働き方改革やコロナ禍におけるリモートワークの普及の中で、営業活動の見える化や円滑なコミュニケーションの推進のために、営業日報の重要性が見直されようとしています。
しかし、営業担当者は「日報を書く時間があれば営業活動に時間を割きたい」、マネージャーは「日報をまとめる作業に日々時間をさかれ、全体の進捗が把握できてない」と日報を効果的に活用できていないケースが多いようです。
本来営業日報は何のために書くのか、メリットは何かということを考え、具体的な書き方も交えながら日報を管理する方法をご紹介します。
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この記事の内容
営業日報とは？
営業日報とは「営業が1日に活動した内容を報告するための記録」です。上司を含めた社内で共有するために作成されます。
営業日報の書き方については、企業ごとに異なり、テキストをメールに打って報告する企業もあれば、エクセルやスプレッドシートで管理している企業もあります。
最近では、SFA（Sales Force Automation）を活用して、営業活動を管理している企業も増えています。
もちろん、ただ1日の営業活動記録を残しておけばいいのではなく、営業日報には書き方やコツがあります。
関連記事：営業日報は意味がない？業務報告の必要性と活用に必要なツールを紹介
営業日報/営業報告書の目的
営業日報/営業報告書とは、日々の営業活動の結果や得られた情報を記録し、社内に共有するための手段です。
いつ、誰に、どのようなアクションを行い、どういったリアクションが得られたか、それを元に次何をするのか、といった内容で構成されます。
- 管理者にとっての営業日報の目的
- 営業パーソン（営業担当者）が営業日報を作る目的
それぞれ詳しく解説します。
管理者にとっての営業日報/営業報告書の目的
管理者は、これらの情報を把握することで、営業担当や組織の評価、解決すべき組織課題の把握、情報共有による組織のスキルレベル向上に繋がります。
- 営業担当者の1日あたりの稼働数、案件対応数
- 営業部門全体の稼働数、案件対応数
- 案件ごとに見込み顧客が抱える課題の見える化
管理者は、これらの情報を把握することで、営業担当や組織の評価、解決すべき組織課題の把握、情報共有による組織のスキルレベル向上に繋がります。
また、個別の案件に対して的確なアドバイスや指示を出すことが可能となります。
評価される優秀な管理職に求められる3つのスキルをこちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：管理職に求められるスキル3つと高め方
営業パーソン（営業担当者）が営業日報/営業報告書を作る目的
営業パーソン（営業担当者）は、日報を記すことで自分自身の振り返りを行えたり、これからの戦略の策定などができます。
- 1日あたりの稼働数、案件対応数の記録を稼働の証拠として残す
- 目標に至る道筋ができているか、自分自身を振り返る
- 顧客の抱える課題の可視化
営業パーソン（営業担当者）は、日報を記すことで自分自身の振り返りを行えたり、これからの戦略の策定などをできます。
また、上司にどのように仕事をしているかを示すという面でも日報は欠かせません。
関連記事：日報の書き方一つで業務が効率的に！部下に日報を定着させるポイント
営業日報/営業報告書の書き方と項目・例文
次に「営業日報/営業報告書の書き方」について見ていきましょう。
ここでは、
- 営業日報/営業報告書に記載する項目
- 営業日報/営業報告書の例文
に分けて紹介していきます。
営業日報/営業報告書に記載する項目
まず、営業日報/営業報告書を作成する際に必要な項目とは何か？から考えていきましょう。
氏名や件名などの他に必要な項目としては、
- 営業目標
- 訪問先
- 訪問先との商談内容
- 特記事項（成果と所感）
以上は最低限必要になるでしょう。
項目①営業目標
その営業活動で達成すべき営業目標を記載します。
個人の目標にだけでなく、営業部門全体のKPIや目標の達成にも目を向け、活動につなげるのがオススメです。
営業日報に記載する際は、インサイドセールスであれば「架電を実施する件数」、フィールドセールスであれば「実施する商談数」「フォローアップのメール送信数」のような具体的な数値を記載し、成果が明確になるような記載をすると良いでしょう。
項目②訪問先
訪問先にはオンラインでの商談も含まれるでしょう。訪問企業によって商談の実施内容は変わりますし、フィードバックや所感も異なるはずです。
1日の活動をまとめて報告するのではなく、訪問先別に記載するのがベストです。
