オンプレミスは、自社でサービスを開発・運用するのに対し、クラウドは外部企業が開発したシステムをインターネットを介して利用します。

スムーズに業務にシステムを取り入れるためには、オンプレミスとクラウドの違いやメリット・デメリットを理解したうえで、自社に最適な運用方法を採用することが重要です。

本記事では、オンプレミスとクラウドそれぞれの特徴を紹介し、比較するポイントを解説します。オンプレミスとクラウドの違いを理解して適切な運用・管理をしたいと考えている方は、ぜひご参考ください。

オンプレミスとは?

オンプレミスとは、ハードウェア(サーバーやネットワーク機器など)を自社内に設置し、ソフトウェア(システムやアプリケーションなど)を自社で構築する方法です。開発・構築だけではなく、システムトラブルやアップデートなどの運用・管理・保守なども自社で行います。

オンプレミスのメリット

オンプレミスの場合、以下のような点がメリットとして挙げられます。

セキュリティの安全性が高い

サーバーやソフトウェアなどを自社で構築・管理するため、自社のセキュリティレベルに合ったセキュリティ対策ができます。

たとえば、悪意のある第三者の攻撃を防いだり不正アクセスを防止したりするために、インターネットを使わずにローカル環境のみでシステムにアクセスできるように設定することも可能です。

機密情報を扱うときや、多くの個人情報を保有しているときなど、セキュリティの安全性を確保したい場合にオンプレミスが有効でしょう。

柔軟なカスタマイズが可能

オンプレミスの場合、カスタマイズの柔軟性もメリットとなります。

システムを利用していると、必要な機能を追加したり自社の業務フローに合わせた設計にしたりしたい場合もあるでしょう。オンプレミスは自社でソフトウェアを構築するため、こうしたカスタマイズも柔軟にでき、素早く反映できます。

オンプレミスのデメリット

オンプレミスの運用方法にはデメリットも存在します。

初期投資が高額になりやすい

オンプレミスは自社でサーバーを設置したりシステムを開発したりするため、開発や構築に膨大なコストがかかります。社内に専門的な人材がいなければ外注しなければならないため、よりコストが多くなるでしょう。

初期投資がかかるだけではなく、開発に時間がかかり運用開始まで数カ月もかかる場合もあります。

障害対応や管理のための負担が大きい

運用や保守を自社で行うオンプレミスは、システムトラブルや障害などが起きた際にも自社で対応しなければなりません。また、アップデートやカスタマイズなども自社で行うため、社内に専任の担当者を配置する必要があります。

クラウドとは?

オンプレミスと対比するシステム運用方法のクラウド。

クラウドとは、インターネットを介して外部企業が提供するサービスを利用する仕組みです。

もう少しわかりやすく言うと、外部の企業が用意したサーバーやシステムを、インターネットを経由して借りて使える仕組みと言えます。無料で利用できるクラウドサービスもありますが、定期的に利用料金を支払うことが一般的です。

オンプレミスのように自社でサーバーやソフトウェアなどを構築・管理せず利用でき、ソフトウェアのインストールも必要ありません。インターネット環境さえあればシステムを利用できるため、利便性が高いとして利用率が増加しています。

ちなみに、クラウドサービスを開発・提供する企業は「ベンダー」と言われます。

関連記事:クラウド型CRM(顧客管理システム)おすすめ比較7選!ツール選定のコツとは?

クラウドのメリット

クラウドで運用するメリットは、以下のポイントが挙げられます。

初期投資を抑えられる

オンプレミスのようにサーバーの構築やシステムの開発などが必要ないため、初期投資を抑えられる点がクラウド運用のメリットです。

ベンダーによるサポートもあり、導入から運用まで支援してもらえるため、運用開始までの時間が短くなります。

拡張性が高い

多くのクラウドサービスは、料金プランに応じて利用できる機能やストレージ容量などが変動する仕組みです。そのため、利用しているうちに「この機能も使いたい」「容量が足りなくなった」といった事態になっても、すぐに契約内容を変更できるため拡張性が高いと言えます。

