営業日報は意味がない？業務報告の必要性と活用に必要なツールを紹介

日々の営業活動を記録する営業日報。

日常的に作成している組織も多いですが「現場は、ただ書くだけになっている」「どう活用したらよいのかわからない」と感じ、営業日報は意味がないのではないかと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、営業日報の必要性や、意味がないと言われる理由について紐解きます。

また、営業日報の作成・管理に便利なツールも紹介。営業日報の活用に課題を感じている人は、ぜひご参考ください。

営業日報とは？

営業日報とは、その日の営業活動の内容を報告するための記録です。

いつ・どの顧客に・どんな提案をしたか、どの顧客に・どの商材で・いくらの受注ができたか、などの営業実績を記録します。

さらに、営業での課題や懸念点などを記録し、上長からアドバイスをもらうこともあります。

営業日報の書き方や運用方法は組織によって異なり、以下のようにさまざまな方法があります。

• 紙の書面に手書き
• WordやExcelで作成して印刷し提出
• Googleスプレッドシートに記録してオンラインで管理
• メールに打ち込んで上長に送信

営業日報に関するルールは組織ごとに異なるため、組織によっては日報作成の目的やメリットを感じられずに活用できていないことも少なくありません。

関連記事：営業日報・報告書の書き方とは？例文や必須項目・Excelテンプレートを解説

営業日報を書く必要性

営業日報は直接売上に結び付くものではないため、日々「一件でも多く受注したい」「もっと顧客対応の時間を確保したい」と思っている営業担当者にとって、日報作成の必要性がわからないという声も耳にします。

しかし営業日報は、営業に携わるそれぞれの立場にとって重要な存在です。

マネージャー・管理者にとっての営業日報

マネージャーや管理者にとって営業日報は、マネジメントにおいて重要です。一人ひとりの進捗状況を把握するだけでなく、組織全体で適切に営業活動が進んでいるか把握するためにも使われます。

抱えている案件数が特定の担当者に偏っていたり、案件が停滞している担当者がいたりすると、組織の目標達成が難しい状況になります。

そのため、営業日報で各担当者の動きを把握することで、仕事量や人材配置を適正化できます。

また各担当者の日報を、モチベーションが下がっていないか、何かつまずいていることがないか、といった視点で確認し、各担当者のパフォーマンスを把握します。

適切にアドバイスやフォローを入れて、モチベーションを高めたり人材育成を行ったりすることにも役立ちます。

現場の営業担当者にとっての営業日報

日々忙しい営業現場では、なかなか自身の営業活動について振り返る時間を設けられません。

そのため失注しても、なぜ失注したのかという理由を特定せずに放置してしまい、同じ理由で別の案件を失注してしまう可能性もあります。また、対応の抜け・漏れにも気づきにくくなるでしょう。

しかし毎日営業日報を書いていれば、自身の営業活動を客観的に振り返ることができます。失注理由を分析して自分のボトルネックを見つけられれば、改善して受注率を高められるでしょう。

また、営業日報を書きながら自分の案件や業務内容を確認できるため、タスクの抜け・漏れにも気づきやすくなり、効率的に業務管理ができます。

会社にとっての営業日報

会社にとって、各営業担当者の日報は「資産」とも言えます。

営業日報には、成果をあげている担当者の営業トークや提案内容のコツや、受注につながった案件のポイントなどが記載されています。

こうしたナレッジや成功事例を蓄積していき、組織内で共有することで、個々の営業スキルを高めて組織の営業力を底上げできるでしょう。

また、各案件の着地点（受注金額や受注予定日）を把握できるため、予実管理にも役立ちます。精度の高い予実管理をスピーディーにできれば、状況に合わせて柔軟に経営戦略を打ち出すことが可能です。

営業日報は意味がないと言われる4つの理由

営業日報を作成する必要性を理解できずに「日報は意味がないのでは？」と思っている人も少なくありません。なぜ日報が必要ないと言われてしまうのでしょうか。具体的に、以下の理由があります。

