仕事では、社外や社内とメールで連絡を取り合います。そのため、メールの作法を学ぶことはとても重要なことです。そのようなメール作法に関する解説シリーズである「今さら聞けないメール作法」。 今回は、取引先との関係構築のためのメールを例文付きで紹介いたします。メールを活用して売上向上を目指しましょう！ 第一弾、第二弾はこちらからご覧ください。
更に、おまけとして社内用のメールもご紹介。上司や同僚にメールを送る際のポイントを解説します。
取引先との挨拶メール
日本では、挨拶をすることは関係構築の第一歩であるとも言われるくらい、挨拶を大事にする文化があります。ビジネスでも同じ。挨拶のビジネスメールを送っても、悪い気がする人はいないはずです。さまざまなシーンに適したビジネスメールを身に付けましょう。
異動・転勤
部署や支社の異動は、ビジネスパーソンにとっては付き物です。お世話になった顧客と離れることになるので、心のこもったメールを送りましょう。BCCで一斉送信する方もいますが、異動後も先方と良好な関係を続けたいのであれば、一人ひとりに想い出やエピソードなどを書き添えて送ることで誠意が伝わりますよ。
【タイミング】
内示が出てすぐに社外にメールを送ることはNG。正式な辞令が出るまでは、原則として口外禁止です。異動先や転勤先に着任するまでの期間にメールが届くよう、正式な辞令が出たらなるべく早めに連絡しましょう。
【内容】
いつ・どこからどこに異動になるのか、具体的な内容を明記しましょう。本文はコピー&ペーストでも構いませんが、先述したようにエピソード等がある場合は内容に盛り込むことで、より気持ちが伝わります。また、後任者がいる場合はその内容も記載することで、先方も今後の取引に不安を感じることはなくなります。
【テンプレート】
(タイトル)異動のご挨拶 株式会社□□ □□
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社□□ □□です。
私事で恐縮ですが、異動のご挨拶のためご連絡させていただきます。
＊月＊日付けで、＊＊支社へ転勤となりました。
本社在勤中は○○様に大変お世話になり、誠にありがとうございました。
新入社員であった私に、いつも温かく接していただきましたこと、心よりお礼申し上げます。
＊月＊日より、後任の△△が貴社の担当をさせていただきます。
△△の連絡先については下記となりますので、急なご対応が必要になった場合は下記までご連絡をくださいませ。
携帯：090-△△△△-△△△△
メール：△△@△△.co.jp
本来ならば直接伺ってご挨拶するべきところ、急な辞令でしたので、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
＊月＊日に△△より改めてご連絡させていただきます。
今後とも、変わらぬご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ではござますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。
(署名)
退職
会社を辞める時も、それまでお世話になった人たちに連絡をしましょう。もしかしたら転職先でもビジネスに繋がるかもしれないため、最後まできちんと挨拶しておきたいですね。社内向けにもメールにて挨拶をするべきですが、今回は社外向けのメールについて説明します。
【タイミング】
退職することが決まっても、正式に社内で広報されるまでは口外禁止です。引継ぎ等の問題もあるため、広報されたらなるべく早いタイミングで先方に連絡しましょう。
【内容】
退職の理由については、定年退職の場合を除いては「一身上の都合」と表記して構いません。具体的に記載する必要がないでしょう。また、必ず退職の日付と後任者の情報は入れてください。
【テンプレート】
(タイトル)退職のご挨拶 株式会社□□ □□
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社□□ □□です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により＊月＊日をもちまして株式会社□□を退職いたします。
本来ならば直接伺ってご挨拶するべきところ、メールでのご報告となり申し訳ございません。
○○様には今日まで大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
後任につきましては△△が担当させていただきますので、私同様、ご指導ご鞭燵のほどよろしくお願いいたします。
後日、△△から改めてご連絡させていただきます。
最後になりましたが、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心からお祈り申し上げます。
(署名)
年末
年末の挨拶メールは、一年間のお礼を伝える目的と、年末年始の営業予定を伝える意味があります。どちらの内容も盛り込みつつ、翌年に繋がる内容を送りたいですね。
