PDCAサイクルという言葉を聞いた事がある人は多いのではないでしょうか。
多くの企業では日々業務の改善活動がされており、その中でPDCAサイクルが当たり前のように使用されています。
「今回はPDCAサイクルとは何か？」を改めて考え、効果的にPDCAサイクルを回す方法を紹介します。
この記事の内容
PDCAサイクルとは？
「PDCAサイクル」は業務改善のフレームワークです。
P:Plan(計画)、D:Do(実行)、C:Check(評価)、A:Action(改善)のそれぞれ頭文字をとったもので、PからD→C→Aの順番で実施し再度Pに戻ります。ポイントはただPDCAを繰り返すのではなく、修正や改善を加えながら次の計画に反映することです。
一言で表現するならば、課題に対して解決策を考えて、改善を継続するサイクルということになります。
PDCAサイクルの成り立ち
日本企業にも深く浸透しているPDCAは、1950年代、品質管理研究の第一人者であったアメリカの統計学者ウィリアム・エドワーズ・デミング博士らによって品質を管理・改善する方法として生み出されました。
特に製造業やサービス業などで幅広く使われていた言葉ですが、現在は業種・職種を問わず、多くの企業で使われています。
次項からは改めてPDCAサイクルに関して考えていきたいと思います。
PDCAサイクルの各プロセスにおける実施内容
PDCAサイクルの各プロセスにおいて、具体的に何が行われるのか一つずつ見ていきます。
Plan(計画)
目標を設定して、その目標を達成するためには何をするべきか仮説を立てることです。仮説を立てる際には、過去の実績や将来の予測などをもとに計画を作成することになります。
計画のポイントとなるのは、5W1H（誰が・何を・なぜ・どれほど・いつまでに・どのように）の明確化と、現実的な目標設定の2つ。
計画の精度を高めるためには、背景となるデータ収集や仮説の策定なども必要です。
Do(実行)
立てた計画を実行することです。次のCheckでスムーズに振り返るため何となく実行するのではなく、結果が見えるように測定したり、数字を記録したりすることが大切です。
さらに、成功した記録以外にも、計画どおりにいかなかったこと、実行で生じた新たな課題も正確に記録しておきます。計画と現実の差を把握するためのものです。
また、ここでの記録は、いくつかの指標を選んで数値化しておくと評価者の主観が入り込まず、客観的な評価を下せます。
Check(評価)
実行した際に残した数字を元に計画に沿った結果が出ているのか判断をします。
計画より実行した結果が良かった場合、何が良かったのか？
計画より悪い結果となった場合、何が要因で悪かったのか？
具体的根拠を付けて評価・検証を行います。
また、なるべく数値を用いた、具体的な評価を行いましょう。一見、数値化できないような項目でも、アンケートや行動に関して発生する数値を用いれば、間接的な数値化が可能です。
Checkの精度が高いほど、Actionにおける改善効果も期待できます。
Action(改善)
検証で何が良くて何が悪いのかという結果に対して改善をします。改善してこのまま計画を続けるのか、それとも計画を止めるのかという判断もこの段階で考えます。
改善案では、評価の段階で行った「なぜうまくいったのか」についての検討内容がヒントになります。うまくいった理由から得られる知見を、改善案の検討に活用しましょう。
複数の改善案が提案された場合は、次のサイクルの「計画」を見据えて、優先順位を付けます。優先度の高い改善案から計画に反映させるとよいでしょう。
PDCAサイクルは１周したら完了ではありません。Action(改善)は2周目のPlan(計画)のことも考えて改善策を導きます。
そして、2周3周と続ける都度ブラッシュアップさせていきます。
このように継続的に改善を繰り返す事で成長を続けることができます。
PDCAサイクルを回すメリット
PDCAサイクルを回すと「目標を軸にして現状どうなのか？」ということを常に考えることになります。
目標に対して今順調に進んでいるのか、何が不足しているのか。そして、改善して目標にどう近づければ良いのか仮説を立てます。
このPDCAサイクルを回す事で得られる一番のメリットは、目標がブレないでしっかりと明確になることです。日々のルーチンを何となくDo(実行)だけをしていると、当初の目標を見失い違う方向に進んでしまうことがあります。
