「営業会議が意味を成していない」「もっと効果的にしたい」と感じていませんか？
進捗報告に終始したり、会議内容が営業活動に活かされなかったりすることで、「営業会議は時間の無駄」と思う人もいるでしょう。
しかし、効果的な営業会議は営業成果を大きく向上させる可能性があります。成果が上がれば、インセンティブ増加のチャンスにもつながります。
本記事では、営業会議の目的や役割から効率的な進め方、無駄を省くためのポイントなどを解説します。営業会議の改善の参考にしてみてください。
営業会議とは？
営業会議とは、営業担当者や営業マネージャーが日々の営業活動を振り返り、営業活動を組織内で共有、改善する場です。
通常、週次や月次で定期的に開催され、営業活動の進捗や実績、見込みを営業チーム全体で共有します。さらに、チーム全体の方向性や目標も設定されます。
まず初めに、営業会議の目的や役割について理解を深めるため、その概要を解説します。
営業会議の目的
営業会議の目的を一言で言うと「目標達成のために営業活動を改善すること」です。日々の営業活動には多くの問題や課題が発生しますが、それぞれの重要度や難易度、深刻度は異なります。
営業担当者が個人で解決できるものもあれば、先輩や上司の助言が必要なものもあります。このような課題が生じた際に、営業会議が重要な役割を果たします。
営業会議の役割
次に、営業会議が担う役割について解説します。
情報を共有する
営業担当者それぞれが異なる得意分野やスキルを持っているため、営業会議ではチーム全体で情報や知識を共有する役割があります。
特に、成功事例と失敗事例の共有は重要です。トラブルが発生した際の対処法や対策を参考にできるほか、チーム全体でノウハウを共有することで営業力の向上につながります。
目的を共有する
近年、営業担当者個人の力に依存する「営業の属人化」を避けるため、チーム営業にシフトする企業が増えています。チームで営業を行う場合、営業会議は売上の最終目標や中間目標を再確認する場として活用されます。
目標から進捗状況が大きく乖離している場合、現在の活動内容を見直し、軌道修正する必要があります。現状を把握し、共有することで、今後の動きや課題について考えるきっかけとなります。
最終目標を意識せずに営業活動に取り組むと、営業成績は低下しやすくなります
定期的に営業会議を開くことで、チーム全体で目標を再認識し、組織、チーム、そして個人として取り組むべき内容について考える機会が得られます。
関連記事：営業の属人化はなぜ起こる？4つの原因と7つの解決方法
営業組織の結束を高める
営業会議には営業パーソンの一体感を増強する役割もあります。
営業担当者は基本的に個人で活動することが多く、悩みや課題を一人で抱え込みやすい職種です。そのため、定期的に営業会議を開催し、チーム全体で対面する機会を設けることが重要です。
互いに顔を合わせて意見交換や情報交換を行うことで、士気が高まり、モチベーションも向上します。また、共通の目標や認識を統一することで、組織やチームの一員としての意識が芽生え、一体感が生まれます。
効果的な営業会議の議題例
では、効果的な営業会議の議題はどんなものがあるのでしょうか。
ここでは、営業会議の議題例として話し合った方がよい3つの議題をお伝えします。
いずれも、日々の営業活動に大きく影響するものなので、ぜひあなたの会社の営業会議に取り入れてみてください。
①営業目標や戦略の共有
一般的な営業部門では、個々の営業担当者が目標を持つだけでなく、チーム全体としての目標も設定されています。
これらの目標を達成するためには、各メンバーが個別に努力するだけでなく、チームとして協力し、戦略的に動くことが求められます。そのため、営業会議を単なる進捗報告の場としてではなく、具体的な戦略を練り、意見を交わしながら最適なアクションプランを立てる機会として活用することが重要です。
また、チーム全体の成果を最大化するためには、自分の担当業務だけに集中するのではなく、他のメンバーの業務内容や課題についても理解を深めることが欠かせません。
お互いの業務状況を把握し、必要に応じてサポートし合うことで、情報共有が活発になり、営業チーム全体の一体感が生まれます。
②営業活動内容の共有と対応
日々の営業活動を議題に挙げることも効果的です。
例えば、「こんな商品の提案をしたら、良い反応が得られた」、「商品のこの部分が問題になっている」など具体的な営業活動と問題点を共有すると、営業パーソン同士の議論が進み効果的な営業会議になります。
問題点や課題を共有したら、その改善策や対応方法について話し合い、再発防止のために共有しましょう。
個人では解決方法がわからない課題に関しても、複数の視点からの検証によって解決のヒントを見出せる可能性があるため、営業会議の場で話し合うことは重要です。
また、顕在化している問題以外にも、どこか問題が起きそうな点はないかを確認することで、今後問題が発生した場合に迅速な対応が取れるようになります。
③事例やノウハウの共有
営業会議を通して、他の営業担当者の知識やスキル、ノウハウを学ぶこともできます。
例えば、セミナーや勉強会で得た知識を社内で共有するために営業会議を開くケースがあります。また、成功事例や実践的なスキルを紹介し合い、チーム全体の営業力を底上げする目的で会議を実施する企業も少なくありません。