関連記事:クラウド型日報アプリ・ツールのおすすめ7選!価格(無料あり)・特徴など徹底解説

クラウドのデメリット

クラウドのデメリットも紹介するので、オンプレミスと比較する際の参考にしてみてください。

カスタマイズの自由度が低くなる

クラウドサービスはベンダーが提供しているシステムを利用しているため、自社に合わせたカスタマイズは難しくなります。自社に適した運用にするためには、あらかじめ設けられた機能をうまく工夫して運用するしかありません。

ただしベンダーのサポートを活用すると、自社に合わせた運用になるようアドバイスをもらえるでしょう。

長期的に見るとコストが高くなる場合もある

クラウドサービスはサブスクリプション方式を採用していることが多く、利用するためには毎月の利用料金がかかります。豊富な機能を使いたい場合は高額な料金プランを利用しなければならなかったり、利用人数が増えると月額料金も加算されたりします。

初期費用はかからなくても、長期的に利用するとコストが高くなる場合もあるため注意が必要です。

ただし、サービス自体の保守や管理などはベンダーが担当するため、自社の人件費や負担を大きく削減できます。サービス利用料金だけでなく、運用にかかるさまざまなコストを総合的に考えましょう。

オンプレミスとクラウドの比較

上記のオンプレミスとクラウドの特徴を踏まえ、両者の違いはどのような点なのか解説します。まず簡単に図で両者の比較を見てみましょう。

  オンプレミス クラウド
費用・コスト
導入までの期間 ×
カスタマイズ性 ×
セキュリティ
障害対応 ×
拡張性 ×

費用・コスト

オンプレミスは自社でハードウェアとソフトウェアを用意しなければならないため、初期投資のコストが膨大です。

また、安定して運用を維持するには、アップデートやトラブル対応ができる専任の担当者が必要になるため、人件費もかかります。

ハードウェアが老朽化すると、新調するための費用がかかる点も頭に入れておきましょう。

一方、クラウドの場合にかかるコストは、毎月の利用料金です。従量課金制のサービスが多く、豊富な機能を使ったり、利用するアカウントが多かったりすると、それだけ利用料金は割高になっていきます。また、サービスによっては導入費用がかかるものもあります。

オンプレミスもクラウドも、導入・運用には費用がかかりますが、クラウドのほうが費用を抑えられるでしょう。

導入までの期間

導入までの期間は、クラウドのほうがオンプレミスよりも非常にスピーディです。

オンプレミスは、ハードウェアの購入や構築、ソフトウェアの開発などに時間がかかります。外注する場合は、外注先の都合で納品が遅れることなどもあり、より多くの時間がかかることもあるでしょう。

しかしクラウドの場合は、すでにベンダーが構築している環境やサービスが存在しているため、自社で用意する必要がありません。サービスによっては即日利用できるものもあり、すぐにでも導入できます。

カスタマイズ性

オンプレミスは自社でソフトウェアを用意するため、自社に合わせた内容にカスタマイズが可能です。柔軟にカスタマイズでき、自社の商材や業務フローにマッチした仕様にできるでしょう。

一方のクラウドは、すでに存在しているサービスを利用するため、自社独自のカスタマイズは難しい傾向です。不可能というわけではありませんが、大幅なカスタマイズをするためには開発費がかかるでしょう。

ただし、近年のクラウドサービスは機能が充実しており、カスタマイズ機能も搭載されているものもあります。

セキュリティ

自社でネットワーク環境やシステム設計を構築できるオンプレミスは、セキュリティも自社に合わせたレベルで運用できます。また、自社のサーバー内にデータが保存されるため、機密情報や個人情報などの重要なデータも比較的安全に保管できるでしょう。

クラウドの場合は、インターネットを経由しなければ利用できず、不正アクセスが起きやすい点には注意が必要です。データはベンダーが用意しているデータセンターに保存されるため、重要なデータの取り扱いには注意しなければなりません。

しかし近年では、銀行や自治体が導入しているセキュリティレベルのクラウドサービスも多く提供されています。不正アクセスを防止する取組みも盛んなので、以前よりは安心して利用できます。

障害対応

システム障害が起きた場合、オンプレミスだと自社で対応しなければなりません。専門的なスキルをもった担当者がいなければ迅速に対応できず、業務が大幅に滞る可能性もあるでしょう。

一方のクラウドサービスの場合、障害が発生したらベンダー側が対応します。自社の人的リソースを確保する必要がない点はメリットですが、復旧がいつになるか予測するのが難しい点には注意が必要です。

拡張性

機能を追加したり容量を増やしたりするなど、拡張したい場合にはクラウドのほうが適しています。設定や契約内容を変更するだけで拡張できるため、すぐに対応が可能です。

オンプレミスの場合も拡張はできますが、サーバーやストレージの交換、システムの再開発などが必要となり、コストも時間もかかります。

オンプレミスとクラウドのどちらが向いている?

