業務効率化とは？手法5つと成功事例、おすすめツールを紹介

あなたの会社でも「業務の見直しをしよう」「業務効率を上げていこう」という話が定期的に出るのではないでしょうか？

業務の見直しや業務改善の話が出る割には、改善して効果を実感できたことは、少ないかもしれません。

そこで今回の記事では、きちんと効果の出る業務の見直し方法と業務効率化の具体的な事例を5つ紹介します。

業務の見直しをすることで、まずコスト削減ができ、業務効率・能率アップも期待できます。

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そうなると、社員のモチベーションが上がります。

更には、会社の業績アップに繋がるといった具合に、どんどん相乗効果が生まれていきます。

「どうせ元通りになってしまうから」「うちの社員は変えたがらない」･･･なんて諦めてしまうのは、もったいないです！

やり方さえわかれば、業務改善、業務の効率化は決して難しいことではありません。

ぜひ一度、試してみてください。

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業務効率化とは？

業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための手法です。

業務の効率化を図ることで時間的・経済的なコストを削減し、業務の生産性を向上させ、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。

業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは以下のような状態のことを意味します。

• 業務のムリ：業務量が膨大で処理しきれないような負荷がかかっている状態
• 業務のムダ：業務を完結させるまでのプロセスが多い、など必要以上に時間がかかっている状態
• 業務のムラ：チームによって業務の偏りが発生している状態、時期によって業務量がかなり異なる状態

尚、以下の記事では業務効率（仕事の効率）を上げる方法をチェック診断付きで解説しています。
【関連記事】：仕事の効率を上げる7つの方法とコツ【チェック診断付き】

業務効率化と生産性向上との違い

業務効率化と同じような言葉に「生産性向上」があります。

生産性の向上＝業務を効率化することだと考えている、ビジネスパーソンも多いのではないでしょうか？

ですが、生産性生産性向上と業務効率化には違いがあります。

業務効率化は生産性を向上させるための「手段」であり、業務効率化することで生産性が向上するという「結果」につながるわけです

生産性とは、各手段（インプット）に対してどのくらいの成果（アウトプット）が出たのか？を計る指標とも言えるでしょう。

関連記事：生産性向上とは？取り組み内容・生産性指標や分析手法を解説

業務効率化のメリット

「業務効率化はやった方がいい！」ということは言わずもがなですが、業務効率化によって、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？

業務効率化によるメリットには以下のようなものがあります。

• 生産性アップとコスト削減により、「利益率が上昇」
• 業務時間を短縮させることで時間に余裕ができ、「時間的なコストが削減できる」
• 生産性の向上により、新たな業務機会も増え、「利益率がアップする」
• 給与や福利厚生、待遇の向上により「従業員のモチベが上がり離職率が下がる」

