営業担当者は「日報を書く時間があれば営業活動に時間を割きたい」、マネージャーは「日報をまとめる作業に日々時間をさかれ、全体の進捗が把握できてない」と日報を効果的に活用できていないケースが多いようです。
本来営業日報は何のために書くのか、メリットは何かということを考え、具体的な書き方も交えながら日報を管理する方法をご紹介します。
この記事の内容
営業日報の目的と5つのメリット
営業日報の目的
日報がうまく活用できていないという企業は本来の目的を振り返ると良いかもしれません。
日報を営業担当者に義務的に書かせてマネージャーが放置していたら、業務効率化や現場営業のスキルアップに繋がらないでしょう。
日報はチームとして情報を共有することに意味があります。出しても誰からも何の反応も無かったら、「何のために書いているのだろう？」営業担当者は疑問に思ってしまいます。
日報の目的は、個々の営業担当者が日々どのような進捗結果だったのか、課題はなにか、課題に対してどのような提案をするのか、といった日々の情報を確認することです。
マネージャーはその情報を元に戦略を考え、営業の好事例を共有することで組織として成績を向上させます。
営業日報をうまく活用できていない組織は「毎日書かないといけない日記」的な扱いになっているかもしれません。そのような組織であれば、本来の目的を共有してみる所から始めてみましょう。
営業日報の5つのメリット
続いて営業日報を書く事のメリットを5つご紹介いたします。
1．数字以外の定性的な行動が評価できる（マネージャー向け）
営業であれば組織の目標として具体的な数字が掲げられていると思います。売上であったり、得意先の訪問回数であったり、クレームの件数だったりすると思います。
しかし、数字だけで評価できないことも発生します。例えば同じ商品であっても地域性、時期により売上に差が出てくると思います。
例えば、A地区担当とB地区担当では同じ商品であっても売り上げに差が出てくるかもしれません。また、オリンピックなど大きなイベントの前と後といった時期的な要素でも売上は大きく変動すると思います。
担当している顧客によりある程度普通にしているだけで予算をクリアできる場合もあれば、どんなに頑張っても予算達成が難しい場合も出てきます。数字だけ見て判断するとセールス個人の能力が低いと判断してしまうかもしれません。
日報で日々の活動を上司に報告することで、数字以外に評価できる部分が浮かび上がるようになります。
2．自社の強みと弱みが把握できる（マネージャー向け）
マネージャーは自分の業務だけでは手に入れられる情報量に限界があります。
現場の日々の営業活動をもとに書かれた日報から、お客さまの直接の声や競合の情報など様々なリアルタイムの情報を得ることができます。
マネージャーは他社より優れている点は何かを考え、戦略を策定する必要があります。他の営業担当者の生の情報を得て戦略に活かす事で、よりよい戦略を練ることができます。
3．今日の仕事の振り返りと以前の情報の再確認ができる（現場向け）
日報を書くことで今日1日の振り返りが行えます。
顧客と重要な打合せをした場合は記憶に残ると思いますが、雑談程度であればすぐに忘れてしまいます。
日報には雑談を含めて、この訪問した時の情報を残すことで、振り返りができるようになります。
次回、同じ顧客先に訪問する際前回の雑談を覚えていたら顧客側は嬉しいはずです。もちろん雑談だけではなく打合せ内容も再確認できるので、確実な提案を進める助けになるはずです。
4．営業情報を共有できる（現場向け）
日報を組織として共有すると、他の営業担当者の活動もわかるようになります。例えば良い事例は皆と共有することで組織全体の成績もよくなります。
営業ノウハウを隠すと折角身についた知識が属人化してしまいます。
他の営業担当者に自分のノウハウをアドバイスしたり好事例を共有したりできる環境や風土作りが重要ですし、みんなの成長や最終的に会社の成長にも繋がるのでおすすめします。
5．引き継ぎ時に文章化されている（現場向け）
前任者の営業の情報が確認できるので、担当営業が変わる際にスムーズに引き継ぎを行えるようになります。
引き継いだ側はキーパソーンは誰で、重要なポイントが何で、過去にどのような商談があったのか営業日報を見れば把握することができます。
営業日報の書き方・例文