項目③訪問先との商談内容
次に具体的な商談の内容を記載します。抽象的な内容では報告書を読む側に全く伝わりません。
次に自分で見返した時も、ネクストアクションにつなげられないでしょう。
例えば「次回の商談までに」という記載であれば、具体的にいつなのか？「競合調査をする」のであれば、具体的にどことどこの競合を調査するのか？
など具体的に記載するようにしましょう。
項目④その日の成果と所感
最後に、特記事項としてその日の成果や所感を記載します。
営業活動がうまくいくこともあれば、うまくいかない場合もあるでしょう。うまくいったのであれば、具体的にどんな成果があったのか？うまくいかなかったのであれば、次にどう活かすのか？など、所感と併せて記載するといいでしょう。
営業日報/営業報告書の例文
営業日報/報告書を書く際には、管理したい内容をフォーマットに落としこんでいくことが肝心です。
ここでは、営業日報/営業報告書の書き方や内容の例文として、1つの簡易的なテンプレートを紹介します。
営業報告書の書き方の例としては次のようなものが考えられます。
営業ならば、訪問先ごとに報告をまとめていくのが一般的です。
記入内容には、訪問の目的、相手の反応、次回アクションなどを書くようにするとわかりやすい営業日報となります。
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営業日報/営業報告書を書く5つのメリット
続いて営業日報を書く事のメリットを5つご紹介いたします。
- 数字以外の定性的な行動が評価できる
- 自社の強みと弱みが把握できる
- 今日の仕事の振り返りと以前の情報の再確認ができる
- 営業情報を共有できる
- 引き継ぎ時に文章化されている
それぞれ詳しく解説します。
1.数字以外の定性的な行動が評価できる（マネージャー向け）
営業であれば組織の目標として具体的な数字が掲げられているはずです。
ですが、同じ商品で扱うにしても地域性、時期により売上に差が出てくるでしょう。
日報で日々の活動を上司に報告することで、そういった数字だけでは見えてこない評価できる部分が浮かび上がるようになります。
関連記事：【部長の役割とは？】課長との違いは？部長の６つの仕事を紹介
2.自社の強みと弱みが把握できる（マネージャー向け）
マネージャーは自分の業務だけでは手に入れられる情報量に限界があります。
現場の日々の営業活動をもとに書かれた日報から、お客さまの直接の声や競合の情報など様々なリアルタイムの情報を得ることが可能です。
マネージャーは他社より優れている点は何かを考え、戦略を策定する必要があります。他の営業担当者の生の情報を得て戦略に活かす事で、よりよい戦略を練ることができます。
3.今日の仕事の振り返りと以前の情報の再確認ができる（現場向け）
日報を書くことで今日1日の振り返りが行えます。
顧客と重要な打合せをした場合は記憶に残ると思いますが、雑談程度であればすぐに忘れてしまうかもしれません。
日報には雑談を含めて、この訪問した時の情報を残すことで、振り返りができるようになります。
次回、同じ顧客先に訪問する際前回の雑談を覚えていたら顧客側は嬉しいはずです。もちろん雑談だけではなく打合せ内容も再確認できるので、確実な提案を進める助けになるはずです。
4.営業情報を共有できる（現場向け）
日報を組織として共有すると、他の営業担当者の活動もわかるようになります。
営業ノウハウを隠すと折角身についた知識が属人化してしまいますが、良い事例は皆と共有することで組織全体の成績も良くなるでしょう。
関連記事：営業プロセスとは？見える化の効果と営業力強化のポイント
5.引き継ぎ時に文章化されている（現場向け）
前任者の営業の情報が確認できるので、担当営業が変わる際にスムーズに引き継ぎを行えるようになります。
引き継いだ側は営業日報を見れば、キーパーソンは誰で、重要なポイントが何で、過去にどのような商談があったのかを把握することが可能です。
関連記事：営業の引き継ぎで起こるトラブルとは？｜防止策とおすすめツール6選
営業日報/営業報告書の3つのデメリット・改善点
まず、日報や報告書では具体的な営業活動が管理職には伝わってきません。
報告書に書かれる内容は営業の実施結果のほんの一部であるため、案件の全貌を掴むのに必要な情報を過不足なく得ることが難しくなってしまうのです。
その原因としては、その日提出された日報や報告書が過去の日報・報告書と結びついていないことがあげられます。
例えば、「クロージングでつまずいた。ヒアリング不足であることが原因に感じられる」と書かれてもすぐにその営業先の情報を見たり、ヒアリング内容を検証することができないのです。