営業日報を作成する目的が不明確

営業日報は、マネジメントに役立てたり現場担当者が自身の業務を整理したりできるため、組織にとって大きな意義のあるものです。

しかし、なぜ営業日報を作成するのか、どう活用するのか、など、営業日報を作成する目的が明確になっていない組織も珍しくありません。

この場合、営業日報を書くことが目的となってしまい、「毎日、就業前に営業日報を作成する」「出された日報を確認する」というフローが形式化しており、ただ続けている状況になっています。

営業日報を作成する目的を明確に設定し、組織全体に共有する取組みが必要です。

営業日報を書くことに時間がかかり面倒

そもそも営業日報の作成に時間がかかりすぎていると「この時間がもったいない」「日報作成に使っている時間を、顧客対応の時間として使いたい」と思う人も多いでしょう。

紙の書面に手書きしていたり、営業日報で記入する項目が多すぎたりすると、営業日報の作成だけで多くの工数を取られます。

その結果、営業日報の内容が雑になり、営業日報が意味のないものになってしまうのです。

営業日報を書く場所の制限

営業日報の書き方だけでなく、作成や提出の場所が制限されていても、営業日報に対してネガティブな気持ちをもってしまいます。

たとえば、紙面で運用している場合、オフィスに行かなければ日報用の紙を受け取ることができません。

ExcelやWordで作成した営業日報を印刷して提出している場合にも、印刷や提出はオフィスに出向く必要があります。

また、営業担当者は外出が多く、出先でゆっくりとパソコンを開いて作業をする時間がありません。

スマホでは営業日報を作成できないため、わざわざオフィスに帰社してから営業日報を書かなければならないのです。

こうした背景から営業日報に対するモチベーションが低下し、意味のないものという認識を持ってしまうでしょう。

書いた営業日報が活用されない

貴重な時間を割いて営業日報を作成しても、マネージャーが日報の内容について触れなかったり、日報のデータを活用してくれなかったりすると、日報を作成している意味を見出せずにモチベーションが低下するでしょう。

本来、営業日報に書かれている内容から現状を把握したり改善点を見つけたりするものですが、書くこと・確認することが目的となっていると活用につながりません。

現場担当者は「せっかく日報を作成しても、活用されないなら書く意味がない」と感じ、徐々に営業日報の内容は薄くなっていくでしょう。

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営業日報の管理・活用にSFA/CRMが最適な理由

営業日報は、目的や活用方法が不明確な場合や、書き方や場所に制限がある場合に、「意味がない」と感じやすくなります。

その問題点を打破するためには、営業日報としてSFA（営業支援ツール）を活用することをおすすめします。

関連記事：SFAで案件管理をするメリットとは？Excelや日報では案件を管理しきれない！

SFA/CRM（営業支援ツール）とは？

そもそもSFAとは「Sales Force Automation」の略称で、日本語では「営業支援ツール」と言われるように、効率的な営業活動を支援するためのツールです。

顧客情報・案件情報・営業アクション情報といった営業活動の基本となる情報管理のほか、スケジュール管理や売上管理、データ分析、外部ツールとの連携などの機能が充実しています。

SFAを通じて現場担当者が自身の業務を俯瞰的に見ることができるだけでなく、マネージャーが全体の進捗を把握して適切なフォローを入れ、全体の成果を高めていくことができます。

関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違い・基本機能から成功事例まで徹底解説

なぜSFA/CRM（営業支援ツール）は日報管理・活用に最適なのか？

SFA/CRMは営業活動に特化したツールなので、営業日報の管理や活用にも効果的です。理由は、以下の3つが挙げられます。

営業日報の作成が簡単になるから

SFA/CRMによって、営業日報を作成する機能を搭載しているツールがあります。決められたフォーマットに沿ってデータを入力していくだけなので、日報の作成が簡略化されます。

また、SFA/CRMはその日に対応した案件情報や、一日のうちに行った営業アクション情報などを蓄積します。つまり、わざわざ営業日報を作成しなくても、日々の営業管理が自然と営業日報としての役割をカバーしてくれるのです。

