。

各プロセスを数値化して分析することで、経験や憶測で判断するのではなく、データに基づいた具体的な分析が可能になり、解決のための方針も打ち出しやすくなります。

以下は営業支援ツールのSenses(センシーズ)を用いた受注率分析の例です。

 

仕事の見える化による営業活動の可視化のメリットとは|Senses Lab.|

3.営業の標準化
これは、営業部門にとっての最大のメリットかもしれません。
業績の高い営業マンの営業をモデルにして営業プロセスを組み立てることにより、成果に繋がる営業活動を標準化させることができます。

また、成功事例やノウハウを共有することで、勝ちパターンを見つけることができるのです。
これにより、属人的だった営業スキルやノウハウが見える化され、誰でも結果を出せる営業活動をすることができるようになります。 更には、その標準化した営業プロセスをマニュアルのように使い、人材育成や新人教育にも役立てることができます。

Senses(センシーズ)を使った営業の見える化

SFAやCRMなど、営業の見える化のためのツールは多数流通しています。

SFAとは?CRMとの違いは?|どこよりもわかりやすく解説

しかし、せっかく業務効率化や売上向上のためにツールを導入しても、活用されなければ意味がありません。
そこで、「現場での使いやすさ」と「個々のナレッジを組織で共有」に重点を置いたツールを選ぶことがカギになります。
Sensesは、直感的なUI/UXで営業活動を管理しやすく、外部システムとの連携により入力負荷を減らすことで「現場での使いやすさ」を実現しています。
そして、入力した情報やデータをSensesに搭載されたAIが分析して、それぞれの営業担当者にアクションをおすすめしてくれることで、「個々のナレッジを組織で共有」することができます。

例えば、顧客へ送信するメールも、過去の類似案件から効果的なメールの文面と送信タイミングをレコメンド。
あとはそのメールを参考にして本文を作成して送ることで、一からメールを考える手間がなくなる上に、成果に繋がるメールを送ることができるのです。

今までは個々の経験やノウハウに左右されていた営業活動ですが、Sensesにデータを登録しておくだけで、AIが勝ちパターンを見つけ出し、最適な営業活動を支援してくれるというわけです。
属人化してしまっていたナレッジを“共有”するだけでなく、AIがサポートしてくれることによって“活用”に繋がり、最終的には売上のアップに導くのです。

詳しい内容は、Senses(センシーズ)概要資料をご覧ください。

終わりに

仕事の見える化が、会社にとっていかに大事なものかご理解いただけましたか?
業務標準化・最適化は一見難しいようにも感じますが、会社全体の財産にもなるので、実施することをおすすめします!
会社が抱えている現状や課題を整理することにも繋がりますよ。
ツールを活用するなどして、自社にとって最適な業務プロセス・営業プロセスを創出し、企業の発展に繋げましょう。

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