オンプレミスとクラウド、どちらもメリット・デメリットがあり、どちらが向いているのか迷ってしまうこともあるでしょう。自社のニーズによって選ぶポイントが異なるので、参考にしてみてください。

▶▶自社に適したSFAは?クラウド型・オンプレミス型のSFAツールをどちらも分類チャートで徹底解説!

高度なセキュリティのもと独自のシステムを構築・運用したい場合

セキュリティを重視したい場合や、自社に合わせた独自のシステムを構築したい場合は、オンプレミスでの運用が向いています。

自社でハードウェアやソフトウェアを用意するため、自社のセキュリティ基準に合わせて設計できます。また、自社にとって必要な機能だけを搭載したシステムや、特殊な業務フローにも対応できるシステムなど、自社で使いやすいようにシステムを開発できる点もメリットでしょう。

ただし、システムの構築や運用にコストと人的リソースを投入できなければ、満足のいく成果が得られない可能性があります。

費用・運用負担を抑えて場所を問わずに運用したい場合

システム運用のコストや負担を削減したい場合や、場所やデバイスを問わずに運用したい場合には、クラウドでの運用が適しています。

ベンダーが用意したサービスを利用するため、自社でシステムの開発・運用の必要がなく、オンプレミスと比べて運用費用や負担は大きく削減されます。

また、インターネットを介してサービスを使うので、場所やデバイスに関係なく利用できます。テレワークを導入している企業や、外出先や移動中にも使いたい企業には、大きなメリットとなるでしょう。

オンプレミスとクラウドの併用

オンプレクラウドポイント

オンプレミスとクラウドにはどちらもメリット・デメリットが存在しますが、両者のデメリットを補い合いながら運用できるハイブリッド型運用の方法もあります。

機密性の高い情報を扱う業務は、セキュリティレベルの高いオンプレミス。その他の業務はクラウド。というように、限られた業務のみをオンプレミスで運用することで、コストを削減しつつ、必要なセキュリティ対策を行えるのです。

ただし、構築や運用は簡単ではありません。現場が混乱しないよう、適切な教育とフォローが必要になるでしょう。

オンプレミスからクラウド移行へのポイント

「現在はオンプレミスのシステムを利用しているが、クラウドへの移行を考えている」という方も多くいるのではないでしょうか。ここでは、そんな方へ向けて移行のポイントを解説します。

移行の計画を立て、工程を把握する

オンプレミスからクラウドへの移行のポイントの1つ目は、移行の計画を立てて、工程を把握することです。

移行の際に一番の懸念点となるのは、移行期間に付随するトラブルです。

移行の工程の中では、移行するデータの詳細や影響する範囲の担当者との折衝から、移行後と同環境でのテスト、移行後の運用の点検など様々な作業が発生します。

トラブルを避けるためにも、実施内容から注意点まで、クラウドへ移行する手順を把握してから取り組むことが重要です。

特に事前のテストは入念に行い、問題がないかを確認することを意識しましょう。

バックアップをもれなく取る

オンプレミスからクラウドへの移行のポイントの2つ目は、バックアップをもれなく取っておくことです

事前準備を入念に行っても、トラブルが発生するケースは多々あります。移行に失敗した際に、バックアップがしっかりと残っていれば、リスクヘッジとして有効です。

営業管理にはオンプレミスよりクラウドがおすすめ

オンプレミスとクラウド、どちらの特徴も理解したうえで、自社の業務内容やフローに合わせた運用方法を選択することが重要です。

それでは、営業管理に関してはどうでしょうか。

営業では、顧客情報の蓄積、案件の進捗状況の管理、ネクストアクションの予定など、管理すべき項目が多岐にわたります。また、リアルタイムで状況を把握していなければ最適な策を打つことができず、わずかな遅れで失注を招くことも珍しくありません。

