みんなでアイデアを出し合ったり、何かを決めたりするのに、会議は必要不可欠です。

しかし、会議では何も決まらなかったり、時間が長引いたり・・・正直、無駄と感じてしまうことも多いですよね。

議論すべきことがちゃんとできて、何かしらの決定ができ、そして時間通りにスパッと終わる。

こんなスマートな会議ができたら最高ですよね?

そこで今回は、会議を効率化させる10の方法をご紹介したいと思います。

1.会議の勝ちパターンを見つける

会議を効率化させるための10の手法と改善施策 | Senses Lab. | 1

会議に使うパワポの資料が無駄だと考えている会社もありますし、逆に、パワポにまとめるスキルを重視している会社もあります。

また、立って会議をすることで他の作業をできないようにしたり、特大のストップウォッチをスクリーンに映したりと、会議の無駄を省くために、各社でいろいろな取り組みをしていると思います。

ですが、有名企業がやっている方法であっても、自社で上手くいくとは限りません。

試してみて、上手くいかなかったらやめる、または、自社に合わせてアレンジしてみるなど、PDCAを意識することが重要です。

もちろん、この記事で紹介する方法も、すべてがあなたの会社に合う方法ではないはずです。

いろんな方法を試してみて、一番ピッタリとハマる“勝ちパターン”を見つけていただければと思います。

2.資料とアジェンダを準備して、事前に共有しておく

会議で使う資料とアジェンダ(議題)を、事前に参加メンバーに共有しておきます。

直前だと確認する時間が取れないこともあるので、遅くとも2日前までには共有しておきましょう。

事前に資料を確認してもらうことで、検討すべき課題が明確になり、議論をスムーズに進めることができます。

また、会議中に資料を確認することもなくなるので、会議に集中できるようになります。

同時に、会議の目的とゴールも設定しておくとベストです。

たとえば、商品企画のためのアイデア出し(目的)のための会議で、最低でも30個のアイデアが欲しい(ゴール)。

・・・といった感じで伝えておくことで、出席者全員が共通のゴールに向かって、議論をすることができます。

3.目的以外の話をしない

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「そういえば、〇〇の時も・・・」

「ところで、〇〇ってどうなったんだっけ?」

など、誰かの思いつきで話が横道に逸れて収拾がつかなくなってしまうこと、ありますよね?

こうなると話が長くなることはもちろん、何も決まらなかったり、ひどい時は「何の話をしていたんだっけ?」ということにもなりかねません。

これを防ぐには、会議の冒頭で目的やゴールを伝えておくことで、目的に集中することができます。

それでも、どうしても話が脱線してしまうことはあります。

そうなった時のために、ちゃんと引き戻す役割の人をつくっておくことも効果的です(こちらは次項で説明します)。

4.会議の進行役(ファシリテーター)を決める

会議では、進行役を一人決めておくことがポイントです。

進行役がいることで、

・話が脱線してしまったときに、本来の目的に沿った話に戻す
・意見が対立してしまった場合の仲介役
・より深い議論を促す
・時間配分(会議の前提を周知する時間、議論をする時間、議論をまとめる時間)を考えて進行する
・特定の人が発言するのではなく、いろんな人に発言させる

・・・といったように、会議を効率的に進めるだけでなく、有益なものにすることができます。

5.会議の数を減らす

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「そもそも、その会議が必要なのか?」を考えてみましょう。

たとえば、案件の進捗共有やプロジェクトの紹介のために資料を読み上げるというようなことがよくあると思います。

ですが、これはハッキリ言って時間の無駄。

資料で共有すれば、好きな時間に確認することができ、時間も短縮できます。

もし、資料を確認してくれたかどうかが不安だったり、意見やアイデアが欲しいという場合には、既読が確認できるLINEやFacebookのメッセンジャー、チャットワーク(ChatWork)のアプリを使えば問題ありません。

6.参加者を絞る

参加するメンバーを不必要に増やしてしまうと、発言できない人がいたり、意思決定までに時間がかかってしまうなど、デメリットのほうが多くなってしまいます。

参加者を選ぶ際には、意思決定の権限がある人と必要なメンバーを「マスト」、可能であれば参加して欲しいメンバーを「ウォント」に設定した上で、会議を招集します。

なお、自分が会議に呼ばれた場合には、資料やアジェンダを見て本当に参加が必要な会議なのか考えてみるようにしましょう。

必要がない場合には欠席するという判断も、会議を効率化するためには重要なこと。

特に、上司だからというだけで呼ばれていると思われるケースは、辞退することを検討してみるべきです。

7.飲食を禁止にする

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親睦を目的とした会議は別として、飲み物や食事があると、どうしてもそちらに気を取られてしまいます。

また、お腹が満たされてくると、リラックスモードになってしまったり、眠くなってしまう人もいます。

会議を短時間で終わらせるためにも、飲食は原則禁止にしておきましょう。

8.内職を禁止にする

目の前にPCやスマホがあると、ついつい触ったり、見てしまいがちです。

そこで思い切って会議の際には、議事録やプレゼンの担当者以外のPCとスマホの持ち込みを禁止にしましょう。

30分から1時間なら、そこまで緊急の用件も出てこないでしょうし、我慢させることで集中力も身につきます。

9.時間を厳守する

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遅刻は厳禁、どんなに話が盛り上がってても、時間がきたら終わりにします。

もちろん、発表者が上司や社長であっても「発表時間は5分」と決めたら、例外は認めません。

こうすることで、時間の感覚や時間を守るという意識が身につき、回を追うごとに「時間内に終わらなかった」ということが減っていきます。

なお、進行役(ファシリテーター)には、話が脱線したり、話が長引いた時に、途中でストップさせる権限を持たておきましょう。

(社長に「お時間が・・・なんて」言いづらいですからね。)

10.発言する際のルールを決めておく

特に、顔見知りの多い会議だと、話の途中で遮って質問したり、好き勝手に話したりしてしまうこともあるかと思います。

それを防ぐには、発言する際のルールを決めておくことが有効です。

たとえば、手を挙げて指名されたら発言するようにしておくことで、挙手をしない発言を制限できたり、何度も同じメンバーが発言して会議を独占してしまうことを防ぐことができ、会議の進行がスムーズになります。

まとめ

最後に、会議を効率化する方法をまとめておきたいと思います。

1.会議の勝ちパターンを見つける
2.資料とアジェンダを準備して、事前に共有しておく
3.目的以外の話をしない
4.会議の進行役(ファシリテーター)を決める
5.会議の数を減らす
6.参加者を絞る
7.飲食を禁止にする
8.内職を禁止にする
9.時間を厳守する
10.発言する際のルールを決めておく

最初のほうでもお伝えしましたが、これをすべてやる必要はありません。

やってみてダメだったら、他の方法を試したり、アレンジしてみていただければと思います。

会議の「無駄」「長い」「役に立たない」を撲滅して、効率的で有益な会議を実現させましょう!

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