こんにちは!ライターの宮本です。
今回は、営業の生産性を向上させる方法について、ご紹介したいと思います。

ところで「生産性」という言葉について、みなさんはきちんと理解していますか?
生産性とは、あるモノをつくるにあたり、生産諸要素がどれだけ効果的に使われたかということを意味していて、以下の方程式で表されます。

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これを営業の仕事に当てはめてみると、あるモノをつくる=「売上を達成する」にあたり、生産諸要素=「時間やコストがどれだけ効果的に使われたかを測るもの」という感じになります。

それでは、生産性を向上させるためにはどうしたらいいのか、また具体的にどんなやり方があるのかをご紹介していきます。

 

なぜ、生産性を向上させなければならないのか?

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「生産性を向上させましょう」というと、「これ以上は無理」「十分に改善している」といった反応をする人(会社)もいますが、果たして本当にそうでしょうか?

みなさんもご存知かと思いますが、日本の労働生産性はOECD加盟35ヶ国中で22位とかなり低い状態です。
年間の総労働時間が近しいアメリカ(121,187ドル/1,276万円)と比較してみると、6割程度(74,315ドル/783万円)の水準でしかありません。
自分はできていると思っていても、まだまだ改善する余地はあるということです。

もっと身近なことに目を向けてみると、ライバル(競合)に勝つにも生産性を高めることが有効です。
年間の労働日数・営業時間は、どの会社もほぼ同じで、商品やサービスにも大きな優位性がない。
つまり多くの企業が労働時間や商品・サービスでは、ライバル企業と「差」をつけることができない状態だと言えます。
そこから抜きん出て売上を上げていくには、時間やコストを効果的に使い、生産性を高めることが必要だというわけです。

 

営業生産性を向上させる方法

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生産性を向上させるには、大きく分けて2つの方法が考えられます。

①業務にかかる時間を短縮する
これには、「質と量を変えずに(落とさずに)、今までよりも少ない時間でやる」か「質と投下時間を変えずに、今までよりも仕事の処理量を増やす」という2種類があります。

たとえば、提案書の作成に2時間かけていたのを1時間に短縮したり、1時間で20件しかテレアポできなかったのを30件できるようになれば、空いた時間をほかの業務に当てたり、残業をしなくて済むようになります。

②意味のある仕事をする
Salesforceが調査した「ある営業マンの1日」によると、データ入力やカレンダー処理、アカウント管理など、営業以外の仕事に費やしている時間は全体の64%を占めるそうです。
ですが、注力すべきなのは顧客との接点をつくることや、実際に会うといった営業本来の業務です。
そのためには、PDCAをしっかりと回して、営業以外の仕事の中で効果のない仕事を捨てる、もしくは減らす必要があります。

生産性を向上させるための方向性はおわかりいただけましたでしょうか。
それでは次項から具体的な方法を4つ、説明していきたいと思います。

 

1. 自分の時間を管理する

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経営の神様ともいわれるドラッカーは、著書『経営者の条件』の中で「生産性を上げて成果を出すために”身につけておくべき習慣的な能力“」として5つの事柄を挙げています。
その中の一番目の教えでは「私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。」と言っています。

つまり、まずは「自分の時間が何に取られているかを知ることが始めるべきだ」というのです。

すべての仕事を全力で時間をかけて取り組んでいては、いくら時間があっても足りません。
だからこそ、何に時間を使っているのかを知り、さらにそこから、成果に繋がる効果の高い仕事だけを抽出することが大事だというわけです。

方法は、以下のステップを試してみてください。

▼STEP.1:業務+業務にかかった時間をメモする
スケジュール帳やパソコン・スマホのカレンダー機能を使うと、時間の把握がしやすいです。

▼STEP.2:1週間後、効果検証をする
その業務がKPI(アポ数や顧客訪問数、売上)にどれだけ貢献したのかを検証します。

▼STEP.3:検証結果をもとに仕事を振り分ける
効果のあった仕事と効果のなかった仕事に振り分け、翌週からは効果のあった仕事のみを行います。

なお、STEP.2とSTEP.3を繰り返し行うことによって、効果の高い仕事だけが残り、限られた時間の中で成果(=売上)に繋げることができるようになります。

 

2. 同僚から見習う

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剣道や茶道の修行では、「守破離(しゅはり)」という段階を踏んでいきます。
まずは師の教えや型を忠実に身につけ、次に他のいいものも取り入れ発展させ、最後にやっと自分独自の新しいものが生み出せるようになる。つまり、いきなり自分だけの力でやろうとするのは難しいということです。

営業の仕事もこれと同じです。
生産性の高い仕事ができている先輩や同僚の資料や見積もり、案件の管理方法などを見習って、自分も同じようにやってみる。もちろん、誰か一人に限定する必要はありません。いろんな人のすごいところを、いいとこ取りしていくイメージでやってみてください。