一番に想起されるメリットは「時間的なコストが削減できる」ことです。

以前は1時間かけてやっていたものが30分でできるようになれば、仕事のスピードが上がり、その他の業務を行うこともできます。

その1時間かけていた業務が「作業」だったのであれば、よりビジネスに直結する重要な施策を打てるかもしれません。

業務効率化を推進していくことで、結果的にスタッフの業務上の成長にもつながりますし、結果的にビジネス全体の成長にも繋がってくるわけです。

業務効率化の4つの手法

では次に、業務効率化をどう進めていけばいいのか？について見ていきましょう。

大きなステップとしては、

• 現状の把握
• 課題の洗い出し・優先順位付け
• スケジュール・計画を立てる
• 業務効率化の効果検証

の4つのステップで進めていきます。それぞれ見ていきましょう。

1. 現状の把握

業務効率化に限った話ではありませんが、何らかの課題解決をする場合は、まず現状把握からスタートしなければなりません。

なぜなら、現状がわかっていないまま改善策を打とうと思っても、その改善策が的確な策かどうか分からないからです。

誰がどのような業務を行っていて、業務を行うのにどの程度の時間・工数がかかっているのか可視化するところからスタートしましょう。

2. 課題の洗い出し・優先度付け

現状が把握できたら、その中から課題となっているものを洗い出し、優先順位をつけていきましょう。

仮に100個の課題が出てきたとして、手当たり次第に取り掛かろうと思っても、それは現実的ではありません。

かえって業務効率が悪くなるだけです。

「現状の課題を解決すると、最も効率の上がりそうなもの」から順に手を打っていくと、改善のインパクトも大きくなるでしょう。

そのためには、課題の優先順位付けが必要になります。

ただし、課題解決の難易度も含めて考えていかないと、効率化が前に進まずに挫折をしてしまうケースもあります。

課題を解決した時のインパクトが大きく、難易度が高くないものがあれば高い優先度で改善を進めていきましょう。

3. スケジュール・計画立て

課題の優先順位をつけることができたら、いつまでに時間や工数を削減するのか？を明確にします。

特にいつまでに既存業務の効率化を図るのか？を明確にしておかなければ、課題が解決されないままになりかねません。

業務効率化にいつから取り組むのか？いつまでに効率化を図るのか？実現に向けて無理のない範囲で最適なスケジュールを立てましょう。

関連記事：スケジュールの作成・管理方法-3つのポイント紹介

4. 業務効率化の効果検証

最後に、しっかりと業務効率化の効果検証を行いましょう。

業務効率化に向けた施策を進めていったつもりでも、思ったほど改善につながっていなかった・・・というケースもあるでしょう。

結果的にどのような効果があったのか？を評価・検証し、次の施策に活かしながら、以降もしっかりとPDCAを回していくことが重要です。

関連記事：効率的にPDCAサイクルを回す3つのコツを紹介

業務効率化の5つの手法・アイデア

「業務を見直す」というのは、今やっている業務が成果に繋がるものなのか、本当に必要なものなのかを再検討することです。

もちろん、検討して終わり、では意味がありません。

検討後に「その業務をどうするのか」を考える必要があります。

そこで、業務効率を向上させるための手法やアイデアについて、これから見ていきましょう。

業務改善の手順・方法についてはこちらの記事でも解説しています。

【関連記事】：

• 業務改善とは？改善の手順とおすすめツール11選
• 営業の業務改善の3つの方法 | 営業効率化の事例を紹介

1. まずは業務フローを把握する

業務を見直して効率化する前段階として必ず、今の業務の流れを把握しておくことが重要です。

というのも、現在の業務の非効率な点、すなわちボトルネックを見つけることが業務の改善や業務効率化に繋がるからです。

具体的には、以下のことを行うのが良いでしょう。

• 担当者へのヒアリング
• ツールの整理
• 業務フロー図・マニュアルの作成 など

この工程をないがしろにすると、改善施策の抜け漏れや変更後に思いもよらぬデメリットが発生する原因になります。

2.業務の優先順位を付ける

次に業務の優先順位を付けましょう。ファーストステップで業務フローを考えたとしても、優先順位を考えると、フローが変わるかもしれません。

優先順位が低い業務よりも高い業務から着手した方が、業務効率を高めるためのインパクトは大きくなります。

業務の優先順位を付けることが最も重要で、すべての業務効率化施策の基本となるプロセスと言えるでしょう。

3. 不必要な業務をやめる

これまでの業務の流れや優先順位を確認したら、早速具体的に業務の効率化方法について考えていきます。まず考えるべきは、「不要な業務をやめる」ということです。

このあと、「業務の仕組みを改善する」「ツールや外部の力を借りる」というプロセスもご紹介しますが、もし不要な業務があるならば、それは仕組みやツールでどうにかするよりもやめてしまったほうがいいでしょう。

具体的には以下の２つを行うのがおすすめです。

重複しているものをまとめる

すでに業務の流れを把握している人の中には、「この業務とこの業務は同じものだな」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は知らず知らずのうちに、重複した業務を行ってしまっているということはあります。

こういった業務を見つけた場合は、積極的に削って業務の効率化を心掛けていきましょう。

業務時間を短縮してみる

「業務時間を短縮してみる」というのは、手法というより１つのアイデアといえるでしょう。業務時間を短縮してみると、いつも通りに仕事をしているときより短い時間でその日の業務を終わらせなければなりません。すると、優先度の高くない業務にはきっと手を付けませんよね。

ここで手を付けなかった業務は、もしかすると本当は必要のない業務なのかもしれません。ならば、思い切ってやめてみてしまっても恐らく問題はありませんよね。

このように、業務時間を短縮することで不必要な業務をあぶりだすこともできます。ぜひ一度やってみてください。

4. 業務の仕組みを改善する

不必要な業務を削ったら、次は業務の仕組みを改善できないか考えてみましょう。ツールや外部の力を借りずとも、思いのほか仕組みの変更だけで業務効率化はある程度できてしまいます。今回ご紹介するのは以下の２つです。

組織体制を変更する

「組織体制の変更」は業務の効率化を行う上で非常に有効です。例えば、営業を「インサイドセールス」と「フィールドセールス」に分けるということが挙げられます。

基本的に内勤で働くインサイドセールスと、外出も多いフィールドセールスに役割を分担すれば、無駄なロスタイムを減らせますし、それぞれのスキルを尖らせることもできるでしょう。すると、業務の効率化だけでなく、営業成果の最大化にも繋げることができますよね。