こうした場では、一方的な情報提供にとどまらず、メンバー同士の意見交換が重要です。知識やノウハウを共有する側も、他のメンバーからの質問やフィードバックを通じて新たな視点を得ることができ、より実践的な学びが得られます。
結果として、営業チーム全体のスキルアップにつながり、効果的な営業活動が実現できるでしょう。
④今後の営業活動の着地点の予想
今後の営業活動の着地点の予想を決めることも、営業会議の議題として効果的です。
なぜなら、今後の営業活動の着地点を1億円と設定した場合、自ずと今後の営業活動の内容も議題に上がるからです。
なお、今後の営業活動の着地点は数値化できるものが望ましいです。
逆に「営業パーソンがより一層真剣に営業をする」という着地点は数値化できないので、議題にはふさわしくありません。
関連記事：フォーキャストとは？営業における重要性や手順、精度を上げる4つのポイントを解説
営業会議の効率的な進め方
ここからは、営業会議を効率的に進行するための具体的な進め方について解説します。
1. 目的とゴールの明確化
営業会議を効果的に進めるには、最初に会議の目的とゴールを明確にすることが重要です。
方向性が定まっていないと、議論が脱線しやすくなり、成果が出ないまま終わる可能性があります。
例えば、「営業進捗の確認」「新規顧客獲得の戦略立案」「現場の課題解決」など、具体的なテーマを設定し、参加者全員に共有しましょう。
さらに、ゴールを数値や行動に落とし込むことで、議論がより具体的になり、参加者が準備しやすくなります。
目的意識が共有されることで、会議全体の質が向上し、参加者の集中度も高まるでしょう。
2. アジェンダと事前準備
アジェンダの作成と事前準備は、営業会議をスムーズに進めるための基盤です。
会議で扱うトピックと、それぞれに割り当てる時間を具体的に明記したアジェンダを作成し、会議数日前に参加者へ共有しましょう。
また、必要なデータや資料を事前に配布することで、会議中に情報を探す手間を省き、スムーズな進行が可能になります。
適切なメンバーを招集することも重要です。これにより、参加者全員が準備を整えた状態で会議に臨むことができ、意思決定も迅速に行えます。
3. データと進捗の共有
会議中には、営業成績や進捗状況を具体的なデータで共有することが欠かせません。
数字やグラフなど視覚的に理解しやすい形式を使うと、参加者全員が現状を的確に把握し、感覚的な議論を防げます。
CRMツールやダッシュボードを活用して、全員が同じ情報を基に話し合える環境を整えましょう。
また、成功事例の共有も効果的です。他のメンバーの実績や工夫を共有することで、チーム全体のモチベーションが向上し、新たなアイデアが生まれる可能性も高まります。
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4. 課題解決とアクションプラン作成
営業会議の中心的な役割は、現場での課題を解決することにあります。まず、直面している問題を洗い出し、全員で具体的な解決策を議論します。
その際、曖昧な提案ではなく、実行可能な行動レベルに落とし込むことが重要です。
例えば、「顧客訪問を増やす」ではなく「A社への訪問頻度を週1回から2回にする」など、具体的なアクションプランを策定しましょう。
また、誰が・いつまでに・何をするかを明確にし、責任者を決めることで、行動に移しやすくなります。
関連記事：営業アクションプランの書き方とは？目標達成の道筋の立て方
5. 会議後のフォローアップ
会議で得た成果を活かすためには、フォローアップを行うことが不可欠です。まず、議事録を作成し、会議で決定した内容やアクションプランを全員に共有しましょう。
そして、進捗確認のタイミングを設定し、次回会議までに責任者が進展を報告できる仕組みを整えます。
フォローアップを徹底することで、決定事項が確実に実行され、チーム全体の透明性が高まります。結果として、会議の成果が持続し、次回以降の会議の質の向上にもつながります。
営業会議の無駄を省くために意識すべきポイント
営業会議を有効な時間にするためには、いくつか意識すべきポイントがあります。
開催頻度を意識する
営業会議は、実態に合わせて適切な頻度で開催することが重要です。
開催頻度が高すぎると、毎回同じような内容の話し合いになり、効果が薄れます。
一方、会議が長引きすぎたり、議題が多すぎたりする場合は、会議の頻度を高める必要があります。
適切なバランスを見極めることで、効率的な営業会議が実現できます。
役割分担を徹底する
営業会議に参加するメンバーには、明確な役割分担を設けておくことをおすすめします。具体的には、ファシリテーター、タイムキーパー、書記などが該当します。
これらの役割を会議ごとにローテーションさせることで、参加者がより能動的に会議に参加できるようになります。さらに、各メンバーには専門知識や経験を活かして議論に参加し、積極的に意見や提案を出すことを促すことも重要です。
会議後のフォローアップでも、各メンバーに明確な役割と責任を与えることで、効果的な会議の成果を確保できます。
事前に議題・目的を共有しておく
営業会議の議題は会議の遅くとも2日前には、参加メンバーに共有しておきましょう。
会社によっては、営業会議が始まるまで議題を参加メンバーに送らないこともありますが、それではメンバーが議題について考えを深められず、ただ発表資料をなぞるだけの会議になってしまいかねません。
