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営業担当者は「日報を書く時間があれば営業活動に時間を割きたい」、マネージャーは「日報をまとめる作業に日々時間をさかれ、全体の進捗が把握できてない」と日報を効果的に活用できていないケースが多いようです。本来営業日報は何のために書くのか、メリットは何かということを考え、具体的な書き方も交えながら日報を管理する方法をご紹介します。
この記事の内容
営業日報/営業報告書の目的
日報がうまく活用できていない企業は本来の目的に立ち返ると良いかもしれません。日報を営業担当者に義務的に書かせてマネージャーが放置していたら、業務効率化や現場営業のスキルアップに繋がらないでしょう。日報はチームとして情報を共有することに意味があります。出しても誰からも何の反応も無かったら、「何のために書いているのだろう？」営業担当者は疑問に思ってしまいます。
日報の目的は、個々の営業担当者が日々どのような進捗結果だったのか、課題はなにか、課題に対してどのような提案をするのか、といった日々の情報を確認することです。マネージャーはその情報を元に戦略を考え、営業の好事例を共有することで組織として成績を向上させます。営業日報をうまく活用できていない組織は「毎日書かないといけない日記」的な扱いになっているかもしれません。そのような組織であれば、本来の目的を共有してみる所から始めてみましょう。
営業日報/報告書の書き方・例文
営業日報/報告書を書く際には、管理したい内容をフォーマットに落としこんでいくことが肝心になってきます。営業報告書の例としては次のようなものが考えられます。
営業ならば、訪問先ごとに報告をまとめていくのが一般的です。記入事項には、訪問の目的、相手の反応、次回アクションなどを書くようにするとわかりやすい日報となります。
しかしながら、実際に営業報告書や日報を読んでフィードバックをしようとすると困ってしますことが多くあります。その理由としては、次のようなことがあげられるでしょう。
営業日報/報告書の３つのデメリット
まず、日報や報告書では具体的な営業活動が管理職には伝わってきません。報告書に書かれる内容は営業の実施結果のほんの一部であるため、案件の全貌を掴むのに必要な情報を過不足なく得ることが難しくなってしまうのです。
その原因としては、その日提出された日報や報告書が過去の日報・報告書と結びついていないことがあげられます。例えば、「クロージングでつまずいた。ヒアリング不足であることが原因に感じられる」と書かれてもすぐにその営業先の情報を見たり、ヒアリング内容を検証することができないのです。
最後に、日報・報告書の内容がデータ分析に活かされないという問題点があります。日報を提出してもらってもそれは、定量的な分析には使えません。全外回り営業実施数のうちどれほどが成約に至ったのかということを分析するためには、別にエクセルで管理する必要が出てきてしまうのです。しかし、これは二度手間になってしまい多くの時間を取られてしまいます。
▶︎▶︎日報のエクセル管理がうまくいかない理由・その解決策は？
上記の営業報告書・日報が提出された場合、次のようなことが改善すべき点としてあります。
営業日報/営業報告書の５つのメリット
続いて営業日報を書く事のメリットを5つご紹介いたします。
1．数字以外の定性的な行動が評価できる（マネージャー向け）
営業であれば組織の目標として具体的な数字が掲げられていると思いますが同じ商品で扱うにしても地域性、時期により売上に差が出てくると思います。日報で日々の活動を上司に報告することで、そういった数字だけでは見えてこない評価できる部分が浮かび上がるようになります。
2．自社の強みと弱みが把握できる（マネージャー向け）
マネージャーは自分の業務だけでは手に入れられる情報量に限界があります。現場の日々の営業活動をもとに書かれた日報から、お客さまの直接の声や競合の情報など様々なリアルタイムの情報を得ることができます。マネージャーは他社より優れている点は何かを考え、戦略を策定する必要があります。他の営業担当者の生の情報を得て戦略に活かす事で、よりよい戦略を練ることができます。
3．今日の仕事の振り返りと以前の情報の再確認ができる（現場向け）
日報を書くことで今日1日の振り返りが行えます。
顧客と重要な打合せをした場合は記憶に残ると思いますが、雑談程度であればすぐに忘れてしまいます。日報には雑談を含めて、この訪問した時の情報を残すことで、振り返りができるようになります。次回、同じ顧客先に訪問する際前回の雑談を覚えていたら顧客側は嬉しいはずです。もちろん雑談だけではなく打合せ内容も再確認できるので、確実な提案を進める助けになるはずです。
4．営業情報を共有できる（現場向け）
日報を組織として共有すると、他の営業担当者の活動もわかるようになります。営業ノウハウを隠すと折角身についた知識が属人化してしまいますが、良い事例は皆と共有することで組織全体の成績がよくなります。
5．引き継ぎ時に文章化されている（現場向け）
前任者の営業の情報が確認できるので、担当営業が変わる際にスムーズに引き継ぎを行えるようになります。引き継いだ側はキーパソーンは誰で、重要なポイントが何で、過去にどのような商談があったのか営業日報を見れば把握することができます。
Excelは古い？クラウドで日報を効率的に活用する方法
営業日報のクラウド化
Excelを営業日報として活用している組織が多いようですが、近年のトレンドとして営業日報のクラウド化というものがあります。クラウドでの日報管理は、日報アプリによる管理とSFAによる管理があります。
日報アプリによる営業日報/報告書管理
まず、日報アプリは今までエクセルで行なっていた営業日報・報告書の管理をそのままアプリ内でできるようにしたものです。アプリの利点としては、手軽に入力できるということや、管理の煩雑さから解放されるといったことがあげられます。
SFA(営業支援ツール)による営業日報/報告書管理
次に、SFAツールによる日報・報告書管理は部下が日々の業務のデータを蓄積しているデータベースから管理職が部下の業務内容を自由の閲覧することで行われます。
SFAに入力した情報は自動的にスケジュールや案件リストに反映されるので、日報とは別にスケジュール帳に転記したり予算管理用の資料に反映させたりする必要がありません。マネージャーへ報告する場面においても進捗状況や訪問件数などがグラフや表で自動的に生成してくれるため、報告の手間が楽になります。
マネージャー側の立場としてもグラフや表で部下の状況がひと目で把握できるため、進捗上問題のある部下に対してフォローアップが素早く行えるというメリットがあります。
▶︎▶︎SFAツールの資料ダウンロード