最後に、日報・報告書の内容がデータ分析に活かされないという問題点があります。
日報を提出してもらってもそれは、定量的な分析には使えません。全外回り営業実施数のうちどれほどが成約に至ったのかということを分析するためには、別にエクセルで管理する必要が出てきてしまうのです。
しかし、これは二度手間になってしまい多くの時間を取られてしまいます。
関連記事：日報のエクセル管理がうまくいかない理由とエクセルに代わる解決策
上記の営業報告書・日報が提出された場合、次のようなことが改善すべき点としてあります。
営業日報/営業報告書がもたらす営業成果
上で書いたように、日報は短期的にはコストです。営業担当者のスムーズな仕事の流れを阻害し兼ねません。
一方で、以下のようなことが実現する可能性が高くなります。
- 営業組織のウィークポイントが明確になる
- 案件に対して組織の叡智を結集して解決出来る
- 営業担当者個別の生産性改善が出来る
仮に、1日に1時間、日報の記入や整理、データ集計に時間を費やしているとします。
しかし、この1時間は決して無駄な時間ではありません。
この時間によって、営業会議の時間が減ったり、案件の情報収集や対策にかける時間が圧縮できたり、過去事例や管理者からの的確なアドバイスを得ることができたり、営業活動全体の効率化が起きるのです。
もし仮に日報に1時間かけても、営業会議のための資料制作のための時間が30分削れ、案件の情報収集や確認の時間が15分短くなり、……と積もり積もればかなりの時間の節約になります。
おまけに、前例のデータによって確実で的確な案件の分析が可能になりますよね。
ゆえに、営業日報は短期的には無駄に見えるかもしれませんが、長期的には営業活動の効率化やデータを基にした営業活動の実現に一役買うこととなります。
日報を日々積み重ねることでより無駄のない営業組織が実現できるのです。
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営業日報・営業報告書作成のポイント
これまで紹介してきたように、営業日報・営業報告書を作成することで、さまざまなメリットがあることがわかりました。
ただし、毎日の営業活動日報を書くだけでいいのか？というと、決してそうではありません。
ここでは、営業日報・営業報告書を書く際のポイントについて押さえておきましょう。
端的かつ読みやすい日報・報告書を心がける
営業日報・報告書に限らず、テキスト（文章）で何かを伝える際は、前提として「読みやすさ・分かりやすさ」が重要です。
内容が素晴らしかったとしても、読む相手がいる以上、相手に伝わらなければ意味がありません。
- 結論ファーストで書く
- 一文が長くなりすぎないように書く
- 重要度・優先順位を意識して書く
ことで、相手が読みやすく、伝わる文章を書くようにしましょう。
ネクストアクションを含めた日報・報告書を作成する
営業日報や報告書は、ただ1日の活動記録を書けばいいわけではありません。
1日の活動の中で、次にどう活かすか？どのような改善ができるのか？を含めて書くようにしましょう。
そうすることで、自分自身が次に何をすればいいのか？が明確になり、マネージャーとの情報共有もできるようになります。
営業日報/営業報告書の属人化を防ぐ！営業管理Excelテンプレート
営業の案件や進捗管理に使えるエクセルテンプレートは下記です。
案件がどのチャネルで、どのフェーズで、契約確度や金額はどのくらいなのかを一元管理できます。
また、起こしたアクションをまとめるシートもあるため、適切にPDCAを回せます。
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テンプレートを使うことで、営業日報/報告書の属人化を防ぎ、組織の資産として活用していくことが可能となります。
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クラウドで営業日報/営業報告書を効率的に活用する方法
デメリットで上げたように、Excelでせっかく入力した過去データを紐づけられなかったり、具体的なデータ分析ができないままでは、時代遅れと言わざるを得ません。
ここからは、効率的な日報作成方法をご紹介していきます。
なお、「脱エクセル」を進めるべき理由と、「脱エクセル」で強化できる業務管理についてこちらの記事で詳しく説明しています。
関連記事：なぜ脱エクセルが必要なのか？Excel以外のツール活用のメリットを解説！
営業日報のクラウド化
Excelを営業日報として活用している組織が多いようですが、近年のトレンドとして営業日報はクラウド化している傾向にあります。