営業会議は、将来的に営業成績を向上させるための施策や方針を話し合う場です。
毎回テーマが異なるかもしれませんが、この基本方針から大きく逸脱しないように議題内容を設定し、事前に周知しましょう。資料が必要な場合は、あらかじめ作成し、事前に共有しておくことも重要です。
より良い意見を引き出すために、営業会議の前から準備をしておきましょう。
議題を厳選する
限られた時間内で営業会議を効率よく終えるためには、議題を慎重に選ぶことが必要です。
すべてを議論しようとせず、重要度に基づいて優先順位をつけ、討議するべき議題に絞りましょう。
また、会議でなくてもメールやチャットで解決できる内容は、議題から外すと効果的です。
資料で理解できる内容は議題にしない
営業会議では、資料を見れば理解できる内容は、会議の議題に含める必要はありません。
資料をその場で読み上げる無駄を避けるため、事前に資料を共有し、議論すべきことや意見交換が必要な内容に焦点を当てて議題を設定しましょう。
次回の会議課題を事前に設定する
会議が終了する前に、次回の会議で扱う課題を決めておくと、次の会議がスムーズに進行します。
営業活動が「点」ではなく「線」として継続するように、会議も同じく連続性を持たせることが重要です。
双方向に話し合いができるようにする
まず大前提として、役職に関係なく、双方向に話し合いができる環境にすることが重要です。
役職が高い人が喋って、部下の人が話を聞くだけになってしまい、議論ができないからです。
役職が高い人が自ら、「みんな遠慮なく発言してほしい」と一言だけでもかけておきましょう。
営業会議を通して、部下をイエスマンではなく、意見が出せるビジネスマンに育てることも上司の重要な仕事です。
そのほかにも「最近出会った面白いお客様」を共有するなどして、最初にアイスブレイクをすると発言や議論がしやすい営業会議となります。
関連記事：営業の部下育成術｜たった二つのアプローチ方法で確実に伸ばす
プロジェクターを使って議論の場にする
配られた資料をひたすら読み上げるだけの営業会議は効率が悪いです。
なぜなら、わざわざ営業パーソンを集めた意味がなくなってしまうからです。
集まった営業パーソンが手元の資料とにらめっこして、「どうせ資料に書いてあることを読んでいるだけだから、聞かなくてもよい」と思ってしまうかもしれません。
聞き手が資料に釘付けにならないように、資料は必要最低限にし、プロジェクターを使って、参加者同士の議論の場にした方が良いでしょう。
会議そのものを目的化しない
会議を開くこと自体が目的にならないよう注意しましょう。
定例の営業会議でも、話し合うべき事項がない場合や会議の必要性が薄い場合には、開催を見送ることも検討すべきです。
集まることが目的化すると、時間の無駄になりかねません。
営業会議での決定事項の実践を徹底する
効果的な営業会議のポイントは、営業活動で決まったことをその後の営業活動で実践できるかどうかです。
例えば、営業会議で、「お客様が成約した瞬間に他にご紹介をいただけないか尋ねる」ということが営業会議で決まったとします。
しかし、営業パーソンがこの紹介の依頼を実践しなかったら、せっかくの営業会議は無駄なものになってしまいます。
どうしても決まったことを実践することに抵抗がある営業パーソンもいるかもしれないので、目的をみんなが納得できるよう伝えておきましょう。
また、決まったことによって出る効果も数字として記録すれば、実践するモチベーションにもなるかもしれません。
開催時間を意識する
営業会議は幅広い議題を扱うため、どうしても長引きがちです。しかし、会議の時間が長くなると参加メンバーの拘束時間が増え、人件費もかさみます。
参加者の集中力を維持するためにも、営業会議の時間はなるべく短く設定しましょう。理想的には45分から1時間程度に収め、最長でも1時間15分以内に終了するよう進行します。
予定の時間を過ぎてしまう場合は、一旦会議を終了し、そのまま継続するかどうかを判断してください。議題の内容によっては、次回の会議に持ち越せるものや、その日のうちに解決できないものもあるかもしれません。
その場合は、次回のスケジュールと次回の会議までにやるべき内容を整理して会議を終了させましょう。
SFAツールを活用して情報共有にかかる時間を削減する
会議の参加者が10人いたとして、1時間かかっていた場合、会社では10時間もの時間を失っていることになります。そのため、会議の内容は参加者全員にとって意義のあるものが望ましいでしょう。
このような課題を解決してくれるツールがSFA（営業支援ツール）です。
SFAとは、英語の「Sales Force Automation」の略語で、 企業の営業活動における情報全般をデータ化して蓄積し、分析することができるソフトウェアです。
営業プロセスの見える化、属人化されがちな営業情報の共有、営業活動の効率化を実現させ、営業組織の目的達成を強力に後押ししてくれます。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いやツール比較・成功事例まで徹底解説
事前に営業の進捗状況を確認できるため、会議の場で無駄に情報共有に時間をとられることはなくなり、営業戦略の話し合いに集中することができるでしょう。
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