また、こうした知識やノウハウをみんなで共有することで、組織全体の生産性も改善させることができます。

 

3. ツールを導入する

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案件を管理するのに、ExcelやTrelloのようなプロジェクト管理ツール(誰が、いつ、何をするかを管理できるツール)を使っているところも多いと思います。
使い勝手がいい、可視化できるなど、それぞれメリットはありますが、どのツールも「入力作業に(精神的なものも含めた)時間や負担がかかる」というデメリットがあります。

これを解消できるのが、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム、営業支援ツール)です。
顧客や案件の進捗など営業に関する情報を記録、管理できるツールで、報告作業などがなくなり、入力負荷を軽減させることができます。

マネジメントツールとしてはもちろん、ナレッジの共有や分析など、さまざまなメリットのあるSFAですが、使いこなさなければ無用の長物になってしまいます。
使いこなせなくなってしまう原因としては、入力が項目が多いことや、操作性が悪い、何の役に立つかがわかりにくい、機能が複雑すぎる、といったことが考えられます。

こうならないようにするためには、事前に現場の営業担当者にヒアリングをした上で、①シンプルな機能、②スムーズな操作ができる、③入力が自動化されている、という点を指標としてSFAを選ぶことが必要です。
また、導入後には、どんな効果があるのか、生産性向上に役立つのか、という説明もしっかりと行うことで、「やらされてる感」を減らすことができます。

 

SFAの導入成功事例

PR Table ✕ Senses


企業が持つストーリーをステークホルダーに伝えることができるプラットフォームPR Tableを提供するPR Tableでは、コンテンツ作成の代行も行っており、ここが営業の担当業務となります。

最初の営業のヨミ管理から、受注金額の管理、コンテンツ作成の進行管理、さらに売上や入金、出金といった財務管理を一貫して管理したいと考えていたものの、ヨミ管理をExcelやスプレッドシートで管理していたため、共有漏れやヨミ漏れが発生してしまうという課題がありました。

管理者ではなく、ユーザーが使いやすいUI/UXで更新しやすいということが決め手となり、Sensesを導入。入力時間が大幅に削減された上に、ヨミ漏れをなくしたいという当初の目的も達成。また、管理や作業の代わりに分析やNext Actionを考える時間をつくれたことで、売上アップを実現したそうです。

 

スマートキャンプ ✕ Senses

商品を売りたいと思っている人と買いたいと思っている人をWEB上でビジネスマッチングするBoxil(ボクシル)を運営するスマートキャンプでは、営業はマネジメント1人、メンバー2人の合計3名で、紹介とインバウンドを中心に行っています。
営業人数やアタックする企業数が増え、「誰が」「どこに」訪問しているかが管理できなくなりつつあることに、課題を感じていました。

Sensesの導入の決め手は、メールの内容が自動的にログに残せること。最初からG Suiteと同期可能をスタンダードにしたというところが、1番のメリットだったといいます。
導入した結果、1件あたり10分かかっていた報告業務がなくなり、30%もの作業時間削減に繋がったとのことです。

 

4. 営業プロセスの改善をする

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顧客リスト獲得から、アプローチ、提案、交渉、見積り価格の提示、クロージング、アフターフォローに至るプロセスのすべてを洗い出し、そこから課題を見つけ、改善策を講じていきます。

この手法を使う場合は、外部のコンサルタントが入ることが多いため、社内では気づかなかった課題や問題点が見つかりやすいのが特徴です。
営業ノウハウや進捗状況を一元的に管理できることで無駄な作業時間を減らせるというメリットがある一方、やり方に慣れるまでに時間がかかってしまうことがデメリットになる可能性があります。

 

プロセス改善の導入成功事例

国分グループ ✕ G Suite

国分は、グループ企業41社、従業員約5,000名が在籍する、食品の総合問屋です。
2012年当時はオンプレミス型の電子メールを使用していましたが、3日経過すると自動的にメールが消えてしまうため社員が各自で保存するしかない、カレンダー機能で会議を予約しても、手動でメールを送らなければいけないといった工数が発生していました。

Gmailが世界標準であることと、世界最速の検索機能を装備しコストパフォーマンスにも優れていることが決め手となり、G Suteを導入。
資料を複数人数が同時に確認・更新できることで無駄な待ち時間を削減できたことで、営業力の強化とスピード経営という目標に大きく一歩、近づくことができたそうです。

 

まとめ

どうして生産性を向上させるべきなのか、そして、向上させる方法について説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

4つの方法のうち、2つ〜3つを組み合わせることで効果が出やすくなりますので、ぜひSFAなどのツール導入も検討してみてください。
ちなみにSFAであれば、下記のバナーからSensesの無料トライアル申込が可能ですので、お気軽にお申込みください!

 

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