クラウドでの日報管理は、日報アプリによる管理とSFAによる管理が便利です。
SFAについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いは？意味・役割・主な機能を徹底解説
業務日報アプリ・システムによる営業日報/営業報告書管理
まず、業務日報アプリは今までエクセルで行なっていた営業日報・報告書の管理をそのままアプリ内でできるようにしたものです。
業務日報アプリの利点としては、手軽に入力できるということや、管理の煩雑さから解放されるといったことがあげられます。
営業日報を作成できるアプリやツールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：クラウド型日報アプリ・ツールのおすすめ7選！価格（無料あり）・特徴など徹底解説
SFA(営業支援ツール)による営業日報/営業報告書管理
次に、SFAツールによる日報・報告書管理は部下が日々の業務のデータを蓄積しているデータベースから管理職が部下の業務内容を自由に閲覧することで行われます。
SFAに入力した情報は自動的にスケジュールや案件リストに反映されるので、日報とは別にスケジュール帳に転記したり予算管理用の資料に反映させたりする必要がありません。
マネージャーへ報告する場面においても進捗状況や訪問件数などがグラフや表で自動的に生成してくれるため、報告の手間が楽になります。
マネージャー側の立場としてもグラフや表で部下の状況がひと目で把握できるため、進捗上問題のある部下に対してフォローアップが素早く行えるというメリットがあります。
▲SFAの１つであるMazrica Sales (旧 Senses) では、データを記録しておけば自動的に作られるグラフで営業活動の実績の確認が可能です 例えば、Mazrica Salesにはアクション機能と呼ばれる機能があり、そこにどういったアクションをしたのか記録することができます。
アクション機能を確認することで自分の営業における行動パターンを自分で振り返ることができたり、マネージャーがアクションの記録を確認することができるので日報いらずです。
それだけでなく、AIが次に取るべきアクションを教えてくれたり、受注予測を行ってくれるので日報プラスアルファの機能が充実しています。
受注予測機能の正確性は92％であり、導入すれば受注ができないと思われる案件に注力するエネルギーをより確実に取れる案件に注ぐことができます。（AIフォーキャスト）
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SFAでは日報にとどまらない多彩な機能があるので、SFAの導入で日報を効率化するだけでなく、営業業務全体をデジタルの力で改革してみるのもおすすめです。
関連記事：【Mazrica Sales活用事例】Excel管理から脱却し営業活動を効率化する方法
まとめ：Mazrica Sales (旧 Senses) を活用した営業日報・営業報告書の書き方
営業日報/営業報告書に記載する項目は下記です。
- 営業目標
- 訪問先
- 訪問先との商談内容
- 特記事項（成果と所感）
営業日報/営業報告書のポイントは下記です。
- 端的かつ読みやすい日報・報告書を心がける
- ネクストアクションを含めた日報・報告書を作成する
もし営業日報/報告書の属人化を防ぎたい場合は、下記の営業管理のExcelテンプレートがおすすめです。組織の資産として活用していくことが可能となります。
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ただし、エクセルは他のツールと連携ができなかったり、他の人との共有がしづらかったりと効率的に営業活動をする上では、100点のツールとは言えません。
エクセルにデメリットを感じる場合は、SFAツールの利用がおすすめです。
その中でも「Mazrica Sales 」は、各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボードがあったり、OCR機能を使えば名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしが可能。現場の入力負荷を削減したりできます。
また、営業のボトルネックを分析できるレポートやAIによるネクストアクションのレコメンドなど、データの蓄積から営業の分析・改善までをカバーしています。
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