【タイミング】
先方の年内最終出社日に送ると確認してもらえない場合があるので、なるべく年内最終出社日の1週間前から3日前に届くように送りましょう。
【内容】
一年間のお礼とともに、翌年の抱負なども盛り込むことで、先方に「来年も一緒に頑張ろう」と思ってもらえるでしょう。また、年末年始の営業予定も明記することで、トラブルを避けることもできます。
【テンプレート】
(タイトル)年末のご挨拶 株式会社□□ □□
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社□□ □□です。
本年も残すところあとわずかになりました。
一年間、○○様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
現在進行中の＊＊案件が順調に進んでおりますのも、○○様のお力添えのお陰でございます。
来年はより一層の努力をしてまいりますので、変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
なお、年末年始の弊社の営業予定をご案内申し上げます。
＊＊年12月28日 18:00まで通常営業
(12月29日～1月3日はお休みとさせていただきます)
＊＊年1月4日 9:00から営業開始
それでは、よいお年をお過ごしください。
取り急ぎメールにて恐れ入りますが、年末のご挨拶とさせていただきます。
(署名)
関連記事：【営業挨拶メール編】今さら聞けないメールテンプレ・作法
社内向け挨拶メール
社内でも、さまざまなシーンでメールでの連絡をすることが多いです。本来であれば直接お礼やお詫びをする内容であっても、お互いに外出が多いなど顔を合わせる機会がない場合は取り急ぎメールにて連絡しましょう。
飲み会などの案内
忘年会、新年会、歓送迎会、懇親会など、社内で一席設けることは多々あります。そのような時は対象者全員にメールにて通知したほうが効率的。「参加したい」と思わせるような書き方をすることで、参加者が増えることもありますよ。
(タイトル)新入社員歓迎会のご案内
社員各位
お疲れさまです。
○○部の○○です。
今年も新入社員が入社する時期となりました。
男女3名ずつの新入社員が入社しますので、歓迎会を下記内容にて開催することと決定いたしました。
彼らを歓迎し、部署間を超えて親睦を深めたり情報交換をしたりする場として、ぜひ多くの社員のご参加をお願いいたします。
日時：＊月＊日(＊) ＊時～＊時
会場：□□レストラン
住所：東京都□□区□□ □□ビル
会費：＊千円 ※新入社員は無料
幹事：○○部 ○○
つきましては、出欠のご連絡を＊月＊日まで○○までご返信ください。
よろしくお願いいたします。
(署名)
ご馳走になったお礼
会社に所属していると、上司に飲みに誘われたりランチをご馳走してもらったりする機会も多くなるもの。24時間以内にはお礼のメールを送りましょう。
(タイトル)昨日の食事のお礼
○○課長
お疲れさまです。
□□です。
昨日はお食事にお誘いいただき、ありがとうございました。
仕事が行き詰まって悩んでいたところ○○課長に相談することができ、気持ちを立て直すことができました。
たくさんの料理とお酒をお腹いっぱいご馳走になり、更に相談までさせていただいて、心より感謝しております。
改めて、昨日はありがとうございました。
次回は祝杯があげられるよう、邁進してまいります。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
取り急ぎメールにてお礼申し上げます。
(署名)
ミスやクレームのお詫び
仕事でミスをしてしまったりクレームを受けたりしてしまって、メンバーや上司に迷惑をかけてしまった場合は、速やかにメールにて謝罪をしましょう。
(タイトル)
○○課長
お疲れさまです。
□□です。
本日、＊＊株式会社の＊＊様との商談の中で、私の不用意な発言により＊＊様に不快な思いをさせてしまいました。
その場ですぐにお詫びしお許しをいただいておりますが、このような不始末を起こしてしまいましたことお詫び申し上げます。
明日、改めて＊＊様にお電話にて謝罪する予定です。
この件に関しまして○○課長にも先方からご連絡がいくかもしれません。
お手数ではございますが、その際はご対応のほどよろしくお願いいたします。
改めまして、この度は申し訳ございませんでした。
以後、同じようなことが二度と起こらないよう、自重してまいります。
(署名)
関連記事：【謝罪・お礼メール編】今さら聞けないメールテンプレ・作法
終わりに
社内外問わず、使用する機会の多いメール。手元に文章として残るため何度も読み返すことができて便利な反面、ちょっとした表現などで誤解を招く可能性もあります。メールを活用して、社外の顧客とも社内の上司・同僚とも、良好な関係を構築しましょう！
メール配信の自動化ツールにご興味をお持ちの方はこちらもご参照ください。
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