Senses Lab. トップ ツール紹介 ラクス(働くDB)の評判・口コミ・向き不向き|導入前に知っておきたいポイント

「働くDB」とは、案件管理、顧客管理、販売管理など、さまざまな業務をシステム化して管理できるクラウドデータベースです。
「そろそろシステムを導入したいが、働くDBは自社に合っているのだろうか?」と思っている方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
本記事では、働くDBの特徴やリアルな口コミから、どのような企業に向いているのかを検証しています!
また、営業組織に特化したツールや、現場が使いやすいUIで定着までスムーズなツールを探している方に、働くDB以外のSFAも紹介しています。

働くDBとは?

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「働くDB」は、販売管理や案件管理など社内のさまざまな業務を一元管理することができるクラウド型データベース。
「働くDB」を提供している株式会社ラクスは、自動精算システムの「楽々精算」やコールセンター向けシステム「楽テル」などの中小企業向けサービスを幅広く展開していますが、この「働くDB」も中小企業の業務効率化のために開発されたものです。
カスタマイズの自由度が高いため、販売管理、営業案件管理、工事進捗管理、生徒管理など、自社の業務内容に合わせたシステムを構築することができます。

働くDBの主な機能と特徴

働くDBは、社内の幅広い業務に対応しているシステムです。
機能も多彩で、あらゆる業種の企業で利用できるのが魅力。
SFAとして、CRMとして、販売管理システムとして、社員管理システムとして、社内申請管理システムとして、など多様な使い方ができます。

【主な機能1】データベース機能
さまざまな用途に活用できるよう、データベースも多くの項目を入力・管理することができる仕様になっています。
案件、進捗、契約、請求、発注など、自社で使いたいデータベースを作成・管理して、データベース同士を連携して情報を同期したり、分析のためのグラフを作成したりすることができます。
また、外部システムのデータやExcelのデータを取り込むこともできるので、一から情報を入力することなく働くDBをすぐに始めることが可能。

【主な機能2】自動処理機能
ルーチンワークに時間がかかったり、データベースごとに二重・三重で情報を入力したりすると、本来の業務に費やす時間がなくなってしまいます。
そのような事態を防ぐため、働くDBには以下のような自動処理機能が搭載されています。
・請求書や発注書などの書類はボタンひとつで作成可能
・夜間にデータを一括処理できるため、大量のデータでも処理時間を削減できる
・データ登録時の処理を自動化
・メールの本文からデータを取り込む
・データ登録・更新・削除の際に通知メールが届くため、リアルタイムで情報共有が可能

【主な機能3】セキュリティ機能
情報漏えいなどを防ぐために、セキュリティにもこだわった製品を選びたいですよね。
働くDBでは、データ登録・更新・削除やログイン失敗などのログを確認できるため、誰がいつどのような作業をしたのかが分かります。
ユーザーごとにデータベースやレコードのアクセス権限を設定可能なので、部署や役職、新入社員などで変更ができます。
また、オプションで、特定のIPアドレスのアクセス許可や、特定のパソコンからのみのアクセス許可を設定できるため、外部からのアクセスを遮断することも可能です。

【特徴1】自由度の高いカスタマイズ性
入力項目、表示方法、画面レイアウト、アクセス権などを自社で自由にカスタマイズ可能。
自社に合わせたシステムを作ることができるのです。
もちろん後から変更・追加することも可能なので、使いやすいようにブラッシュアップしていくことができますよ。

【特徴2】リアルタイムの情報共有が可能
Excelやスプレッドシートでは、外出先でアクセスすることができずに知らないうちに状況が変わっていることがあります。
しかし、クラウドサービスの働くDBはリアルタイムで情報が反映されるため、外出先や移動中でも情報共有が可能。
伝達漏れや伝え忘れが防げるため、社内業務がより円滑になるでしょう。
また、企業規模が大きくなると部署や所属人数も増えますが、部門をまたいで情報共有をすることで自社の足並みを揃えて業務をスムーズに進めることができます。

働くDBの利用料金

働くDBはシステム構築のための初期費用と、月額の利用料がかかります。

・初期費用:150,000円
・月額:60,000円~

月額料金はユーザー数やデータベース作成数によって変動します。

働くDBの評判・口コミ

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さまざまな業種や業務に対応できる働くDBに対して「自社で導入すると効率的になるかな」と導入を検討している企業も多いかもしれません。
そこで気になるのが、利用している企業や使ったことのある人の声ですよね。
そこで、実際の評判や口コミのリアルな意見をリサーチしてみました。

・クラウド上で情報共有ができるため、属人化が解消された
・自動連携や自動処理の機能で作業が効率化できた
・他の部署が登録したデータを自動コピーできるので、処理時間が1/3に!
・丁寧にサポートしてもらうことができた
・アラート機能のおかげで請求漏れや代金回収忘れを防げる
・ノンプログラミングで構築できるが、構築して運用するまでに時間がかかる
・インターフェースが分かりにくい
・あらゆる業務に対応できるが、具体的にどのようなことができるのか分かりにくくてとっつきにくかった

働くDBが向いている企業とは?