そんな営業管理には、クラウドサービスが向いています。

理由としては、以下のポイントが挙げられます。

  • スピーディに導入できるため、営業改革にすぐに着手できる
  • リアルタイムで情報を更新・管理できる
  • インターネット環境さえあれば利用できるため、営業担当者が外出先でも使いやすい
  • シンプルで使いやすいUIのサービスが多いため、忙しくても膨大な顧客情報を管理しやすい
  • 外部ツールとの連携で、現場の入力負荷が軽減する

このように現場にも管理者にもメリットが多いため、営業管理にはクラウドの利用をおすすめします

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クラウドサービスを選ぶ5つのポイント

営業管理に適しているクラウドサービスは、膨大な種類が提供されています。

一例として、営業を支援する機能が充実したSFA(Sales Force Automation)、顧客の名刺情報の管理に特化した名刺管理ツール、チーム内の情報共有を円滑にするグループウェアなどがあります。

膨大な種類の営業管理用クラウドサービスのなかから、自社に合ったサービスを選定するポイントを5つ紹介します。

自社に必要な機能の有無

クラウドサービスによって機能が大きく違います。

たとえば、名刺管理ツールは名刺情報(顧客情報)の蓄積に特化していますが、SFAは顧客情報だけでなく営業に関するあらゆる情報を管理できます。

また、SFAのなかでも、サービスによって「外部ツールと連携できる」「AIが搭載されている」など、機能が大きく異なります。

したがって、自社に必要な機能が搭載されていることは重要視すべきポイントです。また、不必要な機能にコストをかけているのはもったいないため「機能が多すぎないか」「不必要な機能がないか」といった視点も意識しましょう。

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サポート体制

組織内に新しいものを導入する際、最初は混乱や動揺が起きることも珍しくありません。そのため、手厚くサポートしてくれるクラウドサービスを選ぶと安心です。

サービスによって「導入サポートをしてくれる」「導入だけでなく、その後の運用もサポートしてくれる」など、サポート内容が異なります。また「チャットのみ」「チャットと電話」「月に1度の定期ミーティング」など、サポート方法も違うため、各サービスのサポート体制を確認することが重要です。

データ容量

営業管理をしていくうえで、商談で使用した提案資料や、顧客に提出した見積書など、さまざまなデータを保存します。またオンライン商談を取り入れている場合、オンライン商談の録画データや録音データを保存することもあり、膨大な容量が必要となります。

よって、充分なデータ容量があるクラウドサービスを選ぶと、自社の営業活動に関する多様なデータを安全に保管できます。

セキュリティ

営業では、顧客の個人情報や、自社の売上情報などの重要度の高い情報を扱います。

こうしたデータを外部に保管するのは抵抗を感じるかもしれません。しかし、近年のクラウドサービスはデータセンターやネットワーク環境などのセキュリティレベルが高いものが多いため、信頼できるサービスであれば安心してデータ管理を任せられるでしょう。

また、クラウドという特性上、悪意のある第三者による不正アクセスなどの可能性も否定できません。そのため、IPアドレス制限や二段階認証などのセキュリティ対策を行っているサービスがおすすめです。

費用・コスト

導入するための初期費用はいくらか、毎月どのくらいの利用料金がかかるのか、などの費用面も重視すべきポイントです。

クラウドサービスを利用する以上、毎月の利用料金は避けられません。そのため「とにかく安く済ませたい」という思考になり、リーズナブルなサービスを選びがちになりますが、機能やサポート体制が充分ではなくて活用しきれなかったという企業も多く見受けられます。

自社の予算と照らし合わせるだけでなく、機能やサポート体制なども総合的に見てサービスを選定しましょう。

関連記事:【2023】SFAの費用相場とは?主要SFAツールの料金・価格を徹底比較!

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営業管理に活用できるクラウドサービスは、名刺管理ツールやグループウェアなどがありますが、最も営業管理に向いているのはSFA(営業支援ツール)です。

営業管理に関する多様な機能が搭載されており、リアルタイムで情報を管理できます。そのため、適切なアドバイスやフォローができ、営業管理が円滑化・効率化します。

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