営業日報を書く事が指示されているがフォーマットは自由で良い、となると書く側にとっても何を報告すれば良いのか迷うこととなり、マネージャー側にとっても各自バラバラの情報を報告されても取りまとめる際に苦労すると思います。
例文を交えて何を書くべきかご紹介します。
1．本日の業務実施内容
書き方の例
09時～10時：全社営業会議資料作成
10時～12時：Aストア訪問
13時～・・・
2．進捗状況
書き方の例
今月の売上目標150万円に対して本日時点の進捗状況は30％となる見込み。雨の日が多かったことから進捗状況が良くない。
3．課題
雨の日はポイントを2倍にする施策を実施して予定した目標に回復させる。
もちろん会社によって書くべき内容は異なると思いますが、最低限この3点がないと日報の効果が薄れてしまいます。
例えば都度報告する内容を固定化してフォームを作ってしまうなど、日報を書く作業を効率化して書く習慣を身につけましょう。
営業日報は本当に必要なのか？3つのデメリット
営業日報のメリットや書き方の具体的な事例をみてきましたが、続いて日報のデメリットもあわせてみていきたいと思います。
1．義務、ルーチン化してしまう
日報を日々書いていると冒頭で記述したような「本来の目的」を忘れて、毎日書いて提出するだけの日記となってしまう可能性があります。
日報を書くことへの目的意識を常に共有するように心がけましょう。
2．書く時間に工数が取られる
日報を書く事は時間を要します。日報を書くのに1日1時間かかるとすると、年間200日稼働日数があると仮定すると1年で200時間分を日報の作成に時間を使用しています。
200時間分を営業活動に当てはめると多くの施策に割り当てることができると思います。
組織として日報を共有すると200時間分の営業活動以上の成果になるはずです。ここでもやはり目的意識をはっきりと持つことが重要です。
3．マネージャーが活用しきれていない
日報を書いてもその情報をマネージャーが活用しきれないと書くメリットが薄まってしまいます。
マネージャーは部下の上げる情報をくみ取り、フィードバックする高いマネジメントスキルが必要です。
Excelは古い？クラウドで日報を効率的に活用する方法
営業日報のクラウド化
Excelを営業日報として活用している組織が多いようです。
Excelの本来の機能は表計算ですのでExcelで日報を作成している場合時間がかかっていると思います。またプロジェクターで投影するか、紙で印刷して組織で共有していると思います。
営業日報をクラウド化すれば情報共有が簡単になるだけではなく、先述した日報のデメリットが解決します。
モバイルデバイスであれば営業先から必要な情報を入力したり、移動時間内で実績を更新したりすることができます。リアルタイムな情報で共有できるためマネージャーとしても素早い指示が可能となります。
また、情報がクラウドで共有されているため、組織全体の営業ナレッジとして活用することができます。
日報のデメリットを解消するツールSFA（営業支援システム）
先ほど日報のデメリットを3つ紹介しました。
1．義務、ルーチン化してしまう
2．書く時間に工数が取られる
3．マネージャーが活用しきれていない
例えば、日報がExcelの場合、マネージャーは1人分ずつ見なければ進捗状況や課題、全体のスケジュールが解りません。部下の多いマネージャーであれば日報を毎日、全員分見るのはかなり厳しいと思います。
また、営業担当者としても日報を書く時間があれば営業活動に時間を割きたいという想いが強くなるかもしれません。
SFAを導入するとこのようなデメリットの解消が期待できます。
SFAに入力した情報は自動的にスケジュールや案件リストに反映されるので、日報とは別にスケジュール帳に転記したり予算管理用の資料に反映させたりする必要がありません。
マネージャーへ報告する場面においても進捗状況や訪問件数などがグラフや表で自動的に生成してくれるため、報告の手間が楽になります。
マネージャー側の立場としてもグラフや表で部下の状況がひと目で把握できるため、進捗上問題のある部下に対してフォローアップが素早く行えるというメリットがあります。
SFAについて詳しく知りたいことは以下の記事をご参考にしてください。
個人が書く日記と異なり日報は自分の想いや感想を書くものではありません。組織に共有して初めて効果が生じるものです。
手書きでも、ExcelでもSFAを利用しても日報の目的が変わる事はありません。
営業日報の目的を今一度再認識してもらい、自社に最適な方法を選択してみてください。
