情報共有をする環境基盤が整っていない、ツールが組織に合っていないなどの理由で、適切に情報共有を行えず困っている組織も少なくありません。

情報共有が徹底されていないと、企業にとって様々な悪影響が生じる可能性があります。

今回は、営業チーム内で情報共有を徹底すべき理由と、SFAツール「Mazrica Sales 」を用いて情報共有の促進と営業効率の向上を実現する方法について紹介していきます。

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営業チーム内で情報共有を徹底した方が良い理由

ビジネスにおける情報共有とは、日々の仕事の中で扱う様々な情報を個人的に管理するのではなく、社内やチーム内で共有し、業務に役立てていくことです。

では、営業チーム内で情報共有を徹底すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

属人化/機会損失の防止

情報共有が適切に行われなければ、顧客との日々のやり取りの情報や、営業活動から得られたノウハウは、個人の内にとどまってしまい、営業情報が属人化してしまう原因になります。

情報が属人化してしまうことで、他の人がどんな案件を持ちどんな進捗状況なのかがわからず、チームで協力し合うこともできません。

情報共有によって、自分の担当以外の案件にもフォローが回り、顧客への対応力が高まることで、顧客を逃してしまうような機会損失を防ぐことが可能です。

また、「情報は共有すべきものだ」という体制を敷くことで、属人化による不正やトラブルを未然に防ぐことができます。

営業プロセスの可視化

顧客とのやり取りの記録などが共有されることで、各営業担当者の営業プロセスが可視化され、営業アプローチが適切であったのかをマネージャーが把握することができます。

これにより、営業プロセスの最適化や、各営業担当者の適切な評価が可能になります。

業務効率化

商談記録をつけたり、情報共有を習慣づけておくことで、改めて資料を作成して説明の場を設ける必要がなく、効率的な報連相を継続することができます。

また、共有した情報を蓄積しておくと、後からすぐに確認できるだけでなく、業務の引継ぎにも有効活用でき、業務効率化に繋がります。

コミュニケーションの活性化

案件の進捗情報などの情報共有をすることで、周囲の担当者から有益なアイディアを集めたり、協力者を得ることができます。
また、営業チーム内の情報共有がそのまま上司への報告にもなるため、営業現場とマネジメントとの情報共有のハードルを下げることが可能です。

上司は部下の状況を把握しやすくなり、進捗を鑑みて適切に仕事を割り振れるようになります。
このように、個人プレーではなくチームプレーとしての連帯感が生まれ、コミュニケーションの活性化につなげられるのです。

営業チームのスキルアップ

商談の進め方やアプローチのタイミング、過去のトラブル事例などのノウハウは、営業初心者が効率良くスキルアップするための教材になります。

先輩のノウハウを共有することで、初心者でも現場の情報を直接吸収することができ、早期の戦力化が見込めます。
もちろん初心者だけでなく、営業資産を誰でもすぐに閲覧できるようにしておくことで、営業チーム全体のスキルアップにも繋がるのです。

Mazrica Sales で営業の情報共有を円滑にする方法

弊社の提供する営業支援ツール、Mazrica Sales を活用すると、円滑に情報共有を行うことが可能です。その理由をご紹介します。

顧客とのメールのやりとりを全て記録

メール連携

やり取り内容を共有するためにいちいちメールフォルダをさかのぼったり、同じ内容を別のツールに入力しなおしたりするのは時間の無駄ですよね。

Mazrica Sales は、Gmail、Office 365と連携させることができ、メールのやり取りや添付ファイルをすべて案件に紐づけて記録することができます。

このとき、特別な入力をする必要はなく、簡単な操作で内容をそのまま同期させることが可能です。
ほかにも、Google Workspaceと連携すると、GmailとGoogleカレンダーのデータを同期することができ、スケジュールの把握がより楽になります。