また、PDCAサイクルで常にブラッシュアップを継続するため、無駄な作業が削られて作業が効率化していきます。
関連記事：営業活動の中でPDCAサイクルが上手く回らない理由と改善方法
PDCAサイクルを回すデメリット
PDCAサイクルには、いくつかのデメリットもあります。
計画と評価に時間がかかり、柔軟性に欠けるため、変化に対応しにくいことがあります。また、形式的にサイクルを回すだけでは実質的な改善につながらず、短期的な成果が見えにくい点も課題です。
さらに、単純なプロセスのため、複雑な問題には不向きで、繰り返し作業によるモチベーションの低下も懸念されます。
これらのデメリットに対処するには、サイクルの迅速な回転、柔軟な対応、実質的な成果の重視、適切なリソース配置、そして他のフレームワークとの併用が効果的です。
関連記事：
PDCAサイクルを成功させる３つのコツ
上手くPDCAサイクルを回すコツを3つご紹介します。
1．目標を明確に設定する
PDCAサイクルが回せない一番の原因がPlan(計画)の設定の仕方に問題があるようです。何となく「売上げを上げたい」など目標がぼんやりとしていたり、「２週間で売上げを倍にしたい」といったような明らかに現実と理想のギャップが大きかったりしている場合です。
目標自体がぼんやりしているとDoでどのくらい進捗したのか？という事が数字として目に見えにくいため、CheckやActionに結び付けにくくなります。
1つ1つゴールが想像できるように明確な目標を設定することで、PDCAサイクルを回しやすくなります。
続いて具体例をご紹介します。
優秀な営業Aさんと比べてBさんはアポイントの獲得率が低いです。AさんはBさんのテレアポを聞いて、Bさんが話していることが断りやすいことに気づきます。Bさんが「〇〇といったニーズはありますか？」を聞くとき、顧客からは「ありません」という答えがほとんどです。
Aさんは「ニーズの話は断りやすいからしない方がアポイントの獲得率が上がる」と仮説を立てます。このように具体的な目標、仮説を立てれば、実行と効果検証、要はPDCAサイクルを回すことが簡単になります。
2．目標に対する進捗を定期的に確認する
日々の作業に追われていると目標に対する進捗がどれくらいなのか、つい後回しになってしまいます。
定期的にPlan(計画)に対する進捗を確認して、次の改善策を出すように意識つけることで日々の作業性も向上します。
まとめて後回しにするとPDCAサイクルの回転が少なくなり、その分改善策が少なくなります。毎日帰社する前に、毎週金曜日に、などある程度ルールを決めて、定期的にPDCAサイクルを回すようにしてみましょう。
3．数字として記録に残す
「今期は売上を30%上げる」という目標を立てた場合、最低でも誰が、いつどの金額を受注したかを記録に残すことをおすすめします。
より効率的にPDCAを回すためにこれ以外のデータも管理することをおすすめします。
営業で管理すべきデータについては以下の記事でご紹介しますので、気になる方はご一読してください。
Plan(計画)に対してDo(実行)が例え悪い結果であったとしても、数字として記録に残すようにします。PDCAサイクルにおいて重要なことは「改善をすること」です。
「売上が上がらないから」という理由で落ち込んで記録を残さないままだと改善することが不可能になります。
そのため、うまくいかなかった場合でもちゃんと記録を残して、次にどうすれば売上げが上がるかを考えることが重要です。
営業活動のPDCAをチーム全体で見える形で残すために活用すべきツールがSFA（営業支援ツール）です。
SFAツールを活用してPDCAサイクルを効果的に回すには、各プロセスで具体的に次のようなものがあります。
- 計画 (Plan): SFAに蓄積されたデータを分析し、具体的な目標と戦略を設定。
- 実行 (Do): SFAで顧客対応を管理し、フォローアップや契約進行を自動化して効率化。
- 評価 (Check): SFAの分析機能を使って進捗をモニタリングし、目標達成状況を評価。
- 改善 (Act): データを基に戦略やプロセスを改善し、成功したアプローチをチーム全体で共有
このように、SFAを使って営業活動を効果的に管理し、成果を最大化できます。
関連記事：
PDCAサイクルで業務改善に成功した企業の具体事例
PDCAを使って実際に業務改善に成功している企業の事例を紹介します。
