人生において、仕事をしている時間というのは非常に大きな割合を占めます。
自分の大切な時間を使っている仕事だからこそ、少しでも効率化を図り、残業を減らして自分の時間や家族との時間を増やしたり、他の仕事仲間をフォローしたりしたいですよね。
そのような仕事の効率化が、昇進に繋がるケースも多くあります。
ところが、自分の仕事の進め方を見つめ直した時に、「自分は効率が悪い」「仕事の効率化ができていない」と感じる方も少なくないのではないでしょうか。
また、上司や同僚に「もう少し効率良くやってほしい」などと言われた経験のある人もいるかもしれません。
「自分は仕事の効率が悪い」「仕事の効率化ができていない」と感じていても、一つひとつの努力で改善できることもあります。
本記事では、仕事の効率を上げる方法をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
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この記事の内容
効率よく仕事ができる人の特徴
仕事の効率が良い人は、どのように仕事を進めているのでしょうか。
ポイントを押さえながら、仕事の効率が良い人と悪い人の違いを見ていきましょう。
こちらの資料では、優秀なトップセールスが必ず実践している4つの法則を紹介していますので、是非ご確認ください。
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こだわりすぎない
仕事の効率が悪い人の特徴に、「こだわりすぎている」という点が挙げられます。
いわゆる「完璧主義者」ですね。
もちろん、仕事の内容によっては完璧であることが最も大事であるという仕事もあると思います。
しかし、効率良く仕事を進めていくにあたっては、100%の結果を出すことだけにこだわっていては、その仕事を終えるのがどんどん先延ばしになってしまいます。
これでは期日を守れず、「仕事が遅い」という評価にも繋がってしまいます。
その点、効率良く仕事を進めている人は、及第点でその仕事を終わらせるという自分なりの妥協をすることができます。
仕事の全体像を見ている
効率よく仕事を進めている人は、仕事の全体像を見ているので優先順位をつけるのが上手で、計画して仕事を進めることができます。
段取りの優先順位を上手くつけられることで、仕事の効率の良さにも繋がっているのです。
それに対して、効率の悪い人は仕事の優先順位をつけられず、計画性なくその時その時に気が向いた仕事のみを進めてしまいがち。
結果として、仕事が散らかってしまい、自分が何をすべきだったのかもわからなくなってしまうこともあります。
段取りの悪さは集中力を切らしてしまう原因にもなり、更に効率が悪くなってしまうことにも繋がるのです。
仕事の全体の見える化については以下の記事も参考になります。
関連記事：仕事の見える化のメリットとは？｜具体的な進め方や営業の見える化を紹介
仕事に対して目的や目標がある
仕事の効率が良い人は、今、自分がやっている仕事に対して「何のためにやっているのか」「この目標にたどり着くために、今、この仕事をしている」というように、仕事に対しての目的・目標設定ができています。
対して効率が悪い人は、今ある仕事をとりあえずやっているということが多く、ダラダラと時間を使ってしまいがち。
目的や目標があることはモチベーションを維持するためには必要なことで、そのモチベーションこそが効率を上げようとする気持ちにも繋がっているのです。
関連記事：売上目標の正しい立て方とは？売上目標が未達成になる原因と3つの施策
仕事の効率化に必要な7つの方法
ここでは、仕事の効率を上げる方法をいくつかご紹介します。
自分の性格や今までの仕事の進め方を見つめ直して、どの方法が良いのか検討してみてください。
すぐに始められることばかりなので、いろいろ試してみて、効果が出るものを探してみるのもおすすめです。
尚、仕事の効率化手法についてこちらの記事内でも詳しく解説しています。
関連記事：業務効率化の手法4つと成功事例、おすすめツール紹介
1.目標を設定する
先ほどの項目でも触れたとおり、仕事の効率を良くするためには目標設定が大事！
明確な目標がある仕事にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を進めることができます。
例えば、「この仕事にかかる時間を○%まで削減する」や「〇〇というスキルを磨く」といった目標になります。
その際、短期・中期・長期の3つの指標で目標設定をすることで、日々の目標クリアや1カ月または半年などの目標クリアで効果を感じることができ、モチベーションの維持にも繋がります。
日々の業務目標であるKPIについては以下の記事も参考になります。
2.優先順位を決める
これは上の「目標を設定する」にも繋がりますが、目標が見えてくると優先順位もつけやすくなります。
今、抱えている仕事を全て書き出してみて、優先順位をつけてみるのも良いですね。
自分自身のタスクリストを作っておくことで、抱えている仕事が見える化し、一つひとつの優先順位もつけやすくなります。
仕事の重要度や、期日が近いものから優先順位をつけるようにしましょう。
タスク管理についてはツールを用いることも良いでしょう。
3.得意な仕事から始める
これは少しワガママではないかと感じる人がいるかもしれませんが、好きな仕事や得意な仕事から取り組むことで、モチベーションが高まり、パフォーマンスも向上します。
苦手な仕事に取り組む前に、気分が乗った状態で得意な仕事を終わらせることで、全体的な進捗にポジティブな影響を与えます。