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物理的な職場環境を変える

物理的な職場環境を変えるのも非常に重要です。

例えば、「通路には所狭しと荷物が置かれていて、どこに何が格納されているのかもわからない、広いオフィスなのにプリンタが1台しかない・・・」という状況であれば、資料は探しづらいですし、プリンターを使うのにいちいち時間がかかりすぎてしまいますよね。

社員の導線を考えて、動きやすく、居心地のいい（窮屈でない）レイアウトに変更することで、業務の効率がぐんと上がりますよ。

5. ツールや外部の力を借りる

「業務の仕組みを変えればある程度効率化できる」とはいっても、さすがにツール導入・外注の強力な力には敵いません。やはり、多少の予算をかけてもテクノロジーや外部の力を借りるのがもっとも即効性のある手段になるでしょう。

具体的には以下になります。

システムやツールで業務を自動化・短縮する

外注を考える前に、まずはツールの導入を考えるのがおすすめです。というのも、人件費は高いですから、外注したほうが多く予算がかかってしまう場合が多いのです。

ツールを選ぶ際は、それぞれの職種・業務に合ったものを使用しましょう。

営業の業務の効率化ならSFA（営業支援ツール）、マーケティングの業務の効率化ならMA（マーケティングオートメーション）などがあります。

▽こちらの記事では、活用シーン別に営業効率化ツールをご紹介しています。あわせてご覧ください。

【関連記事】営業効率化ツールおすすめ8選|営業ツールを用途別に紹介

外注する

ほとんど最後の手段ではありますが、外注も有効な業務効率化の手法でしょう。

単純な入力業務や動画編集などであれば、クラウドソーシングサービスに出すこともできますし、営業やマーケティングの専門的な業務であれば、それぞれ営業代行会社やマーケティングコンサル会社に発注するのも有効です。

中には、自社の社員がやるよりもスピーディーに良い成果が出せる場合もあるでしょう。

【関連記事】営業代行会社・営業アウトソーシングサービス比較13選！料金・特徴を解説

業務効率化を進める上での4つのポイント

多くの場合は生産性の向上などにつながる業務効率化ですが、やり方を間違えると意外な落とし穴も・・・。発生しがちな問題や注意点を確認し、確実なやり方を目指していきましょう。

①予期せぬデメリットの発生に注意する

ある業務が、特定の成果だけではなく一見すると関係のなさそうなことがらに影響を与えていることがあります。

場合によっては売上や利益、顧客の信用など、重大な指標の悪化につながります。 影響する範囲を網羅的に把握してから実行へと移しましょう。

②従業員への定着度を確かめる

新しいルール、新しいツールを導入したとしても従業員に定着しなくてはなんの意味もありません。

ルールを導入する際にはルールが守れればインセンティブをつけるといった工夫や、使いやすいUIのツールの導入が必要となります。

③成果検証を行う

新しい手法やツールを導入しただけで満足してしまって、成果検証がないがしろにされてしまうことは往々にしてあります。

しかし、これほどもったいないことはありません。さらなる効率化のために何をすればいいのか、新しい手法がかえって業務のフローを邪魔してはいないか、常に成果検証を行う必要があります。

④手段が目的化するのを防ぐ

業務効率化のためにツールを導入するのに、ツールを導入すること自体が目的になってしまう……。

これがありがちな手段の目的か。目的を明文化して常に見返すことでこういった問題を解決することができます。

業務効率化に役立つ7種のツール・システム

それではここから、業務効率化に便利なツールの紹介をしていきます。

1. クラウドストレージサービス

代表的なものにGoogleDriveやDropBoxなどがあります。

クラウド上にファイルをアップロードすることで、任意のメンバーに対してクラウドを経由したファイル共有が可能です。

メールやUSBを使ったファイル共有と比べて、簡単に、大容量のデータを、安全に、共有することが可能です。

PPAP（パスワード付きzipファイル送信）の廃止に向けて、注目されています。

2. ビジネスチャットツール

社内の円滑なコミュニケーションを推し進めてくれるのがこのビジネスチャットツール。Slackなどが有名でしょう。

リモートワークが盛んになり、会社への帰属意識が薄れがちであったり、社員とのコミュニケーション不足になりがちな今、ビジネスチャットツールの必要性はますます高まっています。