最も良く知られているのがトヨタ自動車の事例でしょう。
トヨタ自動車は、業務改善PDCAの「Plan」（計画）として「トヨタ生産方式」を採用しています
トヨタ生産方式では、５W1Hに沿って改善計画を立案します。
この5W1Hは一般的なものとは異なり、「Why:なぜ？」を5回繰り返し、最後に「How:どのように？」を考えます。
5回「何故～なのか」と考えることによって、抽象的だった課題や執るべきと行動が明確になり、「無理・無駄・ムラ」を省いた計画立案が可能になります。
つづいて、「DO」（行動）では、プランに沿った重要度と緊急度のバランスの取れたアクションを行っていきます。
必要なときに必要な量だけ停滞せずに車を生産する「ジャストインタイム制」や、異常発生時に連続して不良品を作ってしまわないように機械を自動的に停止させる「自動化システム」等を採用した例があります。
そして「CHECK」（評価）・「ACTION」（改善）では、問題発生の兆しが見えた時点で業務を部分的に停止し、作業員と管理者で一緒に問題を検証します。
ここでもトヨタ式5W1Hを実施して、良かった点・悪かった点原因の振り返りを行い、最後の「How」では次の最適な「Action」を考える際に役立ちます。
具体的には、
- 故障した際の手厚い修理サービス
- コールセンター中心に24時間365日対応のカスタマーサポート
- 「できることはすぐに取り入れる」という企業文化の醸成
といったACTIONを実施しました。
さらに、トヨタではPDCAに加え「＋F」（Follow、Feedback）を行っています。このFでは、PDCAサイクルが独りよがりで向こう見ずなものになってしまわないように、複数人で考え客観的視点を取り入れることを重要視しています。
このようにして、トヨタは独自のPDCAサイクルを効率的に運用し、業務改善を成功させ、現在に至るまで自動車業界のトップを走り続けているのです。
PDCAサイクルをうまく回せなければどうしたらいいか？
PDCAサイクルを回す事のメリットも理解していただけたのではないでしょうか。しかし、なかなかサイクルを回せないという方が多いです。
その理由のほとんどはPlan(計画)とDo(実行)はあるが、Check(評価)とAction(改善)がないということです。上から与えられた計画に対して日々の実行に移す。多くのビジネスパーソンがここで止まってしまっています。
具体例として「2件契約件数が目標に対して少ない」という仮説で再度考えてみます。
2件契約件数が少ないというCheck(評価)に対して、「頑張りが足りなかった」や「今回は頑張ったからだ！」などは、Action(改善)ではなく単なる感想です。感想だけではPDCAサイクルを回すことが難しいので具体的な改善案を考える必要があります。
例えば「今月は訪問数が少なかったから契約件数が２件少ない。訪問件数を上げることができたら来月は目標を達成できるはず」のように考えると、どうすれば訪問件数が上がるのか、改善案が考えやすくなります。
慣れるまでは難しいのですがCheck(評価)とAction(改善)が単なる感想になっていないか、次のサイクルのPlan(計画)にレベルアップして繋げられるのかを考えながら、サイクルを回す必要があります。
PDCAサイクルに代わる概念OODAループとは？
変化の激しい市場や顧客ニーズに対応するため、いま注目されているのがOODA（ウーダ）というフレームワークです。
アクションを実行し、業務を改善するという点はPDCAと共通しますが、大きな違いもあります。
状況に応じたフレキシブルな業務改善ループ、「OODA」ループは以下の記事で詳しく解説しているので、合わせてご覧ください！
関連記事：OODA（ウーダ）ループとは？PDCAに代わる意思決定プロセス解説
おわりに
日々の業務に追われると当初立てた目標をつい忘れがちになり、オペレーションやルーチン作業ばかりに目が奪われてしまいます。
PDCAサイクルを回す事で当初立てた目標に対して、現在の進捗がどうなのか、何が課題なのか、どのようにして課題を解決するのか、といったことを常に考えるようになります。
初めは小さなサイクル、小さな改善でも構いませんので今回ご紹介した内容を参考にして、まずPDCAサイクルを回してみる事をお勧めします。
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