4.整理整頓をする
デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。
常に整理整頓を心掛けることで、仕事の効率化にも効果が期待できます。
また、整理整頓が必要なのはデスク周りだけでなくパソコンの中も。
フォルダを整理して、どの資料をどこに入れたのか把握できるようにしましょう。
5.時間を区切る
毎日必要となる作業は時間を区切って行うことで、集中できるうえに、他の仕事に回せる時間も増やすことができます。
例えば、「メールチェックは1日3回決まった時間のみにする」とするだけで、他の仕事を中断してメールを返信するという作業がなくなるために仕事に集中でき、効率的に時間を使えます。
6.仕事を抱えすぎない
仕事を抱えすぎると、どれから手をつけていいのかわからなくなってしまいます。
仕事を抱えすぎて回らない時や、どうしても期日に間に合わない時は、他の人に仕事を振りましょう。
また、キャパシティーを超えそうな時に新しい仕事を頼まれたら、それを断るという勇気も必要です。
7.システムやツールを有効に使う
情報やスケジュールなどクラウド上で一元管理することで、いちいち電話やメールで連絡する時間を取る必要がなくなります。
パソコンやデスク周りの整理にも繋がりますよね。
また、タスクや自分の顧客が見える化され、優先順位もつけやすくなります。
仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用していることも多いです。
MAやSFAやCRM、グループウェアや名刺管理ツールなど、様々な製品を有効に使うことが仕事の効率化にもなるのです。
SFAは導入しているけれど、もっと効率化を図りたい、という方はこちらの資料をご参考ください。
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関連記事：
例えば、SFA/CRM・営業支援システムのMazrica Salesには「案件ボード」と呼ばれるページがあります。このページでは、案件進捗や内容が一目で直感的に把握できます。
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案件ボードは、動きのない場合は「青→黄→赤と色」が変わっていく仕組みが導入されており、これにより案件の進捗状況を視覚的に確認しやすくなっています。この機能により、案件の漏れを防ぐことができます。
エクセルなどで管理していては案件ごとの情報が見辛く、効率化できているとは言い難いこともあるので、ぜひ一度自社に合ったツールを検討してみることが大事です。
ツールの例はこちらの記事を参考にしてください。
参考記事 ：
仕事効率チェック診断
仕事効率診断で、あなたを３つのタイプに分類しましょう。
自分がどのタイプなのかを把握することによって、効率よく仕事をこなしていくにはどうすれば良いのか、対策が出来ます。
→７つ以上当てはまったあなたは、 【完璧主義タイプ】
常に100%のものでないと満足できない性格なため、確認作業や編集に時間がかかり過ぎていませんか？
「この仕事は◯時までに終わらせる」など目安を決めて取り組みましょう。
失敗が怖い気持ちはわかりますが、及第点の段階で一度誰かに確認してもらった方が、短時間でより良いアイディアになります。
→４〜６つ当てはまったあなたは、【気にし過ぎタイプ】
自分の仕事の出来に自信が持てないため、人の評価に依存して苦しくなっていませんか？
自信がない原因は隠さずに、わからないところは早めに質問して解決していきましょう。
→１〜３つ当てはまったあなたは、【気を遣ってしまうタイプ】
人のことを考え過ぎて自分の行動に制限をかけてしまっていませんか？
勿論人のことを考えるのは大切ですが、考えすぎると決断に時間がかかってしまいます。客観的な視点を常に持ち合わせながら冷静に判断していきましょう。
確認を入念にすること、人のことを考えることなどは本来なら長所になるポイントです。ただ過剰にやりすぎると、仕事を効率的に行う際の弊害になってしまいます。あなたの長所を短所にしないために、今から解説する仕事の効率をあげるポイントを意識して、改善していきましょう。
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おわりに
仕事の効率は、意識して変えていくことで改善することができるものです。
仕事の効率の良い人と悪い人では違いがありますが、効率の悪い人はその原因の部分を反面教師と捉えられたら、そこを変えるだけでも改善しますよね。
仕事の効率が上がると残業が減って自分も楽になるばかりでなく、人事評価も良くなったり、重要な仕事を任されたりなどのメリットも多くなります。
今回ご紹介した方法は気軽に取り入れられるものばかりなので、ぜひ参考にして始めてみてくださいね。
営業効率化ツール7選
もっと顧客と向き合うことができれば、より多くの成果をあげることができるのに、と感じたことはありませんか？ データ入力やスケジュール管理など、営業活動以外の仕事に費やしている時間を減らすことができれば、顧客との接点をつくったり、提案を練ったりすることに時間を使うことができるのです。 本ebookでは、営業が営業活動により集中するために、営業の仕事を効率化するのにオススメのツールを紹介します。無料のツールもいくつか紹介しているので、今日からすぐに効率化に挑戦することができますよ。
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