チャットツールで社員のコミュニケーションを文として残しておくと、のちのち確認したいことがあるときにも素早く確認・行動することができ、無駄を省くことができます。

【関連記事】ビジネスチャットツールおすすめ11選！失敗しない選び方を解説

3. メモ・ドキュメント管理

Notionなどの台頭で注目されるメモ・ドキュメント管理は会社の共有事項を可視化するためにも重要です。

ある社員が持っている情報をある社員のものだけにしておくのではなく、みんなのものにできるのがその魅力。

もちろん公開範囲の設定などもできるので、自分だけのちょっとしたメモを保存しておくこともできます。使いやすいUIのものが多く、気軽に利用できる点が便利です。

4. タスク管理ツール

タスク管理やプロジェクト管理を行うことができるツールを導入するのも業務改善に大きないい影響を与えます。

それぞれの仕事が可視化され、自分自身のTo Doリストができることで、業務がやりやすくなります。

タスク管理ツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【関連記事】：タスク管理(ToDo管理)ツールおすすめ12選【2022年最新版】

5. 営業管理/顧客管理ツール

営業管理をエクセルでしてはいませんか？　

営業管理をエクセルですると余計な手間がかかってしまいがちです。

【関連記事】なぜ脱エクセルが必要なのか？Excel以外のツール活用のメリットを解説！

SFA/CRMなどを導入すれば、データを入力するだけでグラフを作ってくれたり、分析を行ってくれたりと簡単に営業管理ができるようになります。

例えば、弊社のSFA・Sensesはこのようなグラフを作ってくれてボトルネックの特定が容易に。 

▶▶【無料PDF】自社にぴったりのSFA/CRMが見つかる分類チャートはこちらから

6. マーケティングオートメーション

マーケティングにおける情報を管理するために必要なマーケティングオートメーション。

Marketoなどが有名ですが、これも業務改善には欠かせません。マーケティングに必要なデータを一つにまとめることができ、データをあちこちから探す必要はもう無くなります。

また、SFAといった他のツールとも連携して利用することができ、ツールを組み合わせて使うことで新たな相乗効果も生まれます。

【関連記事】：MA（マーケティングオートメーション）とは？意味や導入メリット・おすすめのツールを紹介

7. RPA

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略であり、業務プロセスをロボットによって自動化することでさまざまな業務を効率化できます。

人の手で行ってきた業務を人間に代わって、AI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組みです。

単純作業だけでなく、高度な業務を自動化することも可能なので、業務効率化のインパクトは非常に大きいと言えるでしょう。

営業業務効率化の成功事例

業務に無駄な時間が多いといわれる営業活動。実は労働時間の1/3程度しか顧客折衝などいわゆる「営業活動」に費やせていないのです。

そんな時に役に立つのがSFA（営業支援ツール）です。

例えばクラウド営業支援ツールのSenses（センシーズ）を導入することで、各フェーズで営業が何をすべきかが明確になるので、営業の動き方の標準化に繋がります。

また、どの段階にどれくらいの金額の案件が積み上がっているのかが把握できるようになるので、見込みの精度も上がります。

【関連記事】：SFAとは？CRM・MAとの違いは？意味・役割・主な機能を徹底解説

上記が案件をカード形式で表示させる機能です。これを見ることで今どのフェーズにどれくらいの案件が積み上がっているのかが一目瞭然です。

マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると受注率を高められるでしょう。

• 停滞している案件はないか（Sensesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます）
• 担当案件に偏りはないか
• 契約金額や予定日は正確か
• ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か

更に蓄積されたデータから以下のようなダッシュボードが生成されます。わざわざ営業会議のために資料を用意する必要がなく、メンバー全員が同じフォーマットで状況を確認することができるようになります。

関連記事：ダッシュボードとは？意味・活用方法の解説とツール13選

このようにツールをうまく活用していくことで業務効率を高めていくことができます。

導入の効果としてコストが30％下がり、売上が39％向上したという例もあります。

上記のようにツールを正しく使うことで業務の効率化に成功するのです。

▶︎▶︎今回紹介した営業支援ツールSenses（センシーズ）の概要資料はこちら

さいごに

業務の見直しをするための手法を3つご紹介してきましたが、これは一度やればいい、というものではありません。

繰り返しているうちに形骸化してしまったり、時代と合わなくなってくるものも出てくるでしょう。

また、会社として成長し続けるためには、常に変わり続けなくてはなりません。

そのためには、少しずつでもいいので、継続的に業務の見直しをすることが必要なのです。

まずは、できるところから取り組んでみてください。

続けていくことで、数ヶ月、数年後には、大きな業務改善、組織改革に繋がっていくはずです。