上記の口コミを総合して、働くDBはどのような企業に向いているのかを考えてみました。

・Excelやスプレッドシートで管理している企業
現在、Excelやスプレッドシートでデータ管理をしていて、その限界を感じている企業も多いはず。
二重、三重の入力作業や確認作業も増えてしまい、ミスや漏れにも繋がってしまいます。
ノンプラミングで構築可能な働くDBは、業務プロセスに沿ってルール化することで業務効率が上がります。

・ルーチンワークに時間がかかってしまっている企業
書類の作成、グラフの作成、資料送付など、一つひとつは大したことがない業務でも、複数の件数をこなすと時間がかかってしまいますよね。
そんなルーチンワークを働くDBでは自動化してくれるので、本来の業務に時間をかけることができるようになるのです。

・作業が属人化してしまっている企業
作業が属人化してしまっていると、案件の進捗状況や対応履歴などを把握できずに、ミスが起きてしまったりトラブルを招いてしまったりすることも。
働くDBは情報共有しやすいので、的確なタイミングでアドバイスや指示を出したり、退職の際の引継ぎ負担が減ったりするなどが期待できます。

・複数のデータベースやシステムで情報管理をしている企業
複数のデータベースやシステムで管理していると、同じ情報を何度も入力したりする手間が発生し、ミスや漏れが起きやすくなってしまいます。
働くDBはさまざまなデータベースを有しており、データベース間でリンクすることも可能なので、複数システムの面倒な管理も必要ありません。

定着までがスムーズでUI・UXが特徴のSFAとは?

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多彩な機能でさまざまな業務に対応できる働くDBですが、対応業務が多すぎるゆえに、具体的にどのような業務ができるのかが分かりにくいのがデメリットとも言えます。
また、ルール化・自動化する作業もノンプログラミングであるとは言え、構築のための作業時間がかかってしまうため、運用開始から定着まで時間がかかってしまうことも。
現場が使いやすいUI/UXの製品を選ぶことで、運用開始から定着までがスムーズにいきますよ。
営業に特化したSFA「Senses」(センシーズ)は、カスタマイズの必要なく元から見やすいUIのためITリテラシーが低い人でも始めやすく、直感的に操作できる画面設計や入力負担軽減によりスムーズな定着が期待できます。

Sensesの特徴と活用例

営業に関わる業務を自動化して作業を効率化するSensesの代表的な機能を紹介します。

・さまざまな業務を自動化
AI搭載や外部サービス連携などにより、さまざまな業務が自動化できます。
例えば、「企業データベース機能」は、取引先を登録する際に企業名を入力するだけで住所や従業員数、プレスリリースや財務情報までを自動取得してくれるため、ネットサーフィンすることなく情報を収集できます。
また、売上や分析などのレポートも自動で生成でき、営業担当者や取引先、商品やチャネルなど多角的に分析が可能です。
更に、外部サービスと連携することで、メールの内容を自動で取り込んだり、カレンダーへ自動で反映したりするなど、入力負荷も軽減。

・案件ボードやアクション管理
営業案件はカード形式で案件ボードに一覧表示されるため、「誰のどの案件がどのフェーズにあるのか」が直感的に把握できます。
案件カードは色別に接触頻度が分かるため、対応漏れや放置案件の発見にも繋がります。
また、アクション(行動)管理では、訪問や電話・メールなどのアクションを案件ごとに管理。
商談や電話の内容を蓄積しておくことで、成功・失敗の事例として組織で共有できるうえに、引継ぎの際もスムーズです。

終わりに

多彩な業務に対応できるため、いろいろな業種で活躍する「働くDB」。
今までシステム化できなかったことも、ノンプログラミングで自身で構築することが可能です。
自分次第でいろいろな使い方ができることから、自社に合わせた仕様にすることができ、使いやすくブラッシュアップしていくこともできます。
営業に特化したツールを使いたい場合は、SensesをはじめとするSFAもご検討してみてくださいね。

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