人生において、仕事をしている時間というのは非常に大きい割合を占めます。

自分の大切な時間を使っている仕事なのだから、少しでも効率よく進めて、残業を減らして自分の時間や家族との時間を増やしたり、他の仕事仲間をフォローしたりしたいですよね。

そのような効率の良い仕事の進め方が、昇進に繋がるケースも多くあります。

ところが、自分の仕事の進め方を見つめ直した時に、「自分は効率が悪い」と感じる方も少なくないのではないでしょうか。

また、上司や同僚に「もう少し効率良くやってほしい」などと言われた経験のある人もいるかもしれません。

「自分は仕事の効率が悪い」と感じていても、一つひとつの努力で改善できることもあります。

本記事では、仕事の効率を上げる方法をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

仕事の効率が良い人は効率が悪い人とどう違う?

仕事の効率が良い人が実践している7つの方法とコツ | 効率が悪い人との違い | Senses Lab. | 1

仕事の効率が良い人は、どのように仕事を進めているのでしょうか。

ポイントを押さえながら、仕事の効率が良い人と悪い人の違いを見ていきましょう。

こだわりすぎない

仕事の効率が悪い人の特徴に、「こだわりすぎている」という点が挙げられます。

いわゆる「完璧主義者」ですね。

もちろん、仕事の内容によっては完璧であることが最も大事であるという仕事もあると思います。

しかし、効率良く仕事を進めていくにあたっては、100%の結果を出すことだけにこだわっていては、その仕事を終えるのがどんどん先延ばしになってしまいます。

これでは期日を守れず、「仕事が遅い」という評価にも繋がってしまいます。

その点、効率良く仕事を進めている人は、及第点でその仕事を終わらせるという自分なりの妥協をすることができます。

仕事の全体像を見ている

効率よく仕事を進めている人は、仕事の全体像を見ているので優先順位をつけるのが上手で、計画して仕事を進めることができます。

段取りの優先順位を上手くつけられることで、仕事の効率の良さにも繋がっているのです。

それに対して、効率の悪い人は仕事の優先順位をつけられず、計画性なくその時その時に気が向いた仕事のみを進めてしまいがち。

結果として、仕事が散らかってしまい、自分が何をすべきだったのかもわからなくなってしまうこともあります。

段取りの悪さは集中力を切らしてしまう原因にもなり、更に効率が悪くなってしまうことにも繋がるのです。

仕事に対して目的や目標がある

仕事の効率が良い人は、今、自分がやっている仕事に対して「何のためにやっているのか」「この目標にたどり着くために、今、この仕事をしている」というように、仕事に対しての目的・目標設定ができています。

対して効率が悪い人は、今ある仕事をとりあえずやっているということが多く、ダラダラと時間を使ってしまいがち。

目的や目標があることはモチベーションを維持するためには必要なことで、そのモチベーションこそが効率を上げようとする気持ちにも繋がっているのです。

仕事の効率を上げる7つの方法

仕事の効率が良い人が実践している7つの方法とコツ | 効率が悪い人との違い | Senses Lab. | 2

ここでは、仕事の効率を上げる方法をいくつかご紹介します。

自分の性格や今までの仕事の進め方を見つめ直して、どの方法が良いのか検討してみてください。

すぐに始められることばかりなので、いろいろ試してみて、効果が出るものを探してみるのもおすすめです。

目標を設定する

先ほどの項目でも触れたとおり、仕事の効率を良くするためには目標設定が大事!

明確な目標がある仕事にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を進めることができます。

例えば、「この仕事にかかる時間を○%まで削減する」や「〇〇というスキルを磨く」といった目標になります。

その際、短期目標・中期目標・長期目標といったように3つの指標で目標設定をすることで、日々の目標クリアや1カ月または半年などの目標クリアで効果を感じることができ、モチベーションの維持にも繋がります。

優先順位を決める

これは上の「目標を設定する」にも繋がりますが、目標が見えてくると優先順位もつけやすくなります。

今、抱えている仕事を全て書き出してみて、優先順位をつけてみるのも良いですね。

自分自身のタスクリストを作っておくことで、抱えている仕事が見える化し、一つひとつの優先順位もつけやすくなります。

仕事の重要度や、期日が近いものから優先順位をつけるようにしましょう。

まずは得意な仕事から始める

これは少しワガママではないかと感じる人がいるかもしれませんが、「好きこそものの上手なれ」という言葉もあるように、得意な仕事や好きな仕事は気持ちも乗りやすくパフォーマンスも良くなります。

デスクに座ってすぐに苦手な仕事から始めるのと、得意な仕事を終わらせて気持ちが乗ったあとに苦手な仕事に取り掛かるのとでは、進み方の違いを感じるはずですよ。

整理整頓をする

デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。

常に整理整頓を心掛けることで、仕事の効率化にも効果が期待できます。

また、整理整頓が必要なのはデスク周りだけでなくパソコンの中も。

フォルダを整理して、どの資料をどこに入れたのか把握できるようにしましょう。

時間を区切る

毎日必要となる作業は時間を区切って行うことで、集中できるうえに、他の仕事に回せる時間も増やすことができます。

例えば、“メールチェックは1日3回決まった時間のみにする”とするだけで、他の仕事を中断してメールを返信するという作業がなくなるために仕事に集中でき、効率的に時間を使えます。

仕事を抱えすぎない

仕事を抱えすぎると、どれから手をつけていいのかわからなくなってしまいます。

仕事を抱えすぎて回らない時や、どうしても期日に間に合わない時は、他の人に仕事を振りましょう。

また、キャパシティーを超えそうな時に新しい仕事を頼まれたら、それを断るという勇気も必要です。

システムやツールを有効に使う

情報やスケジュールなどクラウド上で一元管理することで、いちいち電話やメールで連絡する時間を取る必要がなくなります。

パソコンやデスク周りの整理にも繋がりますよね。

また、タスクや自分の顧客が見える化され、優先順位もつけやすくなります。

仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用していることも多いです。

SFAやCRM、グループウェアや名刺管理ツールなど、様々な製品を有効に使うことが仕事の効率化にもなるのです。

すでに社内で導入しているが使いこなせていないという人は、これを機に活用してみてくださいね。

おわりに

仕事の効率は、意識して変えていくことで改善することができるものです。

仕事の効率の良い人と悪い人では違いがありますが、効率の悪い人はその原因の部分を反面教師と捉えられたら、そこを変えるだけでも改善しますよね。

仕事の効率が上がると残業が減って自分も楽になるばかりでなく、人事評価も良くなったり、重要な仕事を任されたりなどのメリットも多くなります。

今回ご紹介した方法は気軽に取り入れられるものばかりなので、ぜひ参考にして始めてみてくださいね。

その他、おすすめ記事