見積や提案書ファイルもアップロード・時系列管理が可能

資料管理

見積もりや提案書は、状況が変わるにつれ何度も修正したり、出し直したりすることがありますよね。

何処を直して、それが最新なのかをチーム全員が良く把握しておかないと、トラブルやクレームに繋がりかねません。

Mazrica Sales は案件、アクション情報とアップロードした見積や提案書のファイルを紐づけることができるため、時系列で過去のファイルを確認することができます。

また、Googleドライブとも連携をしているので、Googleドライブ上の資料をスムーズに共有することも可能です。

誰が見てもわかりやすい案件ボードで進捗確認

誰が見てもわかりやすい案件ボードで進捗確認

Mazrica Sales の案件ボードは、誰が見てもわかりやすく、瞬時の状況把握がしやすいことが強み。

営業プロセスのフェーズごとにカンバン形式で案件情報が表示され、進捗を見える化できます。

最終対応日からの経過日数に応じて色分けでアラートされるため、長期間訪問していない顧客や、やり残していることを漏れなく把握することが可能です。

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蓄積したアクション記録から予測・分析、スキルアップへ

アクション分析レポート

Mazrica Sales は、電話やメール、面談や社内会議、社外との調整といった日々の営業活動を「アクション」記録として蓄積できます。
アクション記録を見れば、各営業がどの案件にどれだけ時間をかけて対応しているのかをリアルタイムで把握可能。

また、アクション情報はアクション予測/分析/推移レポートにて自動分析され、AIによるネクストアクションの提案を得ることもできます。

このように特定の人のスキルや能力に依存しない管理環境によって、全てのメンバーが有力なノウハウをキャッチすることができ、チーム全体のスキルアップに繋がるでしょう。

モバイルアプリで利便性アップ、コミュニケーション活性化

モバイルアプリで利便性アップ、コミュニケーション活性化

Mazrica Salesは、モバイルアプリとして、お手持ちのiphoneやAndroid(アンドロイド)端末などのスマートフォンでご利用いただけるiOSアプリとAndroidアプリを提供しています。

外出先でも簡単に情報の入力・閲覧ができるため、面倒くさいと思われがちな業務報告もすぐ完了。

案件情報や、アクション内容にコメントする機能や通知機能が付いており、アプリがそのままコミュニケーションの場として活躍します。

さらに、Slackなどのビジネスチャットツールと連携すると、アラームや通知機能と併せて、スマホ一台であらゆる社内コミュニケーションの円滑化に期待できます。

Mazrica Sales を導入して営業業務効率化と情報共有の活性化に成功した企業事例【株式会社ジャパンエフエムネットワーク】

株式会社ジャパンエフエムネットワーク
株式会社ジャパンエフエムネットワーク営業部長市川様

株式会社ジャパンエフエムネットワークは、トーク番組やミュージック、お笑い番組まで幅広いジャンルのラジオプログラムの制作・放送を行っている会社です。

【企業情報】
業種:メディア
従業員数:30名〜50名
営業タイプ:BtoB
課題:営業情報の属人化 営業活動の可視化

著しく属人化している営業組織を改革し、組織内の情報共有をより活発にすることを目的にMazrica Sales が導入されました。

営業部が抱えていた課題とは

株式会社ジャパンエフエムネットワーク|市川様

ネット広告が台頭してきた当初は、ラジオ広告のニーズが低下してきた時期でもありました。

そのため、スポンサーに向けたカスタマイズした提案が求められ、営業業務は営業個人の提案力に大きく依存してしまっていました。

「代理店との関係性次第で営業成績が左右されるというのは、この業界特有の事情ではないでしょうか。代理店と良い関係を築く力が、シンプルに営業力。一般的に言う“営業力”と、この業界の“営業力”は違うんだなと感じました。」(株式会社ジャパンエフエムネットワーク営業部長市川氏)

力量があり成績も高い営業に案件が集中しており、そうでない人はなかなか売れずに苦戦し、最終的に両者とも苦しくなってやめてしまうような状況だったのです。

そんな中、個人の力量に左右されずに誰もが活躍できる仕組み作り、環境整備が急務であると感じた市川氏を先頭に、営業部は営業改革に踏み切ったのです。

どうしてMazrica Sales を選んだのか?