営業日報の内容をチーム内で共有できるから

SFA/CRMを確認すると、誰でもメンバーの営業日報を確認できます。わざわざ営業日報をメールやチャットで送る必要がなく、情報共有がスムーズになります。

マネージャーだけでなく、先輩社員や同僚にも営業日報の内容を共有できるため、お互いの業務の状況を確認し合ったり、適切にフォローしたりでき、営業組織としての力も向上するでしょう。

さまざまな案件情報を元に営業活動ができるから

SFA/CRMには、多くの案件情報が蓄積されています。その中から、受注につながった成功事例を抽出することで、自身の営業活動の参考にできます。

たとえば、受注につながった営業トークや提案資料などを参考にすると、一から営業計画を立てる必要なく、効率的に受注を獲得できるでしょう。

また、失注案件からも学べることは多々あります。失注原因や、失注までのやり取りを分析することで、失注リスクを回避する方法が見つかるでしょう。

営業マネージャー・管理職にもメリットがあるSFAの導入

営業日報の作成や管理、活用に役立つSFAですが、営業のマネージャーや管理職にもメリットをもたらします。

スピーディーに営業日報の確認とフィードバックができる

SFA/CRM上で作成された営業日報はリアルタイムで更新されるため、マネージャーは即座に内容を確認できます。

すぐにSFA/CRMにアクセスできない状況でも、ビジネスチャットやメールなどの外部ツールと連携すると、日報の内容を外部ツールに通知することも可能です。

営業日報を確認するスピードが短縮できれば、フィードバックのスピードも短縮できます。

顧客とのトラブルなど、一刻も早く対応しなければならない状況で、フィードバックが遅れてしまうと失注しかねません。

しかしスピーディーにフィードバックできれば、最適なタイミングで適切に顧客対応ができ、失注を防げるでしょう。

営業ナレッジを蓄積・共有することができる

成功事例や営業トークなどは、営業ナレッジとして組織内の資産になります。SFA/CRMは案件情報や営業アクション情報を蓄積していくため、自然と営業ナレッジが溜まりやすい仕組みが構築できます。

また、SFA/CRMを確認すれば誰でも営業ナレッジにアクセスでき、円滑に横展開できるでしょう。

各担当者が営業ナレッジを活かして営業活動を実行できれば、組織の営業力も向上します。

関連記事：【Mazrica Sales 活用事例】Mazrica Salesで営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例

リアルタイムで最適な営業戦略を立てることができる

営業日報や案件情報、顧客情報など、営業に関係するあらゆる情報をSFA/CRM内で一元管理できるため、リアルタイムで組織内の状況を把握できます。

状況に応じて、人材の配置を変えたり、優先する案件を見極めたりできるため、最適な営業戦略を立てられます。

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営業日報を日々の営業活動に繋げるためにMazrica Salesを活用しよう

営業日報の作成や管理には、SFA/CRMの活用が効果的です。

「Mazrica Sales 」は、忙しい営業現場でも負荷なく営業管理ができるよう、使いやすさにこだわったSFA/CRMです。

営業案件を一枚一枚のカード形式にし、フェーズごとに整理して可視化することで、どの案件がどのフェーズまで進んでいるか直感的に把握できます。

営業アクション情報では、電話やメール、商談でのやり取りの履歴を蓄積できます。日々、案件情報や営業アクション情報を入力することで、自然と営業日報の代用として活用できるのです。

また、外部ツールとの連携により、入力負荷が大きく軽減されます。たとえばGmailと連携すると、メールの内容を自動でMazrica Sales内に同期されます。

コールシステムを使って通話した録音データや、名刺管理ツールで取り込んだ名刺情報なども自動同期できるため、入力の手間がありません。

予実管理分析機能も搭載されているため、日々の営業記録に基づいて精度の高い予測が可能です。

Mazrica Salesの機能は以下の資料にて詳しく紹介しています。ぜひご参考ください。