著しく属人化された同社の営業組織の改革は、まずは「情報共有」という基礎的なことからスタート。

同社営業部は初めはGoogle Workspaceのカレンダーやドライブ、Slackなどによる情報共有を目指したものの、情報量の増加に伴って情報を追いきれなくなり、改めて情報を確認するのに長い時間がかかるようになってしまいました。

そのような状況を打破するために、やがてSFA導入を決意。

しかし、つい最近まで情報共有すらできていなかった社内では、SFAに抵抗を示すメンバーも少なくなかったそうです。

そこで、市川氏はそれぞれのメンバーの立場に合わせてアプローチをしました。

「社長や常務は、各上長に『あの案件はどうなった?』とか『あいつはちゃんとやっているのか?』と聞いてきていたので、各上長に聞かなくてもSFAを見れば案件の進捗や営業の動きが分かるようになると話しました。

営業現場に対しては、いちいち上司から状況を聞かれることがなくなるし、分からないことがあれば自分で調べられるようになると伝えました。

誰しも、仕事では効率性を求めています。効率性のためにはSFAは欠かせないツールだとアピールすることで、理解を得られました。」(同社営業部長市川氏)

SFA導入に理解を得られたのち、4つのSFAの中から1つに絞り込む際に重要視されたポイントは、使いやすさでした。

「他社SFAは、データベースの管理が面倒だったり機能が多すぎて持て余しそうだったりして、なかなかピンときませんでした。当社は情報システム部がいないので、管理者や営業現場が永続的にメンテナンスするのも現実的ではない。ということで、すべての点においてちょうどいいMazrica Sales が選ばれました。」(同社営業部長市川氏)

余計な機能を持て余さず、誰にでも使いやすい機能を備えたMazrica Sales が、組織に一から情報共有の場を作り出すSFAとして最適であったということです。

Mazrica Sales 導入による変化と効果とは

Mazrica Sales を導入してまず現れた変化は、仕事の効率化でした。

導入前はExcelにデータをまとめ、紙ベースで報告がされていましたが、現在はMazrica Sales の画面を見せて報告しているということです。

案件ボードで進捗を報告したり、レポートで売上金額や受注率の変化を確認したりできているため、仕事効率が格段に向上しました。
同時に、入力/伝達ミスが減り、情報共有のハードルも減少したことで、コミュニケーションの活性化と質の向上にも貢献しています。

また、Mazrica Sales は成長期にあるメンバーのモチベーションアップにも寄与しているそうです。Mazrica Sales で自身の案件管理をさせていくうちに、自分が今いるフェーズを意識して動いてもらえるようになっていきました。

各営業がどのフェーズにいるのかが視覚的に把握できるため、マネジメントの効率化も実感できています。

誰がいつ動いているのかが明確になり、頑張りが目に見えるようになったため、正当な評価をするためのルーラーとしても、Mazrica Sales は役立っています。

同社は今後、業界全体の営業改革も視野に入れ、そのための社内のさらなる営業改革もMazrica Sales とともに推し進めていくということです。

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終わりに

営業支援ツールMazrica Sales を導入して、営業活動の効率化ならびに情報共有の活性化を実現する方法と具体事例を紹介してまいりましたが、いかがだったでしょうか?

Mazrica Sales についてもっとよく知りたいという方は、こちらのプロダクトページや、デモ動画で詳細情報をご覧ください。
Mazrica Sales 活用のその他の事例もぜひご参考ください!

Mazrica Salesサービス紹介資料

Mazrica Salesは「現場の定着」にもっともフォーカスした営業支援ツール(SFA/CRM)です。Mazrica Salesの特徴や機能の詳細についてまとめた概要資料と、実際の画面を確認できるデモ動画をお送りいたします。

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